Trend TNG Software ERP - Archiviazione Ottica - Messaggistica - Work Flow

SOLUZIONI GESTIONALI PER LE AZIENDE
Produttività Personale
Archiviazione Ottica
Business Intelligence

//TDAINFORMATICA/ ERP/ PRODUTTIVITA’ PERSONALE
IL VALORE DELLE INFORMAZIONI
Trovare la giusta informazione nel giusto momento costa e
anche molto. Secondo quanto rilevato da un’indagine pubblicata
di recente dalla società di analisi e ricerche europea Butler
Group, specializzata nel settore dell’Information technology,
la maggior parte delle imprese e delle organizzazioni spende
circa il 10% degli stipendi del loro personale in tempo operativo,
destinato alla ricerca della giusta informazione al momento
giusto, informazione di cui il personale ha bisogno per procedere
con il lavoro assegnato.
Si tratta quindi di un aspetto fondamentale del business che se
mal gestito si traduce in rischi, come l’abbassamento del livello
di efficienza, l’impossibilità di mantenere elevata la qualità
dei servizi e, in definitiva, in minaccia alla competitività stessa
dell’impresa.
Detto ciò, appare chiaro come sistemi e tecnologie per la
ricerca e l’acquisizione delle informazioni risultino essere
vitali per imprese di qualsiasi tipologia e dimensione. Questo
non solo per rendere l’impresa più efficiente e maggiormente
competitiva, ma anche per consentirle di affrontare in modo più
rapido e flessibile i cambiamenti che si trova ad affrontare.
“Nessuna di queste condizioni si può mettere in pratica se non
si dispone di uno strumento capace di mettere a disposizione la
giusta informazione, alla giusta persona nel giusto momento”,
così si esprimono i ricercatori di Butler Group che hanno
curato l’indagine e che aggiungono: “disporre di strumenti
per la ricerca e l’acquisizione di informazioni che risultano
essere efficaci è fondamentale anche per allineare l’azienda
alle normative di governi e autorità diventate negli ultimi anni
maggiormente restrittive” (vedi ad esempio il DPS, documento
programmatico sulla sicurezza dei dati).
LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
Quando un imprenditore decide di spendere del denaro
per l’acquisto di un programma gestionale ha valutato che
questo investimento determinerà un aumento di produttività
nella propria Azienda. L’obiettivo viene raggiunto in base
all’equazione:
MINOR TEMPO PER ELABORARE DATI = MAGGIORE PRODUTTIVITA’
Gli operatori di una azienda riescono ad ottenere i dati necessari
allo svolgimento delle proprie mansioni, con vari strumenti
e metodi: dal calcolo manuale o mentale, al calcolo tramite
elaboratore oppure ottenendo i dati dalle procedure del SW
gestionale. Il passaggio da uno strumento meno efficace ad uno
più adeguato comporta di per se un aumento della produttività.
La MAGGIORE PRODUTTIVITÀ si ottiene anche migliorando la
QUALITA’ delle informazioni. Di fatto un Dato, o se vogliamo
il risultato dell’elaborazione, per consentire una efficiente
gestione delle informazioni deve essere:
• COMPLETO e CORRETTO
• DISPONIBILE e TEMPESTIVO
• CONDIVISO
Trend Tng è progettato per creare Flussi di Informazioni con
queste caratteristiche e l’azienda che lo utilizza ottiene un
aumento di produttività dei reparti in base ai seguenti fattori:
• INCREMENTO DELL’EFFICACIA DELLE OPERAZIONI E
EFFICIENZA DEGLI OPERATORI
• AUMENTO DELLA QUALITÀ, SICUREZZA E PRECISIONE
DEI DATI
• AUMENTO DELLE POSSIBILITÀ DI CONTROLLO DEGLI
AMMINISTRATORI
TREND TNG ERP:
MINIERA D’INFORMAZIONI.
IL PERSONALE DEVE TROVARE IMMEDIATAMENTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE ALLO SVOLGIMENTO DELLE
PROPRIE MANSIONI: È INDISPENSABILE PER MANTENERE ELEVATA L’EFFICIENZA DEI REPARTI.
INTRODUZIONE INTERFACCIA GRAFICA PRODUTTIVITA’ PERSONALE

LA QUALITA’ DELLE INFORMAZIONI
Per ottenere un flusso di informazioni di qualità ottimale che
permetta la massima efficienza dei reparti, l’informazione di
per se deve corrispondere ai seguenti requisiti: deve essere
COMPLETA e CORRETTA, DISPONIBILE e TEMPESTIVA,
CONDIVISA.
In riferimento ai primi due requisiti, una informazione è
COMPLETA quando tutti i dati che la compongono sono stati
imputati, corretta quando il valore dei dati è esatto. Per esempio
in fase di inserimento della anagrafica di un nuovo Cliente,
possiamo definire questa come completa quando tutti i dati
necessari per le operazioni successive (ad esempio l’inserimento
di un ordinativo) sono stati completati: ragione sociale, modalità di
pagamento, partita iva, ecc… La stessa anagrafica è CORRETTA
quando i dati immessi sono esatti nel valore e corrispondono alle
indicazioni del management: ad esempio, il campo partita iva
deve non solo essere inserito, deve essere corretto nel valore; il
campo affidamento (rischio) non può superare un certo limite se
non autorizzato dall’imprenditore, il tipo di pagamento non può
essere superiore a 30 giorni nei primi tre mesi di lavoro con il
cliente e così via. Le informazioni necessarie alle attività aziendali
che i reparti elaborano e si scambiano devono essere sempre
DISPONIBILI e TEMPESTIVE. Gli operatori che necessitano di un
dato debbono disporne nell’istante che questo gli occorre per
portare a termine l’operazione, ma questa è la situazione ideale.
In realtà il dato deve prima essere trovato quindi può essere
elaborato; trovare l’informazione non sempre è facile e ciò può
essere causa di perdite di tempo anche notevoli e il processo
perde di efficienza.
L’informazione deve essere CONDIVISA, cioè disponibile tra
tutti gli operatori e anche in questo caso la tempestività della
condivisione è importante. Se, ad esempio, un operatore ha
inserito un ordinativo cliente che deve essere vagliato dall’ufficio
tecnico prima di essere inserito nel piano di produzione, la
situazione ideale dovrebbe essere la seguente: appena inserito
l’ordine (informazione) questa deve giungere all’ufficio tecnico
per la convalida, dopo di che passa all’ufficio produzione.
Purtroppo non è facile ottenere flussi di informazioni aventi le
suddette caratteristiche. Sistemi informatici obsoleti, archivi di
dati non connessi tra loro (es. software di progettazione grafica
non collegato al gestionale) , metodi di comunicazione tra
reparti arcaici (es. voce, post-it, fax) causano perdite di efficienza
(ma a volte anche di dati) e quindi determinano un limite
all’innalzamento della produttività.
003
EFFICIENZA
COSTI
FLUSSI DI INFORMAZIONI OTTIMALI
L’IDEALE DIVENTA REALE.
IL SISTEMA DI CONVALIDA DEI DATI, INTEGRATO IN TREND TNG, ESEGUE UN CONTROLLO CONTINUO SUI FLUSSI
DI DATI E GARANTISCE LA GESTIONE OTTIMALE DELLE INFORMAZIONI.
SICUREZZA WORKFLOW VoIP ROBOT INDICE FUNZIONICRM BUSINESS INTELLIGENCEARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

