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Internationales Projektmanagement
„einfach„ umgesetzt




www.pmcc-consulting.com


Stefan Plank, MSc, 14.02.2013
Inhalte


 1   Projektmanagement: Methoden und Prozesse

 2   Führen von internationalen Projekten




                                                Einführung


                                                Folie 2
pmcc consulting
Stefan Plank, MSc, PMP®,Senior Consultant

>   Projekte, Prozesse, Strategien
>   25 MitarbeiterInnen, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung
>   6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana
>   Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools

                     > Leitung Themenfeld ‘Projektmanagement‘ bei
                        pmcc consulting
                     > Expert im Bereich Risikomanagement,
                        Vertragsmanagement, Claimmanagement und
                        Coaching in Projekten
                     > Gast-Lektor an der WU Wien sowie an der
                        Fachhochschule des bfi Wien
                     > PM-Erfahrung:
                        > Leitung und Entwicklung von (internationalen)
                           Großprojekten in der Bauindustrie
                        > Entwicklungsprojekte in Südost-Afrika                Einführung

                        > Internationale Qualifizierungsprogramme im
                           Anlagenbau in Europa, China, Indien und Brasilien   Folie 3
pmcc consulting Projektverständnis

        Aufgabe mit
   besonderen Merkmalen         Temporäre Organisation




                    Soziales System




                                                         Einführung


                                                         Folie 4
pmcc consulting Projektmanagement-
Verständnis

    Zyklische Vorgehensweise             Betrachtungsobjekte

                                         > Ziele, Ergebnisse
           (Neu-)Planen
                                         > Leistung




                                                                 Hard Facts
                                         > Termine

                           Durchführen
                                         > Kosten &
 Steuern




                                           Ressourcen
                                         > Projektorganisation
                                           und -kultur




                                                                 Soft Facts
                                         > Projektkommuni-
                                           kation
           Überprüfen
                                         > Projektkontext/
                                           -umfeld                            Einführung


                                                                              Folie 5
Internationale Projekte
Besonderheiten

> Internationale Projekte sind
    > Projekte, an denen mehrere Nationen wesentlich beteiligt sind
    > Projekte, an denen mehrere Kulturen repräsentiert
       werden

> Verschiedene Standorte, Zeitzonen
> Unterschiedliche rechtliche Bestimmungen
> Unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen

  Internationale Projekte = komplexere Projekte!




                                                                      Einführung


                                                                      Folie 6
Internationale Projekte                Ziele und Ergebnisse nicht
          Die größten Herausforderungen           bzw. unklar definiert
                                                 Kein Projektauftrag (Project
                                 Kontext          Charter)

                                  Ziele
 Mangelende Expertise bzw.
  Erfahrung                     Leistungen
 Keine integrierte                                 Kommunikation: Physischen
  Leistungsplanung                                   Treffen werden nicht ermöglicht,
  (Arbeitspakete + Verantw.)                         unterschiedliche Zeitzonen
                                                    Fehlendes Vertrauen, keine
                                                     Teamentwicklung




                                                                               Kontext
Kontext




                                                    Vorurteile
                               Organisation




          Kosten &                                     Termine
          Ressourcen
Mangelnde Kenntnis von
 Länderspezifika (Gesetze,
                                              Unrealistische Vorgaben /
 Normen, Klima, etc.)
                                               Blauäugigkeit                             Einführung
Mangelnde Berücksichtigung
                                              Fehlende Leistungsplanung
 der Unterschiede (Kultur,
                                Kontext                                                  Folie 7
 Sprache, Moral, etc.)
1. Projektmanagement:
Methoden und Prozesse
Projektmanagement
          Methodenüberblick
                                Kontext

                                 Ziele

                               Leistungen




                                                       Kontext
Kontext




                              Organisation




              Kosten &                       Termine
              Ressourcen
                                                                 01
                                                                 Projektmanage-
                                                                 ment Methoden
                                                                 und Prozesse

                               Kontext                           Folie 9
Projektmanagement
Methodeneinsatz in internationalen Projekten
Projektstrukturplan:
 Transparentmachen von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten




                                                              01
                                                              Projektmanage-
                                                              ment Methoden
                                                              und Prozesse

                                                              Folie 10
Projektmanagement
Methodeneinsatz in internationalen Projekten

Visualisierung: “Ein Bild sagt mehr als 1000 Wörter…“




                                                        01
                                                        Projektmanage-
                                                        ment Methoden
                                                        und Prozesse

                                                        Folie 11
Projektmanagement
Methoden: IT-Support

> Gerade bei größeren Projekten trägt eine funktionale IT-Lösung
  (entlang des PM-Prozesses) wesentlich zum professionellen
  und effizienten Projektmanagement bei
> Sowohl IT-unterstützte Methoden in der Projektplanung und im
  Projekt-Controlling als auch eine strukturierte Dokumentation
  dienen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz




                                                                                       01
                                                                                       Projektmanage-
                                                                                       ment Methoden
                                                                                       und Prozesse

                                         Quelle: project handbook by pmcc consulting   Folie 12
Projektmanagement
             Methoden: IT-Support – Look ‘n Feel
                                                                                                                     Aktualisieren

Projektstrukturplan                                                                                                   Gehe zu AP
                                                                                                                  Knoten ohne Basisplan
Projekt Relax                                                                                                     kennzeichnen




                                                                                                                                                                                                 23%
                                                                                                                                                                     Projekt Relax




                                                                                                                                                        1
                                                                                                                                                                            Sterrer




                                                                                                                                                                                                 grün
                                                                                                                                                                 02.02.10             10.09.10
                                             36%




                                                                                                  81%




                                                                                                                                                54%




                                                                                                                                                                                                 13%




                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0%
             PROJEKTMANAGEMENT                                        IST-ANALYSE                                   SOLL-KONZEPTION                             PLANUNG & BESCHAFFUNG                                UMSETZUNG                                  PILOT DURCHFÜHRUNG                                      ÜBERGABE
     1.1




                                                        1.2




                                                                                                          1.3




                                                                                                                                                        1.4




                                                                                                                                                                                                        1.5




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6




                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                 grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  grün
             02.02.10             30.08.10                        02.02.10             12.03.10                   01.03.10           05.04.10                    31.03.10             30.04.10                  02.05.10             09.06.10                   05.06.10             11.07.10                     12.07.10             10.09.10
                                                                                                  100%




