Este documento proporciona información sobre la suite Invoice Cockpit de ReadSoft para la automatización de facturas en SAP. Explica que la suite permite la entrada automática de facturas, su procesamiento automático en SAP, workflows para mejorar la información y gestionar incidencias, y reporting y análisis. También describe las funcionalidades del portal de proveedores y módulos de monitorización y estadísticas.

1. INVOICE COCKPIT SUITE
Digitalización Certificada de facturas en SAP®
Automatización de Cuentas a Pagar

2. Visión de negocio / Corporate Vision
”Liberar a las empresas de la gestión manual de
información por medio de la Automatización de
Documentos.”

3. ReadSoft - perfil de la compañía
Fundada en Suecia en 1991
Empresa cotizada en la Bolsa de Estocolmo desde 1999
Más de:
- 300 partners en todo el mundo
- 6.000 clientes en todo el mundo
- 400 clientes en España
Oficina en España desde 1997
Software & soporte técnico en castellano
Soluciones en16 idiomas
Soluciones certificadas por los principales fabricantes
de ERP‟s (SAP. Oracle, Microsoft…)

4. Certified by SAP
 SAP Certified Software
 SAP Software Partner
 Member of SAP EcoHub
 Help via SAP Support Portal

5. ... y certificado por la AEAT

6. ReadSoft – Local y global
Oficinas Centrales Subsidiarias Oficinas locales Territorio cubierto por partners
Estocolmo
Helsingborg
Oslo
Helsinki
Amsterdam Copenhag
Londres ueWroclaw
Paris
Frankfurt
Madrid
Nueva Orleans
Barcelona Kuala Lumpur
Sydney
São Paolo
Santiago de Chile
 Clientes en más de 70 países
 Oficinas en 16 países

7. + 6000 Clientes a nivel Internacional
+ 100 INTERNATIONAL GLOBAL AGREEMENTS
ABB Sauer Danfoss SSC Slovakia Itella Business Group Schering Plough
Adecco Norway Dan-Foam ApS John Deere Schneider Electrics
Adecco Sweden Danone Johnson Controls International Sephora
AGC Flat Glass Europe Dansk Supermarked AS Kellogg Shire
Aker Kvaerner Business Partner DuPont L' OREAL Siemens
Alcan EnerSys EMEA LSI Corporation SITA
LVMH (Parfums & Cosmetiques
Alcatel Lucent Ernst & Young & Information Services) Smurfit Kappa
Apple France Telecom - Orange Monsanto Sony
Arcelor-Mittal Ericsson Mylan SPX Cooling Technologies
Areva Eurofins Danmark AS National Semiconductor Stena Line
Autoliv Fuji Film Norske Skog Südzucker AG
Avon GE Money Bank Neopost Syngenta Crop and Seeds
Bombardier Transportation GE Money EMEA O-I (Owens-Illinois) Tarkett
Bosch Rexroth Pneumatics Glaxo Smith Kline Orica The Toro Company
Brightpoint Grace Global Systems Pitney Bowes ThyssenKrupp
BP Retail International Groupe Thales PPG Industries Tomra AB
Carlsberg Hewlett-Packard Publicis (Re:Source) TOTAL
CEMEX Hilti Reckitt Benckiser Toyota Material Handling
Cephalon HM Hennes & Mauritz AB REHAU Whirlpool Europe
Clifford Chance Hoya Lens Rhodia Vodafone
Coca-Cola Enterprises Ltd IF Skadeförsäkring RIO Tinto Volkswagen
Computershare Intel Corporation RS Components Volvo
Continental AG ISS Facility Services Scania …

8. + 500 Clientes SAP a nivel global
INVOICES SAP suite - INTERNATIONAL
Siemens BBC
ThyssenKrupp British Petroleum
BASF Honda Formula-1
Volkswagen Black & Decker
Linde Ag Fuji Film
Porsche EDF Energy
Deutsche Post Areva T&D
Degussa Kellogg’s
GLAXO SmithKline E-ON
Barclays Bank Group SAPPI
Bank of Ireland Danone
Burton Foods SONY
SERCO TOTAL
...

9. + 400 clientes en España…

10. + 50 Clientes nacionales SAP suite
INVOICES Cockpit / SAP – Spain
Azucarera Ebro Metro Madrid
Beam Global FCC
Carrefour EMT Madrid
La Razón Vossloh
Siemens Solvay
Caixa Catalunya FNMT
Metrovacesa Fabrica Nacional de Moneda y Timbre
Dupont Mostoles Industrial
Verdifresh SERVIABERTIS
Schneider España Chemo Iberica
Schlinder Mitsubishi Electric
Grupo Puig Opencor
Roche Diagnostics GISA
RED ELECTRICA Danone
Mantequerías Arias Central Lechera Asturiana
ROCA Corporación Cimpor
...
...

