OE Award 2010

Benchmarking- und Transferprojekt

Office Excellence Award 2010
Bewerbungsunterlagen

Kategorie A:

„Beste Büroorganisation“

Kategorie B:

„Bestes Verbesserungsprogramm“

Kategorie C:

„Dimension der Umsetzung“
macils


Der Office Excellence Award 2010 wird in drei Kategorien vergeben.

Kategorie A: „Beste Büroorganisation – Qualität der Büroarbeit / Ist-Zustand“

Hier wird in einer moderierten Selbsteinschätzung die aktuelle Situation der Büros, der Abläufe und der
Büros
Arbeitskultur abgebildet.

Die Selbsteinschätzung basiert in jedem Themenfeld auf den vorgegebenen Aussagen, Beispielen und
Zielrichtungen, so dass die Einschätzungen vergleichbar sind.

In dieser Kategowie sollten Büroeinheiten oder Abteilungen in der Größe bis zu 100 Mitarbeiter
teilnehmen.

Ausgezeichnet wird die beste Büroorganisation.

Kategorie B: „Bestes Verbesserungsprogramm – Dynamik im KVP“

Hier wird wieder in einer Selbsteinschätzung die Qualität und Dynamik des Verbesserungsprogramms
bewertet. Hierzu gehört der eigentliche Weg und die Projektstruktur, aber auch die eingesetzten Methoden
und Werkzeuge zur „Kontinuierlichen Verbesserung“ der Büroarbeit in Richtung Office Excellence.

Wesentlich ist hier die Systematik und das Verbesserungsprogramm an sich und weniger die aktuelle Ist-
Situation. Hier sollten Werke, bzw. Unternehmen als Ganzes teilnehmen.

Ausgezeichnet wird das beste Office Excellence Programm.

Kategorie C: „Dimension der Umsetzung – Roll-out“

Hier geht es um den Umfang und die Dimension des Veränderungsprozesses. Wie umfassend ist der Roll-
out? Wie viele Aktionen und Workshops werden durchgeführt? Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt? Wie gut
sind die Ergebnisse messbar? Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.

In dieser Kategorie sammelt man Punkte über nachgewiesene Aktivitäten. Wir gehen davon aus, dass
jedes Unternehmen Unterpunkte hat, die nicht ausgefüllt werden können – es geht also nicht um
Vollständigkeit sondern um möglichst viel Aktivität.

Ausgezeichnet wird die größte Office-Excellence Initiative.

Nach Auswertung der Selbsteinschätzung werden die besten Unternehmen von der Award-Kommission
Award Kommission
eingehend analysiert und die Selbsteinschätzung mit einer neutralen Fremdeinschätzung abgeglichen.

Das Benchmarking- & Transferprojekt zur
macils

Steigerung der Büroeffizienz
© macils. management-centrum gmbh, Stuttgart 2010 2


Grundlegende Idee zu Office Excellence

Office Excellence bietet ein System zur mitarbeiterorientierten Verbesserung der indirekten Prozesse.
Die entsprechenden Werkzeuge sind in Levels organisiert, damit der Gesamtprozess für die Beteiligten
verständlich bleibt und die Umsetzung strukturiert werden kann.

Die Methodik und die einzelnen Werkzeuge
werden seit mehreren Jahren im Rahmen einer
Verbundgruppe angewendet und weiterentwickelt.

Die Begriffe und Handlungsfelder werden oft sehr
unterschiedlich bezeichnet. Im Folgenden kommt es
darauf an, einzuschätzen was in Ihren Abteilungen
und an den Arbeitsplätzen angewendet wird.

Dies ist unabhängig von der Wahl der Begriffe.und
der Benennung der Methoden
Methoden.

Eingeschätzt werden soll jedoch vor allem, wie
systematisch und regelmäßig entsprechende
Methoden genutzt werden und wie weit die
Arbeitskultur entwickelt ist.

Basis zur Einordnung der Aktivitäten ist das 6-Level-Modell:

Benchmarking & Transferprojekt
„Office Excellence“
Stand der Projektgruppe zum 1.1.2008

macils



Anleitung zur Selbsteinschätzung:

