El documento trata sobre la administración y organización de datos. Explica que los datos deben ordenarse para facilitar el análisis y que existen diferentes tipos de archivos con extensiones específicas. También describe las principales funciones de los archivos y las organizaciones básicas de los mismos, incluyendo la organización secuencial, secuencial indexada y directa.

1. ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN
DE DATOS
Febrero-junio 2023

2. ADMINISTRACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DE DATOS
Es una estructura física-lógica que permite operaciones
computacionales (editar, guardar, actualizar, etc.) sobre
un contenido de información.
Ordenar los datos es una parte
esencial del análisis de datos.
Puede que desee poner una
lista de nombres en orden
alfabético, compilar una lista de
niveles de inventario de
productos de mayor a menor u
ordenar filas por colores o por
iconos.
UNIDAD I

3. ARCHIVO
Conjunto de información relacionada,
grabada en el sistema de almacenamiento
secundario y a la que se hace referencia
mediante un nombre.
La etimología de la
palabra archivo viene
del griego archerion,
que significa lugar
donde se guardaban
las arcas o también del
latín archivum.

4. TIPOS DE ARCHIVOS CON SUS EXTENSIONES
Archivo de Imagen
· .tiff
· .png
· .pcx
· .wmf
Archivo de Texto
· .doc
· .txt
· .rtf
Archivo Ejecutable
· .exe
· .com
Archivo Comprimido
· .zip
· .gz
· .tar
Archivo de Video
· .mp4
· .avi
· .mpg
· .mov

5. OPERACIONES SOBRE ARCHIVOS
 Selección de archivos.
 Búsqueda de archivos.
 Renombrado de
archivos.
 Copiar, cortar y pegar.
 Creación de carpetas.
 Edición de archivos.
 Visualizar archivos.

6. PRINCIPALES FUNCIONES DE LOS ARCHIVOS
El archivo de documentos
sirve para gestionar,
clasificar, ordenar y
conservar documentos.
El archivo de documentos
en una empresa es de vital
importancia, ya que, como
su propio nombre indica,
sirve para gestionar,
clasificar y ordenar un
conjunto de documentos
que son necesarios
conservar en su base de
datos.

7. ORGANIZACIONES BÁSICAS
 Organización Secuencial.
Un archivo con organización secuencial es una sucesión de
registros almacenados consecutivamente sobre el soporte
externo, de tal modo que para acceder a un registro n dado es
obligatorio pasar por todos los n-1 artículos que le preceden.
Es la forma mas simple de almacenar y recuperar los registros
en un archivo. Estos almacenan los registros unos tras otros sin
importar el valor real de los datos en los registros.
El orden físico en que fueron escritos los registros es el orden de
lectura de los mismos.
Todos los tipos de dispositivos de memoria auxiliar soportan la
organización secuencial.
UNIDAD II

8. ORGANIZACIONES BÁSICAS
 Organización Secuencial.
En un archivo organizado secuencialmente, los registros
quedan grabados consecutivamente cuando el archivo se
crea y se deben acceder consecutivamente. La ventaja
más importante es la capacidad de acceder al “siguiente”
registro rápidamente, además de que son muy sencillos
de usar y de aplicar.

9. ORGANIZACIONES BÁSICAS
 Organización Secuencial Indexada.
Se utiliza este tipo de organización de archivo
cuando existe la necesidad tanto de accesar los
registros secuencialmente, por algún valor de llave,
como de accesarlos individualmente.

10. ORGANIZACIONES BÁSICAS
Un archivo está
organizado en modo
directo cuando el orden
físico no se corresponde
con el orden lógico. Los
datos se sitúan en el
archivo y se accede a
ellos directa
aleatoriamente mediante
su posición, es decir, el
lugar relativo que ocupan.
 Organización Directa

12. ORGANIZACIÓN DIRECTA

13. ¿CÓMO AFECTA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE UN
ARCHIVO CUANDO HAY UNA INADECUADA ADMINISTRACIÓN
DE LOS DOCUMENTOS?
El caos organizativo nos lleva, en muchas ocasiones,
a acumular información duplicada, lo que provoca una
saturación de documentos que hace que la búsqueda futura de
los mismos se retrase notablemente. Es frecuente guardar
archivos en distintas carpetas, directorios, discos duros,
equipos, memorias USB, etc

14. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
Es un código seguro de verificación de
documentos, consiste en un conjunto de dígitos que
identifican de forma única cualquiera de los documentos
electrónicos emitidos por el Ministerio.
 Procesamiento de archivos CVS.
La abreviatura CSV se refiere a un tipo de datos de texto en el
procesamiento de datos con el que se pueden registrar,
almacenar y procesar grandes cantidades de datos
estructurados. El término CSV significa "valores separados por
comas" (comma-separated values).
Programas compatibles
Microsoft Office Excel:
UNIDAD III

15. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
¿Cómo procesar un archivo CSV?
1 . Abre Excel y crea un nuevo libro.
2 . Ve a la pestaña Datos y haz clic sobre “Obtener datos externos”.
3 . Después haz clic sobre “Datos de un archivo de texto”.
4 . Saldrá una ventana de explorador para buscar y seleccionar el archivo
CSV que queremos abrir.
Ordenar archivo CSV en Excel
Pasos para ordenar un archivo CSV en Excel.
1. Tener el documento en Excel
2.Clic en la Columna A para seleccionarla.
3.Clic en la ficha Datos.
4.Clic en la opción Texto en columnas.
5. en la ventana emergente debe estar seleccionado Delimitados.
6.Clic en Siguiente.
7.En separadores debe estar activado solo Coma.
8.Clic en Finalizar.
9. Poner el nombre del archivo CSV ordenado

16. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
Organización de un archivo CSV

17. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
 Procesamiento de archivos XML
El lenguaje de marcado extensible (XML) permite definir y
almacenar datos de forma compartible. XML admite el
intercambio de información entre sistemas de computación,
como sitios web, bases de datos y aplicaciones de terceros.
Significado:
Extensible Markup Language (Lenguaje de Marcado
Extensible) y es una especificación de W3C como lenguaje de
marcado de propósito general.

18. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
¡Qué programa usar para XML?
Excel es una de las mejores opciones para abrir archivos XML
sencillos, pues puede ordenar las etiquetas y presentar el
archivo en forma de tabla, facilitando su lectura y
comprensión. Además, no solo es un lector de archivos XML,
sino que también permite editarlos.
.
Ventajas:
Los documentos XML son sencillos de procesar. Es un lenguaje que
tiene una gran compatibilidad con SGML. El lenguaje XML es sencillo
de estructurar con lo que se pueden diferenciar fácilmente las distintas
partes de un documento. Se puede importar y exportar a otras
aplicaciones, programas y formatos
SGML (Standard Generalized Mark-up Language), es un lenguaje generalizado estándar para el formato de
documentos. Es un estándar internacional que permite definir lenguajes para dar formato a documentos.

19. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
Dónde hacer archivos XML:
El Bloc de notas XML de Microsoft es una aplicación
que le permite crear y editar documentos XML de forma
rápida y sencilla. Con esta herramienta, la estructura de
los datos XML se muestra gráficamente en una
estructura de árbol.
.

20. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
 Procesamiento de archivos no estructurados.
No estructurado significa simplemente que se trata de conjuntos
de datos (colecciones grandes típicas de archivos) que no se
almacenan en un formato de base de datos estructurado. Los
datos no estructurados tienen estructura interna, pero no están
predefinidos por modelos de datos.
Los datos no estructurados pueden
almacenarse en un sistema de software y
luego usarse para mantener bases de
datos relacionales. Algunos sistemas de
bases de datos relacionales ofrecen la
opción de utilizar el lenguaje de consulta
estructurado (SQL) para enviar consultas y
mantener la base de datos.
Como se
procesan los
datos no
estructurados

21. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ACTUALES
¿Qué es información estructurada y no estructurada?
En primer lugar, los datos estructurados involucran datos de
fechas, direcciones, geolocalización, etc. En cambio, los datos
no estructurados cuentan con información en texto, vídeo,
actividad móvil, audio, redes sociales, imágenes satelitales, etc.