LA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
Un Flusso di Informazioni di qualità, che permetta la massima
efficienza dei reparti, è un obiettivo raggiungile applicando con
precisione i principi della sicurezza dei dati. Per abitudine
sentendo parlare di sicurezza si pensa subito alle copie di
backup oppure ai software antivirus o alle password.
ÈpossibileconsiderareIlconcettodiSicurezzadelleInformazioni
sotto diversi punti di vista, nel contesto dei software per la
gestione delle informazioni aziendali:
1. Sicurezza Fisica degli Archivi e delle Informazioni
2. Sicurezza dei Contenuti e della Completezza dei Dati
3. Sicurezza dei Metodi di Inserimento e Modifica delle
Informazioni
4. Sicurezza dei Modi di Condivisione e Autorizzazione
5. Sicurezza dei Metodi di Processare le Informazioni
Al primo punto si considerino i backup, a-virus, ecc… ma anche,
dal punto di vista della mancanza di sicurezza fisica, i post-it,
i fax, e i fogli cartacei con i quali gli operatori si scambiano
informazioni, magari importanti per il processo informativo, che
possono essere smarriti, ignorati, male interpretati incidendo
negativamente sulla correttezza del processo stesso.
Al secondo punto, lo abbiamo già accennato, ci si riferisce alla
correttezza dei dati in funzione del loro valore: è esatto il valore
della partita iva inserita dall’operatore? Ed inoltre: ogni scheda
cliente inserita in anagrafica contiene tutti i dati necessari
all’azienda?
Alterzopuntosiintendono,permetodidiinserimentoemodifica,
l’insieme delle regole e dei limiti imposti alla discrezionalità
degli operatori onde ottenere un flusso di informazioni coerente
con le direttive dell’imprenditore.
Al quarto punto si fa riferimento alle modalità di accesso
alle informazioni: è giusto che queste siano condivise, ma
sicuramente non a tutti: ad esempio, le informazioni contabili
non sono a disposizione dell’ufficio spedizioni. Quindi il tipo di
operatore deve determinare le autorizzazioni di accesso alla
base dati.
Al quinto punto si consideri per Metodo di Processare le
Informazioni il fatto che le si possa utilizzare per un processo
in base allo stato in cui si trovano. Ad esempio non è possibile
inserire in produzione un ordine cliente non ancora convalidato.
Utilizzare correttamente e con continuità strumenti che
permettono di elaborare e conservare le informazioni
secondo questi Principi è uno degli obiettivi che deve porsi un
imprenditore.
PPoolliittiicchhee ddii SSiiccuurreezzzzaa ddeeii DDaattii
Work Flow
Data Dictionary
Integrità referenziale
Validation Rules
Regole del flusso documentale
Regole di profilazione utente
Regole sull’eliminazione dei record
Regole di validazione dei record
TREND TNG ERP:
IL CUSTODE DELLE INFORMAZIONI.
QUALI INFORMAZIONI SONO GESTITE NELLA VOSTRA AZIENDA? CHI VI HA ACCESSO? CHE COSA SUCCEDEREBBE
SE FOSSERO PERDUTE? IL PERCORSO CHE LE INFORMAZIONI COMPIONO E’ LOGICO? PUO’ ESSERE MIGLIORATO?
PORSI QUESTE DOMANDE AIUTA L’AZIENDA AD AFFRONTARE CON TRANQUILLITA’ EVENTUALI IMPREVISTI E A
RIDURRE LE MINACCE ED I RISCHI PER LA CONTINUITA’ D’IMPRESA.
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IL SOFTWARE DI TIPO COLLABORATIVO
Il termine software collaborativo si riferisce ai programmi pensati
per facilitare e rendere più efficace il lavoro cooperativo da parte
di gruppi di persone.
Nell’uso comune, il termine viene spesso impiegato in
modo riduttivo per indicare sistemi software di supporto per
l’interazione, come sistemi per la condivisione di file e database,
sistemi di comunicazione come la posta elettronica.
Il software collaborativo diventa tanto potente ed efficace quante
più persone lo utilizzano, proprio come regolato dalla legge di
Metcalfe (fonte: Wikipedia)
Nell’ambito dei software gestionali si può identificare come
collaborativo quello che permette lo scambio delle informazioni
tra i reparti, in modo coordinato e tempestivo, integrandosi in
tutti i contesti legati all’attività aziendale.
IL SOFTWARE ERP TREND TNG
Ogni modulo del software ERP Trend Tng è stato progettato
con caratteristiche necessarie a farne un applicativo di
tipo collaborativo, dove la completezza, la tempestività e la
condivisione dei flussi informativi sono il mezzo per aumentare
la produttività nei reparti delle aziende che lo utilizzano.
Alla base dell’ERP c’è il Sistema di Convalida dei Dati inseriti nel
database: il metodo di validazione dei dati immessi (Validation
Rules), la procedura di Integrità Referenziale Programmabile,
l’apparato di profilazione utente (Data Dictionary), ed il modulo
per regolamentare i processi informativi (Work Flow).
Tutti i moduli dell’ERP sono integrati al modulo Comunicazioni
che comprende i servizi, disponibili a tutti gli utenti, di
Messaggistica, Reminder, Rubrica, Calendario, Faxing, Mailing e
VoIP per lo scambio d’informazioni tra i reparti e con l’esterno
della Azienda.
Le informazioni, con l’obiettivo di renderle tempestive e corrette,
possono essere elaborate e smistate autonomamente dal
sistema gestionale tramite il modulo ROBOT.
005
L’EFFICIENZA E’ ALLA BASE
DELLA PRODUTTIVITA’
TREND TNG E’ STATO PROGETTATO CON LE CARATTERISTICHE NECESSARIE A FARNE UN APPLICATIVO DI TIPO
COLLABORATIVO, DOVE LA CORRETTEZZA, LA COMPLETEZZA, LA TEMPESTIVITA’ E LA CONDIVISIONE DEI FLUSSI
INFORMATIVI SONO IL MEZZO CON CUI LE AZIENDE POSSONO AUMENTARE LA PRODUTTIVITA’ DEI REPARTI.
DATA BASE di Trend Tng
Sistema di convalida dei dati immessi
Validation Rules
Controllo della possibilità di eliminazione
dei dati
Integrità Referenziale Programmabile
Gestore delle autorizzazioni e della
condivisione dei dati
Profilazione Utente e Data Dictionaty
Sistema di controllo dei metodi di
elaborazione dei dati
Workflow
Comunicazioni
VoIP, FAX, E-mail, Messaggistica
Applicazioni di Trend TNG ERP
UTENTIESTERNO
MODULO
ROBOT
DATA BASE di Trend Tng
Sistema di convalida dei dati immessi
Validation Rules
Controllo della possibilità di eliminazione
dei dati
Integrità Referenziale Programmabile
Gestore delle autorizzazioni e della
condivisione dei dati
Profilazione Utente e Data Dictionaty
Sistema di controllo dei metodi di
elaborazione dei dati
Workflow
Comunicazioni
VoIP, FAX, E-mail, Messaggistica
Applicazioni di Trend TNG ERP
UTENTIESTERNO
MODULO
ROBOT

L’INTERFACCIA GRAFICA.
AMICHEVOLE E’ DIR POCO.
L’IMPIEGO IN TUTTE LE PROCEDURE DELLO STESSO ASPETTO GRAFICO E DELLE ICONE USATE NEI PIÙ DIFFUSI
SOFTWARE IN USO PRESSO LE AZIENDE, L’UTILIZZO DELLE TECNICHE DI NAVIGAZIONE TRA I DATI ORMAI PIÙ
CHE POPOLARI, HA RESO L’USO DI TREND TNG PRATICO E INTUITIVO.
DESKTOP
Le procedure di Trend TNG hanno interfacce nelle quali le
funzioni e l’aspetto sono simili, il più possibile, ai software più
diffusi nelle aziende.
L’interfaccia grafica di Trend TNG è stata progettata con questa
caratteristica per renderla familiare agli operatori, per evitare
loro un impatto visivo e operativo che potrebbe incidere,
prolungandoli, sui tempi d’implementazione delle procedure.
I menù, bene organizzati e sobri nell’aspetto, sono completati
dalle toolbar: entrambi sono personalizzabili secondo l’utente e
le funzioni che questi utilizza per lo svolgimento delle mansioni
assegnategli.
La Barra Laterale completa l’immagine del Desktop di Trend
TNG, il cui sfondo può essere personalizzato dall’operatore.
BARRA LATERALE
L’oggetto più visibile del Desktop è la Barra Laterale.
I bottoni ospitati nella barra permettono di richiamare le
procedure di tipo collaborativo introdotte nella versione Trend
Tng .
In alto a destra, la freccia verde permette di ridurre la barra
laterale; in basso a sinistra trova posto il bottone di uscita rapida
da Trend.
Gli operatori autorizzati, quelli tecnicamente più esperti,
vedranno anche il bottone per l’apertura della modalità
programmazione, indicata con l’icona del tasto A .
In seguito vedremo le altre funzionalità comprese nella barra
laterale.
BARRA DI LAVORO
La Barra di Lavoro, presente in tutte le procedure di gestione
degli archivi ha l’aspetto conforme al set di icone di WinVista,
questo rende l’operatività sui moduli di Trend Tng simile al
modo di utilizzare OFFICE e quindi l’impatto, anche visivo,
sugli utilizzatori è molto soft e i tempi di apprendimento delle
funzionalità molto brevi.
La funzione Nuovo, Salva, Annulla, Ricerca, la
funzione Elimina ed Esci sono identiche come
modalità d’uso al mondo Windows, diffusissimo
e conosciuto nelle aziende e ciò rende semplice
adoperare, anche nel primo periodo d’utilizzo, il
programma Trend TNG.
Ancora, poiché la Barra di Lavoro è integrata in tutte le
interfacce, quando l’operatore ha imparato il funzionamento di
una di queste, riesce a utilizzare agevolmente anche le altre; ciò
significa che gli operatori sono facilmente intercambiabili per
ciò che riguarda l’utilizzo delle procedure.