Schritt 1: Festlegung des betrachteten Bereiches
Legen Sie fest, ob das Unternehmen, ein Werk, ein Teilbereich oder eine bestimmte Abteilung teilnimmt.
Wesentlich ist, dass der Kreis der Mitarbeiter, die in der Betrachtung betroffen sind, eindeutig definiert sind und
die Einschätzung der Fragen dann auf diese Personengruppe bezogen wird wird.
Schritt 2: Kurzes Durchlesen der Audit-Kriterien.
Zur besseren Einschätzung ist es sinnvoll, sich einen Überblick über die betrachteten Themen zu machen. Jedes
Kriterium hat eine Reihe von Unterpunkten. Diese Unterpunkte sollen helfen, dass ein möglichst einheitliches
Verständnis zu den übergeordneten Kriterien entsteht.
Schritt 3: Einschätzung der Kriterien.
Als erstes sollten zu jedem Kriterium diejenigen Unterpunkte angekreuzt werden, die erfüllt sind. Hierzu können
werden sind
gerne auf einem Beiblatt noch ergänzende Hinweise gegeben werden.
Als nächstes wird dann der Erfüllungsgrad zwischen 1 und 10 eingeschätzt. Sie werden bemerken, dass die
Skalierung nicht linear erfolgt. Dies soll Ihnen die Möglichkeit geben im letzten Viertel der positiven Einschätzung
eine feinere Gliederung vorzunehmen. Sie dürfen also gerne auch Werte zwischen 5 und 10 vergeben, (Hier soll
auch dem Rechnung getragen werden, dass in vielen Punkten ein gewisser „Erfüllungsgrad“ sehr schnell erreicht
ist und die wesentlichen Unterschiede in der Qualität der Umsetzung sich erst am Ende ergeben.)
Insgesamt geht es darum eine schnelle, ehrliche Einschätzung abzugeben, ohne langwierige Analysen
oder Datenrecherchen vornehmen zu müssen. Viel Erfolg!

Zur Hilfestellung der
Selbsteinschätzung Den Erfüllungsgrad als ganze
hier ankreuzen ob Zahl auf der Skala
zutreffend! einschätzen. Dieser Wert ist
für die A
fü di Auswertung relevant!
t l t!

1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen
keine wenig mittel stark vollständig
0 1 3 5 J 10

Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desc-Policy.
Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards.
Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt.
Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet.
….

Gerne können Sie Es ist nicht
Ergänzungen entscheidend,
entscheidend dass die
vornehmen und exakten Begriffe
Bemerkungen machen. verwendet werden!

macils



Definition des Unternehmens / Werkes / Bereiches, auf den sich die folgenden Einschätzungen beziehen:

Basisinformationen1 Bitte ausfüllen

Unternehmen / Werk / Standort / Bereich:

Anzahl der Mitarbeiter in diesem Teil des Unternehmens:

Anzahl der Mitarbeiter „an Schreibtischen“ (Geschätztes
MA Potenzial für Büroeffizienz)

Name des Büroeffizienzprogramms:

Start des Programms am:

Anzahl der Beteiligten Bereiche

Wurden oder werden andere Veränderungsprogramme
durchgeführt (seit 2000)

Bitte beschreiben Sie kurz das Projekt:

Kontaktdaten
Name:

Position:

Tel.:

E-Mail:

macils


Office Excellence Award – Kategorie A
Qualität der Büroarbeit – Ist-Situation Level 1

Level 1 bewertet die einzelnen
Arbeitsplätze
p

Von Mitarbeitern mit einer hohen
Bewertung im Level 1 kann man
erwarten, dass

… sie bei sich selbst begonnen haben,
haben
… Ordnung selbstverständlich ist,
… Verschwendung erkannt wird!

Office Excellence könnte auch heißen,

… Selbstorganisation
… Zeitmanagement
… 5A / 5S
… Clean Desk Policy
…

macils



1. Ordnung im Büro Ordnung ist mehr als nur Aufräumen
nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig
0 1 3 5 10

Unsere Büros sind ordentlich wir leben eine Clean-Desk-Policy.
Alle Arbeitsunterlagen an den Arbeitsplätzen werden tagtäglich verwendet es gibt hierzu Standards.
Nachschlage- und Arbeitsakten im Bereich sind aktuell und nicht doppelt klar geregelt.
Büro- / Verbrauchsmaterial ist nur in sinnvollen Mengen vorhanden hier wird nicht verschwendet.
Alle vorhandenen Möbel, Geräte, … sind funktionstüchtig und regelmäßig benutzt.

vorher nachher

macils



2. Sauberkeit in den Büros Sauberkeit ist mehr als nur putzen
nicht vorhanden sporadisch normal über den Standard durchgängig
0 1 3 5 10

Ordnung und Sauberkeit wird bei uns als Basis für qualitativ hochwertige Arbeit gesehen.
Schreibtische, Schränke, Regale, Schubladen, … sind ordentlich und sauber jeder ist beteiligt.
Speichermedien werden regelmäßig von nicht benötigten Daten „gesäubert“ dies ist „messbar“.
Flächen, Inventar und Bürogeräte machen einen sauberen Eindruck dies fällt uns leicht.
Niemandsland – Küchen, Kopierecken

vorher nachher sauber?

