Make it as simple as possible, but no simpler
Projekte sind per se komplexe, temporäre Aufgabenstellungen. Projektmanagement sollte deshalb nicht als Bürokratie verstanden werden, sondern der einfacheren Realisierung von Projekten dienen.
In dem pmcc consulting Webinar "Internationales Projektmanagement" am 14.02.2013 wurden adäquate Methoden und Prozesse beleuchtet, die professionelles Management von Projekten ermöglichen, aber gleichzeitig auch pragmatisch eingesetzt werden können, z. B. mit Tools zur Online Collaboration. Inhalte:
> Professionelles und pragmatisches Projektmanagement
> Unterschiedliche Erwartungshaltungen, Sichtweisen und Zugänge
> Einheitliches Projektmanagement im interkulturellen Kontext
> Neue Möglichkeiten durch Online-Meetings
Mehr Informationen zum Webinar und Produktportfolio der pmcc consulting GmbH unter www.pmcc-consulting.com oder direkt bei unserem Team unter office-wien@pmcc-consulting.com oder 0043 1 89 00 510.
pmcc consulting GmbH - who we are:
Die Fähigkeit, Strategien, Projekte und Prozesse professionell zu managen, ist ein entscheidender Wettbewerbsvorteil für jedes Unternehmen. Eine konsistente Strategie einerseits und eine konsequente Umsetzung anderseits sind die Antworten für die heutigen und zukünftigen Herausforderungen von Unternehmen.
pmcc consulting – project management competence center – ist innovativer Spezialist und qualitätsorientierter Komplettanbieter für Projektmanagement, Prozessmanagement sowie Strategisches Management und begleitet Unternehmen in ihrer Entwicklung zur projekt- und prozessorientierten Organisation. Das Portfolio umfasst:
˃ Aus- und Weiterbildung im Projekt- und Prozessmanagement
> Beratung projekt- und prozessorientierter Organisationen
˃ Coaching von Projekten, Programmen, Prozessen und Personen
˃ Management auf Zeit im Projekt- und Prozessmanagement
˃ IT-Tools als IT-Unterstützung im Projektmanagement
˃ pmcc academy - überbetriebliche Ausbildungen der pmcc consulting
setting milestones – www.pmcc-consulting.com
2. Inhalte
1 Projektmanagement: Methoden und Prozesse
2 Führen von internationalen Projekten
Einführung
Folie 2
3. pmcc consulting
Stefan Plank, MSc, PMP®,Senior Consultant
> Projekte, Prozesse, Strategien
> 25 MitarbeiterInnen, 10 Sprachen, 200 Jahre Erfahrung
> 6 Standorte: Graz, Salzburg, Wien, Bonn, München, Ljubljana
> Training, Coaching, Beratung, Management auf Zeit, Tools
> Leitung Themenfeld ‘Projektmanagement‘ bei
pmcc consulting
> Expert im Bereich Risikomanagement,
Vertragsmanagement, Claimmanagement und
Coaching in Projekten
> Gast-Lektor an der WU Wien sowie an der
Fachhochschule des bfi Wien
> PM-Erfahrung:
> Leitung und Entwicklung von (internationalen)
Großprojekten in der Bauindustrie
> Entwicklungsprojekte in Südost-Afrika Einführung
> Internationale Qualifizierungsprogramme im
Anlagenbau in Europa, China, Indien und Brasilien Folie 3
6. Internationale Projekte
Besonderheiten
> Internationale Projekte sind
> Projekte, an denen mehrere Nationen wesentlich beteiligt sind
> Projekte, an denen mehrere Kulturen repräsentiert
werden
> Verschiedene Standorte, Zeitzonen
> Unterschiedliche rechtliche Bestimmungen
> Unterschiedliche Erfahrungen und Erwartungen
Internationale Projekte = komplexere Projekte!
Einführung
Folie 6
7. Internationale Projekte Ziele und Ergebnisse nicht
Die größten Herausforderungen bzw. unklar definiert
Kein Projektauftrag (Project
Kontext Charter)
Ziele
Mangelende Expertise bzw.
