Cometa is een praktisch model dat voor en door Vlaamse cultureel-erfgoedinstellingen werd ontwikkeld om iedereen die erfgoed wil beschrijven op het niveau van (deel)collecties snel op weg te helpen. Cometa werd gelanceerd op Informatie aan Zee 2011. Ondertussen kwam het tot enkele praktische implementaties. De Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience maakte een begin met het beschrijven van haar deelcollecties in de bibliotheeksoftware Brocade, dat werd uitgebreid met een collectiebeschrijvingsmodule op basis van Cometa. Voor de collectiebeschrijvingen in haar erfgoeddatabank baseerde de provincie West-Vlaanderen zich op Cometa, dat hiervoor werd geïmplementeerd in het collectieregistratiesysteem AdLib. Erfgoedcel CO7 (zuidelijke Westhoek) bereidt met behulp van het Cometa-model de komst van het regionaal erfgoeddepot en de uitbouw van de regionale depotwerking voor. Overleg Cultuur regio Kortrijk bracht met Cometa de lokale archeologische vondstensembles en andere collecties stelselmatig in kaart. FARO ontwikkelde een sjabloon om binnen CollectiveAccess Cometa-informatie te kunnen bewaren. In Archiefbank kunnen archiefbestanden en collecties Cometa-conform worden beschreven, en Cometa-beschrijvingen uit andere databanken kunnen worden geharvest door Archiefbank. De Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken werd aangepast aan het Cometa-model. KU Leuven begint dit jaar met de registratie van haar erfgoedcollecties volgens Cometa. In deze presentatie laten mensen uit de praktijk u kennis maken met inhoudelijke en technische aspecten van enkele Cometa-implementaties.
De presentatie kan worden gedownload in PPTX- en PDF-formaat via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/node/2929.
Abraham 1800-2020: Nieuw leven voor oud nieuws - Overlegplatform voor erfgoed...
Cometa in de praktijk (Informatie aan Zee 2013)
1. COMETA IN DE PRAKTIJK
Informatie aan Zee – 12 september 2013
Jessy Clynckemaillie (CO7)
David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
Tijs De Schacht (Overleg Cultuur regio Kortrijk)
Katrien Weyns (Archiefbank)
2. 2013-09-12 2|
IN DEZE PRESENTATIE
Wat is Cometa?
David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
Lokale erfgoedcollecties in kaart
Jessy Clynckemaillie (CO7)
Ten gronde: archeologische ensembles in regio Kortrijk
Tijs De Schacht (Overleg Cultuur regio Kortrijk)
Laat je gegevens ‘oogsten’ door Archiefbank
Katrien Weyns (Archiefbank)
Cometa Next…
David Coppoolse
4. 2013-09-12 4|
DOEL VAN COMETA
Promoten van beschrijven op collectieniveau
‘Cometa’ (= Collectiemetadata)
Op een gelijkvormige manier
Gegevensmodel (≠ standaard!)
Werkwijze
Tools
Binnen de Vlaamse cultureel-erfgoedsector
Alle soorten erfgoedorganisaties
Professionals en amateurs
6. 2013-09-12 6|
INDIVIDUELE OBJECTEN BESCHRIJVEN
Niet altijd haalbaar
Geeft geen informatie over groepen
objecten en hun onderlinge relaties
Geeft niet altijd het gewenste overzicht
voor beheer van en beleid rond
collecties
7. 2013-09-12 7|
PLUSSEN VAN COLLECTIEBESCHRIJVINGEN
Bijkomende tool voor ontsluiting, beheer en beleid
Top-down werken geeft (snel) overzicht
Samenhang (of gebrek daaraan) tussen objecten en
deelcollecties tonen
Sterktes (of zwaktes) in collectie tonen
Vindbaarheid (deel)collecties verbeteren
Niet ontsloten of op papier ontsloten collecties
Specifiek beleid voor deelcollecties ontwikkelen
Samenwerkingsmogelijkheden zichtbaar maken
Sectorwerking vergemakkelijken
Collectieregister realiseren
8. 2013-09-12 8|
UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL
Door en voor de sector
Toepasbaar in de brede cultureel-erfgoedsector
Efficiëntie
Hergebruik voor verschillende toepassingen
Uitwisseling met andere organisaties
Standaardisering
Uitwisseling data via bestaande standaarden
Voor tenminste de basisset
Op basis van RSLP Collection Description
Of ISAD(G), EAD, Dublin Core
Brede toepasbaarheid
Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften
9. 2013-09-12 9|
GEBRUIKSNIVEAUS
1. Staalkaart
Gegevens die mogelijk interessant zijn in
collectiebeschrijvingen
2. Gemeenschappelijk model
Gestandaardiseerde elementen
Uitwisseling en hergebruik van informatie
3. Hulpmiddel voor aggregatie
Uitwisseling van data
Gebaseerd op RSLP Collection Description
Correspondentie met
ISAD(G), EAD, Dublin Core
Toenemendestandaardisering
10. 2013-09-12 10|
DE TRAPPEN VAN HET MODEL
Detailniveau
Uitwisselbaarheid
Veel detail
Minder uitwisselbaar
Weinig detail
Meer uitwisselbaar
11. 2013-09-12 11|
SECTIES EN ELEMENTEN
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus
1. Algemeen Naam
Identificatienummer
Collectietype
Beschrijving
Beheerhistoriek (Provenance)
Materialen
Taal
Verzamelperiode
Ouderdom
Opmerkingen
Locatie
Eigendom
2. Agenten Eigenaar
Beheerder
Collectievormer
12. 2013-09-12 12|
SECTIES EN ELEMENTEN
Sectie Cometa Basis | Cometa Plus
3. Relaties Supercollectie
Subcollectie
Gerelateerde collectie
Gerelateerde publicatie
4. Inhoud Concept
Object
Naam
Plaats
Periode
5. Collectiebeleid Acquisitiestatus
Onderdeel kerncollectie?
Collectiebeleidsplan?
Samenvatting collectiebeleid
14. 2013-09-12 14|
COMETA IN DE PRAKTIJK
Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience
Beschrijven van deelcollecties volgens Cometa in de wetenschappelijke
netwerkcatalogus Anet (op basis van Brocade)
Erfgoedcel Brussel
Beschrijven van collecties in de Erfgoedbank Brussel volgens Cometa
FARO
Aanpassing Spectrum-sjabloon in CollectiveAccess voor Cometa
KU Leuven
Beschrijven van de eigen erfgoedcollecties volgens Cometa
Provincie West-Vlaanderen
Collectiebeschrijvingen volgens Cometa in de provinciale
erfgoeddatabank (AdLib)
Resonant
Implementatie van Cometa als standaard in de Muziekbank Vlaanderen
Vlaamse Erfgoedbibliotheek
Veldstructuur van de Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken aangepast aan
Cometa secties en elementen
16. 2013-09-12 16|
1. HET PLAN
Context: voorbereidingstraject Regionaal Erfgoeddepot
Potyze
Deskundige regionale depotwerking
In kaart brengen erfgoedcollecties zuidelijke Westhoek
Objectcollecties en archeologische collecties
Professionele en vrijwillige erfgoedbeheerders en –
houders
Gesprekssjabloon en vragenlijst o.b.v. Cometamodel
17. 2013-09-12 17|
2. HET MODEL
Beschikbaar model voor collectiebeschrijving
Vragenlijst als inspiratiebron voor gesprekken en
opstellen vragenlijst
Relevante velden
Deelcollecties onderscheiden naar tekstmateriaal,
beeldmateriaal, audiovisueel materiaal en
objectmateriaal
Verdere onderverdeling volgens Cometa-model voor
TM, BM en AVM
Verdere onderverdeling objectmateriaal volgens
toptermen AAT
18. 2013-09-12 18|
3. OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
Fiches en vragenlijsten ter beschikking
erfgoedeigenaar
Collectie- en deelcollectiebeschrijvingen
professionele erfgoedbeheerders in
Erfgoeddatabank West-Vlaanderen (Adlib)
Niet online toegankelijk
19. 2013-09-12 19|
4. DE GEGEVENSVERZAMELING (1/2)
1ste fase: professionele erfgoedbeheerders regio
zuidelijke Westhoek
Plaatsbezoeken o.b.v. gespreksjabloon
Fiches
2de fase: vrijwillige erfgoedsector (in werking)
Plaatsbezoeken o.b.v. vooraf ingevulde vragenlijst
en gespreksjabloon
Fiches
20. 2013-09-12 20|
4. DE GEGEVENSVERZAMELING (2/2)
Collectieschema’s: schematische voorstelling
structuur erfgoedbeheerders en –collectie
Bijv. Collectie Mesen
Voorbereiding gesprekken en vragenlijst op basis
van beschikbare informatie bij Erfgoedcel en op
het net
21. 2013-09-12 21|
5. EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Specifieke benadering soorten roerend
erfgoed
• Aanpak professionele t.o.v. vrijwillige
erfgoedsector
• Aanvulling vanuit regio op werking
lokale erfgoedactoren
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Opmaak collectieschema’s
• Indeling naar objectsoorten
Wat werkte?
