W3K - Palestra edoc 2014

1. Como a Gestão de Conteúdo traz mais qualidade e
rentabilidade em projetos de engenharia e construção
Por Daniel Klafke

2. “Na era digital,
conhecimento é vital.
E os documentos são o
DNA do conhecimento”
Richard Thoman

3. EU
QUERO…
VOCÊ
PRECISA…
Normalmente há uma diferença entre o que
VOCÊ QUER e que o mercado acha que
VOCÊ PRECISA!!

4. Ploter
Smartphone
REDE SOCIAL
ECM
EDMS
GED
ERP
PMBOK
BI
ISO
Digitalização
BIM
Cabide de Desenhos
CAD
PPM
Scanner
Arquivo Deslizante
VOCÊ
PRECISA…

5. Limiares
MÁXIMO
MÍNIMO
SUFICIENTE
Para que uma tecnologia traga rentabilidade e
qualidade em seus projetos, DEFINA LIMIARES. Qual o
mínimo que você precisa?
O que é DEMAIS e desnecessário?
O segredo é: definir o que é SUFICIENTE!

6. Compartilho algumas dicas sobre caraterísticas
tecnológicas que entendo como SUFICIENTES.
Utilize-as à vontade na definição de sua implantação de
sistemas de gestão de documentos em contextos de
projetos de engenharia e gestão de empreendimentos.

7. Movimento
Não preocupe-se só com o ARMAZENAMENTO da informação.
Documentos de engenharia são DINÂMICOS.

8. Em
Desenvolvimento
Em aprovação
pelo Cliente
Em
compatibilização
LIBERADO PARA USO
Sua tecnologia deve permitir que você defina como seus
documentos se movimentam...

9. Em
Desenvolvimento
Em aprovação
pelo Cliente
Em
compatibilização
LIBERADO PARA USO
...e saber em que situação cada item se encontra durante
seu ciclo de vida. Isso facilitará também controles de
qualidade da informação.

10. Em
Desenvolvimento
Em aprovação
pelo Cliente
Em
compatibilização
LIBERADO PARA USO
Documentos de engenharia são feitos para SEREM
UTILIZADOS por alguém.
Preocupe-se com esse ALGUÉM.

11. Movimentações devem ser simples de ser executadas...

12.  Por Exemplo: Como fizemos a interface da nossa tecnologia
para transição de etapas em um fluxo documental.

13.  Foco em facilitar a colaboração.

14.  O registro dos envios , entregas e validações gera
informações para controle de avanço....

15. ...e uma melhor auditabilidade da informação!

16. [Fontes: Winning the Paper Wars - © AIIM 2013, www.aiim.org]
...Inclusive: auditabilidade é apontado como um grande benefício
da gestão de documentos digitais!

17. Considere deixar integrações para a segunda fase.
Mas garanta que a tecnologia adotada seja capaz de fazer isso.
[Fontes: Winning the Paper Wars - © AIIM 2013, www.aiim.org]

18. Interface Única

19. Base
Centralizad
a
Tarefas
e Processos
Padrões e
Registros
de Qualidade
Desenhos
Correspondências
Documentos
ISO
Planeje para que você tenha um ponto único de acesso.

20. Exemplo - busca estilo Google: Como construímos uma interface
de busca por termos em uma base de informação centralizada.

21. Sincronia
Centralização Virtual
possibilita
Interface Única
A base não precisa estar fisicamente centralizada, mas
não abra mão da interface única.

22. Evite o fracasso de seu projeto: Obtenha apoio da
direção para que a interface seja instituída como meio
oficial e padrão de armazenamento, trâmite e busca de
documento.

23. Segurança
Defina claramente os requisitos MÍNIMOS....

24. ...e MÁXIMOS em termos de segurança...
Foque em resolver problemas, não cria-los.

25. Usabilidade
...Para que você mantenha o foco em seu negócio, a
tecnologia deve ser simples de usar.

26. Usabilidade
...A informação deve ser facilmente encontrada.
O apoio de profissionais da informação é importante na
definição de taxonomias...

27. O que é TAXONOMIA?
Encontre o Ás de Copas...
Difícil?

28. E agora?

29. Problema clássico em projetos de construção pesada.
A linha branca é o volume de informação gerada.
A operação não tem todo o volume de informação gerado durante
o projeto.

30. Sistemas suficientemente fáceis de usar, suficientemente seguros
e colaborativos possibilitam sua adoção em estágios inicias de
projeto, evitando o gap clássico.

31. Medindo Sucesso
Algumas maneiras simples de mensurar sucesso e redução de
custo em projeto de implantação de tecnologias para gestão de
documentos de engenharia.

32. Custos por não encontrar a informação
Número de Usuários de Informação
x
Média de salário
x
Número de acessos diários
x
Segundos gastos por falta de INTERFACE ÚNICA
O custo por não ter interface única
Ref: Jakob Nielsen / Peter Morville

33. Custos por não gerenciar o “movimento” da informação
Retrabalho em projeto por distribuição incorreta ou não
auditável
+
Falhas construtivas por distribuição incorreta ou não aditável
+
Falhas em compras técnicas por distribuição incorreta ou não
aditável
O custo por não gerenciar o “movimento” da informação

34. 1. A gestão da mudança de escopo está sendo facilitada?
2. Há boa rastreabilidade da informação?
3. É possível realizar controle de entregas?
4. A burocracia está sendo reduzida?
5. Há boa auditabilidade da informação?
6. Melhor qualidade no bem construído? Ou seja falhas em
construtivas estão sendo reduzidas?
7. Há melhor qualidade em compras? Ou seja, falhas em
compras técnicas estão sendo reduzidas?
Perguntas que devem ser realizadas após uma
implantação.

35. “O conhecimento se
tornou um recurso
econômico chave e –
talvez a única – fonte de
vantagem competitiva.”
Peter Drucker

36. Obrigado!

37. Contato
daniel.klafke@w3k.com.br
Veja mais em:
www.greendocs.com.br