SharePoint Einführung und Anwenderschulung

Herzlich Willkommen
zur SharePoint-
Schulung
Locatech IT Solutions GmbH
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44227 Dortmund

Tel: +49 231 9159650
Web: http://www.locatech.com

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Einführung SharePoint 2010
• Einleitung, kurze Vorstellung
• Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe
• Team-Arbeitsbereich / Webseite
• Listen + Vorlagen / Outlook-Integration
• Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen
• Dokumente verwalten, erstellen, ablegen
• Seitengestaltung/Webparts
• Ansichten, Auswertungen, Suche
• Grafische Auswertungen - Diagramme
• Benachrichtigungen und Workflows
• Datenübernahme
• WIKI
• Benutzerverwaltung/Berechtigungen


Themen
Enterprise 2.0 / Wissensmanagement für Unternehmen
Vereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint
Einführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)

Leistungsportfolio Schwerpunkte
Prozess- und IT-Beratung Microsoft-Technologien
Anforderungsanalyse Microsoft SharePoint
Spezifikation & Pflichtenhefte Customizing, Integration
IT-Workshops & Schulungen Programmierung
Projektmanagement & -umsetzung Beispiele:
Einführung, Schulung Vertragsmanagement
Wissenstransfer, Dokumentation Qualitätsmanagement
Software-Lokalisierung, Übersetzung Reklamationsmanagement
Support- und Ticketsysteme
Business Intelligence / Data Warehouse


Unser Thema - Unternehmensprozesse „2.0“
Dokumente
einfacher
verwalten!
Kosten senken!

Zusammenarbeit
im Team
verbessern! Informationen
schneller finden!

Freigabeprozesse
vereinfachen und Produktivität bei
automatisieren! Informationsprozessen
steigern!

Wissens-
Management
Zusammenarbeit mit
praxisnah
Lieferanten verbessern!
einführen!

Organisationsprozesse im Alltag
Server + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email-
Dokumentverwaltung + …


SharePoint – Allrounder für alle Unternehmensprozesse

Auswertungen & Zusammenarbeit
Reports im Team

Formulare und
Workflows
SharePoint Web-Portal

Dokumentablage &
Volltextsuche
Content Management


SharePoint-Begriffe Für zentrale
Admins

• SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-Infrastruktur
• Webanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich
– Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele Webseiten
– Webseite = Arbeitsbereich für Benutzer
• WebParts, WebPart-Seiten Für Inhalts-
• Bibliotheken Manager
• Listen
• Ansichten
• Workflow

Elemente
für
Benutzer

SharePoint Farm +
Webanwendung
• Server-Infrastruktur
• Wird von Systemadministrator/IT
erstellt
• Zentrale Konfigurationen
– Webadresse(n)
– Beschränkung Zugriffsgruppen
– Anbinden zentraler Dienste/Drittsysteme
etc.


Websitesammlung
• Abgegrenzter Portal-Bereich für
bestimmte Benutzergruppen
• Oft nur eine Websitesammlung
bei kleineren Unternehmen
• Speicher für Webseiten


Team-Arbeitsbereich - Webseite
• Bereitstellung von Inhalten
• Eigenes Design Suche & Hilfe
• Navigation + WebParts
• Arbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche
Zentrale Steuerung Zentrale Navigation

Inhalte dieser Webseite Diverse Webparts

Teamwebseite
• Vorbereitung:
– Seitenname: erscheint im URL
(http://.../MeineSeite)
– Seitentitel: Überschrift der Seite
• Berechtigungen:
– Wer bekommt Zugriff
(Abteilungen, Kollegen)
– Wer darf was (lesen, Inhalte
ändern, Layout ändern)


Hands-On: Eigenen
Arbeitsbereich erstellen


Teamwebseite – Schritt für Schritt
• Websiteaktionen  Neue Website
• Vorlage auswählen (Empfehlung:
„Teamwebsite“ oder „Leere Website“)
• Teamwebsite auswählen
• Rechts auf „Weitere Optionen“


Zurück zur Theorie!
• Praktisches Arbeiten im SharePoint
• Arbeit organisieren mit Listen