macils



3. Sichtbar machen Visualisierung hilft Ordnung zu halten
nicht vorhanden kaum spürbar gut lebt begeisternd
0 1 3 5 10

Der eigene Arbeitsplatz ist nach dem Cockpit-Gedanken eingerichtet auch Vertreter finden alles.
Gemeinsam genutzte Schränke, Regal, .. Sind so gekennzeichnet dass auch „Neue“ alles sofort finden.
Geräte sind sinnvoll mit Hinweisen und Anleitungen versehen jeder kann das Wichtigste selber tun.
Offizielle Infos sind veröffentlich und auf dem aktuellen Stand.
Räume, Arbeitsplätze sind so beschriftet, dass sich Bereichsfremde zurecht finden.

sinnvolle Anleitungen Shadowboard

macils



Level 2 bewertet die Zusammenarbeit in
den einzelnen Abteilungen und die
Schnittstellen zu den Kollegen.
g

Von Abteilungen mit einer hohen
Bewertung im Level 2
kann man erwarten, dass

… alles in 1 Minute gefunden wird,
wird
… die Erreichbarkeit klar geregelt ist,
… Standards visualisiert sind
und eingehalten werden.


… Standards bei der Arbeit
… Ablagesysteme
… Abteilungsoptimierung
… E-Mail-Effizienz
… Besprechungskultur
…

macils



4. Standards sind positiv sie helfen allen und nicht nur dem Einzelnen
kaum spürbar wenig mittel gelebt perfekt
0 1 3 5 10

Regelmäßig auftretende Arbeiten werden immer gleich gemacht das spart viel Zeit und Kraft
Wir haben bewährte Vorgehensweisen und Ordnungsstrukturen als Standard definiert.
Wir haben eine klare Kommunikation, die sicherstellt, dass jeder die vereinbarten Standards kennt.
Bei uns ist das Thema Standards positiv belegt der Einzelne akzeptiert sie..
Standards haben einen Paten, der sich um sie kümmert.

Was ist ein Standard? Wozu dient er?
Die beste, einfachste und sicherste Art und Weise etwas zu tun
Stabilisierung des erreichten Qualitätsniveaus
KVP
Standardisierung
St d di i

Qualitätsbewusstsein

Zeit

macils



5. Papierablage Wir finden alles in weniger als einer Minute
ohne Struktur kaum spürbar gut gelebt perfekt
0 1 3 5 10

Unsere Ablagestruktur ist durchgängig organisiert das führt zu minimalen Suchzeiten.
Wir haben auch im Vertretungsfall keine Probleme, uns in der Ablage des Kollegen zurechtzufinden.
Wir unterscheiden zwischen Arbeits-, Nachschlage- und Archivakten es gibt angepasste Systeme.
Es ist ein Aktenplan vorhanden dieser ist visuell unterstützt (durch Farben, Symbole, …).
Wir „testen“ unser Ablagesystem Suchzeiten fallen auf und führen zu Verbesserungen.

hängen stapeln stellen

heften lose lochen

macils



6. Elektronische Ablage im Computer gelten die gleichen, klaren Ordnungssysteme
nicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt
0 1 3 5 10

Wir haben eine eindeutige Ordnerstruktur für die elektronische Ablage vereinbart.
Benennung der Elektronische Dokumente ist vereinbart uns fällt es leicht diese anzuwenden.
Es fällt uns leicht Dokumente abzulegen und wiederzufinden Suchzeiten im Computer sind minimal.
Wir achten auf Durchgängigkeit der Ablagesystematik bei Papier, Rechner und E-Mail-System.

UA2 Schrank1 Dokument 1
UA3
Dokument 2
real

UA1 Dokument 3
Schrank2

Klick 1 Klick 2 Klick 3
Laufwerk OE OE

01_Projekt1 01_KundeA
UA1 UA1 Projekt 1 Kunde A
virtuell

UA1 UA2 Projekt 2 Kunde B

UA1 UA3 Projekt 3 Kunde C

UA1 UA4 Projekt 4 Lieferant

macils



7. E-Mail-Effizienz E-Mails sind für uns ein großer Produktivitätsgewinn
nicht vorhanden kaum spürbar gut gelebt perfekt
0 1 3 5 10

Wir setzten E-Mails dem Anlass entsprechend ein und berücksichtigen was sie beim Empfänger bewirkt.
Wir haben klare Standards bezüglich Betreffzeile, Signatur, Anzahl CC-Empfänger, Anhänge, …
Wir bearbeiten unsere eigenen E-Mails effizient und lassen uns nicht unnötig unterbrechen.
Wir kennen die wesentlichen Tricks und Kniffe im E-Mail-System und beherrschen wichtige Arbeitsweisen.

macils



8. Besprechungsorganisation Besprechungen bringen uns mehr als sie kosten
keine klare Regelung zum Teil gut über dem Standard perfekt
0 1 3 5 10

Besprechungen werden über ein System (z.B. Outlook) geplant, eingeladen, angenommen.
Besprechungen werden strukturiert vorbereitet. (Ziel, Agenda, Teilnehmer, …) (auch bei Regelterminen)
Besprechungen beginnen und enden pünktlich. Die Teilnehmer halten sich an die „Regeln“.
Besprechungen werden immer protokolliert, Maßnahmen klar adressiert und Entscheidungen akzeptiert.
Es gibt eine positive „Besprechungskultur“ diese ist in einfachen Regeln visualisiert.