IMPARARE TRENG TNG :
UN APPRENDISTATO MOLTO BREVE.
L’ERGONOMICA INTERFACCIA DI TREND TNG, SIMILE AI SOFTWARE MAGGIORMENTE UTILIZZATI NEGLI UFFICI, E LA
TECNICA DI NAVIGAZIONE GLOBAL DEGLI ARCHIVI, PERMETTE AGLI UTENTI DELLE AZIENDE CHE IMPLEMENTANO
L’ERP DI DIVENTARE OPERATIVI E PIÙ EFFICIENTI IN BREVE TEMPO.
ANAGRAFICHE
La Gestione delle Anagrafiche, riguardanti gli archivi Clienti,
Fornitori, Contatti e Prospect, sono pratiche, complete e
ottimamente organizzate. La prima scheda di ogni anagrafica
contiene le informazioni, compreso il mansionario dell’azienda
registrata, necessarie per prendere contatto con il soggetto ed è
integrata al sistema di Comunicazioni di Trend TNG.
Questa integrazione è una novità nella gestione delle relazioni
con i soggetti che interagiscono con l’azienda, relazioni che
opportunamente gestite, consentono risparmi di tempo e
innalzamento dell’efficienza delle operazioni.
Una serie di funzioni permette di portare a termine operazioni,
come la semplice spedizione di una mail, comporre un numero
telefonico o passare un’informazione a un collega, in tempi minori
rispetto alla consuetudine.
Con un click destro del mouse su un campo contenente un
indirizzo mail, si ottiene una bozza di e-mail già intestata e
corredata della firma legata all’utente (e non alla configurazione
del terminale e del servizio di posta elettronica); Il click su un
campo contenente un numero telefonico attiva il modulo VoIP
che compone automaticamente il numero e invia la chiamata; Il
click su un campo che contiene un numero fax apre la “copertina
personalizzata” dell’utente pronta per la compilazione e l’invio
NAVIGAZIONE GLOBAL
Raggiungere rapidamente le informazioni è uno degli obiettivi
stabiliti dai responsabili del progetto Trend TNG.
La tecnica di Navigazione GLOBAL è uno degli strumenti
predisposti per tale scopo, e il suo utilizzo sulla gestione
delle anagrafiche dell’ERP fa intuire quanto aiuti gli operatori
nello svolgimento delle mansioni: con un semplice click si
raggiungono informazioni e dati senza passare per i menù
del gestionale, ma semplicemente “esplorando” le schede
posizionate nella parte alta delle interfacce, senza attivare
alcuna modalità di ricerca, ma adoperando una sorta di iperlink
che collega logicamente gli archivi al soggetto dell’anagrafica,
rendendola completa e funzionale.
La scheda Documenti permette di raggiungere gli archivi relativi
alle documentazioni che hanno coinvolto il soggetto: preventivi,
conferme d’ordine, DDT, fatture o comunque ogni documento
configurato nell’applicativo, con la possibilità di “aprirlo” per
modificarlo, stamparlo e inviarlo per mail.
La scheda Documenti Contabili comprende tutte le scritture
contabili riguardanti il soggetto: se il profilo utente è configurato
per farlo, è possibile modificare i dati oppure stampare l’estratto
conto.
La scheda Oggetti contiene i collegamenti ai file, legati al
soggetto, con il modulo Archiviazione Documentale. File di
qualsiasi formato sono collegati all’anagrafica e resi disponibili a
tutti gli operatori: un’e-mail contenente allegati, un documento
Word, un foglio Excel, l’immagine di un fax, un file pdf. I file si
possono aprire e utilizzare.
In conclusione la Navigazione Global è una delle procedure che
maggiormente consente di avere l’informazione corretta, nel
momento in cui è necessaria a tutti gli operatori del sistema.
007

CONTATTI
Ilsoftwaredisponedipraticissimefunzionipertrovarevelocemente
le informazioni relative all’Azienda che si relaziona con quella che
utilizza Trend Tng.
La funzione Trova Contatti permette di reperire il nominativo
allargando la ricerca agli archivi Clienti, Fornitori, Contatti e
Prospect contemporaneamente. La selezione, inoltre, avviene per
stringa contenuta e non solo sul campo ragione sociale, ma anche
sulla rubrica interna delle anagrafiche (mansionario).
Dalla lista con i risultati della ricerca è possibile risalire alle
anagrafiche, reperendo in questo modo tutte le informazioni
legate al nominativo e utilizzando la navigazione global..
Dalla stessa lista è possibile creare una mail (funzione Crea
Mail) o far comporre un numero di telefono (funzione Chiamata
VOIP) automaticamente, con notevoli risparmi di tempo. Per chi
lo desiderava è stata attivata anche una funzione Stampa Scheda
Nominativo che utilizza un report personalizzabile dall’utente, per
ottenere una scheda del contatto
IMETODIDIRICERCAINFORMAZIONIDITREND
TNG: VELOCI & COMPLETI = PRODUTTIVI
L’ATTENZIONEDEGLISVILUPPATORIDITRENDTNGSIE’CONCENTRATASUIMETODIDIRICERCADELLEINFORMAZIONI
CON L’OBIETTIVO, RAGGIUNTO, DI RENDERLI PRATICI E PERFORMANTI.

MESSAGGI
Una delle funzioni che più positivamente influenzano l’efficacia
dei reparti è la procedura di Messaggistica integrata del modulo
Comunicazioni di Trend Tng.
La procedura ha principalmente due modalità di utilizzo: la funzione
Promemoria Personale e la funzione Messaggio ai Colleghi.
La prima funzione è in pratica un messaggio a se stessi di cui è
possibile programmare il posticipo. Durante l’utilizzo di Trend
comparirà il promemoria (come a lato) con la nota che l’operatore
si è appuntato. La seconda modalità di operare riguarda la
possibilità di inviare messaggi ai propri colleghi, potendo
selezionare i destinatari dall’elenco degli utenti. Gli stessi,
vedendoli apparire sul proprio schermo potranno eseguire
le funzioni “Rispondi al Mittente”, oppure “Promemoria”,
posticipando una nuova comparsa del messaggio, ma anche
inviarlo nuovamente ad altri destinatari. Molto interessante è la
funzione Crea Messaggio con Oggetto.
L’immagine a sinistra è presente in diverse
proceduredelprogrammaepermettedicreare
un messaggio contenente un collegamento
alla procedura dalla quale è stato creato,
che “punta” al record in quel momento in
maschera. Sarà così possibile spedire un
messaggioaduncollegadeltipo“CONTROLLAQUESTOORDINE
AL FORNITORE. LA MODALITA DI PAGAMENTO È CORRETTA?”
Il destinatario, cliccando sulla dicitura collegamento potrà
verificare l’ordinativo e rispondere tempestivamente al mittente
con la funzione replay. Sono diverse le procedure su cui è attiva
la funzione Crea Messaggio con Oggetto: le anagrafiche (Clienti,
Fornitori, Contati e Prospect), Anagrafica Prodotti, Movimenti
Contabili, Movimenti di Magazzino, CRM, ecc. La Procedura di
Messaggistica è integrata alla procedura Calendario; in effetti
ogni messaggio va ad alimentare il Calendario nel senso che,
in base al posticipo imposto al messaggio, questo si andrà a
posizionare come impegno/appuntamento nel giorno relativo.
È possibile impostare una colorazione diversa ai messaggi
in base alla priorità della scadenza. Si può programmare un
piccolo lasso di tempo con cui anticipare il preavviso, prima
dell’inizio dell’impegno inserito in calendario. Qualora il PC
del destinatario sia spento o Trend non sia stato avviato, al
momento della prima connessione con Trend Tng appariranno
in sequenza tutti i messaggi che questi non ha ancora letto.
MESSAGGI ELETTRONICI: SCAMBIARSI
INFORMAZIONI SENZA PERDERNE NESSUNA.
IL SISTEMA DI MESSAGGISTICA DEL MODULO COMUNICAZIONI PERMETTE AGLI OPERATORI DI SCAMBIARSI
INFORMAZIONI, DOUMENTI E DATI SENZA PERDITE DI TEMPO CON LA SICUREZZA CHE NON SARANNO SMARRITI.
009

CALENDARIO
La funzione Calendario è molto simile al calendario di Outlook,
possiamo anzi dire che ne ricalca tutte le funzionalità.
La differenza determinante è che il Calendario di Trend Tng
è integrato in modo nativo nelle procedure; questo vuol dire
innanzitutto che non è necessario installare alcuna procedura
sui PC e, soprattutto, gli impegni ed i promemoria si posizionano
in automatico sul datario direttamente dalle procedure di utilizzo
comune e possono contenere i dati elaborati dalle stesse.
Il Calendario è inoltre condiviso tra gli Utenti cosicché, esclusi
gli impegni privati, è possibile visionare le agende dei colleghi
per poterli rintracciare, o per fissare degli appuntamenti per
loro conto.
Il Calendario può essere gestito manualmente, ossia
impegnando le ore delle giornate semplicemente digitandovi
una nota, oppure dal servizio Messaggi che si posizionano man
mano sulle giornate in base al posticipo imposto ai promemoria.
Gli impegni a calendario possono comunque essere trasferiti in
Outlook e la pagina di agenda può essere stampata.
L’utente può scegliere tra diverse modalità di visualizzazione: da
quanti giorni sulla schermata (solo da lunedì al venerdì oppure
sabato e domenica compresi) a quale arco di tempo della
giornata visualizzare e l’ora di partenza della giornata lavorativa.
Diverse procedure del programma alimentano automaticamente
l’agenda: il CRM, la Messaggistica, il ROBOT, la Gestione
Interventi, il Work Flow. Il CRM impegna le giornate del
calendario in funzione dell’attività (azione) che l’operatore deve
compiere: se durante la compilazione di un lead, prendiamo
come esempio il registro di una trattativa con un potenziale
cliente, questi dispone l’azione VISITA PRESSO IL CLIENTE in
una data futura, per quella stessa data la procedura impegna
il calendario. Il ROBOT alimenta il calendario secondo i risultati
delle elaborazioni che compie autonomamente, ad esempio può
impegnare l’agenda degli addetti del reparto amministrativo,
con la dicitura “Richiamare Clienti Morosi” il giorno successivo
a quello in cui ha inviato i fax per il recupero credito ai clienti.
La procedura di Gestione Interventi impegna il calendario di un
tecnico quando è programmato un intervento che lo coinvolge.
IL CALENDARIO DI TREND TNG:
TUTTO COME PREDISPOSTO
IL CALENDARIO DI TREND TNG, ALIMENTATO DALLE PROCEDURE DELL’ERP, CONSENTE DI PIANIFICARE LE GIORNATE
LAVORATIVE SEMPLICEMENTE E SENZA DIMENTICARE NULLA.