Listen
• Dreh- und Angelpunkt vieler SharePoint-
Anwendungen
• Liste = Excel-Tabelle + mehr
• Viele fertige „Listen“ im Katalog
– Kalender
– Kontakte
– Aufgaben
• Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern
• => ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in
Excel verwaltet wurden
• Formulare für Erfassung & Darstellung
automatisch enthalten
=> Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendung
sein


Listen - Vorlagen
• Verwaltung/
Nachverfolgung
• Kommunikation
• Datensammlungen


Listen –
Verwaltung/Nachverfolgung


Listen - Kalender
• Verwaltung von Team-Terminen
• Kann mit Outlook verbunden werden
• Kann in Outlook wie ein „normaler“
Kalender benutzt werden
• Einschränkungen:
– Kategorien aus Outlook werden nicht
übernommen
– Keine farbliche Markierung von
Terminen

Beispiel: Zentrale Verwaltung von
Urlaub/Abwesenheiten

Listen - Aufgaben
• Erstellen und Zuweisen von Aufgaben
• Optionaler Email-Versand bei Zuweisung
einer Aufgabe
• Dokumentation des
Bearbeitungsfortschritts
• Kann mit Outlook verbunden werden
• Einschränkungen:
– Keine Kategorien aus Outlook

• Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte
Aufgabenliste als einfaches
Ticketsystem/Issue Tracker

Projektaufgaben
• Liefert zusätzlich zu den
normalen Aufgaben ein
einfaches Gantt-Chart
• Kann ebenfalls mit Outlook
verbunden werden
• Einschränkung:
– Keine farbige Unterscheidung von
Aufgaben/Projekten


Listen - Kommunikation


Ankündigungen
• Bereitstellen von aktuellen
Informationen
• Einstellbares Ablaufdatum


Kontakte
• Bereitstellen von Kontaktinformation
• Standard-Felder entsprechen Outlook-
Kontakt-Feldern
• Kontakt-Liste kann mit Outlook
verbunden werden
• In Outlook können Kontakte durch
Drag&Drop hinzugefügt werden


Hyperlinks
• Einfache Liste zur Verwaltung von
interessanten Hyperlinks
• Anzeigen eine Beschreibung anstelle
des Links
• Zusätzlich können Notizen gespeichert
werden, um Kollegen Informationen zu
diesem Link zu geben


Diskussionsrunden
• Ähnlich einem Internetforum
• Dokumentation von Lösungsansätzen
und Brainstormings
• Eignet sich eher für dezentrale Teams
• Erfolg hängt von der
Unternehmenskultur ab
• Kann auch als „E-Mail-Sammelbecken“
eingerichtet werden


Kalender – Hands On
• Erstellen Sie einen Kalender
• Tragen Sie einen Termin über
SharePoint ein
• Verbinden Sie den Kalender mit
Outlook
• Tragen Sie einen Termin über
Outlook ein


Aufgaben – Hands On
• Erstellen Sie Aufgaben-Listen
– „Normale“ Aufgaben
– Projektaufgaben
– Problemverfolgung
• Erstellen Sie Beispielaufgaben
• Weisen Sie Aufgaben anderen
Teilnehmer zu
• Verbinden Sie die Liste mit Outlook
• Erstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook

Kontakte – Hands On

• Erstellen Sie eine Kontakte-Liste
• Fügen Sie einen Kontakt über
SharePoint hinzu
• Stellen Sie für die Kontaktliste
eine Verbindung zu Outlook her
• Fügen Sie mit Outlook einen
Kontakt zur Kontakt-Liste hinzu


Für Fortgeschrittene
• Problemverfolgungsliste
• Diskussionsforum


• Eigene Verwaltungsprozesse organisieren
mit benutzerdefinierten Listen


Benutzerdefinierte Liste
Allzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listen
und anderen Verwaltungslisten.