                                                                                                                                                100%




                                                                                                                                                                                                 0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0%
               Projekt gestartet                                Analyse andere Unternehmen                        Erstellung EA Infrastruktur                   Planung Umbaumaßnahmen                                Baubeginn                                     Vorbereitung Pilot                             Mitarbeiter-Information
                                             erledigt




                                                                                                                                                                                                                                                offen
     1.1.1




                                                                                                                                                                                                        1.5.1
                                                        1.2.1




                                                                                                          1.3.1




                                                                                                                                                        1.4.1




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.1




                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7.1
                   02.02.10                                                  Berger                                     Weichselbaum                                      Brenner                                      02.05.10                                            Berger                                         Strasser
                                                                                                  grün




                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                 grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  grün
                   02.02.10                                       02.02.10             25.02.10                   01.03.10           15.03.10                    07.04.10             15.04.10                         23.04.10                                 05.06.10             09.06.10                     12.07.10             24.07.10
                                             100%




                                                                                                  100%




                                                                                                                        Erstellung EA
                                                                                                                                                75%




                                                                                                                                                                                                 50%




                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%
                  Projektstart                                   Interviews Führungskräfte                                                                         Einholung Baubescheid                           Baudurchführung                                 Einweisung Pilot TN                                    Go live
                                                                                                                   Organisationsstrukturen




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  offen
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7.2
     1.1.2




                                                        1.2.2




                                                                                                          1.3.2




                                                                                                                                                        1.4.2




                                                                                                                                                                                                        1.5.2




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.2
                        Sterrer                                          Kretschner                                          Weber                                        Brenner                                          Sterrer                                       Brenner                                          25.07.10
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                                                                 grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün
                                                                                                                                                gelb


             02.02.10             09.02.10                        17.02.10             12.03.10                   01.03.10           20.03.10                    31.03.10             07.04.10                  02.05.10             12.05.10                   05.06.10             09.06.10                             04.07.10
                                                                                                  100%




                                                                                                                                                100%




                                                                                                                   Durchführung Rechtliche
                                             25%




                                                                                                                                                                                                 0%




                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0%
               Projektkoordination                                 Interviews Mitarbeiter                                                                          Planung Infrastruktur                             Installationen                                    Start Pilot                                Betreuung erste 2 Monate
                                                                                                                          Prüfung




                                                                                                                                                                                                                                                                                                offen
                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.3
     1.1.3




                                                        1.2.3




                                                                                                          1.3.3




                                                                                                                                                        1.4.3




                                                                                                                                                                                                        1.5.3




                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7.3
                        Sterrer                                              Sterrer                                         Weber                                          Gruber                                         Sterrer                                      09.06.10                                        Weichselbaum
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                                                                 grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  grün
                                                                                                                                                rot




             09.02.10             30.08.10                        17.02.10             27.02.10                   10.03.10           20.03.10                    07.04.10             20.04.10                  07.05.10             21.05.10                           18.05.10                                  12.07.10             10.09.10
                                                                                                  100%




                                                                                                                                                                Ausschreibung & Beschaffung
                                             25%




                                                                                                                                                50%




                                                                                                                                                                                                 0%




                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  0%
                Projektcontrolling                                    Analyse Berater                                 Kalkulation Kosten                                                                             Innenausbau                                    Durchführung Pilot                          Übergabe an Personalabteilung
                                                                                                                                                                        Infrastruktur
     1.1.4




                                                        1.2.4




                                                                                                          1.3.4




                                                                                                                                                        1.4.4




                                                                                                                                                                                                        1.5.4




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.4




                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7.4
                        Sterrer                                              Sterrer                                       Schreder                                         Gruber                                         Sterrer                                         Berger                                            Sterrer
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                                                                 grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  grün
                                                                                                                                                gelb




             09.02.10             30.08.10                        02.02.10             25.02.10                   20.03.10           30.03.10                    20.04.10             30.04.10                  07.05.10             17.05.10                   09.06.10             04.07.10                     15.08.10             10.09.10
                                                                                                  100%




                                                                                                                      Zusammenfassung                                                                                                                                                                                 Übergabe an
                                                                                                                                                50%
                                             0%




                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%
                Projektmarketing                                     Analyse Literatur                                                                                                                                Einrichtung                               Teilnehmer-Betreuung Pilot
                                                                                                                       Gesamtkonzept                                                                                                                                                                            Personalabteilung erfolgt




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  offen
                                                                                                                                                                                                                                                                                                        1.7.5
     1.1.5




                                                        1.2.5




                                                                                                          1.3.5




                                                                                                                                                                                                        1.5.5




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.5
                        Sterrer                                              Gruber                                        Schreder                                                                                        Sterrer                                         Berger                                         10.09.10
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün
             09.02.10             30.08.10                        02.02.10             25.02.10                   30.03.10           03.04.10                                                                   17.05.10             31.05.10                   09.06.10             04.07.10                             14.08.10
                                                                                                  100%




                                                                                                                  Abstimmung+ Optimierung
                                             0%




                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                0%
                Projektabschluss                                   Analyse Räumlichkeiten                                                                                                                        Behördliche Abnahme                             Pilot abgeschlossen
                                                                                                                          Konzept




                                                                                                                                                                                                                                                                                                offen
                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.6
     1.1.6




                                                        1.2.6




                                                                                                          1.3.6




                                                                                                                                                                                                        1.5.6




                        Sterrer                                           Brenner                                            Weber                                                                                         Sterrer                                      04.07.10
                                             grün




                                                                                                  grün




                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                grün
             21.08.10             30.08.10                        02.02.10             25.02.10                   03.04.10           05.04.10                                                                   31.05.10             01.06.10                           12.06.10
                                                                                                  50%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%
             Projekt abgeschlossen                              Zusammenfassung Ist-Analyse                         Abnahme Konzept                                                                                   Abnahme                                        Evaluierung Pilot




                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          01
                                             offen




                                                                                                                                                offen




                                                                                                                                                                                                                                                offen
     1.1.7




                                                                                                          1.3.7




                                                                                                                                                                                                        1.5.7
                                                        1.2.7




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.7
                   30.08.10                                                  Sterrer                                      05.04.10                                                                                     01.06.10                                            Sterrer
                                                                                                  grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün
                   30.08.10                                       16.02.10             20.02.10                           12.03.10                                                                                     11.05.10                                 05.07.10             11.07.10
                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                                                                                                0%
                                                                Ist-Analyse abgeschlossen                                                                                                                         Auswahl Pilot Bereich                         Optimierung Relaxingzone
                                                                                                  offen
                                                        1.2.8