E-MAIL DOCUMENTALE
Un’importante procedura integrata nella gestione delle stampe
dei documenti di magazzino è la pratica funzione “E-mail
documentale”.
Questa procedura crea automaticamente una mail per
l’intestatario del documento (Fattura, DDT, Ordine, ecc,…)
avente il documento stesso come allegato e come indirizzo di
posta elettronica, quello di uno o più persone contenute nella
rubrica interna dell’intestatario.
Gli amministratori possono impostare quale deve essere il
funzionamento base della procedura e quindi gestire, a livello di
destinatario, le eccezioni.
L’impostazione di default riguarda la scelta della tipologia di
allegato, le limitazioni alla modifica e stampa dello stesso, il
testo dell’oggetto e del corpo della mail (introducendovi formule
per l’inserimento automatico dei riferimenti al documento);
queste impostazioni possono subire cambiamenti in funzione
del destinatario al quale è spedita la mail, che può anche
richiedere di proteggere questi allegati con una password per
garantire la riservatezza.
La mail reca la firma legata al profilo-utente dell’operatore di
Trend TNG, e non secondo l’impostazione del servizio di posta
elettronica, così da permettere a questi di cambiare postazione
di lavoro.
A livello di documento (ordinativi, fatture, ddt, preventivi ...) è
possibile distinguere quale debba essere inviato per e-mail,
potendo comunque programmare eccezioni rispetto alla
configurazione di base, mentre a livello di destinatario si sceglie
a quale indirizzo di posta, indicato nel mansionario, il documento
debba essere spedito: preventivi e conferme d’ordine all’ufficio
acquisti del cliente, mentre le fatture e note all’amministrazione;
ordini di acquisto e richieste di offerta all’ufficio vendite del
fornitore. Questa procedura, infine, è integrata al modulo di
Archiviazione Ottica di Trend TNG per la de-materializzazione
dei documenti e conservazione sostitutiva.
GESTORE DI STAMPA
Trend Tng dispone di un potente Gestore di Stampa, che
unisce sia la modalità per utilizzare stampanti ad impatto sia
quella per gestire stampanti grafiche, infatti, ogni operatore
può scegliere il metodo che preferisce per le stampe ad uso
interno (bilanci, estratti conto, situazioni di magazzino, analisi
del venduto, ecc.), mentre le stampe dirette all’esterno (DDT,
ordini al fornitore, preventivi, fatture, ecc.) possono essere
configurate, una ad una, secondo necessità. La funzione più
importante è l’utilizzo dei Segnalibro, che compaiono sulla
parte sinistra dell’anteprima di stampa. Questi fanno da
indice per selezionare velocemente la sezione di stampa che
interessa l’operatore. È stata implementata la funzione Trova
nel Documento, tipica di Excel e Word, che evidenzia sulla
schermata il vocabolo ricercato velocizzando anche in questo
caso il reperimento dell’informazione.
Con la gestione degli zoom è possibile visualizzare più
pagine affiancate (funzione Multipage). Sono disponibili
svariate funzioni riguardo la possibilità di scelta di una
stampante differente da quella predefinita. Si può scegliere
una qualsiasi delle stampanti della rete dopo l’anteprima di
stampa, modificandone i parametri essenziali (num. copie,
selezione pagine, orientamento, ecc) senza dover modificare
le impostazioni di default della stampante scelta. Il contenuto
delle stampe è esportabile nei formati più comuni: Excel,
Word, PDF, XML, HTML, testo, ecc. rendendo le operazioni di
migrazione molto più pratiche.
DOCUMENTI VIA MAIL
TEMPO, CARTA E DENARO RISPARMIATI.
I DOCUMENTI EMESSI PER I CLIENTI, I FORNITORI E I SOGGETTI CHE HANNO RELAZIONI CON L’AZIENDA POSSONO
ESSERE TRASFORMATI IN FILE E SPEDITI, AUTOMATICAMENTE, TRAMITE E-MAIL ALLE QUALI SONO ALLEGATI: UNA
SCELTA CHE PRODUCE RISPARMI DI TEMPO E DENARO UNITAMENTE AD UN’IMMAGINE PROFESSIONALE.
011

PROFILO UTENTE
La sicurezza dei dati è stata presa in considerazione sotto diversi
aspetti in fase di progettazione di Trend Tng:
1. La sicurezza legata alla possibilità, condizionata, di
eliminare i dati.
2. La sicurezza a riguardo della validità dei dati inseriti
secondo i criteri di esattezza e completezza.
3. La possibilità di disabilitare le funzioni o attivare controlli
per la modifica o l’eliminazione in base all’utente.
4. La possibilità di oscurare o evidenziare i dati principali.
Su tutti i casi incide il Profilo Utente, cioè l’insieme delle
autorizzazioni concesse all’operatore. Il legame al gruppo di
appartenenza (Amministrazione, Commerciale, Produzione, …)
vincola l’utente stesso a criteri di profilazione macroscopici,
subordinati a restrizioni/concessioni attribuitegli ad hoc.
In base al profilo utente si può condizionare il funzionamento o
l’aspetto delle procedure, con l’obiettivo di ottenere informazioni
“sicure” sotto ogni aspetto (vedi paragrafo La Sicurezza Delle
Informazioni, pag. 4).
In questo modo sarà possibile rendere invisibile il bottone
“Elimina” da un’interfaccia, se il profilo dell’operatore non
gli consente di cancellare un dato; si potranno oscurare
informazioni riservate, ad esempio i dati contabili, agli operatori
non addetti alla manipolazione delle stesse; si potrà controllare
il dato inserito, come l’importo dell’affidamento concesso a
un cliente, imponendo limiti alla discrezionalità dell’operatore
secondo regole prestabilite.
INTEGRITA’ REFERENZIALE PROGRAMMABILE
L’integrità referenziale dei dati programmabile, integrata in
Trend Tng, rappresenta la serie di vincoli e condizioni stabiliti
dall’amministratore del sistema, che determinano l’impossibilità
di eliminare un record da un archivio (come al punto 1 del
paragrafo precedente).
Per esempio l’impossibilità di eliminare l’anagrafica di un
fornitore se questo è stato coinvolto in almeno un documento
di magazzino (vedi immagine), oppure un movimento contabile
e così via.
Questa procedura di Trend Tng non si limita solo a questo, è
possibile infatti collegare una procedura all’evento di eliminazione
che, a scelta dell’amministratore di sistema, permette
l’eliminazione ma, subito in successione, obbliga l’operatore a
una prassi prestabilita per evitare l’incoerenza tra gli archivi. Ad
esempio si può concedere la possibilità di eliminare un dato, ma
solo se lo si sostituisce con un altro.
L’insieme delle attività svolte all’interno di un’azienda debbono
essere regolamentate allo scopo di ottenerne l’ottimale
esecuzione. Le regole determinano l’efficacia delle operazioni
e incidono sull’efficienza degli operatori secondo i metodi che
la direzione ritiene più opportuni. Le regole quindi definiscono
il modo (metodo) di operare dell’individuo e incidono sugli
strumenti che utilizza per il compimento delle sue mansioni.
In buona sostanza, per questioni legate non solo alla sicurezza
degli archivi ma per motivi di discrezione, si devono imporre
limiti e vincoli agli utenti.
SICUREZZA DEI DATI: UN RISULTATO DA
RAGGIUNGERE OGNI GIORNO
L’INSIEME DEI DATI, PRODOTTI E GESTITI DALL’AZIENDA, DEVE ESSERE MANTENUTO IN SICUREZZA SECONDO I
PRINCIPI GIÀ DESCRITTI, UN COMPITO CHE TREND TNG SVOLGE ACCURATAMENTE.

REGOLAMENTARE LA GESTIONE DELLE
INFORMAZIONI: GARANZIA DI SICUREZZA
DEFINIRE REGOLE E VINCOLI PER L’UTILIZZO DELLE PROCEDURE AL FINE DI GARANTIRE CHE IL FLUSSO DEI DATI
AVVENGA SECONDO I CRITERI DI SICUREZZA E LE NECESSITÀ DELL’IMPRENDITORE.
VALIDATION RULES
Le procedure di Validation Rules (regole di convalida per
l’immissione dei dati) di Trend Tng sono strettamente legate
al concetto di sicurezza delle informazioni e permettono
all’amministratore di sistema di introdurre vincoli sui modi
di input dei dati negli archivi (come al punto 2 del paragrafo
Profilo Utente) per salvaguardarne la completezza e
l’esattezza. Con queste funzioni è possibile rendere
obbligatorio qualsiasi campo in qualsiasi maschera; oppure
fare apparire messaggi condizionati secondo l’esattezza del
dato imputato o, in funzione del valore immesso, imporne un
altro. È ovvio che per ottenere un processo coerente e senza
interruzione, nell’insieme delle informazioni utilizzate non
possano essere tralasciati quei dati che sono indispensabili
al compimento ottimale del processo stesso. Per esempio,
nel flusso del ciclo attivo che dall’offerta al cliente giunge
all’emissione della fattura, se non è stato inserito il dato del
modo di pagamento, si avrà un’interruzione sulla procedura
di fatturazione o una fattura errata. È necessario stabilire
quali dati siano necessari per ogni fase del flusso e renderli
obbligatori col sistema delle Validation Rules.
DATA DICTIONARY
L’insieme delle funzioni del Data Dictionary (regole di
funzionamento delle procedure) di Trend Tng, consentono di
porre vincoli all’utilizzo delle procedure oppure di modificare
l’aspetto delle interfacce (come ai punti 3 e 4 del paragrafo
Profilo Utente). Di fatto consentono di
cambiare le proprietà degli oggetti presenti
nelle maschere di Trend TNG in funzione
dell’utilizzatore.
Dal punto di vista della sicurezza consente,
ad esempio, di imporre la proprietà di sola
lettura su qualsiasi campo, così tutti gli
operatori potranno vederlo ma solo alcuni
modificarlo. Continuando negli esempi
è possibile far scomparire il bottone di
eliminazione di un record per gli utenti non
autorizzatiafarlo;Sipossonorenderevisibili/
invisibili i dati sulle schermate secondo
il gruppo di appartenenza dell’utente: gli
utenti del gruppo Produzione non possono
accedere, nemmeno in visualizzazione, ai
dati riservati al gruppo Amministrazione;
gli Utenti del gruppo Commerciale hanno
una scheda in Anagrafica Clienti chiamata
“Note dell’Agente” alla quale gli altri gruppi non accedono. 013

