1. CHUYÊN ĐỀ:
TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Events Management
TS. BÙI THANH TRÁNG

2. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
 QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
 TỔ CHỨC HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG
 TỔ CHỨC HỌP BÁO

3. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Các sự kiện nào?
 Hội nghị khách hàng
 Giới thiệu sản phẩm, dự án
 Họp báo
 Lễ kĩ niệm ngày thành lập công ty
 Lễ tổng kết chương trình khuyến mãi,…

4. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
nhằm mục đích gì?
 Tạo sự nhận biết, tăng nhận biết (Awareness)
 Tạo quan hệ, gắn kết với đối tác, khách hàng
(relationship)
 Cung cấp thông tin đến khách hàng mục tiêu
 Huy động, quyên góp cho hoạt động xã hội

5. TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Làm thế nào để đạt mục tiêu?
Ý tưởng chương trình
Tổ chức thực hiện
Giám sát quá trình tổ chức

6. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆN
The Event Management Process
TỔ CHỨC
KẾ HOẠCH
THỰC HIỆN
Planning
Implementation
ĐÁNH GIÁ
Evaluation

7. QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ KiỆN
The Event Management Process
PRE-EVENT DURING POST EVENT
EVENT
• CHỦ ĐỀ -Ý • TỔ CHỨC • KẾT THÚC
TƯỞNG TRIỂN KHAI SỰ KIỆN
CHƯƠNG • GIÁM SÁT • BÁO CÁO
TRÌNH KẾT QUẢ
• CHUẨN BỊ
CÔNG VIỆC

8. HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ- Theme
Cần gắn kết với các vấn đề:
 Quy định về luật (legal, regulation)
 Khu vực, địa điểm tổ chức (location/venue)
 Văn hóa của khách hàng (client culture)
 Nguồn lực (resource)
 Cách thức phục vụ (cartering)
 Giải trí (entertainment, artist, speakers)
 Trang trí (decoration)
 Âm thanh ánh sáng (sound & light)
 Các kỹ xảo, hiệu ứng (audiovisual,
special effects)

9. KẾ HOẠCH - Planning

10. Key planning elements
 Objectives
 Target audiences
 Stakeholders
 The basic details (when, where, what, how )
 Budgets
 Marketing and communication
 Personnel
 Compliance (insurance, etc) (yều cầu bắt buộc)
 Contingencies (sự cố)
 Event outcomes and evaluation

11. Mục tiêu -Objectives
Mục tiêu phải là SMART
– Specific: cụ thể
– Measurable: đo lường được
– Achievable: có khả năng đạt được
– Realistic: thực tế với nguồn lực
– Time: thời gian

12. Target audience
Xác định gồm những ai ?
 Những đối tượng quan trọng nhất
 Ít quan trọng
 Quan chức địa phương
 Giới tryền thông-Media

13. Date and time
 Begin planning with sufficient lead time to execute a
successful event — planning months or years in
advance of the event
 Weekdays or Weekend
 Holidays
 Weather
 Daylight saving

14. Venue considerations
 Number of people
 Seating and table layout
 Food service
 Parking and traffic control
 Sound
 Ease of audience viewing
 Directional signs
 Air conditioning
 IT capabilities
 Additional staff
 Bathroom facilities
 Change room for performers
 Others?

15. Selecting the Venue for an Event
 Location
 Analyze the pros and cons
of potential venues
 Reserve the chosen facility
 Negotiate the
contract, including
cost, personnel, and scope
of responsibilities for the
facility versus the event

16. CHUẨN BỊ-PREPARATION
 Plan the overall event and all of the logistical details
including
personnel, tasks, finances, media, safety, and
services
 Hire, train, and supervise personnel
 Communicate effectively verbally and in writing
 Utilize effective time management, problem
solving, decision-making, and risk management skills
 Manage or delegate event logistics

17. Budgets
Keep within budget for all events
Forecasts – seek 2-3 quotes if possible
 Venue
 Performer/speaker
 Catering
 Stationery
 Marketing
 Transport
 Additional staff costs
 Equipment hire
Track forecast vs actual,
and exercise cost control

18. Human resource
requirements
What personnel are required? Be realistic and ask for help
 Decide the event manager (and backup event manager)
 Decide MC
 Form an event management team (if required)
 Are additional support staff required at the event?
 Escorts and guides
 For speakers
 For special guests
 For tours, exhibits, etc
 Admin and Council assistance?
 Make their job as easy and enjoyable as possible
 Training requirements
 Take them through your plan
 Communicate before, during and after the event

19. Compliance
 Responsibility to ensure the
safety of all people
Permits or licences

20. Contingency planning
 What could go wrong? Eg
 Performer arrives late
 Audience doesn’t arrive
 Too many people arrive
 Unhappy audience
 Venue issues
 How to stop issues before they happen?
 If it does happen, what will you do?
 Apologise and be empathetic
 Attitude is everything
 Don’t look like you’re panicking! (hoảng loạn)
 Know and follow emergency procedures

