Este documento describe los formularios y los informes en Access. Explica que los formularios permiten editar datos de una tabla de manera sencilla a través de una interfaz de usuario, mientras que los informes solo permiten visualizar datos de una tabla o consulta. Además, detalla los pasos para crear formularios y informes utilizando el asistente o la vista de diseño, incluyendo cómo agregar campos, establecer formatos y secciones.

1. Escuela
Politécnica del
Ejercito
Crear formularios y informes en Access.
Wesly Santiago Benítez Salazar.

2. ¿Qué es un formulario?
Es un formato de pantalla que se utiliza
para visualizar mejor las tablas de
datos.
Es una pantalla de interfaz de usuario
que sirve para la presentación de los
datos.
Además, permiten al usuario ingresar
información de una manera sencilla.

3. Los Formularios
• Los formularios sirven para definir pantallas
generalmente para editar los registros de una tabla o
consulta.

4. Los Formularios
• Formulario: consiste en crear automáticamente un nuevo
formulario que contiene todos los datos de la tabla,
consulta o informe seleccionado en el Panel de
Navegación.
• Diseño del formulario: abre un formulario en blanco en
la Vista Diseño y tenemos que ir incorporando los
distintos objetos que queremos aparezcan en él.
• Asistente para formularios: utiliza un asistente que nos
va guiando paso por paso en la creación del formulario.

5. Los Formularios
• Navegación: te permite crear un formulario dedicado a la
navegación, que simula la estructura típica de menús de
una página web. Podrás elegir entre seis diseños distintos.

6. Pasos para Crear
Formularios
1. Abrir una base de datos en Access.
2. Activar la hoja formularios.
3. Dar clic en nuevo.
Podemos realizar un formulario de dos
maneras, en vista diseño o con ayuda
del asistente.

7. ¿Cómo crear un formulario con el asistente
para formularios?
• Clic en asistente para formularios
• Seleccionar la tabla sobre la cual se quiere hacer el
formulario e introducir los campos.

8. ¿Cómo crear un formulario con el asistente
para formularios?
• Se escoge la distribución que se desea para el formulario.
• Por defecto viene señalado el campo columna

9. ¿Cómo crear un formulario con el asistente
para formularios?
• Damos un título al formulario y seleccionamos entre las
dos opciones disponibles:
• Abrir formulario para ver o introducir información.
• Modificar el diseño del formulario

10. ¿Cómo crear un formulario con el asistente
para formularios?
• Abrir el formulario nos lleva al formulario en sí y
modificar el diseño nos permite realizarle cambios como
el tema entre otros.

11. Pestaña de diseño de
Formulario
• En ver de la pestaña de diseño podemos cambiar entre la
vista de diseño y la vista formulario.
• En el grupo Temas encontrarás herramientas para dar un
estilo homogéneo al formulario.

12. Pestaña de diseño de
Formulario
• En la parte central puedes ver el grupo Controles en el
que aparecen todos los tipos de controles para que sea
más cómodo añadirlos en el área de diseño.

13. Pestaña de diseño de
Formulario
• En encabezado y pie están las herramientas de logo que
permite insertar una imagen en la cabecera del
formulario, Titulo que nos permite colocarle un titulo al
formulario y fecha y hora que son dos campos que nos
muestran la fecha y la hora actual del formulario.

14. Pestaña de diseño de
Formulario
• En el grupo Herramientas podrás encontrar el botón
Agregar campos existentes entre otros, que hace aparecer
y desaparecer el cuadro Lista de campos en el que
aparecen todos los campos del origen de datos para que
sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como
veremos más adelante.

15. Pestaña de formato de
Formulario
• En esta pestaña encontramos todas las herramientas de
formato del formulario, de las cuales solo vamos a
utilizar por ahora las herramientas de imagen de fondo y
relleno de forma

16. Pestaña de formato de
Formulario
• Imagen de fondo sirve como su nombre lo indica para
colocar una imagen de fondo al formulario.
• Y la herramienta relleno de formato para colocarle un
color de fondo al formulario.

17. ¿Qué son informes?
• Presentan los datos de una tabla o consulta.
• Los datos del informe sólo se pueden visualizar o
imprimir (no se pueden modificar).
• En los informes se puede agrupar más fácilmente la
información.

18. Herramientas del Informe
Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista
diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos
que queremos aparezcan en él.

19. • Asistente para informes utiliza un asistente que nos guía paso
por paso en la creación del informe.
• Informe crea automáticamente un nuevo informe con todos los
datos de la tabla o consulta.
• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista
Presentación.

20. Como se crea un informe
• Crear una tabla en Access.
• En la pestaña crear, podemos utilizar la sección Informe.

21. Asistente para Informes
1. Seleccionar la tabla de origen de los datos.
2. Agregar los campos que requerimos.

22. • Escoger los niveles de agrupamiento.

23. • En la opción “Opciones de agrupamiento” podemos seleccionar
los campos de grupo y los intervalos de agrupamiento.

24. Vista diseño del Informe
• La vista diseño es la que nos permite definir el informe.
• Indicamos a Access cómo debe presentar los datos del origen
del informe.

25. • El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:
1) El Encabezado del informe contendrá la información que se ha
de indicar únicamente al principio del informe, como su título.

26. 2) El Encabezado de página contendrá la información que se
repetirá al principio de cada página.
3) Detalle contiene los registros. Deberemos organizar los
controles para un único registro, y el informe será el que se
encargue de crear una fila para cada uno de los registros.

27. 4) El Pie de página contendrá la información que se repetirá al
final de cada página.
5)El Pie de informe contendrá la información que únicamente
aparecerá al final del informe.

28. • Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones
encabezado o pie de página y encabezado o pie de página del
informe.
• Se eliminarán todos los controles definidos en ellas. Para
recuperarlos se ha de seguir el mismo proceso que para
eliminarlos

29. • Si requieres una determinada impresión del informe no
aparezca una de las zonas, puedes ocultar la sección.
• Para hacerlo debermos acceder a la Hoja de propiedades

30. Hoja de propiedades
• Primero damos clic en el botón en la pestaña Diseño
• Luego grupo Herramientas.
• A continuación, en el desplegable, elige la sección
(Encabezado, Detalle, o la que quieras)
.

31. • Cambiamos su
propiedad Visible a Sí o
a No según te convenga.
• Los cambios no se
observarán directamente
en la vista diseño, sino
en la Vista preliminar de
la impresión o en la
Vista informes

32. Diseño de Informe
• La barra diseño de informe presenta las siguientes
herramientas:

33. •GRACIAS
POR LA
ATENCIÓN
PRESTADA