WORKFLOW:
RISPETTARE IL PROTOCOLLO DI LAVORO
STABILIRE PROTOCOLLI PER L’EMISSIONE E LA GESTIONE DEI DOCUMENTI GESTITI DAI REPARTI CONSENTE DI
RIDURRE AL MINIMO LE PROBABILITÀ D’INTERRUZIONE DEI PROCESSI AZIENDALI.
WORKFLOW
Il modulo di Gestione dei Work Flow, integrato in Trend TNG,
influisce sulle possibilità di fruizione della procedura Movimenti
di Magazzino e sulle modalità di utilizzo della stessa. Questa
viene utilizzata dagli operatori per emettere documenti,
secondo una serie di vincoli decisi dalla direzione a seconda
del flusso documentale, con l’obiettivo di ridurre al minimo la
possibilità di errore accrescendo la qualità delle informazioni.
L’utilizzo di una procedura legata ad un metodo workflow è
basata sul seguente principio di funzionamento:
• Avvio della procedura
• Identificazione del protocollo in base alla procedura e
all’operatore
• Esecuzione della procedura secondo le regole definite
• Reazione della procedura in base agli eventi verificatisi
• Termine della procedura
Il tutto avviene secondo regole diverse in funzione
dell’utilizzatore.
Queste autorizzazioni sono legate sia al login (Profilo Utente)
che l’operatore introduce in fase di accesso a Trend Tng
inserendo nome utente e password, sia alle regole introdotte
nella procedura Movimenti di Magazzino dall’amministratore di
sistema (Validation Rules e Data Dictionary).
In pratica il WorkFlow corrisponde al protocollo di operazioni da
svolgere per una sequenza di documenti, ad esempio preventivo
-> ordine cliente -> documento di trasporto -> fattura; in
funzione dello stato di ogni documento la procedura reagisce
impedendo alcune delle funzioni tipiche, come ad esempio
la stampa, ma incide anche su procedure che potrebbero
coinvolgere il documento stesso nel seguito del flusso, come la
possibilità di fatturazione per un DDT, l’impossibilità di evasione
per un ordinativo oppure l’inserimento nel piano di produzione
di una commessa.
Questo modulo si può programmare ulteriormente rispetto alle
sue funzioni standard, in base alle esigenze dell’azienda con
l’SDK. Ad esempio si può impostare il WorkFlow del documento
Ordine del Cliente in modo che, alla presenza di articoli
particolari o fuori dello standard, blocchi il flusso documentale
finché un responsabile tecnico non lo abbia convalidato oppure
abbia compiuto determinati controlli.
Da notare che la richiesta di convalida arriva al responsabile in
modo automatico tramite il servizio di messaggistica integrato
nel modulo Comunicazioni di Trend.

WORKFLOW:
CHI PUO’ FARE COSA?
LIMITARE LA DISCREZIONALITÀ DEGLI OPERATORI REGOLANDO L’UTILIZZO DI FUNZIONI E PROCEDURE O,
SECONDO LO STATO IN CUI SI TROVA UN DOCUMENTO, IMPOSTARE LINEE GUIDA PER L’ELABORAZIONE DEI DATI,
È UNO DEI METODI PER OTTENERE FLUSSI D’INFORMAZIONI CORRETTI.
WORKFLOW VENDITE
Codice Documento Stato Autorizzati Limiti
1 PREV
Preventivo al
Cliente
Inserito
Gruppo Commerciale; Fabio;
Franco
no stampa, no piano di carico e
piano di produzione, no MRP.
Convalidato Fabio; Franco
no piano di carico e piano di
produzione, no MRP
2 ORCL
Conferma al
Cliente
Spedita Gruppo Commerciale; Fabio;
no piano carico, prod, MRP
no piano di carico
Confermata Gruppo Commerciale; Fabio; no piano carico
Evadibile Giuseppe
3 DDT D.d.T. Fatturato Gruppo Magazzino; Giuseppe
no creazione manuale, solo copia
da ORCL, no modifica se fatturato
4 FATT Fattura Gruppo Amministrazione
stampare se manca un prezzo in
D.D.T.
015
Innanzitutto va sottolineato che qualsiasi operatore che
inserisca qualsiasi documento dovrà indicarne lo stato: questo
significa che la procedura identifica il WorkFlow da eseguire in
funzione del codice del documento, quindi impone le regole al
soggetto che compila i dati secondo le regole di quel particolare
flusso e secondo le restrizioni legate all’utente.
Un semplice esempio di workflow può essere il seguente: la
direzione determina il seguente flusso documentale per la
vendita dei propri prodotti.
Questo protocollo di lavoro riguarda tutti i documenti e gli
operatori che sono coinvolti nel ciclo di vendita degli articoli
proposti da un’ipotetica azienda.
Consideriamo il passo 1 che riguarda il documento Preventivo
codificato come PREV e per il quale sono possibili due stati,
INSERITO e CONVALIDATO, ognuno dei quali subordinato a
determinate regole.
Di fatto solo alcuni operatori sono autorizzati a compilare
questo documento: tutti gli addetti del Gruppo Commerciale,
Fabio e Franco. Tutti possono impostare lo stato INSERITO,
ma solamente Fabio e Franco sono abilitati per lo stato
CONVALIDATO che è la condizione necessaria per stampare
il documento e, soprattutto, indipendentemente da quale sia
lo stato il documento, questo non potrà mai essere inserito in
un piano di carico o in un piano di produzione o coinvolto nel
modulo MRP I.
Prendiamo in esame il passo 2, che riguarda il documento
Conferma al Cliente codificato come ORCL, per il quale sono
stabiliti tre possibili stati, SPEDITA CONFERMATA e EVADIBILE,
ognuno dei quali subordinati a determinate regole.
Come nel passaggio precedente solo alcuni operatori sono
autorizzati a compilare questo documento: tutti gli addetti
del Gruppo Commerciale, Fabio e Giuseppe. Tutti possono
impostare lo stato SPEDITA o CONFERMATA, ma solamente
Giuseppe lo stato EVADIBILE che è la condizione necessaria per
coinvolgere il documento nelle fasi successive del flusso.
Impostazioni come queste prese ad esempio compongono
i vari tipi di WorkFlow utilizzati nelle diverse aree aziendali:
vendite, acquisti, produzione, spedizioni, amministrazione, …;
questi evitano che i documenti possano essere compilati da
chiunque, stabilisce i responsabili che controllino l’esattezza
degli stessi, impongono limiti ad altre funzioni dell’ERP, per
evitare che eventuali errori, contenuti nei documenti, possano
comprometterne l’elaborazione.

TREND TNG E LA TELEFONIA VoIP,
L’UNIONE CHE FA LA FORZA.
L’INTEGRAZIONE TRA LA RETE TELEFONICA E TREND TNG OFFRE OPPORTUNITÀ, NON REALIZZABILI CON LA
TELEFONIA E I CENTRALINI TRADIZIONALI, TALI DA POTER SODDISFARE IL BISOGNO DI EFFICIENZA E DI RISPARMIO
DI TEMPO DELLE AZIENDE.
Il MODULO VoIP
Utilizzare il sistema di telefonia VOiP integrato al Modulo
Comunicazioni di Trend TNG significa poter scambiare dati
con un centralino software. Quali vantaggi porta questa
integrazione?
Innanzitutto la Rubrica di Trend TNG può essere utilizzata per
comporre automaticamente numeri di telefono o fax: da ogni
campo delle interfacce, contenente un numero telefonico, si
può avviare una telefonata con un semplice click destro del
mouse. Questa funzione porta risparmi di tempo certi ed è solo
la più semplice dell’integrazione.
La procedura più importante è quella che consente il
riconoscimento del chiamante: quando il centralino software
riceve una chiamata, fornisce il numero in entrata a Trend TNG
che, scorrendo la Rubrica, trova l’anagrafica corrispondente.
A questo punto Trend esegue un programma che comprende
diverse procedure: in primo luogo, se il cliente è presente nella
lista dei soggetti “bloccati” (il blocco può riguardare situazioni
contabili aperte, la registrazione d’insoluti, …), il software
allerta l’operatore e può indirizzare la chiamata sull’interno del
personale addetto all’Amministrazione.
Se non ci sono pendenze, un’interfaccia consente all’operatore

