Управление временем (Time Management) – это система повышения личной эффективности путем рационального использования времени.

1. Управление временем
Author: Roman Balyasnikov
Time Management

2. ЧАСТЬ 1
 Что такое время?
 Почему есть смысл задуматься об организации своего времени?
 Определение Тайм-Менеджмента
 Причины дефицита времени
 «Поглотители» времени
 Технологии управления временем
ЧАСТЬ 2:
 АЛЬТЕРНАТИВНОЕ ПОНИМАНИЕ ВРЕМЕНИ:
 Что такое время и как его использовать в жизни.
Содержание

3.  Время – это основная (наряду с пространством) форма существования материи,
заключающаяся в закономерной координации сменяющих друг друга явлений. Оно
существует объективно и неразрывно связано с движущейся материей. (БЭС)
 Время – это необратимое течение (из прошлого в будущее) внутри которого
происходят все существующие в бытии процессы, являющиеся фактами.
Что такое время?
Время -- это все, что дано нам в этой жизни. Время и жизнь почти синонимы.
Время -- можно инвестировать. Ничто другое нельзя инвестировать без времени
Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь;
тот, кто держит в руках своё время, держит в руках свою жизнь. Алан Лэйкен
Время уносит все
Время – деньги
Только время принадлежит нам
Ничем не может человек распорядиться в
большей степени, чем временем
Власть времени – это закон, достойный уважения

4. Ваше время - это одна из важнейших необходимых составляющих Вашей жизни
Почему есть смысл задуматься об организации своего времени?
Время - как воздух. Пока его много, качество его расходования не замечаешь
и не ценишь. А когда воздуха начинает не хватать - становится мучительно
больно за то, что когда-то его бездумно тратил...
ВРЕМЯ = ЖИЗНЬ

5. Управление временем (Time Management) – это система повышения личной
эффективности путем рационального использования времени.
Тайм менеджмент
В организации личного времени важны не общие
правила, а индивидуальный стиль, который человек для
себя находит. Если он для него комфортен, это дает
максимальную эффективность
Первостепенную роль играет непосредственное
изменение мышления. Человек, который научился
определять неэффективные процессы и
совершенствовать их, стремящийся к оптимизации и
повышению результативности в жизни добьётся всего!
выявление принципов эффективного управления временем.
Основная задача Тайм Менеджмента

6.  1. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при
регулярном переносе главных);
 2. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана
несвоевременностью начала работы над ними);
 3. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);
Причины дефицита времени
4. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей
документации);
5. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не
хватает времени);
6. Постоянное выполнение работы за своих коллег или
подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);
7. Работа не по своему профилю (неэффективное
использование возможностей);
8. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные
звонки и наплыв посетителей);
9. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное
восприятие информации, как следствие утомления).

7. Личные хронофаги
1. Цели, выбранные не верно, не являющиеся для
Вас приоритетными
2. Телефонные звонки
3. Скайп, Бессмысленный Веб Серфинг,
Социальные сети
4. Компьютерные игры
5. Перерывы в работе
6. Перекуры
7. Общение с коллегами, друзьями и знакомыми
в течение рабочего дня
8. Неэффективные встречи
9. Посетители, приходящие в офис отвлекающие
от работы
10. Регулярная проверка Почтового ящика
11. Дорога
12. Неумение сказать НЕТ
13. СМИ Телевизор
«Поглотители» времени - ХРОНОФАГИ
Корпоративные хронофаги
1. Проблемы с компьютерным оборудованием и
офисной техникой.
2. Изменение очередности работ, навязываемое
коллегами
3. Недостаток организационного планирования
4. Неразбериха в почте
5. Исправление ошибок, которых можно было бы
избежать
6. Нерешительность в деловых вопросах
7. Плохо организованные и скоординированные
собрания, планерки.
8. Отвлекающие факторы на рабочем месте
9. Чрезмерная офисная бюрократия
10. Бесполезные дискуссии о своей работе и
работе других

8.  Анализ реальной ситуации с использованием времени и временных потерь
 Планирование использования времени
 Реализация плана
 Организация контроля, учета, анализа, оперативного корректирования хода
выполнения планов
Стратегия управления временем и самоменеджемент
1) ПОСТАНОВКА ЦЕЛЕЙ
Анализ и формирование ваших личных целей. Цель описывает конечный результат, дает
ясность о том, в каком направлении будем двигаться
Планирование по S.M.A.R.T.
 Specific - конкретная;
 Measurable - измеримая;
 Achievable - достижимая;
 Realistiс - реалистичная;
 Timed - определенная по времени.