Besprechungs-Knigge

Durchführung
• Pünktlichkeit
• Protokollführer und
Moderator festgelegt
g g
• Handys lautlos
• Aufgabenverteilung mit
Termin erfolgt
Nachbereitung
• Zimmer so verlassen, wie
man es vorzufinden
wünscht
• Feedback des Moderators
• ....

macils



9. Druck- & Kopier-Effizienz Wir drucken und kopieren nur, was wirklich nötig ist
keine kaum spürbar gut gelebt perfekt
0 1 3 5 10

Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Anzahl an Ausdrucken / Kopien zu verringern.
Wir haben Maßnahmen umgesetzt, um die Kosten für Ausdrucken / Kopieren zu verringern.
Wir achten auf die Entwicklung der Druck-Kosten und definieren bei Bedarf Maßnahmen.
Der Umgang mit den Druckern / Kopierern wird durch einfache Kurzschulungen erleichtert.

One-point-lesson Druckregeln

Mehrere Seiten
auf ein Blatt

macils



10. Büromaterial-Management Wir haben wenig, aber immer alles was wir brauchen
keine Aktivitäten wenig gut gelebt durchgängig
0 1 3 5 10

Wir haben sichergestellt, dass bei uns kein Büromaterial veraltet oder lange in großen Mengen lagert.
Wir haben sichergestellt, dass wir benötigtes Büromaterial in der richtigen Menge verfügbar haben.
Wir haben analysiert, auf welche Weise die Wiederbeschaffung am wenigsten Aufwand macht.
Wir haben unser Sortiment an Büro- und Verbrauchsmaterial analysiert und reduziert.
Wir setzte Kanban als einfache Form für die Wiederbeschaffung von Büromaterial ein.

Zentrallager Variantenvielfalt Kanbankarten

macils



Level 3 bewertet die Effizienz in den
Prozessen und bezieht sich auf die
Abläufe
Ablä f zwischen den Abteilungen.
i h d Abt il

Von Mitarbeitern mit einer hohen
Bewertung im Level 3

… sie in Prozessen denken,
… ihren internen Kunden entdeckt haben,
… Probleme strukturiert lösen.


… einfache Prozessbeschreibungen
… kurze Durchlaufzeiten
… Prozessmapping, Wertstromanalyse
… Prozessorganisation,
…

macils



Kunden-
Kundenwunsch Prozess zufriedenheit

mein Beitrag
g
Wertschöpfung Verschwendung

11. Prozessorientierung es steht der Prozess und nicht nur die einzelne Aufgabe im Fokus
nicht vorhanden kaum spürbar gut durchgängig begeisternd
0 1 3 5 10

Wir erkennen bei unseren täglichen Aufgaben einen Kunden, für den wir das tun.
Wir erkennen in unserem Aufgabengebiet wiederkehrende Prozesse und standardisieren deren Abläufe.
Wir haben zu den wiederkehrenden Prozessen ein Gefühl für Daten (Häufigkeit, Durchlaufzeit, …).
Wir haben für wesentliche Prozesse einen Prozess-Verantwortlichen (über die Einzelaufgaben hinweg)
Wir haben die Prozesse so klar beschrieben, dass auch bei Vertretung der Ablauf eingehalten wird.

macils



12. Prozess-Effizienz auch einfache Prozesse laufen ohne Verschwendung
nicht vorhanden kaum spürbar gut systematisch perfekt
0 1 3 5 10

Prozesse werden immer wieder in Frage gestellt und optimiert
Medienbrüche bei der Prozessbearbeitung fallen auf und werden vermieden
Durchlaufzeiten von Prozessen sind dokumentiert und werden systematisch verkürzt
Die Prozesse fließen das heißt es entstehen keine Aufgabenanhäufungen und jede Abteilung hat
abends immer alle regelmäßig auftretenden Prozessaufgaben erledigt.

Schnittstellen Medienbrüche

macils



Level 4 bewertet das Arbeiten in
Teams, die Leistungsorientierung und
die Transparenz von Kennzahlen und
p
Informationen.

Von Teams in Level 4

… sie ihre Leistung aus Kundensicht
messbar machen
… sie mit Kennzahlen arbeiten
… die Visualisierung aktiv genutzt wird


… Produktivitätskennzahlen
… Teamtafeln
… Teamentwicklung
…

macils



13. Arbeiten mit Kennzahlen Wir können Büroproduktivität in allen Abteilungen messen
keine Kennzahlen nur ausprobiert mittel aktiv angewendet umfassend
0 1 3 5 10

Wir haben in allen Büroabteilungen Kennzahlen, die die Produktivität abbilden
Die Kennzahlen sind nicht nur Kostenkennzahlen sondern auch Zahlen für Qualität und Durchlaufzeit, …
Diesen Kennzahlen sind Einflussfaktoren und Treibergrößen zugeordnet
Die Mitarbeiter kennen diese Kennzahlen, können sie erklären und arbeiten damit aktiv.