• Verwalten von Datensätzen
• Eigene Spalten aus Vorlagen erstellen
• Eingabemaske für Daten
• Standardwerte und Auswahllisten
• Datenblattansicht, wenn MS Access installiert
ist
• Copy & Paste aus Excel
• Spalten für Berechnungen
• Wiederverwendung von Daten aus anderen
Listen (Nachschlagen)


Benutzerdefinierte Liste

Konfigurieren über „Listeneinstellungen“


Benutzerdefinierte Listen

• Unterschiedliche Arten von
Spalten mit eigenen Funktionen
und Prüfungen
• Weitere Einstellmöglichkeiten je
nach Typ
• Standardeinstellung meist OK


Benutzerdefinierte Listen
Versionierung für
Nachvollziehbarkeit

Inhaltsgenehmigung
aktivieren ->
eingebauter
Genehmigungs-
workflow


Excel -> SharePoint-Liste
• Schneller Weg, um „Excel-Listen“
abzulösen
• Komplizierte Excel-Listen mit Verweisen
und Berechnungen lassen sich nicht 1:1
importieren
• Feldtypen werden
nicht erkannt


Benutzerdef. Listen –
Hands On

• Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste
in SharePoint anhand eines einfachen
Beispiels aus Ihrem Arbeitsbereich
• Verwenden Sie eine zweite Liste zum
Nachschlagen
• Führen Sie wenn möglich eine einfache
Berechnung durch
• Erstellen Sie eine Excel-Liste
• Importieren Sie diese Liste in SharePoint


• Dokumente ablegen und verwalten


Bibliotheken
• Auf den 1. Blick: Datei-Ordner in
der Webseite
• Auf den 2. Blick: Dokumente und
Dateien plus Katalogisierung
• Beliebige Dokumente
– Word, Excel
– Bilder, Filme
– PDF
• Verschiedene
Bibliotheksvorlagen
• Eigentlich auch eine
Liste!

SharePoint Dokumentenmanagement

Erstellen Prüfen Teilen/Freigeben
Verwalten / Bearbeiten

Dokumentvorlagen / Dokument-
Gescannte & Online- bibliothek Stammdaten/
Dokumente Metadaten

Kommunikation Reporting
Suche / Recherche


Dokumentbibliothek

• Verwaltung und Freigabe von
Office-Dokumenten
• Dokumentvorlagen für „Neu“-
Button
• Beliebiges Format hochladen
• Ein- und Auschecken
• Versionskontrolle
• Eigene Vorlagen


Dokumentbibliothek
Hinterlegbare Vorlagen
Beispiel • Hochladen/Kopieren von Dokumenten
Vertragserstellung • Funktioniert auch für EMails (zunächst
Drag/Drop in Windows Explorer, dann in
SharePoint


Dokumentbibliothek – Ein- und
Auschecken
• Auschecken, um die Bearbeitung durch
andere Benutzer zu verhindern
• Nach beendeter Bearbeitung wieder
einchecken
• Auschecken verwerfen, verwirft alle
Änderungen


Dokumentbibliothek –
Versionierung

• Möglichkeit 1: Hauptversionen
– 1.0, 2.0, 3.0 …
– Bei jeder Änderung wird eine neue
Hauptversion erstellt
– Anzahl der beibehaltenen Versionen
• Absprache mit Administrator
• Nach Bedarf

Versionierung
• Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen
– 1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …
– Nebenversionen für Entwürfe
– Empfohlen bei Teambearbeitung und
Diskussionsbedarf
– Anzahl der beibehaltenen Versionen
• Absprache mit Administrator
• Nach Bedarf/Anforderung
– Sichtbarkeit der Entwurfselemente
• Leser sehen z.B. nur Hauptversionen


Dokumentbibliothek – eigene
Vorlage
• Über „Erweiterte Einstellungen“
• Vorlage direkt bearbeiten
• Alternative:
– Explorer-Ansicht
– Vorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“
speichern
– Evtl. Dokumentname in „erweiterte
Einstellungen“ anpassen
• Vorlage muss nicht als Word-Vorlage
(*.dotx) gespeichert werden


Dokumentbibliothek – Schritt
für Schritt

• Websiteaktionen  Erstellen
• Bibliotheken  Dokumentbibliothek
• Namen & Beschreibung eingeben
• Dokumentvorlage auswählen
• Einstellungen  Einstellungen für
Dokumentbibliothek
• Versionierungseinstellungen  Haupt- und
Nebenversionen (Entwürfe) erstellen