che riceve la chiamata di raggiungere velocemente i dati
legati al soggetto, fornendo prova di organizzazione e cura
nei rapporti con l’esterno: le scritture contabili, l’archivio
documenti, le trattative memorizzate sul CRM, …; dalla stessa
schermata è possibile stampare un estratto conto e inviarlo
per fax o via mail; per le aziende che forniscono servizi di
assistenza è possibile aprire lo storico degli interventi tecnici
eseguiti presso il soggetto e quelli ancora in carico.
Se la telefonata determina un’operazione successiva da
svolgere, ad esempio la formulazione di un preventivo o un
intervento tecnico, questa può essere iniziata direttamente
dall’interfaccia del modulo VoIP.
Secondo l’esito della conversazione è possibile registrare la
stessa in un archivio di chiamate in sospeso, suddivise tra
gli operatori che dovranno completarle, condiviso tra tutte le
postazioni: per gli utenti di Trend TNG, in ogni momento, anche
al di fuori dell’azienda, è possibile sapere chi li ha cercati al
telefono e, tempestivamente, richiamare il soggetto.
La chiamata ad ogni modo è stata storicizzata nell’archivio
del centralino software: questo consente di sapere quanto, in
termini di tempo e numero di chiamate, un soggetto impegna
l’azienda telefonicamente; inoltre è possibile sapere quando
questi ha chiamato e con quale interno ha parlato.
PECULIARITA DEI CENTRALINI VoIP
La semplicità d’uso del software che comanda il centralino
VoIP permette di utilizzare funzioni che, nei sistemi tradizionali,
sono attivate solo dal fornitore dell’apparecchiatura con costi
maggiori. Ad esempio memorizzare un nuovo messaggio
di benvenuto, programmare fasce orarie per il risponditore
automatico, modificare le musiche di cortesia, è semplice e
può essere gestito dagli utenti autonomamente.
Questa soluzione di telefonia software sfrutta investimenti
e risorse già esistenti in azienda, ossia il PC e la rete dati
aziendale senza costringere all’acquisto di nuovo e costoso
hardware: è sufficiente una normale
cornetta USB oppure una cuffia con
microfono. L’utilizzo della rete dati
permette, ad esempio, di collegare le
sedi remote e “vederle” come interni
della propria rete telefonica senza costi
di chiamata.
Si possono regolamentare le chiamate in
uscita, quindi inibire i prefissi a pagamento,
oppure si può convogliare su sim card
integrate al centralino le chiamate ai
cellulari abbassandone il costo.
Ogni operatore può controllare una propria segreteria telefonica
o una casella vocale, un messaggio di cortesia o deviare su altri
interni o numeri le chiamate in ingresso.
In conclusione, questo tipo di telefonia converge verso la rete
dati dell’azienda e l’unione di queste infrastrutture consente
una maggiore efficacia nello svolgimento delle mansioni da
parte degli utenti.
VOICE OVER IP:
VoIP
LA TELEFONIA IP NON VA CONFUSA CON LA POSSIBILITA’ DI USARE INTERNET PER TELEFONARE RISPARMIANDO
DENARO, E’ INVECE QUALCOSA DI MOLTO PIU’ COMPLESSO ED AVANZATO: E’ LA TECNOLOGIA CHE PERMETTE LA
CONVERGENZA DELLA RETE TELEFONICA AZIENDALE SULLA RETE DATI.
017

ROBOT, IL COLLEGA INVISIBILE
CHE FA TUTTO QUELLO CHE GLI CHIEDI
AUTOMATIZZARE LE ATTIVITÀ È UNO DEI METODI PER AVERE LA CERTEZZA CHE QUESTE SIANO ESEGUITE
TEMPESTIVAMENTE E CONSTANTEMENTE.
ROBOT
Il modulo ROBOT si sostituisce agli utenti del gestionale nel
compiere alcune operazioni che periodicamente svolgono
tramite le normali procedure di Trend TNG.
L’attività ricorrente, come può essere considerato l’invio di
solleciti per il recupero crediti, il sollecito ai fornitori per
ordinativi inevasi o la stampa degli articoli sotto scorta, è
eseguita automaticamente da ROBOT senza l’intervento
degli operatori, assicurando risparmi di tempo, precisione
nelle operazioni e garantendo
ai responsabili che queste siano
svolte tempestivamente e nei
tempi indicati.
Di fatto si possono inserire tra le
attività ricorrenti anche procedure
personalizzate per l’utilizzatore di
Trend TnG: procedure per cambiare
automaticamente la categoria del
cliente, da “attivo” a “inattivo”, in
funzione del fatto che non generi
fatturato per un dato periodo,
stampe che si riferiscono al budget
degli agenti spedite per fax o via
mail, invio di Newsletter, etc.
Per le attività di stampa si possono
indicare quali stampanti utilizzare
per compiere l’operazione: si può
stampare il fatturato del mese
sulla stampante del responsabile
commerciale, il bilancio mensile
su quella del responsabile
amministrativo.
Per le attività di spedizione, in
particolare, consente la produzione
di report che è possibile spedire
come allegato in mail e/o per
fax prelevando indirizzi o numeri
telefonici dalle rubriche in
anagrafica.
ROBOT è uno “schedulatore” di
attività, in pratica si sceglie (o la si
crea ex-novo) la procedura che deve
essere eseguita automaticamente
e per questa s’imposta un calendario: esecuzione giornaliera,
settimanale, ecc.; alla data di inizio prestabilita, il “motore” di
questa procedura entra in funzione, ed esegue le operazioni
programmate.

PAROLA DI AMMINISTRATORE.
ERP: UN INVESTIMENTO STRATEGICO A SUPPORTO DEL MANAGEMENT AZIENDALE. UNA MOLTEPLICITÀ DI
MODULI CHE FANNO DI TREND TNG UNO STRUMENTO VALIDO, FLESSIBILE E PERSONALIZZABILE, UN’INSIEME DI
PROCEDURE CHE GARANTISCE SICUREZZA E COMPLETEZZA AI DATI, CHE PERMETTE STIME, ANALISI E VALUTAZIONI
DI PERFORMANCE AL FINE DI OTTENERE MASSIMI RISULTATI.
PERCHÉ HA SCELTO TREND TNG, L’ERP DI TDA INFORMATICA?
Tra tante proposte è quello che meglio si adatta alle esigenze
dell’azienda nella configurazione standard, con ulteriori
possibilità di personalizzazione date dal kit di sviluppo integrato
SDK. La completezza funzionale per ognuna delle aree
aziendali, le ampie funzioni di controllo, la garanzia di sicurezza e
completezza dei dati ci ha definitivamente convinti.
UN INVESTIMENTO IMPORTANTE…..
La gestione dei processi dell’impresa secondo quanto stabilito
dalla direzione è uno dei punti su cui misurare il ritorno
dell’investimento. L’aumento della precisione nello svolgimento
delle funzioni, unito a notevoli risparmi di tempo, ci ha permesso
di ammortizzare in un breve periodo l’investimento economico.
QUALI SONO LE FUNZIONI CHE APPREZZA DI PIÙ NELLA SUA
VESTE DI AMMINISTRATORE?
La completezza delle funzioni per il controllo della performance
aziendale, che possiamo “regolare” autonomamente in base alle
nostre esigenze.
Il modulo per la Business Intelligence è utilizzato da tutti i
responsabili di reparto, ognuno secondo le proprie necessità. Il
set di report per valutare i risultati delle attività è ampissimo.
Queste procedure sono sia il metro per misurare le performance
dei reparti, che lo strumento per ideare nuove strategie o
correggere i nostri difetti.
È DIFFICILE UTILIZZARE TREND TNG?
Il modulo ROBOT aiuta gli amministratori, che solitamente
utilizzano meno il software. ROBOT può essere programmato
per effettuare i controlli e le procedure più svariate: dalla verifica
dei budget alla stampa del bilancio, dal controllo dei fatturati
alla stampa dei flussi di cassa.
I risultati di queste elaborazioni ci arrivano via mail oppure
li troviamo direttamente nella nostra stampante, nei tempi
che abbiamo stabilito e senza necessariamente sapere come
funzionino queste procedure.
QUAL È LA PIÙ INTERESSANTE TRA LE PROCEDURE
CHE UTILIZZA?
Il Cash Flow, perché è una rappresentazione delle risorse
economiche dell’azienda proiettata nel futuro: tutti gli impegni
economici al passivo vengono confrontati con quanto risulta
all’attivo. Ci permette di prevedere i periodi in cui potremmo
trovarci in carenza di liquidità e comportarci in conseguenza. Ci
consente di lavorare tranquilli.
QUALI ALTRI MODULI FANNO LA DIFFERENZA, AGLI OCCHI
DELL’IMPRENDITORE?
Sicuramente il WorkFlow, che permette di regolarizzare
il flusso dei documenti e delle procedure che li elaborano
secondo i protocolli stabiliti dalla direzione: un ordinativo, il cui
ammontare supera un dato limite, non può essere processato
se non convalidato dal responsabile acquisti; l’ordinativo di un
cliente deve essere convalidato dall’ufficio tecnico prima di
passare ai reparti di produzione. In pratica si stabiliscono le
regole e le procedure obbligano gli addetti ad operare secondo
le linee guida dettate dalla direzione.
SEMPRE PIÙ SI PARLA DI SICUREZZA….
I moduli che garantiscono la sicurezza e la completezza dei dati
ci danno la certezza che ogni operazione sia compiuta al meglio.
Possiamo stabilire, per ogni procedura, quali dati sia
obbligatorio inserire; possiamo identificare chi può far cosa
(vedere, modificare, cancellare, stampare,…) su ogni interfaccia;
possiamo disabilitare funzioni o crearne di nuove.
I metodi per stabilire queste regole, facili da applicare per
chiunque sia autorizzato, permettono lo svolgimento delle
operazioni con il massimo del risultato.
COSA PUÒ DIRCI IN CONCLUSIONE DI TREND TNG?
In una impresa, il responsabile di una funzione aziendale deve
svolgere le proprie mansioni per il massimo profitto dell’azienda.
Sono compiti di carattere strategico il cui valore aumenta in
funzione del tempo che gli si può destinare; purtroppo, sempre
più spesso, vediamo questo tempo diminuire per fare spazio
ad altri incarichi: controllo delle operazioni, reperimento delle
informazioni strategiche, sollecito degli addetti.
Abbiamo demandato al sistema
Trend TNG queste incombenze,
comunque importanti, tornando
al nostro compito principale:
decidere i miglioramenti.
INTERVIEW
019