Kennzahlenbeispiel:
Vertrauenskurve

140
120
Verbesserungs-
100
vorschläge
80
60 Eingereicht
40
20 Umgesetzt
Prozess
Workshop 0

macils



14. Visualisierungs-Tafeln Informationen werden offen und aktiv diskutiert
nicht vorhanden vereinzelt angewendet mittel gängige Methode hohe Eigendynamik
0 1 3 5 10

Wir haben in allen Abteilungen Visualisierungs-Tafeln
An diesen sind Abteilungsprozesse und Kennzahlen dargestellt
Die Daten sind aktuell und leicht verständlich
Alles ist aktuell und wird regelmäßig gepflegt.
Die Ziele und die visualisierten Fakten sind die Basis für Entscheidungen und Aktionen

Visualisierungsinstrument Kennzahlen als
Teamtafel Führungsinstrument

macils



Level 5 und 6 bewerten die Eigenverant-
wortung und innovative Büro-, Raum-, IT-
und Arbeitskonzepte.
p

Von Unternehmen im Level 5

… sie innovative Bürokonzepte
verfolgen,
verfolgen
… sie in Hochleitungsteams arbeiten,
… sie mehr als reine „Zeitentlohnung“
haben.

Office E
Offi Excellence könnte auch heißen,
ll kö h h iß
… Innovative IT Werkzeuge
… Papierarmes Büro
… Mobilitätskonzepte
… Moderne Bürostrukturen
… Leistungsentlohnung
… „Arbeite wann und wo du willst“
…

macils



Teamwork

15. Teamarbeit und Anreizsysteme wir arbeiten in Hochleistungsteams – das lohnt sich
keine ausprobiert läuft teilweise aktiv angewendet vollständig
0 1 3 5 10

Es gibt in den Bürobereichen eigenverantwortliche Teams
Die Mitarbeiter arbeiten prozessübergreifend und nicht arbeitsteilig das erleichtert die Vertretung
Man kennt die Stärken des anderen und setzt diese gezielt ein
Es gibt eine Qualifizierungs- und Weiterbildungsmatrix im Team diese ist dem Bedarf gegenübergestellt
Es gibt Zielvereinbarungen und Anreizsysteme für die Mitarbeiter und Teams

Qualifikationsgrad der Mitarbeiter

Verschwendungsbewusstsein
18
16

Prozessmapping
14
Anzahl der MA

12
10
8
6 18
4 16
2 14
Anzahl der MA

0 12
10

Soft-Skills-Training
9

9

9

9

9

9

9

9

00
9

8
-1

-2

-3

-4

-5

-6

-7

-8
0-

-1
10

20

30

40

50

60

70

80

6
90

Qualifikationsgrad in % 4
2
0 18
16
14
9

9

9

9

9

9

9

9

00

Anzahl der MA
9

-1

-2

-3

-4

-5

-6

-7

-8
0-

-1

12
10

20

30

40

50

60

70

80

90

10
Qualifikationsgrad in % 8
6
4
2
0
9

9

9

9

9

9

9

9

00
9

-1

-2

-3

-4

-5

-6

-7

-8
0-

-1
10

20

30

40

50

60

70

80

90

Qualifikationsgrad in %

macils



16. Innovative Büros – Raumaufteilung – Mobilitätskonzepte – New Work
nicht vorhanden wenig durchschnittlich über dem Standard begeisternd
0 1 3 5 10

Wir haben unsere Bürostruktur und die Raumaufteilung den Bedürfnissen angepasst
Es gibt neben festen Arbeitsplätzen, auch Desk-Sharing-Konzepte , Kreativ-Zonen,
Wir nutzen diese Einrichtungen aktiv.
Es gibt bei uns innovative Büro-Einrichtungen.

Non-territoriale Strukturen Stehungen statt Sitzungen

macils



17. Innovative IT- und Kommunikations-Lösungen
nichts Neues zum Teil gut über dem Standard begeisternd
0 1 3 5 10

Wir nutzen innovative IT-Lösungen wie z.B. Dokumentenmanagement-Systeme, Groupware, …
Wir setzten ein CRM-System ein und haben eine integrierte Softwarelösung an der Kundenschnittstelle
Wir setzen intern neben dem Intranet auch Wiki-Lösungen zur Mitarbeiterinformation ein.
Wir setzen WEB 2.0, Enterprise 2.0 oder andere Lösungen ein.
Wir reduzieren das interne E-Mail-Aufkommen durch Blogs (z.B zur Projektsteuerung, Protokollierung)

FlowControl

macils


Office Excellence Award – Kategorie B
Bestes Verbesserungsprogramm

In der Kategorie B wird das Verbesserungs-
g g
programm bewertet. Hierbei steht der Begriff
Office Excellence als Synonym für andere
Methoden und Managementprorammen.