Dokumentbibliothek – Schritt
für Schritt

• In der Bibliothek auf „Neu“ klicken
• Text eingeben & speichern
• Auf Button „Hochladen“ klicken
• Datei auswählen & Hochladen
• Word-Dokument auswählen,
bearbeiten & speichern


Schritt für Schritt

• Einstellungen  Bibliothekseinstellungen
• Erweiterte Einstellungen  Dokumentvorlage
• Alternativ:
– Aktionen  Mit Windows Explorer öffnen
– Ordner „Forms“ öffnen
– Vorlage in den Ordner schieben
– Achtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt
werden

Hands On!!
• Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek
• Aktivieren Sie Haupt-& Nebenversionen
• Erstellen Sie ein Dokument über den
Button „Neu“
• Fügen Sie ein beliebiges Dokument über
den Button „Hochladen“ hinzu
• Erstellen Sie eine Nebenversion
• Bearbeiten Sie die Vorlage


• Wiks & Blogs
• Seiten anpassen und gestalten mit WebParts


WebPart-Seiten
• Seite mit mehreren WebPart-Zonen
• Jede Zone kann mehrere WebParts
untereinander aufnemen
• Anwendung:
– Zentrale oder eigene Übersichtsseiten
– Spezielle Formularseiten
– Spezielle Auswertungsseiten
– Einbindung von Dritt-Tools etc

Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine
WebPart-Seite

WebParts = Fertige Bausteine
• Angepasste Darstellung von Inhalten
(Listen/Dokumenten/Bilder…)
• Funktionsbausteine (Formulare, Filter,
eingebundene Drittsysteme…)
• WebParts können verbunden werden
(automatische Filter)


WebPart-Seite bearbeiten
• Seite -> Bearbeiten
• Editieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)


WebParts - Hands On
• Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2
Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen
die gleichen Informationen enthalten sollte
(z.B. „Projekt“)
• Geben Sie einige Beispieldaten in die
Listen ein
• Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit
der Vorlage „Webpartseite“
• Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der
neuen Bibliothek


WebParts – Hands On

• Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren
WebPart-Zonen aus
• Fügen Sie die zuvor erstellten Listen in
unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzu
• Öffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am
rechten Ende des WebParts
• Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile
Bereitstellen für“ und wählen Sie das
zweite WebPart aus.


WebParts – Hands On

• Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus,
die in beiden Listen gleich ist
• Sie können nun mit einem Klick auf den
Radio-Button vor den Einträgen des ersten
Webparts das zweite Webpart filtern


• Informationen finden und auswerten

Wie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?
• Navigation/Links
• Volltextsuche
• Ansichten für Dokumentbibliotheken und Listen

Volltextsuche

Auffinden aller Informationen
• Aus allen Dokumenten und Verwaltungsinformationen

• Nur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf!


Ansichten
• Allzweckwaffe für Auswertungen von Listen und Bibliotheken
• Einfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische Benutzer
• Darstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und Listen
• Anordnung von Spalten
• Filtern
• Sortieren
• Gruppieren
• Private oder öffentliche Ansichten möglich

=> Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B. zeige alle
Kontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt wurden)
• Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind


Ansicht erstellen

• Liste auswählen
• Über die Hauptnavigation
-> „Ansicht erstellen“
• Mit vorhandener Ansicht
beginnen oder Format
auswählen

• „Standardansicht“ i.d.R.
vollkommen ausreichend
• „Access-Ansicht“ und
„Benutzerdefinierte
Ansicht in SharePoint-
Designer“ nur für Profis!


Ansicht erstellen
Namen vergeben und entscheiden, ob die Ansicht/Auswertung
für alle auswählbar (öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)

Je nach Einstellung können Sie ggf. nur persönliche Ansichten
erstellen.


Ansicht erstellen
Wählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigt
werden sollen.


Ansicht erstellen
Legen Sie ggf.
Sortierung und Filter für
die Ansicht an.

Tipp: Sollen nur
Einträge angezeigt
werden, die den
aktuellen Benutzer
betreffen, können Sie
den Parameter [Ich] als
Filterkriterium
verwenden.


Ansicht erstellen
Ignorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen, und
klicken Sie auf OK.