                                                                                                                                                                                                        1.5.8




                                                                                                                                                                                                                                                        1.6.8




                                                                         12.03.10                                                                                                                                          Sterrer                                         Sterrer
                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                                                                                                grün
                                                                         20.02.10                                                                                                                               02.06.10             06.06.10                   05.07.10             11.07.10
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          Projektmanage-
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          ment Methoden
                                                                                                                                                                                                                                                0%




                                                                                                                                                                                                                 Organisationsplanung
                                                                                                                                                                                                        1.5.9




                                                                                                                                                                                                                           Sterrer
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                          und Prozesse
                                                                                                                                                                                                                                                grün




                                                                                                                                                                                                                02.06.10             09.06.10




                                                                                                                                                                                                                                Quelle: project handbook by pmcc consulting                                                                               Folie 13
Projektmanagement
Methoden: IT-Support – Look ‘n Feel




                                                                              01
                                                                              Projektmanage-
                                                                              ment Methoden
                                                                              und Prozesse
                                Quelle: project handbook by pmcc consulting
                                                                              Folie 14
Projektmanagement
                          Projektmanagement als Prozess

                         VORPROJEKTPHASE                    PROJEKTMANAGEMENTPROZESS                                      NACHPROJEKTPHASE

                              PM-Aufwand                                                „Intuitive„ Projektabwicklung
     PROJEKTMANAGEMENT




                                                                   PROJEKTKOORDINATION

                                                                     PROJEKTMARKETING



                           PROJEKT-           PROJEKT-           PROJEKT-          PROJEKT-           PROJEKT-            PROJEKT-
                           BEAUFTRAGUNG       START              CONTROLLING       KRISE              ABSCHLUSS           EVALUIERUNG



                                                                                                                            Zeit

                                           PM-Planung                   Projektcontrolling                   Projektabschluss
PROJEKTABWICKLUNG
       INHALTLICHE




                                                                                                                          OPERATIONS /
                            AKQUISITION       DESIGN             BESCHAFFUNG       MONTAGE            INBETRIEBNAHME      AFTER SALES




                                             Erste inhaltliche                                              Inhaltliche
                                                                                                                                             01
                                             Besprechung                                                     Abnahme
                                                                                                                                             Projektmanage-
                                                                                                                                             ment Methoden
                                                                                                                                             und Prozesse

                                                                                                                                             Folie 15
Frage 1

In wie weit unterscheidet sich die hier präsentierte Theorie
von der Praxis in Ihren Projekten?


        a. Gar nicht (fast deckungsgleich)
        b. Einige Unterschiede
        c. Sehr (fast keine Übereinstimmung)




                                                               01
                                                               Projektmanage-
                                                               ment Methoden
                                                               und Prozesse

                                                               Folie 16
Projekt-Start
Beschreibung

> Der Projekt-Startprozess stellt einen Kommunikationsprozess
  dar, dessen Ergebnis eine adäquate, im Projektteam erstellte
  PM-Planung sein soll

> Die Erstellung der Projektpläne erfolgt in iterativen Zyklen

> Eine adäquate Projektorganisation ist aufzubauen,
  Teambuilding-Maßnahmen sind durchzuführen

> Ein ausbalanciertes Verhältnis zwischen Planungsqualität und
  Dauer bzw. Aufwand für den Projekt-Startprozess ist
  sicherzustellen


                                                                 01
                                                                 Projektmanage-
                                                                 ment Methoden
                                                                 und Prozesse

                                                                 Folie 17
Projekt-Start
Projektplanung in internationalen Projekten


       PM-
       Qualität
                                             Projekt -
                                            ‘Konklave‘



                                Projekt -
                               Startwork-
                                 shop



                  Kick-off -
                  Meeting



        Eigen-                                             01
       ständige
       Planung                                   Aufwand   Projektmanage-
                                                           ment Methoden
                                                           und Prozesse

                                                           Folie 18
Projekt-Start
Look ‘n Feel: Projekt-Startworkshop




                                      01
                                      Projektmanage-
                                      ment Methoden
                                      und Prozesse

                                      Folie 19
Projekt-Start
Look ‘n Feel: Projekt-Startworkshop




                                      01
                                      Projektmanage-
                                      ment Methoden
                                      und Prozesse

                                      Folie 20
Projekt-Controlling
Ausgangssituation

> Ausgehend von der Dynamik als wesentlichem Projektmerkmal
  ergeben sich während der Laufzeit Änderungen im Projekt

> Um den Überblick über das Projekt zu wahren, ist es notwendig,
  sich regelmäßig eine aktuelle Gesamtsicht über das Projekt zu
  verschaffen:                                 
                                                                                                   AB-
                                                                                                WEICHUNG

                                                                           FORECAST
                                                                             (Rest)

                                                                                      AKTUELL
                                 PLAN                 PLAN
                                        ABWEICHUNG




                                                     (Basis)
        IST    FORECAST (Rest)
              AKTUELL
                                                               IST-STAND




> „Nur was geplant ist, kann auch controlled werden“                                                       01
                                                                                                           Projektmanage-
> Projektcontrolling = Krisenprävention                                                                    ment Methoden
                                                                                                           und Prozesse

                                                                                                           Folie 21
Projektabschluss
Beschreibung

Voraussetzung: Die inhaltliche Leistungserstellung ist weitgehend
abgeschlossen

> Dokumentation des Ist-Verlaufs
> Planung von Aufgaben der Nachprojektphase

> Beurteilung des Projekterfolgs (Messung der Zielerreichung),
  Marketing der Projektergebnisse

> Auflösung der temporären Organisation

> Know-how-Transfer

> ‘Sozialer Projektabschluss‘ (Feiern)
  > Würdigung der Leistung des Projektteams                         01
  > Motivator für nächste Projekte                                  Projektmanage-
                                                                    ment Methoden
                                                                    und Prozesse

                                                                    Folie 22
Literaturempfehlung: „setting milestones“




                          „setting milestones“
                          Projektmanagement
                          Methoden – Prozesse - Hilfsmittel


                          Christian Sterrer
                          Gernot Winkler

                          2. Auflage 2010
                          315 Seiten
                          ISBN: 978-3902729200
                          www.pmcc-consulting.com/buecher