12. Gestión optimizada de facturas de proveedores
Teaching the World‟s Computers to Read
ReadSoft Accounts Payable Solution for SAP

13. ¿Qué entendemos por automatización de facturas?
ENTRADA DE DATOS Y DOCUMENTOS
Recepción de facturas en papel o electrónicas y de
forma automática reconocer y extraer los datos
PROCESAR AUTOMATICAMENTE EN SAP
Checks y validaciones en SAP, permitiendo
incluso la contabilización automática
FACTURA ENTRANTE WORKFLOWS PAGOS
Añadir o mejorar la información de negocio
las incidencias y la aprobación de documentos
REPORTING & ANALISIS
Detectar los problemas, optimizar los procesos
y visualizar los estados financieros

14. ¿Qué entendemos por automatización de facturas?
ENTRADA DE DATOS Y DOCUMENTOS
ReadSoft INVOICES
PROCESAR AUTOMATICAMENTE EN SAP
ReadSoft INVOICE COCKPIT
FACTURA ENTRANTE WORKFLOWS PAGOS
ReadSoft WEB CYCLE
REPORTING & ANALISIS
ReadSoft REPORTER

15. Tareas del Dpto. De Cuentas a Pagar
Las soluciones de ReadSoft Exception
cubren más de 87% de las mismas. handling
21%
Data entry
32%
Supplier
inquiries
13%
Maintenance of
supplier master
data
12%
Employee Payment
payments Other management
6% 7% 9%

16. ReadSoft Invoice Cockpit Suite for SAP
Mejorando la eficiencia del negocio
 Mejorando la productividad a través de toda la cadena del
proceso, desde cuentas a pagar hasta el Dpto, de compras.
– Ahorro de tiempo y reducción de costes
– Reducción de errores
 Acortando los tiempos para procesar las de facturas
– Mejora del Cash Management
– Obteniendo mejores condiciones y descuentos con proveedores
 Mayor transparencia y usabilidad
– La imagen y datos de la factura, están siempre disponibles en todo momento
– Conociendo en cualquier momento el estado de gestión de cualquier factura
Reduccción de costes y mayor transparencia de todo el proceso

17. ENTRADA DOCUMENTOS AUTOMATICAMENTE EN SAP
Facturas
entrantes
escaneadas
Interpretación
- sin plantillas
- autoaprendiazje
- Automatizaciones
Web
a mediada según
application
server proveedor
Validación
de datos data
(opcional)
Imagen y datos de la factura
transferidos al entorno SAP
y archivo en repositorio
MM Module FI Module
Datos de la factura
chequeados
automáticamente contra
SAP
ArchiveLink
Content Contabilización
Repository
automática para
facturas cuadradas sin
errores

18. WORKFLOWS Y GESTIÓN DE INCIDENCIAS Los workflows inician
Add and improve automática o manualmente
Approval
information según reglas de negocio. (AP)
Los destinatarios de un
flujo de trabajo pueden
acceder vía navegador
Busquedas y ayudas on
line contra SAP via web o con SAP GUI
navegador Web
application
server La información es
completada o corregida.
Por ejemplo,
• Cuantas contables
• Pedidos o Notas Entrega
• Notas o ficheros adjuntos
Datos e imagen de la factura
disponibles en todo
momento
MM Module FI Module
Los responsables pueden
aprobar, rechazar o pedir
más información.
Todo el proceso queda
ArchiveLink registrado para auditorías
Content
Repository
Se puede contabilizar
automáticamente

19. All parts of ReadSoft„s
Accounts Payable
Solutions in an overview
More detailed information
Web is available by clicking on
application the logos
server
MM Module FI Module
ArchiveLink
Content
Repository

20. DEMOS
Invoice Cockpit Suite (ICS)

21. Portal Proveedores

22. Portal Proveedores
 Portal Web para la interacción con los Proveedores
 Extranet de entradas y consultas integrado a SAP
 Permite a los proveedores consultar el estado de sus facturas y detalles
 El departamento de contabilidad controla los parámetros de acceso,
fijando qué proveedores y qué datos tienen autorización para consultar.
 La aplicación es independiente del medio utilizado por el proveedor
para el
envío de sus facturas (EDI, papel, XML o incluso directamente a través
de
WEB BOARD), lo que simplifica y acelera considerablemente la gestión
de

23. Portal Proveedores
Envío de facturas:
 Generación a partir de un pedido o sin el.
 Posibilidad de acceso a mercancía recepcionada

24. Portal Proveedores
Consultas:
 Cada proveedor recibe su usuario de consulta.
 Posibilidad de intercambiar notificaciones.

25. Los proveedores gestionan sus facturas e
incidencias de forma autónoma !!

26. Consultas automática del estado de facturas por los proveedores vía eMail
 Puede ser una extensión de eMail
WebBoard o un módulo
independiente y autónomo
 Reduce las consultas de los
proveedores.
 Automatiza las respuestas de las
consultas recibidas.
 Las peticiones pueden ser
genéricas o sobre facturas
concretas.

28. Monitorización y estadísticas de todo el proceso de cuantas a pagar.
Volume
Invoice list
Audit trail
KPI Overview

29. Monitorización y estadísticas de todo el proceso de cuantas a pagar.
 Grafico e intuitivo interfaz a través de navegador web
 Con unos simples clicks permite configurar vistas de análisis de informes generales o
altamente detallados.
 “Easy to learn” Puesta en marcha casi inmediata con mínima formación.
 Todo el personal se puede beneficiar de su funcionalidad (desde dirección a prodcción
 Analiza con precisión todos los procesos:
 Monitorizar los errores más frecuentes de los proveedores, frecuencia, volumen…
 Coste por factura procesada
 Complejidad y coste de los diferentes procesos de trabajo
 Niveles de automatización
 Utilización del descuento por pronto pago
 Volumen de documentos por proveedor
 Análisis ABC de los proveedores desglosado por volumen y cantidad
 Etc.….

30. www.readsoft.com