9. ПЛАНИРОВАНИЕ
Пример stop doing листа
• Перестать заходить на форум «Ни о чем»
• Перестать говорить по телефону больше 7 минут
• Не браться за несколько дел одновременно
• Не перечитывать уже прочитанное
• Не лежать в постели после сигнала будильника
• Не тратить на сборы по утрам больше 15 минут
• Не подписываться на рассылки каждый день
• Не просматривать комментарии на Стене
• Не писать длинных писем
• Не смотреть все передачи подряд
Список задач или to do list
При составлении плана дня лучше оставить 40% рабочего времени свободными. Т.е. 60% -
запланированное время, 40% - непредвиденное время, спонтанное время.
STOP list . В Stop doing лист вы вносите свои дела, которые вам необходимо прекратить делать
Минуты, затраченные на
планирование,
сокращают часы на
непосредственную
реализацию

10. Вы любите жизнь? Тогда не тратьте
безрассудно время, ибо это материал, из
которого сделана жизнь.
Бенджамин Франклин
ПЛАНИРОВАНИЕ ПО СИСТЕМЕ ФРАНКЛИНА
В отличие от систем, строящихся на основе учета уже потраченного времени, система
Франклина "направлена вперёд" - она работает с тем, что должно быть сделано.
Глобальная задача дробится на подзадачи, те - на ещё более мелкие подзадачи. Визуально
эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения -
как процесс строительства этой пирамиды:

11. 7 Навыков высокоэффективных людей

12. Матрица Эйзенхауэра
В зависимости от срочности и важности Эйзенхауэр предложил 4 категории
приоритетности дел:
Матрица приоритетов Эйзенхауэра

13. ПРИНЦИП ПАРЕТО (80/20)
Если бы у меня было девять часов на то, чтобы
срубить дерево, шесть из них я потратил бы на
заточку топора. Авраам Линкольн
Вильфредо Парето 1897 г.
Применительно к практике управления Вашим
временем, принципы Парето могут быть
сформулированы следующим образом:
• 80% информации Вы получаете из 20%
источников, необходимых для Вашей работы
• 80% принимаемых решений укладываются в 20%
времени, которое Вы потратили на всякого рода
совещания и планерки
• 20% Вашего рабочего времени обеспечивают
80% Вашей производительной работы, то есть
того, что определяет ее успех.
СНАЧАЛА РЕШИТЕ 20% САМЫХ ВАЖНЫХ ПРОБЛЕМ,
А УЖЕ ПОТОМ – 80% ВТОРОСТЕПЕННЫХ!

14.  Доли в процентах более важных и менее важных дел во всем их общем количестве
остаются в целом неизменными.
 Важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% количества всех задач и
дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле
вклада в достижение цели) составляет, однако, примерно 65%.
 На важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20 % общего числа и также 20%
значимости задач и дел руководителя.
 Менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют, напротив, 65%
общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей
“стоимости” всех дел, которые должен выполнить менеджер.
УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ С ПОМОЩЬЮ АБВ - АНАЛИЗА

15. Под делегированием понимается передача подчиненному задачи или деятельности из сферы
действий руководителя
Основные преимущества делегирования:
 1. У руководителя высвобождается время для более важных задач;
 2. Использование и развитие профессиональных знаний и навыков работников;
 3. Стимулирование раскрытия способностей, самостоятельности и компетенции
подчинённых;
 4. Положительное воздействие на мотивацию труда сотрудников
Делегирование полномочий
Постыдно, занимаясь много чужими делами,
забрасывать свои собственные.
Демокрит

16. 1) Отдыхайте после обеда. «В японском языке есть особое слово, обозначающее смерть
от переутомления на работе — «кароши».
2) Стройте реалистичные планы
3) Не откладывайте до последнего (метод «лягушки» )
4) Не распыляйтесь по мелочам
5) Четко выделяйте приоритеты
Пять уроков тайм-менеджмента
• Жизнь дана человеку один раз, и то, чем вы ее
наполните, зависит только от вас. Время — это
материал, из которого сделана жизнь. Любой
другой ресурс в ходе жизни может теряться и
приобретаться, и только время тратится. Во
временном смысле никто из людей не миллионер.
• Время и поступки человека в нем необратимы
Выводы

17. Действительно ли временем можно управлять?
“Управление временем” - термин относительный. Время проходит безвозвратно. Время
нельзя повернуть вспять, ускорить или замедлить его бег. Нам иногда кажется, что мы
управляем самим временем, но это не так: время просто есть, как есть у нас те или иные
задачи в жизни, и времени этого в сутках только 24 часа.
Альтернативное понимание времени
Реально, чем мы можем управлять –
это организация нашей собственной
деятельности. Весь вопрос в том,
чтобы научиться успевать сделать за
короткий срок максимальное
количество дел, успевать сделать так,
чтобы за короткий промежуток
времени ты успел все самое-самое
важное для тебя в жизни, все, что
продвигает тебя к твоим целям.