                                                              01
                                                              Projektmanage-
                                                              ment Methoden
                                                              und Prozesse

                                                              Folie 23
2. Führen von internationalen
Projekten
Unser Projektmanagement-Verständnis


    Zyklische Vorgehensweise             Betrachtungsobjekte

                                         > Ziele, Ergebnisse
           (Neu-)Planen
                                         > Leistung




                                                                 Hard Facts
                                         > Termine

                           Durchführen
                                         > Kosten &
 Steuern




                                           Ressourcen
                                         > Projektorganisation
                                           und -kultur




                                                                 Soft Facts
                                         > Projektkommuni-
                                           kation
           Überprüfen                                                         02
                                         > Projektkontext/
                                                                              Führen von
                                           -umfeld                            internationalen
                                                                              Projekten

                                                                              Folie 25
Frage 2

Wie groß sehen Sie den Anteil von sozialen Themen (zB
Kommunikation, Rollenverständnis) am Erfolg eines
internationalen Projekts?



                  a. Weniger als 25% Anteil
                  b. 25 – 50% Anteil
                  c. 51 – 75% Anteil
                  d. Über 75% Anteil


                                                        02
                                                        Führen von
                                                        internationalen
                                                        Projekten

                                                        Folie 26
Frage 3

Wie viel Zeit (gemessen am Gesamtaufwand) widmen Sie für
deren Planung und Umsetzung?




                  a. Weniger als 25% Anteil
                  b. 25 – 50% Anteil
                  c. 51 – 75% Anteil
                  d. Über 75% Anteil


                                                           02
                                                           Führen von
                                                           internationalen
                                                           Projekten

                                                           Folie 27
Besonderheiten
Internationale Projekte sind vor allem sozial komplex

                          > Herausforderungen durch
                            unterschiedliche Kulturen und
                            Sprachen
                          > Fehlende Rufdistanz
                          > Fehlende Identifikation mit dem
                            Gesamtprojekt (statt dessen mit
                            der Firma oder dem Standort)
                          > Internationale Projekte sind
                            immer und vor allem
                            interkulturelle Projekte
                          > Verbindlichkeiten sind nicht
                            (immer) verbindlich …
                                                              02
                                                              Führen von
                                                              internationalen
                                                              Projekten

                                                              Folie 28
Internationale Projekte
Herausforderungen in der Führung

> Jeder im Team hat eine andere ‘Wohlfühlzone‘
> In jeder Kultur wird anders geführt – es gibt unterschiedliche
  Normen und Werte
> Respekt und Wertschätzung werden in den jeweiligen
  Kulturen unterschiedlich ausgedrückt




                                                                   02
                                                                   Führen von
                                                                   internationalen
                                                                   Projekten

                                                                   Folie 29
Eh-Klar-Falle
Verschiedene Hintergründe und Sichtweisen




                                            02
                                            Führen von
                                            internationalen
                                            Projekten

                                            Folie 30
Eh-Klar-Falle
Verschiedene Hintergründe und Sichtweisen


                    Es ist ein
                    FÄCHER!



                                          Es ist
                                           eine
                                          WAND!
 Es ist ein                                        Es ist
 SPEER!                                             ein
                                                   SEIL!




                                                            02
                Es ist eine
               Es ist eine
                SCHLAN-
                                                            Führen von
                                 Es ist ein                 internationalen
              SCHLANGE!
                    GE!           BAUM!                     Projekten

                                                            Folie 31
Internationale Projekte
Unterschiedliche Wahrnehmungen

> Jede Kultur nimmt Wertschätzung unterschiedlich wahr
> Mein Verständnis von Respekt, Akzeptanz und Wertschätzung
  darf keinen Absolutheitsanspruch haben
> Stell Dich selbst in Frage!
> Der/die ProjektleiterIn muss vor allem Fragen stellen und eine
  gemeinsame Projektkultur schaffen!




                                                                                         02
                                                                                         Führen von
                                                                                         internationalen
                                                                                         Projekten

                                       Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Feedback‘)   Folie 32
Internationale Projekte
Teamarbeit

“Unechte” Teamarbeit              “Echte” Teamarbeit




> Co-agierend                     > Inter-agierend
> Addition von Einzelleistungen   > Mehrwert entsteht
> Partielle Sichtweisen
                                                                02
                                  > Ganzheitliche Sichtweisen
                                                                Führen von
                                                                internationalen
                                                                Projekten

                                                                Folie 33
Internationale Projekte
Aufbau einer adäquaten Projektorganisation
                                     PROJEKT-
                           LENKUNGSAUSSCHUSS
                                                    Projekt-
                                                 auftraggeberIn
                        Projekt-
                      mitarbeiterIn

                                                      Projekt-
    Projekt-                                          leiterIn
  mitarbeiterIn               Projekt-
                            teammitglied                                            Projekt-
                                                  PROJEKTTEAM
                                                                                  teammitglied

                                         Projekt-                  Projekt-
                                       teammitglied              teammitglied

             Projekt-
                              SUBTEAM
           mitarbeiterIn
                                                                   Projekt-
                                   Projekt-                      mitarbeiterIn
                                 mitarbeiterIn

                                                                                 PROJEKTORGANISATION   02
Wichtig:                                                                                               Führen von
> Max. 8-10 Teammitglieder                                                                             internationalen
                                                                                                       Projekten
> Konkrete Definition der Projektorganisation mittels Projektorganigramm!
                                                                                                       Folie 34
Führen von virtuellen Projektteams
Kommunikation




                                                02
                                                Führen von
                                                internationalen
                                                Projekten

Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Führen‘)   Folie 35
Kommunikation in internationalen Projekte
Auch Kommunikation muss geplant werden

> Gerade in internationalen Projekten muss eine regelmäßige
  Kommunikation innerhalb der Projektorganisation geplant und
  aufrechterhalten werden
            ProjektleiterIn < > Projektteam
     Projektteammitglieder < > Subteams
            ProjektleiterIn < > ProjektauftraggeberIn /
                               Lenkungsausschuss

> Hinzu kommen natürlich auch bilaterale Abstimmungen bzw.
  Besprechungen bei Bedarf

> Je weniger Aufwand in die Projektplanung investiert wurde,
  um so größer zeigt sich der Koordinations- und
  Diskussionsaufwand während des Projektes!                     02
                                                                Führen von
                                                                internationalen
                                                                Projekten