• Grondige vragenlijst als inspiratie
• Begeleiding ter plaatse om informatie
te bekomen
• Lagere drempel vanuit regionale
depotwerking
Wat kon/kan beter?
• Model is soms wat vrijblijvend en
sommige begrippen vragen meer
duiding
• Doelgroepgerichte vragenlijst(en)
• Software collectieschema’s
en Cometa-model
23. 2013-09-12 23|
0. HET PROJECT
Projectfocus: historische archeologische
ensembles (objecten en archieven) in lokale
depots (8 instellingen).
Doel: toegankelijkheid verhogen van de
collecties door een uniforme aanpak op het
vlak van verpakking, bewaring,
objectregistratie en ontsluiting
Uitwerking: project in 2012-2013, met
jobstudenten, stagiairs, vrijwilligers en
lokale medewerkers.
Doelpubliek
Lokale beheerder (archivaris,
publiekswerker, cultuurbeleidscoördinator)
Onderzoekers
24. 2013-09-12 24|
1. HET PLAN
Registratie in Adlib
Grote uitdaging:
Archeologische gegevens zijn in grote mate
groepsgegevens
Hoe opgravingsgegevens,
prospectiegegevens, publicaties,… koppelen
aan de individuele objectgegevens?
Eén campagne (opgraving, prospectie,
vondst) = één collectie
Hoog aantal relaties tussen campagnes
Adlib Enterprise was er niet op voorzien om
dergelijke groepsinfo te bewaren
25. 2013-09-12 25|
2. HET MODEL
Cometa geïmplementeerd binnen
erfgoedinzicht.be
als Cometa Extra, met aanvullingen:
Type collectie
Nummers (relaties)
Vindplaats (inhoud, thesaurusitem)
Verzamelmethode (inhoud)
…
Thesauri: AAT-thesaurus
29. 2013-09-12 29|
3. OPSLAG EN TERBESCHIKKINGSTELLING
Iedere beheerder beheert afzonderlijk zijn Adlib
applicatie, de provincie voorziet in algemene
coördinatie, begeleiding, helpdesk en vorming
Selectie van collecties en objecten kunnen online
ontsloten worden voor het brede publiek op
Externe links
Link met CAI/ROE via inhoud:vindplaats
Link met archiefbewaarplaats via algemeen:locatie
30. 2013-09-12 30|
4. EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Collectieregistratie zet aan tot het
scherpstellen van collectieprofiel en
tot een duidelijk denkproces
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Breng collectierelaties ook visueel in
kaart
• Registreer beleidsmatige info eerder in
een supercollectie
Wat werkte?
• Cometa is robuust maar flexibel
genoeg.
• Aantal aanpassingen (Cometa Extra)
voor archeologische vindplaats
Wat kon/kan beter?
• Relatie collectie en object?!
• Sommige secties zijn te beleidsmatig
en weinig praktisch (behoud en
beheer)
• De integratie in erfgoedinzicht.be
blijft instellingsgebonden
32. 2013-09-12 32|
HET DOEL
Archieven van personen, families, verenigingen en
bedrijven in situ of bewaarinstelling
Doel: in kaart brengen en bekend maken
Beschrijving archiefbestand in context
Uitgebreid naar (documentaire) collecties
33. 2013-09-12 33|
VELDKEUZE
ISAD(G)-standaard sinds 2005
uitwisselbaar
kwaliteitsvol
internationaal
26 elementen, waarvan 6 essentieel
referentie(s)
titel
archiefvormer
datering
omvang van de beschrijvingseenheid
beschrijvingsniveau
34. 2013-09-12 34|
RELATIE TOT COMETA
Expliciteren (documentaire) collecties
Samenwerking Erfgoedplus.be
Archiefbank als tool voor Cometa-beschrijving
Nieuwe partnerschappen
collectie
deelcollectie
archief
deelarchief
fonds
virtuele collectie
35. 2013-09-12 35|
SAMENBRENGEN
Harvest gegevens uit beschrijvings- en
beheersapplicaties
Mogelijkheid 1:
Import via Excel of XML (EAD)
Regelmatige update
Mogelijkheid 2:
Blijvende connectie (OAI-PMH)
Basisgegevens met link naar moederdatabank
Selectie records op basis van criteria (publicatie,
types, …)
36. 2013-09-12 36|
UITWISSELING
Keep it simple
referentie(s) : identificatienummer*
referentie(s) : beheerder³
titel : naam*
archiefvormer : collectievormer
datering : ouderdom
omvang van de beschrijvingseenheid : materialen*
beschrijvingsniveau : collectietype*
* Verplicht in Cometa Basis
³ Verplicht in Cometa Plus
37. 2013-09-12 37|
UITWISSELING
Opgelet!