Office Excellence ist ein systematischer
Weg zu mehr Effizienz

… im Büro,
… an allen Schreibtischen,
… in allen indirekten Prozessen.

Office Excellence ist an sich nichts Neues

Irgendwo und irgendwann ist fast alles
schon einmal gemacht worden.

… aber wie regelmäßig, strukturiert,
und vor allem wie konsequent?

… und gibt es ein Programm oder Projekt,
nd Projekt
das dies systematisch unterstützt.


… KVP im Büro
… Office-Kaizen
… TPM im Büro
… und bei Ihnen?

macils



1. Projektorganisation Produktivitätsinitiativen brauchen eine Systematik
nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut
0 1 3 5 10

Es gibt eine Projektstruktur zur Einführung von „Office Excellence“ (KVP, Kaizen, Lean, … im Büro)
Es gibt freigestellte Personen zur Projektleitung, Methodenentwicklung, Moderation, Koordination
Es sind ausreichend Kapazitäten für diese Aufgabe bereitgestellt, das Thema ist uns wichtig.
Es gibt eine dokumentierte Projektplanung mit Meilensteinen, Terminen, …
Es gibt ein Stufenmodell zur schrittweisen Umsetzung diese wird regelmäßig auditiert oder gemessen.

Das Level-Modell,
Schritt für Schritt Projektsteuerung

Monatsaktionen zum Thema Standards

Aktion Einsatz von Problemlösetechniken
5S

Audit Audit Audit
Stufe 1 Stufe 2 Stufe 3
Projekt Arbeiten Teamtafel
gestartet mit aufgebaut
... Standards ...
...

macils



2. Mitarbeiterinformation Tue Gutes und rede darüber
kaum vorhanden niedrig mittel über dem Standard begeisternd
0 1 3 5 10

Es gibt für die Initiative einen internen Projektnamen, ein Logo, Slogan, …
Es gibt eine Informationsbroschüre, Kurzvorträge, Bewusstseinsbildung, … bei den Mitarbeitern
Erfolge und Beispiele werden offen kommuniziert (Foto Storys, Vorher-Nachher-Bilder, Zeitungsartikel)
Hohe Führungskräfte (GF, CEO, …) stehen als Machtpromotor hinter der Initiative.

kompakte Themenkarten Flyer für internes Marketing

macils



3. Verschwendungsbewusstsein Verschwendung wird aktiv vermieden
nicht vorhanden kaum spürbar systematisch stark ausgeprägt perfekt
0 1 3 5 10

Wir haben die „7 Arten der Verschwendung“ definiert und verinnerlicht.
Wir suchen systematisch nach „Verschwendung“ und sehen dabei die positiven Potentiale.
Wir machen gezielte „Verschwendungs-Aktionen“ Schwerpunktthemen helfen uns „Sehen zu lernen“.
Wir gehen mit dem Thema positiv um und machen uns gegenseitig auf Verbesserungen aufmerksam.

7. Abläufe, 1. Hohe
Organisation Bestände
- unklare Abläufe - Unerledigte Arbeit
- suboptimale Abläufe -Veraltetes Material
- Doppeltarbeit - Sicherheitslager Büromaterial

6. Bewegung 2. Warte- und
Suchzeiten
- lange Wege zu
Besprechungen
- unnötige Reisen
7Arten der - Warten auf Unterschrift
- Wartezeiten im System
- Langsame Prozesse
Verschwendung
5. Transfer, 3. Fehler,
Handling Nacharbeit

- Medienbrüche - Reklamation
- unnötige Schnittstellen - unnötige Schleifen
- neu Eingabe von Daten 4. Über- - Verfehlen vom Kundenwunsch
information

- schlechte Übersicht
- unklare Dateiversionen
- zu viele E-Mails

macils



4. Kontinuität „Office Excellence“ ist für uns etwas kontinuierliches
nein gering laufend über dem Standard perfekt
0 1 3 5 10

Wir halten einen einmal erreichten Stand. Auf Abweichungen wird schnell reagiert.
Wir erkennen regelmäßig Verbesserungspotentiale wir setzten einfache Problemlösetechniken ein.
Es gibt regelmäßige Teambesprechungen zum Thema OE
Einmal Erreichtes wird unabhängig von Projekt-Aktionen im Alltag verbessert und weiterentwickelt.