                                                                Folie 36
Kommunikation in internationalen Projekte
Kommunikationsstrukturen (Beispiel)
                                Projektkommunikation
                        (Periodische Kommunikationsstrukturen)
Bezeichnung     Ziele, Inhalte                                    Teilnehmer         Termine

Projekt-        > Operative Koordination der Projektbeteiligten   ProjektleiterIn, wöchentlich
Jour fixe       > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme     Projektteam,
                                                                  (Projekt-Coach)
                > Planung nächster Schritte

Subteam-        > Koordination des Subteams                       Subteam            bei Bedarf
sitzung         > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen
                > Planung WVW

Projekt-        > Feststellen des Projektstatus                   ProjektleiterIn,   monatlich
controlling-    > Controlling von Zielen, Leistungen,             Projektteam
sitzung           Terminen sowie Ressourcen und Kosten
                > Controlling der Stakeholderbeziehungen
                > Entscheidungsaufbereitung für die
                  Projektauftraggeber-Sitzung

Projekt-        > Diskussion von Projektstatus,                   Projektauftrag-    nach
                                                                                                    02
auftraggeber-     Abweichungen im Projekt                         geberIn,           Projekt-
                                                                                                    Führen von
sitzung                                                           ProjektleiterIn,   controlling-   internationalen
                > Treffen ausstehender Entscheidungen
                                                                  Lenkungsaus-       sitzung        Projekten
                > Abnahme des Projektfortschrittsberichts         schuss
                                                                                                    Folie 37
Kommunikation in internationalen Projekte
IT-Unterstützung

> Speziell in internationalen und überregionalen Projekten sind
  regelmäßige physische Meetings nicht möglich

> Moderne Telekommunikationsmittel können hierbei kräftig
  unterstützen

> Physische Zusammenkünfte sind dadurch jedoch nicht
  vollständig ersetzbar




                                                                               02
                                                                               Führen von
                                                                               internationalen
                                                                               Projekten
                                                       Foto: citrixonline.de
                                                                               Folie 38
Kommunikation in internationalen Projekte
IT-Unterstützung

Beispiele:
>   Web Clouds
>   Online-Meetings
>   Projekt-Avatare
>   etc.




                                                                                      02
                                                                                      Führen von
                                                                                      internationalen
                                                                                      Projekten

                      Quellen: techglobex.blogspot.com / citrixonline.de/ avameo.de   Folie 39
Online-Collaboration
Vorteile von Online-Meetings in der Projektarbeit

> Sie ermöglichen regelmäßige Treffen zu vernachlässigbaren
  Kosten, bei denen sich die TeilnehmerInnen nicht nur
  sprechen, sondern auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten
  können

> Webkonferenzen schaffen eine Nähe, die mit einem
  persönlichen Treffen vergleichbar ist. Teammitglieder können
  von jedem Ort der Welt aus an Meetings ihrer Projektgruppe
  teilnehmen

> Durch den regelmäßigen
  persönlichen Austausch
  kommen Fehlplanungen früh
  zur Sprache und sind somit
  auch schneller zu beheben                                      02
> Die Kommunikation ist                                          Führen von
                                                                 internationalen
  effizienter als per E-Mail oder                                Projekten

  Telefon                                                        Folie 40
Online-Collaboration
Einfach einsetzbar & geringe Investitionen

> Online-Meetings lassen sich schnell und
  einfach organisieren (ad hoc oder
  geplante Meeting per Mausklick)

> Es reicht ein herkömmlicher Computer mit
  Internetzugang und eine spezielle
  Software für Webkonferenzen; aufwendig
  zu installierende Hardware ist nicht nötig

> Präsentationen oder sonstige Dokumente
  werden über den Bildschirm an alle
  Teilnehmer übertragen; alle Beteiligten
  können diese per Echtzeit gemeinsam
  ansehen und bearbeiten

> Online-Meetings lassen sich aufzeichnen
                                               02
  und somit sind Ziele und Vorgaben auch       Führen von
                                               internationalen
  im Nachhinein leicht nachvollziehbar         Projekten

  (hohe Transparenz)                           Folie 41
Literaturempfehlung:
„social competene im Projektmanagement“



                        „social competence“
                        im Projektmanagement
                        Projektteams führen, entwickeln,
                        motivieren


                        Christian Majer
                        Luis Stabauer

                        1. Auflage 2010
                        268 Seiten
                        ISBN: 978-3902729316
                        www.pmcc-consulting.com/buecher    02
                                                           Führen von
                                                           internationalen
                                                           Projekten

