Presentació cas d'èxit de Gestió Documental i Reducció del paper a l'oficina

2. Agenda de la jornada
12.15 Benvinguda
12.35 Com ens poden ajudar les TIC?
13.45 Presentació d’un cas d’èxit local
14.00 Dinar de treball/networking
14.45 “Cafè digital”
15.30 Conclusions
16.00 Cloenda

3. Presentació d’un cas d’èxit local
Presenta el cas:
Sr. Eloi Fàbrega i Batlle
Director de Sistemes d’Informació
Assessoria Codina
Cas pràctic:
Gestió integrada documental – Portal CODIN@LINE

4. Presentació d’un cas d’èxit local
Què fem? Assessorament a les persones físiques i jurídiques en els camps
fiscal, comptable, laboral i jurídic.
Missió: Oferir un servei global als nostres clients de forma personalitzada,
flexible i pròxima, buscant la màxima empatia, agilitat i anticipació.
Com ho fem? Des de fa molts anys, amb un equip humà altament qualificat i
experimentat (actualment uns 40 professionals), que fan ús de les tecnologies
de la informació més adequades per a cadascun dels departaments.

5. Presentació d’un cas d’èxit local
PROBLEMÀTICA A RESOLDRE I SOLUCIÓ TECNOLÒGICA ADOPTADA (1/2)
Presentacions a Administracions:
• Volum: ~2.000 declaracions / trimestre i ~2.500 nòmines / mes amb les
seves altes, baixes i modificacions dies crítics, col·lapses, hores extres...
• Lentitud en el procés: temps entre presentació i tramitació efectiva.
• Les administracions recomanen / imposen tràmits telemàtics: Tresoreria SS,
Agència Tributària (enviaments massius del nostre programa via Plataforma
Presentació Telemàtica d’Impostos de “la Caixa”), Registre Mercantil, etc.
Cada departament podia tenir la seva visió del Client:
• Manca d’informació unificada sobre el Client.
• Duplicitat d’esforços.
• Problemes d’imatge de cara al Client.

6. Presentació d’un cas d’èxit local
PROBLEMÀTICA A RESOLDRE I SOLUCIÓ TECNOLÒGICA ADOPTADA (2/2)
Creació del Portal intern (per als empleats) i extern (per als Clients): projecte de
12 mesos de durada per implantar el portal i el Gestor Documental d’IBM.
Clients

7. Presentació d’un cas d’èxit local
AVANTATGES QUE APORTA LA SOLUCIÓ
Per a l’Assessoria (intranet):
• Accés a la informació dels Clients amb visió única del Client.
• Més eficiència i qualificació del treball més valor, agilitat i fiabilitat.
• Diferenciació respecte de la competència.
Per als nostres Clients (extranet):
• Gestor Documental: pot ser el seu arxiu d’Escriptures, Impostos, Nòmines...
• Accés 24x7, des d’Internet i amb la màxima seguretat.
• Un canal més de comunicació: notícies sectorials i consultes a l’expert.
Per a tots:
• Estalvi de temps i costos: paper, espai, tòner, enviament...

8. Presentació d’un cas d’èxit local
FUTURES ACTUACIONS
• Internes: aquest projecte ens permet de gestionar millor la informació
que tenim dels nostres Clients, però volem fer un pas més amb l’ús
d’eines que ens permetin explotar aquesta informació i per tant,
conèixer millor els nostres Clients i donar-los millor servei:
CRM (gestió de relació amb els clients)
BI (business intelligence)
• Externes: també hem aprofitat aquest projecte per millorar la
dimensió i professionalització del nostre departament de Sistemes
d’Informació, i ara som capaços d’ampliar el nostre portfoli de serveis
d’assessorament als nostres Clients, també en l’àmbit de les TIC.