Regelmäßige
Teambesprechungen 100 Tage-Check

macils



5. Umsetzungsdynamik Wir nehmen uns Zeit für OE und bekommen Unterstützung
keine gering mittel hoch sehr ausgeprägt
0 1 3 5 10

Die Führungskräfte stehen aktiv und spürbar hinter der Initiative.
Ressourcen werden ausreichend bereitgestellt.
Jede Woche passiert etwas.
Es gibt ausreichend Unterstützung und auch interne „Kümmerer“ in den Abteilungen
Vorschläge / Maßnahmen werden schnell umgesetzt (z.B. nach dem Sofort-Prinzip und 80/20-Regel).

Sofort-Prinzip 80/20-Regel
Denn alles, was Sie aufschieben holt Eine 80-Prozent-Lösung, die sofort
Sie irgendwann wieder ein. umgesetzt wird, ist besser als das
Warten auf eine 100-Prozent-Lösung,
Begonnene Aufgaben sofort zu Ende
die i
di nie realisiert wird!
li i i d!
bearbeiten erspart erneutes
Eindenken. Die letzten 20% Optimierung kosten
oftmals unverhältnismäßig viel Zeit
Versuchen Sie ab heute, alles sofort
und Kraft
zu erledigen.
Gute Ideen gleich umsetzen!

macils



6. Aktive Aktionen für mehr Ordnung 5S oder 5A Aktionen
keine neben der Arbeit aktiv in Teams regelmäßig alle sind eingebunden
0 1 3 5 10

Wir starten das Thema OE in jeder Abteilung gezielt mit einer Teamaktion (z.B. 5S-Tag)
Wir steigern die Ordnung im Büro systematisch (5S / 5A-Aktionen)
An diesen Aktionen nehmen alle Mitarbeiter einer Organisationseinheit und auch die Führungskraft teil.
Die Aktionen sind messbar erfolgreich.

vorher nachher

macils



Umgesetzte
Maßnahmen

7. Messbarkeit der Verbesserungen Erfolge im Thema OE sind messbar
nicht messbar nur qualitativ mittel auch quantitativ umfassend
0 1 3 5 10

Das Thema OE ist bei uns zwar ein „Kulturansatz“ aber dennoch sind die Erfolge messbar.
Suchzeiten, Wegereduzierung, Rückfragen, Fehlerhäufigkeit, … ist messbar verbessert worden.
Büromaterial, Möbel, Kopierkosten, … sind messbar gesunken.
Durchlaufzeiten, Fehleranzahl, Doppelarbeit, … ist messbar verbessert worden.

Kennzahlen an der Team-Tafel sinkende Druckkosten

macils



8. Methoden zur Prozessoptimierung Prozessmapping und Wertstromdesign
nicht vorhanden vereinzelt eingesetzt gut regelmäßig perfekt
0 1 3 5 10

Prozesse werden systematisch gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern analysiert und verbessert.
Die Methode Prozessmapping, Wertstromdesign, … wird in Team-Workshops angewendet.
Die Visualisierung der Prozesse steigert das Prozessverständnis bei den Mitarbeitern.
Es gibt ausreichend geschulte Moderatoren für diese Workshops

macils



9. Schulungen und Training der Mitarbeiter zum Thema Office Excellence
keine wenig mittel stark vollständig
0 1 3 5 10

Alle Mitarbeiter werden geschult und trainiert.
Die Mitarbeiter werden im Thema „Verschwendung sehen lernen“ trainiert.
Die Mitarbeiter werden in den Methoden zur Effizienzsteigerung geschult.
Es gibt ausreichend Moderatoren und Trainer.
Auch Vorgesetzte übernehmen die Rolle des Trainers und Moderators.

immer up to date Schulung mal anders

macils



10. Multiplikatoren in den Abteilungen und Bereichen Verbreitungskonzepte
nicht vorhanden wenige mittel über dem Standard begeisternd
0 1 3 5 10

Es gibt in den Abteilungen / Bereichen geschulte Personen, die das Programm voran treiben.
Führungskräfte-Nachwuchs wird in den OE-Themen und Methoden geschult.
OE gehört zur Führungsaufgabe und hat eine hohe Priorität.
Prozessverbesserung und Effizienz-Projekte sind Karrierebestandteil.

macils



11. Methodenkompetenz - Methodenbaukasten
nicht vorhanden niedrig mittel über dem Standard sehr gut
0 1 3 5 10

Wir haben klar definierte Methoden diese sind auf unser Unternehmen angepasst.
Wir haben eine Toolbox und die Werkzeuge sind klar beschrieben.
Die Methoden und Werkzeuge werden dynamisch erweitert und immer wieder angepasst.
Notwendige Unterlagen und Hilfsmittel sind einfach zugänglich

Fischgräte - Diagramm Pareto - Analyse
ntzahl
Verlustprozen

Verlustquellen

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12. Benchmarking Mit den Besten messen, Bewährtes übertragen und multiplizieren
nicht vorhanden selten mittel regelmäßig begeisternd
0 1 3 5 10

Es findet ein aktiver Austausch zu guten Lösungen statt.
Dieser Austausch findet zwischen Abteilungen aber auch unternehmensübergreifend statt.
Man orientiert sich an externen Best-Practice-Beispielen.
Man ist in einigen Punkten Benchmark oder Best Practice-Beispiel

macils


Office Excellence Award – Kategorie C
Dimension der Umsetzung – Roll-out

In der Kategorie C wird der Umfang und die
Dimension des Veränderungsprozesses
bewertet.