                                                           Folie 42
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  • 2. Inhalte 1 Projektmanagement: Methoden und Prozesse 2 Führen von internationalen Projekten Einführung Folie 2
  • 3. pmcc consulting Stefan Plank, MSc, PMP®,Senior Consultant > Projekte, Prozesse, Strategien > 25 MitarbeiterInnen, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung > 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana > Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools > Leitung Themenfeld ‘Projektmanagement‘ bei pmcc consulting > Expert im Bereich Risikomanagement, Vertragsmanagement, Claimmanagement und Coaching in Projekten > Gast-Lektor an der WU Wien sowie an der Fachhochschule des bfi Wien > PM-Erfahrung: > Leitung und Entwicklung von (internationalen) Großprojekten in der Bauindustrie > Entwicklungsprojekte in Südost-Afrika Einführung > Internationale Qualifizierungsprogramme im Anlagenbau in Europa, China, Indien und Brasilien Folie 3
  • 4. pmcc consulting Projektverständnis Aufgabe mit besonderen Merkmalen Temporäre Organisation Soziales System Einführung Folie 4
  • 5. pmcc consulting Projektmanagement- Verständnis Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse (Neu-)Planen > Leistung Hard Facts > Termine Durchführen > Kosten & Steuern Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Soft Facts > Projektkommuni- kation Überprüfen > Projektkontext/ -umfeld Einführung Folie 5
  • 6. Internationale Projekte Besonderheiten > Internationale Projekte sind > Projekte, an denen mehrere Nationen wesentlich beteiligt sind > Projekte, an denen mehrere Kulturen repräsentiert werden > Verschiedene Standorte, Zeitzonen > Unterschiedliche rechtliche Bestimmungen > Unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen Internationale Projekte = komplexere Projekte! Einführung Folie 6
  • 7. Internationale Projekte Ziele und Ergebnisse nicht Die größten Herausforderungen bzw. unklar definiert Kein Projektauftrag (Project Kontext Charter) Ziele Mangelende Expertise bzw. Erfahrung Leistungen Keine integrierte Kommunikation: Physischen Leistungsplanung Treffen werden nicht ermöglicht, (Arbeitspakete + Verantw.) unterschiedliche Zeitzonen Fehlendes Vertrauen, keine Teamentwicklung Kontext Kontext Vorurteile Organisation Kosten & Termine Ressourcen Mangelnde Kenntnis von Länderspezifika (Gesetze, Unrealistische Vorgaben / Normen, Klima, etc.) Blauäugigkeit Einführung Mangelnde Berücksichtigung Fehlende Leistungsplanung der Unterschiede (Kultur, Kontext Folie 7 Sprache, Moral, etc.)
  • 9. Projektmanagement Methodenüberblick Kontext Ziele Leistungen Kontext Kontext Organisation Kosten & Termine Ressourcen 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Kontext Folie 9
  • 10. Projektmanagement Methodeneinsatz in internationalen Projekten Projektstrukturplan: Transparentmachen von Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 10
  • 11. Projektmanagement Methodeneinsatz in internationalen Projekten Visualisierung: “Ein Bild sagt mehr als 1000 Wörter…“ 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 11
  • 12. Projektmanagement Methoden: IT-Support > Gerade bei größeren Projekten trägt eine funktionale IT-Lösung (entlang des PM-Prozesses) wesentlich zum professionellen und effizienten Projektmanagement bei > Sowohl IT-unterstützte Methoden in der Projektplanung und im Projekt-Controlling als auch eine strukturierte Dokumentation dienen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 12
  • 13. Projektmanagement Methoden: IT-Support – Look ‘n Feel Aktualisieren Projektstrukturplan Gehe zu AP Knoten ohne Basisplan Projekt Relax kennzeichnen 23% Projekt Relax 1 Sterrer grün 02.02.10 10.09.10 36% 81% 54% 13% 0% 0% 0% PROJEKTMANAGEMENT IST-ANALYSE SOLL-KONZEPTION PLANUNG & BESCHAFFUNG UMSETZUNG PILOT DURCHFÜHRUNG ÜBERGABE 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 grün grün grün grün grün grün grün 02.02.10 30.08.10 02.02.10 12.03.10 01.03.10 05.04.10 31.03.10 30.04.10 02.05.10 09.06.10 05.06.10 11.07.10 12.07.10 10.09.10 100% 100% 0% 0% 0% Projekt gestartet Analyse andere Unternehmen Erstellung EA Infrastruktur Planung Umbaumaßnahmen Baubeginn Vorbereitung Pilot Mitarbeiter-Information erledigt offen 1.1.1 1.5.1 1.2.1 1.3.1 1.4.1 1.6.1 1.7.1 02.02.10 Berger Weichselbaum Brenner 02.05.10 Berger Strasser grün grün grün grün grün 02.02.10 02.02.10 25.02.10 01.03.10 15.03.10 07.04.10 15.04.10 23.04.10 05.06.10 09.06.10 12.07.10 24.07.10 100% 100% Erstellung EA 75% 50% 0% 0% Projektstart Interviews Führungskräfte Einholung Baubescheid Baudurchführung Einweisung Pilot TN Go live Organisationsstrukturen offen 1.7.2 1.1.2 1.2.2 1.3.2 1.4.2 1.5.2 1.6.2 Sterrer Kretschner Weber Brenner Sterrer Brenner 25.07.10 grün grün grün grün grün gelb 02.02.10 09.02.10 17.02.10 12.03.10 01.03.10 20.03.10 31.03.10 07.04.10 02.05.10 12.05.10 05.06.10 09.06.10 04.07.10 100% 100% Durchführung Rechtliche 25% 0% 0% 0% Projektkoordination Interviews Mitarbeiter Planung Infrastruktur Installationen Start Pilot Betreuung erste 2 Monate Prüfung offen 1.6.3 1.1.3 1.2.3 1.3.3 1.4.3 1.5.3 1.7.3 Sterrer Sterrer Weber Gruber Sterrer 09.06.10 Weichselbaum grün grün grün grün grün rot 09.02.10 30.08.10 17.02.10 27.02.10 10.03.10 20.03.10 07.04.10 20.04.10 07.05.10 21.05.10 18.05.10 12.07.10 10.09.10 100% Ausschreibung & Beschaffung 25% 50% 0% 0% 0% 0% Projektcontrolling Analyse Berater Kalkulation Kosten Innenausbau Durchführung Pilot Übergabe an Personalabteilung Infrastruktur 1.1.4 1.2.4 1.3.4 1.4.4 1.5.4 1.6.4 1.7.4 Sterrer Sterrer Schreder Gruber Sterrer Berger Sterrer grün grün grün grün grün grün gelb 09.02.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 20.03.10 30.03.10 20.04.10 30.04.10 07.05.10 17.05.10 09.06.10 04.07.10 15.08.10 10.09.10 100% Zusammenfassung Übergabe an 50% 0% 0% 0% Projektmarketing Analyse Literatur Einrichtung Teilnehmer-Betreuung Pilot Gesamtkonzept Personalabteilung erfolgt offen 1.7.5 1.1.5 1.2.5 1.3.5 1.5.5 1.6.5 Sterrer Gruber Schreder Sterrer Berger 10.09.10 grün grün grün grün grün 09.02.