Erfahrung Leistungen
Keine integrierte Kommunikation: Physischen
Leistungsplanung Treffen werden nicht ermöglicht,
(Arbeitspakete + Verantw.) unterschiedliche Zeitzonen
Fehlendes Vertrauen, keine
Teamentwicklung
Kontext
Kontext
Vorurteile
Organisation
Kosten & Termine
Ressourcen
Mangelnde Kenntnis von
Länderspezifika (Gesetze,
Unrealistische Vorgaben /
Normen, Klima, etc.)
Blauäugigkeit Einführung
Mangelnde Berücksichtigung
Fehlende Leistungsplanung
der Unterschiede (Kultur,
Kontext Folie 7
Sprache, Moral, etc.)
12. Projektmanagement
Methoden: IT-Support
> Gerade bei größeren Projekten trägt eine funktionale IT-Lösung
(entlang des PM-Prozesses) wesentlich zum professionellen
und effizienten Projektmanagement bei
> Sowohl IT-unterstützte Methoden in der Projektplanung und im
Projekt-Controlling als auch eine strukturierte Dokumentation
dienen der Nachvollziehbarkeit und Transparenz
01
Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Quelle: project handbook by pmcc consulting Folie 12
15. Projektmanagement
Projektmanagement als Prozess
VORPROJEKTPHASE PROJEKTMANAGEMENTPROZESS NACHPROJEKTPHASE
PM-Aufwand „Intuitive„ Projektabwicklung
PROJEKTMANAGEMENT
PROJEKTKOORDINATION
PROJEKTMARKETING
PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT- PROJEKT-
BEAUFTRAGUNG START CONTROLLING KRISE ABSCHLUSS EVALUIERUNG
Zeit
PM-Planung Projektcontrolling Projektabschluss
PROJEKTABWICKLUNG
INHALTLICHE
OPERATIONS /
AKQUISITION DESIGN BESCHAFFUNG MONTAGE INBETRIEBNAHME AFTER SALES
Erste inhaltliche Inhaltliche
01
Besprechung Abnahme
Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Folie 15
16. Frage 1
In wie weit unterscheidet sich die hier präsentierte Theorie
von der Praxis in Ihren Projekten?
a. Gar nicht (fast deckungsgleich)
b. Einige Unterschiede
c. Sehr (fast keine Übereinstimmung)
01
Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Folie 16
17. Projekt-Start
Beschreibung
> Der Projekt-Startprozess stellt einen Kommunikationsprozess
dar, dessen Ergebnis eine adäquate, im Projektteam erstellte
PM-Planung sein soll
> Die Erstellung der Projektpläne erfolgt in iterativen Zyklen
> Eine adäquate Projektorganisation ist aufzubauen,
Teambuilding-Maßnahmen sind durchzuführen
> Ein ausbalanciertes Verhältnis zwischen Planungsqualität und
Dauer bzw. Aufwand für den Projekt-Startprozess ist
sicherzustellen
01
Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Folie 17
18. Projekt-Start
Projektplanung in internationalen Projekten
PM-
Qualität
Projekt -
‘Konklave‘
Projekt -
Startwork-
shop
Kick-off -
Meeting
Eigen- 01
ständige
Planung Aufwand Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Folie 18
21. Projekt-Controlling
Ausgangssituation
> Ausgehend von der Dynamik als wesentlichem Projektmerkmal
ergeben sich während der Laufzeit Änderungen im Projekt
> Um den Überblick über das Projekt zu wahren, ist es notwendig,
sich regelmäßig eine aktuelle Gesamtsicht über das Projekt zu
verschaffen:
AB-
WEICHUNG
FORECAST
(Rest)
AKTUELL
PLAN PLAN
ABWEICHUNG
(Basis)
IST FORECAST (Rest)
AKTUELL
IST-STAND
> „Nur was geplant ist, kann auch controlled werden“ 01
Projektmanage-
> Projektcontrolling = Krisenprävention ment Methoden
und Prozesse
Folie 21
22. Projektabschluss
Beschreibung
Voraussetzung: Die inhaltliche Leistungserstellung ist weitgehend
abgeschlossen
> Dokumentation des Ist-Verlaufs
> Planung von Aufgaben der Nachprojektphase
> Beurteilung des Projekterfolgs (Messung der Zielerreichung),
Marketing der Projektergebnisse
> Auflösung der temporären Organisation
> Know-how-Transfer
> ‘Sozialer Projektabschluss‘ (Feiern)
> Würdigung der Leistung des Projektteams 01
> Motivator für nächste Projekte Projektmanage-
ment Methoden
und Prozesse
Folie 22
25. Unser Projektmanagement-Verständnis
Zyklische Vorgehensweise Betrachtungsobjekte
> Ziele, Ergebnisse
(Neu-)Planen
> Leistung
Hard Facts
> Termine
Durchführen
> Kosten &
Steuern
Ressourcen
> Projektorganisation
und -kultur
Soft Facts
> Projektkommuni-
kation
Überprüfen 02
> Projektkontext/
Führen von
-umfeld internationalen
Projekten
Folie 25
26. Frage 2
Wie groß sehen Sie den Anteil von sozialen Themen (zB
Kommunikation, Rollenverständnis) am Erfolg eines
internationalen Projekts?
