Anleitung / Tipps zum Einsatz von Google-Text/Docs als Tool für das Wissensmanagement (KM) für einen selbst (PLE), für Arbeitsgruppen und KMU

1. Martin Schön: IT 2.0 prod. Anw. - Google Text/Docs als „Wiki“ zum Wissensmanagement
Übersicht
Wissensmangement mit Google-Text als „Wiki“
Für einen selbst (PLE) – KMU - Projektgruppen/Seminare
Martin Schön www.bimsev.de / mrtnschn@googlemail.com

2. 1 Wiki???
„Wiki wiki“ ist der hawaiische Ausdruck für „schnell“ – Es steht für
eine Dokumentart, die bestimmt ist durch verlinkte Inhalte,
Themen, … - Wenn es um Wissensmanagement geht, ist der
erste Verweis auf WIKIs. Allerdings: Die bisher mir bekannten
typischen WIKIs erfordern eine Installation auf einem Server, was
für viele kleine Firmen nicht ohne weiteres zu realisieren. Andere
mit dieser Google-Anwendung vergleichbare Lösungen sind mir
nicht bekannt
(ZOHO bis 3 User free).
Prinzipiell lassen sich Google-Texte so definieren,
- dass einzelne, mehrere oder die Öffentlichkeit
- jeweils definiert Schreib- oder nur Leserechte
- an einem allseits verfügbaren Text haben,
- der durch Hyperlinks schnellen Zugriff auf Information bietet.
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3. Typische Anwendungen
Sie können hier lernen, wie man ein Wiki / Google Text
als Information Manager
für einen persönlich oder auch in Arbeitsgruppen einsetzt.
Wer sich so mit den Möglichkeiten beschäftigt hat, kann
auch Anwendungen realisieren:
•als Diskussionsforum, Messageboard oder Forum, in dem
Besucher Beiträge posten
•als Web Content Management System – als Site
•als Groupware, als Kommunikationstool in einem
geschlossenen Projekt.
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4. 1: Öffnen/Anlegen eines Google-
Accounts
Empfehlung – Sie legen sich ein
Google-Mail-Konto an – rufen Sie mit
google.de diese Seite auf:
Klicken auf E-Mail –und öffnen Ihr
Konto oder legen sich eines an. Hilfe
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5. 2: Öffnen Google Text und Tabellen
Wählen Sie dann den Bereich Text &
Tabellen,
Klicken dann auf Neu erstellen und
wählen Dokument
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6. 3 Namen vergeben
Sie können diesem Dokument
einen Namen geben: „WIKI“
oder jetzt speichern drücken, dann wird oft nach dem
Namen gefragt
oder Sie gehen in den Menüpunkt DATEI zum Umbenennen
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7. Füllen des Wiki - Grobstruktur
Schreiben Sie als Text:
Wiki für Leopold
Zugänge
Banken
Links
Servicehinweise
Markieren Sie nun die erste Zeile,
wählen dann im Menü
Stile statt Normaler Text
für „Wiki für Leopold“
Überschrift 1, markieren Sie den Rest
und wählen Überschrift 2
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8. Verfeinerungen
Ihre Text schaut nun so aus, wie rechts
abgebildet –
Verwenden Sie nun diese Technik, um
unterhalb Servicehinweise folgenden
Text einzutippen und mit „Überschrift 3“
bzw. „Normaler Text“ zu gestalten:
Maier, Anton
06231312112 usw
Achtung bissiger Hund
Zauner, Maria
07341 4423 usw
vormittags nicht zu erreichen
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9. Hat es geklappt?
Das dürfte nun so
aussehen:
(ich habe die Telefon-
nummer noch gefettet und
rot formatiert) –
Jedenfalls können Sie
ermessen, dass man sehr
einfach und übersichtlich
gestalten kann.
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10. Inhaltsverzeichnis
Klicken Sie nun man auf den Absatz zwischen der Überschrift, wählen
dann im Menü „Einfügen“ das Inhaltsverzeichnis und probieren die
Funktionalität aus:
Sie können nun einen
Unterpunkt anklicken,
erhalten dann zum
Wechseln einen Link
gezeigt, nochmals
Anklicken!
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11. Selber Links erzeugen
Bei den Bankenübersicht schlage ich z.B. folgende Eingabe vor:
Sparda Bank SW (als Überschrift 3 formatiert) dann als normaler Text:
Konto Nr. 4443333 BLZ 55090500 – Online
Rhabanusstr. 4, 55516 Mainz, Frau Schröder 06131 772222
PW-Hinweis: Oma
Cronbank
usw.
Nun wählen Sie den Online-Zugang der Bank, hier der Sparda,
Klicken oben in die Adresse für diese Site, alles Markieren, STRG-C
zum Kopieren in die Zwischenablage, dann markieren Sie im Text die
Stelle Online, rufen das Symbol für Links auf
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12. Link zum Online-Banking einbauen
Nun wählen Sie den Online-Zugang
der Bank, hier der Sparda,
klicken oben in die Adresse für diese
Site, alles Markieren, STRG-c
zum Kopieren in die Zwischenablage,
dann markieren Sie im Text die
Stelle „Online“, rufen das Symbol für
Links auf ( ) - im neuen Fenster
klicken Sie ins untere Feld, geben die
Tastenkombination STRG-v ein. Die
Adresse des Online-Banking
wird eingefügt ….
OK
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13. Überarbeitung des Inhaltsverzeichnisses
Sie erhalten nun
eine übersichtliche
Darstellung Ihrer
Bankverbindungen. –
Klicken Sie nun oben
ins Inhaltsverzeichnis,
lassen Sie es jetzt
aktualisieren:
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14. Verweise in den Text erzeugen
Sie sehen hier das
Inhaltsverzeichnis – um
erweiterte
Möglichkeiten zu
zeigen, habe ich
dann die Textfolge
und noch
horizontal angeordnet –
man könnte so
Hauptpunkte schneller
greifbar machen –
natürlich lassen sich so
ganz andere
Texte/Sites hierMartin Schön: IT 2.0 prod. Anw. - Google Text/Docs als „Wiki“ zum Wissensmanagement 14

