1. El modo en que los archivos se organizan en una biblioteca (biblioteca: ubicación en un sitio de SharePoint donde se administra una colección de archivos. La biblioteca puede mostrar información, incluidas las propiedades definidas por el usuario, sobre cada archivo.) depende de las necesidades del grupo y de cómo se prefiera almacenar y buscar la información. La planeación puede servir de ayuda para configurar la estructura que mejor funcione en la organización.<br />Formas de organizar archivos<br />Las bibliotecas tienen varias características que ayudan a trabajar con varios archivos en la misma biblioteca. Sin embargo, son varias las bibliotecas que pueden adaptarse mejor a una organización.<br />Almacenar varios documentos en una biblioteca<br />Puede que desee una biblioteca grande que sirva a diversas necesidades. Por ejemplo, podría tener varios proyectos dentro del mismo grupo o varios grupos que trabajaran en el mismo proyecto. <br />Use una única biblioteca cuando:<br />El grupo necesite información de resumen acerca de los archivos o vistas diferentes del mismo conjunto de archivos. Por ejemplo, un administrador podría preferir ver los archivos agrupados por departamento o por fecha de vencimiento. <br />Los usuarios prefieren buscar los archivos en la misma ubicación de un sitio. <br />Puede que se desee aplicar las mismas opciones de configuración a los archivos, por ejemplo, realizar el seguimiento de las versiones (control de versiones: proceso de crear una copia numerada de un archivo o elemento cada vez que se guarda una revisión en la biblioteca.) de los archivos o requerir la aprobación. <br />Los grupos que trabajan con la biblioteca comparten características similares, como los mismos niveles de permisos. <br /> Nota Un único permiso se puede aplicar a archivos concretos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere el uso de varias bibliotecas.<br />Puede que se desee analizar la información sobre los archivos en una hoja de cálculo o recibir actualizaciones consolidadas sobre los archivos. <br /> Nota aPuede recibir avisos cuando los archivos cambien o puede ver los cambios de una biblioteca con la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de los archivos que han cambiado.<br />A continuación se indican algunas formas en que se pueden ver y administrar los archivos en la misma biblioteca:<br />Agregar columnas Para ayudar a un grupo a precisar qué datos son los más importantes y verlos de formas diferentes, puede agregar columnas (columna: selección de datos con nombre en una lista, biblioteca o tipo de contenido, como Título o Fecha de vencimiento. Las columnas se muestran verticalmente en la mayoría de las vistas y como campos en los formularios.) a la biblioteca. Las columnas aparecen al principio de la página de la biblioteca en forma de títulos, como el nombre de departamento o la fecha de vencimiento. Puede usar los encabezados de las columnas para ordenar y filtrar los archivos de una biblioteca. <br />Crear vistas Puede usar vistas (vista: conjunto de columnas de una página Web que muestra los elementos en una lista o biblioteca de documentos. La vista puede mostrar elementos ordenados o filtrados, una selección de columnas o un diseño personalizado.) si los componentes de un grupo suelen necesitar ver los datos de cierto modo. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. <br />Crear carpetas Las carpetas son una opción cuando hay muchos archivos que se pueden agrupar de una forma en particular. Las carpetas pueden servir de ayuda para examinar y administrar los archivos de un modo con el que ya se está familiarizado. Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 proporciona una vista de árbol que se puede usar para explorar sitios y carpetas, de modo similar a como se trabaja con las carpetas en un disco duro. <br />Configurar varias plantillas Si se han configurado varios tipos de contenido en una biblioteca, puede crear tipos distintos de plantillas predeterminadas (como contratos de ventas, presentaciones de marketing y hojas de presupuesto) en la misma biblioteca. Los tipos de contenido agregan flexibilidad y coherencia entre varias bibliotecas. <br />¿CÓMO ORGANIZAR LA INFORMACIÓN? Organizar y presentar la información es una de las habilidades que todos los estudiantes deben de tener, por tal motivo es importante que tengan la oportunidad de desarrollarla practicándola lo más posible. A continuación se muestran algunas herramientas para organizar la información, deberás dar clic sobre el botón que represente la estrategia que deseas consultar: <br />