18. У большинства людей доминирует мысль: «Вот когда наступит то, я сделаю это».
В результате человек постоянно все откладывает. Он ждет будущего.
Но будущего НЕТ. Есть только СЕГОДНЯ.
Представьте, вы говорите себе: «Я сделаю это завтра». Наступает завтра. Происходит
проверка установки, так сегодня — это завтра? Нет, сегодня — это сегодня. А делать нужно
бы завтра. Ага, подождем завтра…Бесконечный цикл. Ошибка программы. А жизнь
проходит.
Зачем это надо?

19. Тратить время на главное в жизни
В чем измеряется время? В часах и минутах? - НЕТ
Время измеряется в событиях, которые мы проживаем за эти самые минуты и часы. Как только
вы перейдете на такую систему измерения времени, ваша жизнь кардинально изменится.
Как только вы решите измерять время событиями, вам сразу же захочется, чтобы это были не
пустые, случайные и бессмысленные события. Вам нужны будут только главные, важные, яркие
события и вы потянетесь навстречу к ним. А они – к вам. Чтобы понять, какие события для вас
являются главными – расставьте жизненные приоритеты

20. Секрет времени
«Время — деньги», всем известный афоризм. Почему одни люди богаты, а другие много
работают и при этом остаются бедными? Дело в том, что богатые используют силу времени.
У каждого из нас есть время. То, как мы им распорядимся, определит наше будущее. Секрет
заключается в том, что время необходимо накапливать. Каждый день делать то, что
передается во времени. Например, вы когда-то научились читать, плавать, кататься на
велосипеде, работать на компьютере. То время до сих пор работает на вас.
Большинство же людей тратит время впустую. Например, смотрят телевизор. Задайте себе
вопрос: «Моя работа позволяет накапливать время?» Если не позволяет, то не удивляйтесь,
что денег нет. И не будет. Работа редко дает возможность накапливать время.
Во времени передаются знания, навыки и созданные вещи (фотографии, видео, статьи…).
Время — это сила. И от того, как каждый распорядится ей, зависит его будущее.
Время нужно вкладывать в себя. Делать те вещи, которые будут с тобой в будущем.
Например, чтение книг — это вклад в себя, потому что знания остаются с тобой.

21. ПОВТОРЯЙТЕ эти дела до тех пор, пока они работают.
 Ошибкой будет бросать эффективные действия сразу после первых удачных попыток. Если что-
то работает, то это нужно повторять до бесконечности.
 Человек не может быть эффективным во всем в силу множества жизненных обстоятельств. Но
при этом у каждого из нас есть свои эффективные действия. Их нужно просто повторять
Команда «Я»
Представьте, что у вас есть сто помощников, которые работают на вас. Улучшилась ли ваша жизнь?
Подскажу, где их найти. Это вы сами. Сегодня, завтра, через месяц… год. Рассмотрите себя как
отдельные личности во времени. Каждый день — один «Я».
Задача сегодняшнего «Я» — сделать что-то полезное для вас в будущем. Например, у вас бывало
так, что срочно потребовался важный документ, а вы не можете его найти? «Куда я его положил!?
Почему не могу найти?» Потому, что одно из ваших прошлых «Я» не удосужилось положить
документ на место или не создало систему их хранения. Если бы оно это сделало, вы бы мгновенно
нашли документ спустя любое время.
Нужно строить цепочки из своих «Я» во времени так, чтобы они помогали вам в будущем. К
примеру, если один раз навести порядок на компьютере и разложить файлы по структурированным
папкам, то результатом порядка вы будете пользоваться каждый день.
Как повысить свою эффективность?
Думайте о себе в будущем, что вам там может пригодиться?
Важно каждый день делать вклад, которым будут пользоваться ваши «Я» в будущем. Опыт
таких вложений у вас уже есть. Когда-то вы научились читать, писать, плавать, ездить на
велосипеде…Результаты тех дней доступны вам прямо сейчас.
С каждым днем вы становитесь все сильнее, потому что ваша команда «Я» увеличивается.
Если вы будете использовать этот простой принцип «Делать каждый день то, что
передается во времени», то у вас с годами будет не сто помощников, а тысячи.