Veldinterpretatie
Veldtype: keuzelijsten
Relaties
Nood aan eenduidige richtlijnen: opdeling
‘deelcollecties’
Op basis van herkomst: wie verzamelde het geheel
Zoniet, geen opdeling
Vraag de
Archiefbank
veldanalyse op
38. 2013-09-12 38|
EVALUATIE
Welke lessen heb je geleerd?
• Overdaad schaadt
• Iedereen heeft baat bij overzicht
Welke nieuwe ideeën heb je opgedaan?
• Verregaander contextualiseren
Wat werkte?
• Communicatie
Wat kon/kan beter?
• Nog meer afstemming in de sector
40. 2013-09-12 40|
GEBRUIKERSGROEP
Eerste bijeenkomst actieve gebruikers
April 2013
Officiële gebruikersgroep
September 2013
Faronet (via www.cometamodel.be)
Doelen
Feedback op model verzamelen
Expertise uitwisselen
Ontwikkeling model begeleiden
Coördinatie: Bart De Nil (Faro)
41. 2013-09-12 41|
UPDATE COMETA
Geen grote aanpassingen (2.0)
Verfijning op basis van reële
ervaringen (1.1)
Technische aspecten
Organisatorische aspecten
Omgevingsaspecten
Verwachte ‘ingrepen’:
Verduidelijken documentatie
Kleine aanvullingen
(bijv. keuzelijsten)
42. 2013-09-12 42|
UPDATE COMETA: WERKWIJZE
Een redactie van vijf personen
Cometa-promotoren
Bart De Nil (Faro)
Henk Vanstappen (PACKED)
David Coppoolse
(Vlaamse Erfgoedbibliotheek)
Gebruikers
[Vacature]
[Vacature]
Eén of twee ‘draft proposals’
Twee of drie feedbackrondes
Afhankelijk van soort
en hoeveelheid
aanpassingen
43. 2013-09-12 43|
UPDATE COMETA: TIMING
Vandaag:
Oproep voor feedback op Cometa ‘1.0’
Vragen, opmerkingen, aanvullingen,
onduidelijkheden, postitieve/negatieve aspecten,
technische/organisatorische problemen, …
Oproep voor participatie in redactie
Twee bijkomende redactieleden met
Uitgebreide praktische ervaring
Contact
bart.denil@faronet.be
44. 2013-09-12 44|
UPDATE COMETA: TIMING
December 2013
Redactie verwerkt feedback tot draft 1
Januari 2014
Publicatie draft 1 en oproep voor feedback
Maart 2014
Redactie verwerkt feedback (tot draft 2
April 2014:
Publicatie draft 2 en oproep voor feedback
Mei 2014
Redactie verwerkt feedback) tot finale versie
45. 2013-09-12 45|
WWW.COMETAMODEL.BE
Inleidende brochure
Details van de elementen
van het model
Sjablonen
‘Cross walk’ met
internationale standaarden
Links en achtergrondinformatie
Gebruikersgroep
Contactgegevens
46. Dit document wordt ter beschikking gesteld onder Creative Commons-licentie
‘Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’
<http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als
bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet
voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder
voorafgaande toestemming van de rechthebbenden.
Dit document bouwt voort op eerdere presentaties over Cometa waaraan werd
bijdragen door David Coppoolse (Vlaamse Erfgoedbibliotheek),
Henk Vanstappen (PACKED), Bart De Nil (FARO) en Katrien Weyns (Archiefbank).