Direkte Bearbeitung von Einträgen ohne Formular ermöglichen

Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren

Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen

Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner
anzeigen


Ansicht dynamisch filtern/
sortieren
• Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown-
Menü öffnen
• Nach Spalten dynamisch sortieren/filtern


Ansichten auswählen + Listenfunktionen


Ansichten – Hands On

• Erstellen Sie neue Ansichten für die von
Ihnen angelegten
– Listen
– Bibliotheken

• Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken
um Felder, um geeignete Auswertungen zu
ermöglichen


• Reporting mit Diagrammen
• Benachrichtigungen
• Workflows


Reporting/Auswertungen
• Reporting über Ansichten für nicht-grafische Anforderungen meist
ausreichend
• Zur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden Auswertungen
-> Excel-Export oder Access-Export
• Weiterführende Möglichkeiten direkt in SharePoint
• Diagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise Features)
• Google Charts für SharePoint -
http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749
• ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/
• SQL Server Reporting Services für SharePoint


Diagramm-WebPart
• Enterprise Features: Website-Einstellungen der
Websitesammlung
– „Features von Websitesammlungen in SharePoint
Server Enterprise“ muss aktiv sein
• Diagramm-WebPart aus Kategorie „Geschäftsdaten“
einfügen

• Konfiguration & Anwendung
http://blogs.msdn.com/b/amitgupta/archive/2012/05/14/creating-charts-in-
sharepoint-2010.aspx

Diagramm-WebPart


Workflow
• Vorgegebener Ablauf von Aktionen
• Beispiel: automatische
Benachrichtigungen/E-Mails
• Beispiel: Prüfen/Genehmigen von
Dokumenten
• Fertige einfache Workflows integriert
• Beliebig komplexe Workflows konfigurierbar
oder programmierbar


Workflow - Benachrichtigen

• Einfachster Workflow
• Zentral eingerichtet oder individuell
„abonniert“


Zusatz WIKI


Wiki
• Prinzip Wikipedia
• Beschreibung von
Vorgehensweisen
• Grundprinzip: Alle dürfen
mitmachen
• Mitarbeiter & Kollegen müssen
zum Schreiben motiviert werden
• Wichtige Zeichen:
– [[Seitenname]] erstellt eine neue
Wiki-Seite

Blog
• Weitergabe von Informationen
• Dokumentation von Projekt-Fortschritten für
„Außenstehende“
• Verwendung als News-Letter-Ersatz
• Je öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr
wird er gelesen
• Aber: Beiträge sollten immer interessant sein
• Evtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge
notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu
vermeiden
• Erfolg ist abhängig von Unternehmenskultur


Unterschiedliche Rechte
Als Wiki-Leser Als Wiki-Redakteur


Unterschiedliche Formate


Wiki Artikel erstellen
• Seite -> Alle Seiten anzeigen
• Neue Seite hinzufügen, Titel eingeben
und erstellen
• Freie Formatierung oder Copy/Paste aus
anderen Quellen.
• Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder
[[Existierender Artikel]]


Versionsvergleich im WIKI
• Seite -> Seitenverlauf


Externe Informationsquellen
• Konfigurierbar über Business Data Connectivity Dienst
• Bi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL-
Datenbank, Webservice …
• Konfiguration der Datenverbindung über SharePoint
Designer -> Externer Inhaltstyp
• Darstellung in SharePoint als „Externe Liste“
• Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich einer
normalen Liste


Rezept für erfolgreiche Umsetzung
Nicht ohne Bedacht Webseiten, Listen und
Bibliotheken anlegen!

Zu klärende Fragen
• Welcher Prozess(e) soll abgelöst werden?
• Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur-
informativ“)
• Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer
entscheidet in welchen Prozessschritten?
• Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen
Detailanforderungen

Umsetzung
• Basisentscheidung SharePoint-Bausteine
20 % Umsetzung • Konfiguration Prototyp
80 % Konzeption • Benutzerkonfiguration
• Schrittweise Verfeinerung

Weitere Informationen/
Ressourcen
Wissensmanagement: http://www.locatech-it.com/technologien-
plattformen/sharepoint/wissensmanagement_enterprise20/

Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!!
Locatech IT Solutions GmbH
Baroper Str. 239 b
44227 Dortmund

Tel: +49 231 9159650
Web: http://www.locatech.com


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