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 30.03.10 03.04.10 17.05.10 31.05.10 09.06.10 04.07.10 14.08.10 100% Abstimmung+ Optimierung 0% 0% 0% Projektabschluss Analyse Räumlichkeiten Behördliche Abnahme Pilot abgeschlossen Konzept offen 1.6.6 1.1.6 1.2.6 1.3.6 1.5.6 Sterrer Brenner Weber Sterrer 04.07.10 grün grün grün grün 21.08.10 30.08.10 02.02.10 25.02.10 03.04.10 05.04.10 31.05.10 01.06.10 12.06.10 50% 0% Projekt abgeschlossen Zusammenfassung Ist-Analyse Abnahme Konzept Abnahme Evaluierung Pilot 01 offen offen offen 1.1.7 1.3.7 1.5.7 1.2.7 1.6.7 30.08.10 Sterrer 05.04.10 01.06.10 Sterrer grün grün 30.08.10 16.02.10 20.02.10 12.03.10 11.05.10 05.07.10 11.07.10 0% 0% Ist-Analyse abgeschlossen Auswahl Pilot Bereich Optimierung Relaxingzone offen 1.2.8 1.5.8 1.6.8 12.03.10 Sterrer Sterrer grün grün 20.02.10 02.06.10 06.06.10 05.07.10 11.07.10 Projektmanage- ment Methoden 0% Organisationsplanung 1.5.9 Sterrer und Prozesse grün 02.06.10 09.06.10 Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 13
  • 14. Projektmanagement Methoden: IT-Support – Look ‘n Feel 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 14
  • 15. Projektmanagement Projektmanagement als Prozess VORPROJEKTPHASE PROJEKTMANAGEMENTPROZESS NACHPROJEKTPHASE PM-Aufwand „Intuitive„ Projektabwicklung PROJEKTMANAGEMENT PROJEKTKOORDINATION PROJEKTMARKETING PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- BEAUFTRAGUNG START CONTROLLING KRISE ABSCHLUSS EVALUIERUNG Zeit PM-Planung Projektcontrolling Projektabschluss PROJEKTABWICKLUNG INHALTLICHE OPERATIONS / AKQUISITION DESIGN BESCHAFFUNG MONTAGE INBETRIEBNAHME AFTER SALES Erste inhaltliche Inhaltliche 01 Besprechung Abnahme Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 15
  • 16. Frage 1 In wie weit unterscheidet sich die hier präsentierte Theorie von der Praxis in Ihren Projekten? a. Gar nicht (fast deckungsgleich) b. Einige Unterschiede c. Sehr (fast keine Übereinstimmung) 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 16
  • 17. Projekt-Start Beschreibung > Der Projekt-Startprozess stellt einen Kommunikationsprozess dar, dessen Ergebnis eine adäquate, im Projektteam erstellte PM-Planung sein soll > Die Erstellung der Projektpläne erfolgt in iterativen Zyklen > Eine adäquate Projektorganisation ist aufzubauen, Teambuilding-Maßnahmen sind durchzuführen > Ein ausbalanciertes Verhältnis zwischen Planungsqualität und Dauer bzw. Aufwand für den Projekt-Startprozess ist sicherzustellen 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 17
  • 18. Projekt-Start Projektplanung in internationalen Projekten PM- Qualität Projekt - ‘Konklave‘ Projekt - Startwork- shop Kick-off - Meeting Eigen- 01 ständige Planung Aufwand Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 18
  • 19. Projekt-Start Look ‘n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 19
  • 20. Projekt-Start Look ‘n Feel: Projekt-Startworkshop 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 20
  • 21. Projekt-Controlling Ausgangssituation > Ausgehend von der Dynamik als wesentlichem Projektmerkmal ergeben sich während der Laufzeit Änderungen im Projekt > Um den Überblick über das Projekt zu wahren, ist es notwendig, sich regelmäßig eine aktuelle Gesamtsicht über das Projekt zu verschaffen:  AB- WEICHUNG FORECAST (Rest) AKTUELL PLAN PLAN ABWEICHUNG (Basis) IST FORECAST (Rest) AKTUELL IST-STAND > „Nur was geplant ist, kann auch controlled werden“ 01 Projektmanage- > Projektcontrolling = Krisenprävention ment Methoden und Prozesse Folie 21
  • 22. Projektabschluss Beschreibung Voraussetzung: Die inhaltliche Leistungserstellung ist weitgehend abgeschlossen > Dokumentation des Ist-Verlaufs > Planung von Aufgaben der Nachprojektphase > Beurteilung des Projekterfolgs (Messung der Zielerreichung), Marketing der Projektergebnisse > Auflösung der temporären Organisation > Know-how-Transfer > ‘Sozialer Projektabschluss‘ (Feiern) > Würdigung der Leistung des Projektteams 01 > Motivator für nächste Projekte Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 22
  • 23. Literaturempfehlung: „setting milestones“ „setting milestones“ Projektmanagement Methoden – Prozesse - Hilfsmittel Christian Sterrer Gernot Winkler 2. Auflage 2010 315 Seiten ISBN: 978-3902729200 www.pmcc-consulting.com/buecher 01 Projektmanage- ment Methoden und Prozesse Folie 23
  • 24. 2. Führen von internationalen Projekten
  • 25. Unser Projektmanagement-Verständnis Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte > Ziele, Ergebnisse (Neu-)Planen > Leistung Hard Facts > Termine Durchführen > Kosten & Steuern Ressourcen > Projektorganisation und -kultur Soft Facts > Projektkommuni- kation Überprüfen 02 > Projektkontext/ Führen von -umfeld internationalen Projekten Folie 25
  • 26. Frage 2 Wie groß sehen Sie den Anteil von sozialen Themen (zB Kommunikation, Rollenverständnis) am Erfolg eines internationalen Projekts? a. Weniger als 25% Anteil b. 25 – 50% Anteil c. 51 – 75% Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 26
  • 27. Frage 3 Wie viel Zeit (gemessen am Gesamtaufwand) widmen Sie für deren Planung und Umsetzung? a. Weniger als 25% Anteil b. 25 – 50% Anteil c. 51 – 75% Anteil d. Über 75% Anteil 02 Führen von internationalen Projekten Folie 27
  • 28. Besonderheiten Internationale Projekte sind vor allem sozial komplex > Herausforderungen durch unterschiedliche Kulturen und Sprachen > Fehlende Rufdistanz > Fehlende Identifikation mit dem Gesamtprojekt (statt dessen mit der Firma oder dem Standort) > Internationale Projekte sind immer und vor allem interkulturelle Projekte > Verbindlichkeiten sind nicht (immer) verbindlich … 02 Führen von internationalen Projekten Folie 28
  • 29. Internationale Projekte Herausforderungen in der Führung > Jeder im Team hat eine andere ‘Wohlfühlzone‘ > In jeder Kultur wird anders geführt – es gibt unterschiedliche Normen und Werte > Respekt und Wertschätzung werden in den jeweiligen Kulturen unterschiedlich ausgedrückt 02 Führen von internationalen Projekten Folie 29