21. MANAGING EVENTS

22. Common event elements
requiring management
 Suppliers
 Facilities
 Equipment
 Food and drinks
 Transportation
 Escorts and guides
 Decoration
 Additional considerations

23. Suppliers
 Choosing suppliers: word of mouth is always good!
 Briefing suppliers
 Aim to build a long-term relationship with them
 Understand their needs and expectations
 Ensure you explain your goals, objectives and expectations
(NO assumptions!)
 De-brief after event
 Provide them with constructive feedback so they can
improve
 Refer the supplier to others if appropriate

24. Key marketing elements
 Invitations
 Printed program
 Registration/tickets
 Target audiences
 Key messages
 Integrated marketing communications
 Mass marketing
 Targeted marketing
 Direct marketing

25. Plan for customer meeting
1. Objectives
2. Program
 Where
 When
 Who (participants)
 What (Concept/Activities)
 Budget
3. Preparation
4. Check list

26. Arranging a Press Conference

27. Plan for Press Conference
1. Objectives
2. Program
 Where
 When
 Who (participants)
 What (Contents/Activities)
 Budget
3. Preparation
4. Check list

28. What is a press
conference?
a tool designed to generate news -
in particular, hard news.
(Một công cụ được thiết kế để truyền
tải, thông báo tin tức - đặc biệt là các tin
tức ―cứng‖)

29. Why should you hold a
press conference?
 Có thể cung cấp thông tin nhiều hơn trong một thông
cáo báo chí
 Trao đổi, trả lời các câu hỏi –Q & A
 Thông báo một cái gì đó chưa từng có, mới lạ.
 Đính chính lại thông tin đã công bố mang tính tiêu cực

30. Times you could hold a
press conference
 Khi sự kiện này bao gồm một cá nhân nổi bật
 Khi bạn đã có thông báo quan trọng để thực hiện
 Khi có trường hợp khẩn cấp hoặc khủng hoảng
 Khi bạn muốn phản ứng với một sự kiện có liên quan

31. Before the press
conference
 Xác định vấn đề/nội dung
 Lịch trình và thời gian.
 Lựa chọn và huấn luyện người tham gia và điều
hành buổi họp báo.
 Liên hệ với các phương tiện truyền thông báo/đài.
 Phát triển một bộ thông cáo báo chí (press kit)
 Chuẩn bị địa điểm, trang trí phòng họp

32. Your press kit should
contain the following:
 Danh sách của những người tham gia họp báo.
 Thông cáo báo chí và thông tin chủ yếu của nội
dung họp báo
 Hình ảnh.
 Những câu chuyện tin tức liên quan.

33. Lưu ý
 Thông điệp rõ ràng và ngắn gọn
 Xác định đối tượng tham gia, ai là khán giả.
 Trang phục thích hợp và gọn gàng.
 Luôn luôn nói sự thật.

34. Preparing the room:
 Check location of electrical outlets.
 Set up a table to seat your speakers
 Provide seating for reporters and their
equipment.
 Display visuals as a backdrop to the table.
 Have a sign-in pad for attendance.
 Provide a podium for the moderator.
 Set up beverages.

35. At the press conference:
 Welcome the press.
 Have them sign in and give each of them a press kit.
 Seat the participants at the table facing the reporters.
 Check sign in pad for which media outlets are
represented.
 Start no later than 5 minutes after the scheduled time.
 Tape record the event.
 The moderator should welcome the press and introduces
the issue and participants.

36. At the press conference:
 After presentations, the moderator should entertain
questions and direct them to the appropriate
participants.
 After the end of conference: Thank the participants and
the media. If appropriate, encourage the media to stay
for further informal conversation with the participants.

37. After the press
conference:
• Look through your attendance register to determine
which major media were not represented.
• For those that missed, deliver a press release and
press packet, send a tape feed, or schedule an
interview with a reporter and one of the press
conference participants.

38. Managing Day-of Event
Operations
 Ensure availability of replacement or back-up
equipment
 Use technology and other communication
approaches to monitor closely all features of the
event
 Implement contingency plans for routine as well as
emergency situations
 Ensure cleanliness of facilities, and especially rest
rooms throughout event
 Emphasize a customer service orientation and
provide an enjoyable experience

39. Managing Post-Event
Operations and the Evaluation
 Return the facility to its pre-event status
 Evaluate the performance of all personnel and
ensure prompt payment for services or thanks for
volunteers
 Analyze all operational aspects to determine any
problem areas that would need to be addressed in
subsequent events
 Complete a financial analysis
 Prepare a written report