ARCHIVIAZIONE OTTICA
OGNI FILE AL POSTO GIUSTO!
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE: NON È SOLAMENTE UN CONTENITORE DELLE IMMAGINI DEI DOCUMENTI
RICEVUTI O EMESSI DALL’AZIENDA, MA UN ARCHIVIO DI TUTTE LE TIPOLOGIE DI FILE GESTITE.
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
Il modulo Archiviazione Documentale permette l’archiviazione
ottica dei documenti ricevuti oppure emessi dall’azienda,
relazionandoli al soggetto che li ha inviati o ricevuti.
Per documenti s’intendono tutti gli oggetti (file) del mondo
Windows: documenti Word, cartelle di lavoro Excel, file di
Autocad, file in formato PDF, Mail, ecc. Per soggetto s’intende
un record appartenente agli archivi clienti, fornitori, contatti,
prospect, prodotti, commesse e registrazioni contabili.
L’operazione di relazione è pratica perché sfrutta la tecnica di
“drag & drop”, tipica di Windows, in questo modo l’utilizzatore
di Trend può “trascinare” con il mouse un oggetto sull’icona
che rappresenta il Modulo di Archiviazione Documentale: la
procedura richiede di specificare il soggetto, la descrizione,
la categoria alla quale appartiene l’oggetto e l’operazione è
conclusa. Da questo momento è possibile “aprire” il file così
archiviato dalle schede
anagrafiche dei
soggetti e da tutti i
terminali di Trend.
Inoltre, terminate
queste operazioni, il
file fisico è copiato
in una locazione
centralizzata della
rete secondo le regole
di archiviazione
stabilite dai
responsabili.
Questo permette di
raggruppare tutta la
documentazione in
possesso dell’azienda
in una posizione certa,
così da poter eseguire
i backup senza
perdere nessuna
informazione e,
soprattutto, consente
di condividere le
informazioni legate
ai soggetti, ma
contenute in file
esterni all’ERP, tra
tutti gli utenti di Trend
TNG.

GESTIONE DELLE REVISIONI
Il modulo archiviazione documentale permette anche la
Gestione delle Revisioni dei documenti emessi.
In pratica le routine che stampano i documenti di magazzino
(proforma, conferme d’ordine, ddt, ordini al fornitore, ...) e
le fatture, automaticamente, memorizzano l’immagine del
documento secondo il profilo di archiviazione stabilito: il
documento emesso viene più volte memorizzato (un file in
formato pdf per ogni revisione) in funzione delle modifiche
subite.
Ad esempio, eseguendo una modifica su un ordinativo (ordine
fornitore, ordine cliente, …) il modulo lo archivia nella categoria
Ordini Revisionati, numerando differentemente ogni singola
revisione.
MOTORE DI RICERCA
Questo modulo è associato a un motore di ricerca
che permette di trovare i documenti archiviati.
Nella ricerca si possono introdurre filtri per data,
per categoria, per soggetto (cliente, fornitore,
contatto, prodotto, commessa, prospect), è
possibile utilizzare filtri per stringa contenuta
nella descrizione, nelle annotazioni e parole
contenute all’interno del documento stesso.
Il motore di ricerca trova tutti i documenti che
soddisfano i filtri applicati e ne visualizza i
risultati in una griglia che riporta in anteprima il
documento; trovato il documento richiesto lo si
può tranquillamente aprire per consultarlo,
modificarlo o stamparlo.
Il modulo Archiviazione Documentale
è alla base delle procedure di
archiviazione sostitutiva che
permettono la de-materializzazione
dei documenti per i quali fino ad ora
è stata necessaria la conservazione
del cartaceo.
021
LA REVISIONE DEI DOCUMENTI:
TENER TRACCIA DELLE MODIFICHE
SU OGNI DOCUMENTO, PRINCIPALMENTE SULLE OFFERTE, ORDINI AL FORNITORE E CONFERME D’ORDINE
AL CLIENTE, OGNI MODIFICA DOVUTA ALLE TRATTATIVE INTERCORSE VIENE MEMORIZZATO IN UN FILE
CONSENTENDONE LA STORICIZZAZIONE.

CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT:
CRM.
Le applicazioni CRM sono utilizzate per tracciare i contatti con i referenti esterni all’azienda,
memorizzandoli nei database, in modo che tali interazioni possano essere analizzate con lo
scopo di migliorare i processi AZIENDALI E LE RELAZIONI CON L’ESTERNO.
CRM
La traduzione dell’acronimo CRM è “gestione delle relazioni con
i clienti” e indica quegli strumenti che permettono di seguire
ogni passaggio dei contatti con la clientela.
L’utilizzo di questo tipo di strumento ha come principale obiettivo
la fidelizzazione del cliente, ma non è solo con il cliente che una
azienda si relaziona.
Il CRM è utile per tracciare i rapporti intercorsi con i Fornitori,
i Contatti ed i Potenziali Clienti (Prospect), o per monitorare
lo svolgimento di particolari attività, per permettere ai reparti
aziendali di reagire a situazioni che potrebbero compromettere
il rapporto con i soggetti che interagiscono con l’azienda.
Reclami, nuove richieste di offerta, valutazioni sui prodotti
acquistati o sui servizi forniti, per fare alcuni esempi di relazione,
possono e devono essere registrate poiché, opportunamente
elaborate, saranno utilizzate per rettificare processi aziendali
insufficienti e per attuare nuove strategie, nell’ottica di
miglioramento che guida ogni impresa.
Il CRM è un valido supporto per gli agenti dell’area Commerciale
Vendite: consente loro di tenere una sorta di diario riguardante
la trattativa/relazione con il cliente e, allo stesso tempo,
fornisce i promemoria delle prossime azioni da eseguire come,
ad esempio, fare una telefonata, spedire un fax, preparare un
preventivo.
Il promemoria è una funzionalità che, in situazioni in cui un
agente gestisca più trattative simultaneamente, permette di
non tralasciare nessuna relazione e allo stesso tempo consente
di essere tempestivi e precisi nel compierle.
Un’altra importante funzionalità per l’area commerciale è la
procedura per l’invio massivo di mail o fax, che può essere
utilizzata per trasmettere Newsletter a un insieme di nominativi.
Questo insieme può essere creato estrapolando i nominativi
secondo le loro caratteristiche di profilo: tutti i prospect o clienti
di una certa zona, di un certo settore produttivo, che hanno
generato un fatturato compreso in un range prefissato, in modo
che si possa spedire loro informazioni mirate.
Un’applicazione CRM può essere adottata per aumentare
il numero dei clienti, fidelizzare i clienti attuali, ma anche
revisionare processi produttivi o servizi.
Con riferimento a quest’ultima ipotesi facciamo un esempio:
supponiamo di voler misurare la qualità del servizio consegne
dell’azienda. Innanzitutto si stabiliscono gli indicatori per la
valutazione dello stesso: rispetto dei termini di consegna,
rispetto delle quantità, validità degli imballi, cortesia degli
operatori, ecc., quindi si procede a “intervistare” i destinatari
della prestazione. Dall’analisi dei risultati deriveranno le
strategie per il miglioramento del servizio: se l’indicatore
del rispetto delle quantità non rientra nei valori ammessi, si
sceglierà di migliorare le modalità di controllo al carico; se
l’indicatore della validità degli imballi non è soddisfacente si
procederà al vaglio di prodotti più resistenti.
In conclusione un CRM consente di memorizzare le relazioni
avvenute con i referenti dell’azienda e di predisporre le attività
future per gli addetti di qualunque mansione, garantendone il
tempestivo e certo svolgimento e rendendo possibile valutare
gli accadimenti, sia per accertarne il buon esito che per trarne
informazioni utili all’ideazione di percorsi di miglioramento
CAMPAGNE COMMERCIALI
Gli operatori possono sfruttare la funzione per la creazione di
“Campagne Commerciali”, ossia determinare una sequenza di
azioni per un insieme di nominativi con lo scopo di schedulare
una sequenza di azioni sugli stessi e per più incaricati.
Tipico è il caso delle campagne commerciali per le vendite, nelle
quali, dopo aver selezionato l’insieme di nominativi, li si contatta
in sequenza con vari mezzi: telefono, fax, mail, spedizioni postali,
ecc, secondo un susseguirsi di azioni prestabilite e seguendo il
metodo ritenuto più opportuno per raggiungere l’obiettivo.
Una serie di stampe di controllo, oppure tramite il modulo
Business Intelligence, permettono di analizzare il rendimento
di queste campagne, nonchè la produttività degli operatori
dell’area commerciale