a. Weniger als 25% Anteil
b. 25 – 50% Anteil
c. 51 – 75% Anteil
d. Über 75% Anteil
02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 26
27. Frage 3
Wie viel Zeit (gemessen am Gesamtaufwand) widmen Sie für
deren Planung und Umsetzung?
a. Weniger als 25% Anteil
b. 25 – 50% Anteil
c. 51 – 75% Anteil
d. Über 75% Anteil
02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 27
28. Besonderheiten
Internationale Projekte sind vor allem sozial komplex
> Herausforderungen durch
unterschiedliche Kulturen und
Sprachen
> Fehlende Rufdistanz
> Fehlende Identifikation mit dem
Gesamtprojekt (statt dessen mit
der Firma oder dem Standort)
> Internationale Projekte sind
immer und vor allem
interkulturelle Projekte
> Verbindlichkeiten sind nicht
(immer) verbindlich …
02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 28
29. Internationale Projekte
Herausforderungen in der Führung
> Jeder im Team hat eine andere ‘Wohlfühlzone‘
> In jeder Kultur wird anders geführt – es gibt unterschiedliche
Normen und Werte
> Respekt und Wertschätzung werden in den jeweiligen
Kulturen unterschiedlich ausgedrückt
02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 29
31. Eh-Klar-Falle
Verschiedene Hintergründe und Sichtweisen
Es ist ein
FÄCHER!
Es ist
eine
WAND!
Es ist ein Es ist
SPEER! ein
SEIL!
02
Es ist eine
Es ist eine
SCHLAN-
Führen von
Es ist ein internationalen
SCHLANGE!
GE! BAUM! Projekten
Folie 31
32. Internationale Projekte
Unterschiedliche Wahrnehmungen
> Jede Kultur nimmt Wertschätzung unterschiedlich wahr
> Mein Verständnis von Respekt, Akzeptanz und Wertschätzung
darf keinen Absolutheitsanspruch haben
> Stell Dich selbst in Frage!
> Der/die ProjektleiterIn muss vor allem Fragen stellen und eine
gemeinsame Projektkultur schaffen!
02
Führen von
internationalen
Projekten
Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Feedback‘) Folie 32
33. Internationale Projekte
Teamarbeit
“Unechte” Teamarbeit “Echte” Teamarbeit
> Co-agierend > Inter-agierend
> Addition von Einzelleistungen > Mehrwert entsteht
> Partielle Sichtweisen
02
> Ganzheitliche Sichtweisen
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 33
35. Führen von virtuellen Projektteams
Kommunikation
02
Führen von
internationalen
Projekten
Quelle: s cards by pmcc consulting (‘Führen‘) Folie 35
36. Kommunikation in internationalen Projekte
Auch Kommunikation muss geplant werden
> Gerade in internationalen Projekten muss eine regelmäßige
Kommunikation innerhalb der Projektorganisation geplant und
aufrechterhalten werden
ProjektleiterIn < > Projektteam
Projektteammitglieder < > Subteams
ProjektleiterIn < > ProjektauftraggeberIn /
Lenkungsausschuss
> Hinzu kommen natürlich auch bilaterale Abstimmungen bzw.