Wie umfassend ist der Roll-out?

Wie viele Aktionen und Workshops werden
durchgeführt?

Wie viele Mitarbeiter sind beteiligt?

Wie gut sind die Ergebnisse messbar?

Hier sprechen Zahlen, Daten und Fakten.
Bitte schätzen Sie die Werte nach besten Wissen ein. Sie sollten
hier mit angemessenem Aufwand die Daten erheben.
Bewerten sie alles was sich im letzten Jahr / letzte 12 Monate
ergeben hat.
Gerne dürfen Sie auch Werte abschätzen, so lange die
Abschätzung nachvollziehbar und belastbar ist (z.B. ein 2t-
Container-Altpapier nach einer 5A Aktion, ...)
Es geht hier auch darum, ob die Ergebnisse gesammelt und intern
vermarktet werden, also darum, ob Ergebnisse messbar
, , g
ausgewertet werden können.

Die Angaben zu den Daten kann im Formular auf der
nächsten Seite gemacht werden oder aber sie nutzen
die Excel-Tabelle in der Sie auch die Möglichkeit haben
Excel Tabelle,
die Zahlen aus verschiedenen Bereichen automatisch
zu addieren.

macils


Office Excellence Award – Kategorie C
Dimension der Umsetzung – Roll-out

OFFICE EXCELLENCE WETTBEWERB
Teil 3: Quantität der Umsetzung und des Roll-outs Funktion
Aktuelle Dynamik (alle Werte bitte beziehen auf das Jahr 2009 / letzte 12 Monate)
Ausfüllen =>

Anzahl MA in Abt. Ausfüllen =>

MA involviert im Büroeffizienzprozess Ausfüllen =>

Kriterium PUNKTE JE ERREICHT

Gesamtzahl an Mitarbeitern an Schreibtischen im betrachteten Bereich 1 je MA
Beteiligte Mitarbeiter

Freigestellte Kapazitäten für Programm- und Methodenentwicklung, Moderation, Schulung, … 300 je MA

Ausgebildete Moderatoren / Koordinatoren für Methoden, Aktionen, … 50 je MA

Anzahl von Mitarbeitern mit Schulung & Qualifikation (
g (Office Excellence,
,
2 j MA
je
Verschwendungsbewußtsein, 5A , …)

Anzahl von Beteiligten Mitarbeitern bei Office Excellence-Aktionen (5A, Workshops,
1 je MA
Prozessmappings, …)

Anzahl 5S / 5A - Workshops und "Kaizen"-Workshops zur Entwicklung von Standards bzw.
15 je Workhsop
Workshops un Aktionen

Verbesserungen in den Abteilungen

qm Bürofläche, weche im 5S-Workshop optimiert wurde (Büros, Niemensland wie Küche, Druck- /
0,1 je qm
Kopierräume, Archiv, …)
nd

Anzahl Prozessmappings, Wertstromanalysen, Problemlöseworkshops, … 15 je Workhsop

Anzahl Wertstromanalysen 15 je Workhsop

Anzhal Problemlöseworkshops 15 je Workhsop

Aussortiertes oder archiviertes Papier (in kg) 1 je 50 kg Papier

Aussortierte oder archivierte Ordner (Anzahl) 1 je 20 Ordner
5S - Ergebnisse

Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Büromöbel (Anzahl) 2 je Möbel

Aussortierte oder zur Verfügung gestellte Bürogeräte (Anzahl) 2 je Gerät

Rechner / Laptops durch "Putz die Platte-Aktionen" optimiert 2 je Gerät

freigesetzter Speicherplatz auf Desktops und Server 1 je Gerät

"aufgeräumte" E-Mail-Konten 1 je Gerät

Umgesetzte und dokumentierte Verbesserung / Maßnahme 5 je Maßnahme

Beschriebener und eingehaltener Standard 5 je Standard
Verbesserungen

Dokumentierte Vorher-Nachher-Storys (Beschreibung / Fotovergleich, …) 5 je Beschreibung

Optimierte Büromaterialbereitstellung
10 je Schrank
("Kanban"-Schrank, Min-Max- Lager, …)

Anzahl Visualisierungstafeln zur Mitarbeiterinformation 20 je Tafel

20 je Abteilung
Mobile Arbeitsplätze (New-Work, Non-Territoriales-Arbeiten, …)
/Büro)

ENDE

macils


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