IL MONITOR DEL CRM
Questa procedura permette di controllare lo svolgimento di una
o più “azioni”, che devono essere eseguite nei tempi stabiliti da
uno o più incaricati per raggiungere un obiettivo: questo può
essere la tentata vendita
di un prodotto, dar seguito
ad una specifica richiesta
del cliente, gestire una
attività ricorrente in
azienda (recupero crediti,
contatto periodico per
Customer Care), seguire
una trattativa con un
fornitore.
Le azioni ancora da
svolgere confluiscono
nel “Monitor” di ciascun
incaricato e vengono
evidenziate con diverse
colorazioni in base al
ritardo e comunque sono
ordinate in funzione
della data prevista. Lo
svolgimento di un’azione
comporta l’invio di un
messaggio, e quindi un
impegno in calendario,
per l’incaricato dell’azione
successiva invitandolo
quindi a svolgerla.
ATTIVITÀ RICORRENTI
La procedura Attività Ricorrenti, facente parte del CRM di Trend
TNG, consente di creare insiemi omogenei di clienti sui quali
è stata programmata un’attività da compiere periodicamente:
nell’ambito dell’area amministrazione questa può essere
l’attività di recupero crediti, per l’area commerciale l’attività di
monitoraggio della Customer Satisfaction, ma in pratica può
essere utilizzata da tutti i reparti.
Un esempio che si riferisce a quest’ultimo caso può essere il
seguente: si stabilisce che i clienti debbano essere contattati
telefonicamente, al minimo ogni due mesi, dagli addetti dell’area
commerciale: questo modulo provvederà ad alimentare il
Monitor degli operatori con l’azione “Telefonata Periodica” per
i nominativi il cui ultimo contatto supera il periodo stabilito e si
potrà valutare dallo storico dei resoconti il grado di soddisfazione
della clientela. L’archivio delle Attività Ricorrenti è alimentato
da alcune procedure di Trend TNG: il modulo Gestione Insoluti
oppure la stampa “Promemoria Rimesse Scadute”, generano
la sequenza di azioni “Fax” (fax con la richiesta di saldo per
l’insolvenza registrata o con l’elenco delle rimesse scadute) e
“Telefonata di Chiarimento” che successivamente sono inserite
nei monitor degli addetti in modo che, tempestivamente, il
reparto amministrazione possa attivarsi presso il cliente.
023
CRM:
CHI DEVE FARE COSA?
IL CRM, UTILIZZATO PER CONTROLLARE E SOLLECITARE LO SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITÀ RICORRENTI
DELL’AZIENDA, È UN VALIDO STRUMENTO PER L’AUMENTO DELLA PRODUTTIVITÀ DEI REPARTI.

VALUTARE LA PERFORMANCE,
PER CREARE STRATEGIE.
LE AZIENDE ELABORANO LE INFORMAZIONI RACCHIUSE NEI PROPRI DATABASE PER TRARRE VALUTAZIONI E
STIME RIGUARDANTI IL CONTESTO AZIENDALE. PER COMPRENDERE L’ANDAMENTO DELLE PERFORMANCE
DELL’AZIENDA, GENERARE STIME PREVISIONALI, IPOTIZZARE SCENARI FUTURI E PERCORSI DI MIGLIORAMENTO.
BUSINESS INTELLIGENGE
L’applicazione di Business Intelligence, integrata in Trend TNG,
supporta i manager nella valutazione dell’andamento aziendale,
perché permette di monitorare gli aspetti critici delle attività
fondamentali per l’impresa.
Questa procedura, istante per istante, esegue analisi come
l’andamento delle vendite, dei costi, della performance degli
agenti, della produttività dei centri lavoro, …, e li confronta con
i valori preventivati dall’imprenditore: in funzione del risultato
il sistema produce report ed e-mail contenenti le analisi
stesse, corredate da grafici, cruscotti, fogli Excel, e li invia ai
responsabili delle varie aree e reparti.
Il monitoraggio e il rendiconto continui consentono agli addetti
di concentrarsi sulle strategie da adottare per migliorare,
tempestivamente, i processi alla base delle attività vitali per
l’azienda.
L’INTEGRAZIONE CON TREND TNG
È universalmente riconosciuto che gli strumenti di Business
Intelligence ricoprono un ruolo fondamentale per misurare la
performance aziendale con lo scopo di migliorarne i processi
e le attività. Questo concetto, su cui concordano manager e
imprenditori, è valido per le imprese di qualsiasi dimensione ma
diversi fattori influiscono sulla possibilità di implementare nel
sistema informatico tale strumento: innanzitutto le operazioni
di collegamento ai database
dell’ERP, che richiedono
competenze tecniche, quindi,
in seguito, la capacità di
configurazione delle analisi,
che richiedono competenze
specifiche solitamente affidate
a terze parti.
L’integrazione del modulo
di Business Intelligence
con Trend TNG consente di
superare questi problemi;
l’allineamento con i database
è semplificato da funzioni
che guidano l’utente nella
creazione delle relazioni tra gli
archivi, mentre una numerosa
raccolta di analisi già
impostate per il monitoraggio
delle attività più importanti,
sopperisce a eventuali difetti di
perizia

LA RACCOLTA DELLE ANALISI PREIMPOSTATE
Il modulo di Business Intelligence, integrato con Trend TNG, è
corredato da una serie di analisi già impostate, che elaborano
i database di Trend TNG costantemente aggiornati, utilizzabili
senza doverle configurare a priori.
La raccolta è fruibile da tutte le aree aziendali; citiamo le analisi
più interessanti o importanti.
• Per l’area Amministrazione: Analisi dei Flussi Finanziari,
dei Fatturati, dei Debiti/Crediti, delle Immobilizzazioni,
degli Incassi/Pagamenti.
• Per l’area Commerciale: Analisi del Venduto, della forza
Vendita, delle Marginalità, dei Deprezzamenti.
• Per l’area Produzione: Analisi della Produttività (Operatori
e Centri di Lavoro), della Commessa, dei Tempi di
Produzione, degli Scostamenti.
• Per l’area Magazzino: Analisi delle Movimentazioni, delle
Scorte, degli Indici di Rotazione.
E’ importante rilevare che questo modulo, pur essendo
collegato in modo nativo al database di Trend TNG, si connette
a tutte le tipologie di database del mondo Windows, così che
l’applicazione di BI possa essere utilizzata per generare analisi
anche da archivi provenienti da altri strumenti.
025
ANALIZZARE E AGIRE,
COSÌ RAGGIUNGI IL SUCCESSO.
CONTROLLO CONTINUO DEI RISULTATI DELLE ATTIVITÀ AZIENDALI E ELABORAZIONE DI STRATEGIE MIGLIORATIVE
DEI PROCESSI E DEI COMPORTAMENTI PER INCREMENTARE IL PROPRIO VANTAGGIO COMPETITIVO.
Azienda / Management
Trend TNG
Elaborazione di Strategie
Migliorative
Risultato delle Attività
(Database Trend TNG)
Attività Fondamentali dell’Azienda
Rendiconto ai Responsabili
( Report, Cruscotti, Grafici, … )
Monitoraggio dei Risultati
(Analisi Business Intelligence)
Riallineamento dei Processi,
Tecnologie e Persone

INTRODUZIONE
002
INTERFACCIA GRAFICA
006
PRODUTTIVITA’ PERSONALE
008
AREA ARGOMENTO
INTRODUZIONE IL VALORE DELLE INFORMAZIONI
LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
LA QUALITA’ DELLE INFORMAZIONI
LA SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
IL SOFTWARE DI TIPO COLLABORATIVO
IL SOFTWARE ERP TREND TNG
INTERFACCIA GRAFICA DESKTOP
BARRA LATERALE
BARRA DI LAVORO
ANAGRAFICHE
NAVIGAZIONE GLOBAL
PRODUTTIVITA’ PERSONALE CONTATTI
MESSAGGI
CALENDARIO
E-MAIL DOCUMENTALE
GESTORE DI STAMPA

SICUREZZA
011
WORKFLOW
014
VoIP
016
CRM
022
BUSINESS INTELLIGENCE
024
INDICE FUNZIONI
026
027
AREA ARGOMENTO
SICUREZZA PROFILO UTENTE
INTEGRITA’ REFERENZIALE PROGRAMMABILE
VALIDATION RULES
DATA DICTIONARY
WORKFLOW WORKFLOW
VoIP Il MODULO VoIP
PECULIARITA DEI CENTRALINI VoIP
ROBOT ROBOT
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
GESTIONE DELLE REVISIONI
CRM CRM
CAMPAGNE COMMERCIALI
IL MONITOR DEL CRM
ATTIVITÀ RICORRENTI
BUSINESS INTELLIGENCE BUSINESS INTELLIGENGE
L’INTEGRAZIONE CON TREND TNG
LA RACCOLTA DELLE ANALISI PREIMPOSTATE
ROBOT e ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
018

TDA INFORMATICA SRL
Strada della Selva Grossa sn,
61122 Pesaro
tel 0721 200178
fax 0721 202858
info@tdainformatica.it
www.tdainformatica.it

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