  • 30. Eh-Klar-Falle Verschiedene Hintergründe und Sichtweisen 02 Führen von internationalen Projekten Folie 30
  • 31. Eh-Klar-Falle Verschiedene Hintergründe und Sichtweisen Es ist ein FÄCHER! Es ist eine WAND! Es ist ein Es ist SPEER! ein SEIL! 02 Es ist eine Es ist eine SCHLAN- Führen von Es ist ein internationalen SCHLANGE! GE! BAUM! Projekten Folie 31
  • 32. Internationale Projekte Unterschiedliche Wahrnehmungen > Jede Kultur nimmt Wertschätzung unterschiedlich wahr > Mein Verständnis von Respekt, Akzeptanz und Wertschätzung darf keinen Absolutheitsanspruch haben > Stell Dich selbst in Frage! > Der/die ProjektleiterIn muss vor allem Fragen stellen und eine gemeinsame Projektkultur schaffen! 02 Führen von internationalen Projekten Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Feedback‘) Folie 32
  • 33. Internationale Projekte Teamarbeit “Unechte” Teamarbeit “Echte” Teamarbeit > Co-agierend > Inter-agierend > Addition von Einzelleistungen > Mehrwert entsteht > Partielle Sichtweisen 02 > Ganzheitliche Sichtweisen Führen von internationalen Projekten Folie 33
  • 34. Internationale Projekte Aufbau einer adäquaten Projektorganisation PROJEKT- LENKUNGSAUSSCHUSS Projekt- auftraggeberIn Projekt- mitarbeiterIn Projekt- Projekt- leiterIn mitarbeiterIn Projekt- teammitglied Projekt- PROJEKTTEAM teammitglied Projekt- Projekt- teammitglied teammitglied Projekt- SUBTEAM mitarbeiterIn Projekt- Projekt- mitarbeiterIn mitarbeiterIn PROJEKTORGANISATION 02 Wichtig: Führen von > Max. 8-10 Teammitglieder internationalen Projekten > Konkrete Definition der Projektorganisation mittels Projektorganigramm! Folie 34
  • 35. Führen von virtuellen Projektteams Kommunikation 02 Führen von internationalen Projekten Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Führen‘) Folie 35
  • 36. Kommunikation in internationalen Projekte Auch Kommunikation muss geplant werden > Gerade in internationalen Projekten muss eine regelmäßige Kommunikation innerhalb der Projektorganisation geplant und aufrechterhalten werden ProjektleiterIn < > Projektteam Projektteammitglieder < > Subteams ProjektleiterIn < > ProjektauftraggeberIn / Lenkungsausschuss > Hinzu kommen natürlich auch bilaterale Abstimmungen bzw. Besprechungen bei Bedarf > Je weniger Aufwand in die Projektplanung investiert wurde, um so größer zeigt sich der Koordinations- und Diskussionsaufwand während des Projektes! 02 Führen von internationalen Projekten Folie 36
  • 37. Kommunikation in internationalen Projekte Kommunikationsstrukturen (Beispiel) Projektkommunikation (Periodische Kommunikationsstrukturen) Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine Projekt- > Operative Koordination der Projektbeteiligten ProjektleiterIn, wöchentlich Jour fixe > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme Projektteam, (Projekt-Coach) > Planung nächster Schritte Subteam- > Koordination des Subteams Subteam bei Bedarf sitzung > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen > Planung WVW Projekt- > Feststellen des Projektstatus ProjektleiterIn, monatlich controlling- > Controlling von Zielen, Leistungen, Projektteam sitzung Terminen sowie Ressourcen und Kosten > Controlling der Stakeholderbeziehungen > Entscheidungsaufbereitung für die Projektauftraggeber-Sitzung Projekt- > Diskussion von Projektstatus, Projektauftrag- nach 02 auftraggeber- Abweichungen im Projekt geberIn, Projekt- Führen von sitzung ProjektleiterIn, controlling- internationalen > Treffen ausstehender Entscheidungen Lenkungsaus- sitzung Projekten > Abnahme des Projektfortschrittsberichts schuss Folie 37
  • 38. Kommunikation in internationalen Projekte IT-Unterstützung > Speziell in internationalen und überregionalen Projekten sind regelmäßige physische Meetings nicht möglich > Moderne Telekommunikationsmittel können hierbei kräftig unterstützen > Physische Zusammenkünfte sind dadurch jedoch nicht vollständig ersetzbar 02 Führen von internationalen Projekten Foto: citrixonline.de Folie 38
  • 39. Kommunikation in internationalen Projekte IT-Unterstützung Beispiele: > Web Clouds > Online-Meetings > Projekt-Avatare > etc. 02 Führen von internationalen Projekten Quellen: techglobex.blogspot.com / citrixonline.de/ avameo.de Folie 39
  • 40. Online-Collaboration Vorteile von Online-Meetings in der Projektarbeit > Sie ermöglichen regelmäßige Treffen zu vernachlässigbaren Kosten, bei denen sich die TeilnehmerInnen nicht nur sprechen, sondern auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten können > Webkonferenzen schaffen eine Nähe, die mit einem persönlichen Treffen vergleichbar ist. Teammitglieder können von jedem Ort der Welt aus an Meetings ihrer Projektgruppe teilnehmen > Durch den regelmäßigen persönlichen Austausch kommen Fehlplanungen früh zur Sprache und sind somit auch schneller zu beheben 02 > Die Kommunikation ist Führen von internationalen effizienter als per E-Mail oder Projekten Telefon Folie 40
  • 41. Online-Collaboration Einfach einsetzbar & geringe Investitionen > Online-Meetings lassen sich schnell und einfach organisieren (ad hoc oder geplante Meeting per Mausklick) > Es reicht ein herkömmlicher Computer mit Internetzugang und eine spezielle Software für Webkonferenzen; aufwendig zu installierende Hardware ist nicht nötig > Präsentationen oder sonstige Dokumente werden über den Bildschirm an alle Teilnehmer übertragen; alle Beteiligten können diese per Echtzeit gemeinsam ansehen und bearbeiten > Online-Meetings lassen sich aufzeichnen 02 und somit sind Ziele und Vorgaben auch Führen von internationalen im Nachhinein leicht nachvollziehbar Projekten (hohe Transparenz) Folie 41
  • 42. Literaturempfehlung: „social competene im Projektmanagement“ „social competence“ im Projektmanagement Projektteams führen, entwickeln, motivieren Christian Majer Luis Stabauer 1. Auflage 2010 268 Seiten ISBN: 978-3902729316 www.pmcc-consulting.com/buecher 02 Führen von internationalen Projekten Folie 42