22. ПРИТЧА:
У одного старого крестьянина сбежала его единственная лошадь, он ее искал, но найти не мог.
«Бедный, какое у тебя горе!» — вздыхали односельчане. «О чем вы? — отвечал крестьянин.— У меня
нет горя, я просто ищу лошадь, которая убежала!»
Через какое-то время лошадь сама прибежала к нему, да не одна, а привела с собой сильного
молодого коня. «Какая у тебя радость! — охали односельчане. — Не было лошади — а вот появились
сразу две». «О чем вы? — удивлялся крестьянин. — Что праздновать? Просто в моем стойле стоят
теперь две лошади, и я иду их кормить».
Но вот сын этого крестьянина поехал кататься на новом скакуне, упал и сломал ногу. «Бедный, —
снова охали соседи, — какое несчастье!» «Я не вижу несчастья, — отвечал крестьянин, — просто у
сына сломана нога, и ее надо лечить».
Тут началась война, всех молодых мужчин забрали воевать, и только сын старого крестьянина
остался дома...
Что можно считать успехом? В притче одно и тоже событие оказывается то неудачей, то успехом.
Успех нельзя рассматривать отдельно от ВРЕМЕНИ.
Можно говорить только о сиюминутном достижении. Как оно скажется в будущем неизвестно.
Например, ребенок занимается в спортивной секции и выигрывает чемпионат. Это успех. А на
следующий день ломает руку и бросает спорт — это неудача. Вопрос: идея заниматься спортом была
удачная или нет?
Сейчас человек — миллионер, а завтра — должник.
Пушкин и Лермонтов с нашей точки зрения — успешные люди. А со своей точки зрения — они были
убиты на дуэли.
Художники, музыканты, писатели, окончившие жизнь в бедности и только спустя годы после смерти
ставшие известными, — это разве успех?
Об успехе, как и об истине, можно говорить только в реальности настоящего времени.
Успех и время

23.  Разговоры по телефону. Если вы привыкли вести их,
развалившись на диване, вы теряли и теряете массу
времени, которое можно потратить более рационально.
Приобретите гарнитуру – беспроводной наушник –
общайтесь и занимайтесь делами. Во время вашего
телефонного разговора, я уверен, можно успеть погладить
белье, навести порядок на рабочем столе, сделать
маникюр в домашних условиях, протереть пыль…. Какие
еще варианты есть у вас?
 Бытовая техника. Обзаведитесь электронными и
электрическими помощниками по хозяйству и вопрос, где
взять время, будет решен!
 Стиральная машинка-автомат – экономит за каждую стирку
от 1 до 3 часов вашего времени
 Посудомоечная машина – даст вам 1 дополнительный час
времени ежедневно
 Кухонный комбайн – экономит от получаса до пары часов
ежедневно, все зависит от того, как много вы готовите.
 Мультиварка — чудо-кастрюля с несколькими режимами
готовки. В ней можно и печь, и тушить, и варить, и
обжаривать пищу.
Самые простые советы по высвобождению времени дома

24.  Накопление времени — главный секрет успеха.
 Если каждый день вы будете сохранять свои действия, то через
несколько лет накопите время, которое будет работать на вас.
Как накапливать время
 1. Определите промежутки времени, которые исчезают бесследно.
Например, дорога куда-нибудь. Начните слушать в пути аудиокниги по
саморазвитию. Так вы вернете себе это время.
 2. Пересмотрите свои действия. Если они не накапливают время, то и в
будущем НИЧЕГО не изменится в жизни. Откажитесь от дел, которые
уходят в пустоту. Обмен времени на деньги без накопления времени —
это не самая лучшая идея. Это путь в НИКУДА.
 3. Постоянно учитесь и получайте новые навыки.
 4. Создавайте материальные и цифровые вещи (пишите статьи,
фотографируйте, снимайте видео).
ВЫВОД:

25.  Наведите порядок на своем
рабочем месте;
 Поставте перед собой цели;
 Запишите чем займетесь сегодня и
ежедневно;
 Каждый день напишите список
"сделать сегодня";
 Расставляйте приоритеты;
 Делегируйте;
 Научитесь говорить “НЕТ”;
 Не позволяйте, чтобы вас
прерывали;
 Наблюдайте за прогрессом в своей
работе;
 Разделяйте дом и работу.
Задание на завтра
10 шагов, которые помогут вам управлять
временем

26. СПАСИБО БОЛЬШОЕ!