Besprechungen bei Bedarf
> Je weniger Aufwand in die Projektplanung investiert wurde,
um so größer zeigt sich der Koordinations- und
Diskussionsaufwand während des Projektes! 02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 36
37. Kommunikation in internationalen Projekte
Kommunikationsstrukturen (Beispiel)
Projektkommunikation
(Periodische Kommunikationsstrukturen)
Bezeichnung Ziele, Inhalte Teilnehmer Termine
Projekt- > Operative Koordination der Projektbeteiligten ProjektleiterIn, wöchentlich
Jour fixe > Diskussion inhaltlicher Themen und Probleme Projektteam,
(Projekt-Coach)
> Planung nächster Schritte
Subteam- > Koordination des Subteams Subteam bei Bedarf
sitzung > Diskussion inhaltlicher Problemstellungen
> Planung WVW
Projekt- > Feststellen des Projektstatus ProjektleiterIn, monatlich
controlling- > Controlling von Zielen, Leistungen, Projektteam
sitzung Terminen sowie Ressourcen und Kosten
> Controlling der Stakeholderbeziehungen
> Entscheidungsaufbereitung für die
Projektauftraggeber-Sitzung
Projekt- > Diskussion von Projektstatus, Projektauftrag- nach
02
auftraggeber- Abweichungen im Projekt geberIn, Projekt-
Führen von
sitzung ProjektleiterIn, controlling- internationalen
> Treffen ausstehender Entscheidungen
Lenkungsaus- sitzung Projekten
> Abnahme des Projektfortschrittsberichts schuss
Folie 37
38. Kommunikation in internationalen Projekte
IT-Unterstützung
> Speziell in internationalen und überregionalen Projekten sind
regelmäßige physische Meetings nicht möglich
> Moderne Telekommunikationsmittel können hierbei kräftig
unterstützen
> Physische Zusammenkünfte sind dadurch jedoch nicht
vollständig ersetzbar
02
Führen von
internationalen
Projekten
Foto: citrixonline.de
Folie 38
39. Kommunikation in internationalen Projekte
IT-Unterstützung
Beispiele:
> Web Clouds
> Online-Meetings
> Projekt-Avatare
> etc.
02
Führen von
internationalen
Projekten
Quellen: techglobex.blogspot.com / citrixonline.de/ avameo.de Folie 39
40. Online-Collaboration
Vorteile von Online-Meetings in der Projektarbeit
> Sie ermöglichen regelmäßige Treffen zu vernachlässigbaren
Kosten, bei denen sich die TeilnehmerInnen nicht nur
sprechen, sondern auch gemeinsam an Dokumenten arbeiten
können
> Webkonferenzen schaffen eine Nähe, die mit einem
persönlichen Treffen vergleichbar ist. Teammitglieder können
von jedem Ort der Welt aus an Meetings ihrer Projektgruppe
teilnehmen
> Durch den regelmäßigen
persönlichen Austausch
kommen Fehlplanungen früh
zur Sprache und sind somit
auch schneller zu beheben 02
> Die Kommunikation ist Führen von
internationalen
effizienter als per E-Mail oder Projekten
Telefon Folie 40
41. Online-Collaboration
Einfach einsetzbar & geringe Investitionen
> Online-Meetings lassen sich schnell und
einfach organisieren (ad hoc oder
geplante Meeting per Mausklick)
> Es reicht ein herkömmlicher Computer mit
Internetzugang und eine spezielle
Software für Webkonferenzen; aufwendig
zu installierende Hardware ist nicht nötig
> Präsentationen oder sonstige Dokumente
werden über den Bildschirm an alle
Teilnehmer übertragen; alle Beteiligten
können diese per Echtzeit gemeinsam
ansehen und bearbeiten
> Online-Meetings lassen sich aufzeichnen
02
und somit sind Ziele und Vorgaben auch Führen von
internationalen
im Nachhinein leicht nachvollziehbar Projekten
(hohe Transparenz) Folie 41
42. Literaturempfehlung:
„social competene im Projektmanagement“
„social competence“
im Projektmanagement
Projektteams führen, entwickeln,
motivieren
Christian Majer
Luis Stabauer
1. Auflage 2010
268 Seiten
ISBN: 978-3902729316
www.pmcc-consulting.com/buecher 02
Führen von
internationalen
Projekten
Folie 42