15. Verweise auf Google-Anwendungen
Sie können auch Verweise auf andere
Google-Dokumente machen, bei
Tabellen auch auf die jeweilige Seite.
Wer Ihr Wiki benutzt, muss natürlich
auch Zugriffsrechte für verlinkte
Anwendungen besitzen!
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16. RSS-Reader
Um RSS-Feeds zu lesen, muss man wie eben gezeigt auf
eine Kalkulationstabelle verlinken:
weitere Anleitung:
http://www.labnol.org/internet/office/use-google-docs-spreadsheet-as-rs
bzw.
http://docs.google.com/support/bin/answer.py?
hl=en&answer=75507
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17. Gestaltungshinweise
Bei der Zusammenarbeit mit anderen oder aus Gründen
der Übersichtlichkeit ist der Einsatz von Hinweisen,
Tabellenansätzen bzw. Tabellen sinnvoll:
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18. Drag and Drop
Seit einiger Zeit (Okt, 2010) funktioniert auch (oft) Drag &
Drop (herüberziehen) von einem Browser-Fenster zu einem
anderen:
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19. Chats beim Bearbeiten
Wenn noch andere an einem Dokument
arbeiten, erscheint der Name rechts oben
und man kann durch Klick auf die Pfeile
ein Chat-Fenster öffnen
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20. Suchen
Mit der Eingabe STRG-f öffnen Sie ein Fenster
worin Sie einen Text eingeben können, der auf
der aktuellen Seite gesucht ggf. markiert wird,
Sie können nach der nächsten Stelle vor- und
zurückspringen.
Auf der Hauptseite Dokumente & Tabellen
können Sie ebenfalls eine Suche starten –
hier müssen vollständige Worte eingeben werden
und nachdem Sie Text eingeben haben, dauert es oft recht lange,
bis Ihr Text in den Google Index eingegangen ist und gefunden
wird.
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21. Ausblick
Viele Ideen für Anwendungen dieser technischen
Vorgaben werden wohl in der Praxis erst noch
entwickelt,
Eine gute Plattform für die Integration und zweckmäßige
Präsentation solcher Blätter in Projekt-/Arbeitsgruppen
liefert die Anwendung Google-Sites!
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