dove collocare le informazioni in una lettera commerciale

1. Lettera commerciale
Struttura generale

2. Posizionamento dati sul foglio A4
È rappresentato un
foglio formato A4 con i
margini evidenziati per
limitare la zona di lavoro
Lettera commerciale
(lettera vera e propria)
dalla zona non scrivibile
(tra il margine e il limite
fisico del foglio).
Le caselle di testo
bordate indicano la
posizione e
l’allineamento delle
informazioni.
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3. Lettera commerciale Analisi dei singoli elementi
Prima di procedere all’analisi di ogni singolo elemento che
compone una lettera commerciale è bene specificare che il
modello presentato è generale e si riferisce ad una
impostazione classica della lettera stessa.
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4. Intestazione e piè di pagina
Indicato anche come top (intestazione in alto) e bottom (piè di
pagina in basso). E’ il MITTENTE.
Per scrivere lettere commerciali le aziende usano la loro propria
Elementi della lettera
carta intestata.
Il modello presentato prende in considerazine l’aspetto più
classico di una carta intestata con il logo e di dati societari più
importanti in alto e altri secondari come P. IVA, appartenenza
alla Camera di Commercio, capitale sociale o indirizzo completo
in basso.
In genere il logo aziendale e tutte le altre informazioni occupano
parte della zona non scrivibile (tra il margine superiore e inferiore
e il limite fisico del foglio), tutta o di più (sconfinando nell’area di
lavoro – foglio).
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5. Destinatario
Questo campo contiene l’indirizzo completo dell’azienda o della
persona fisica a cui è indirizzata la lettera.
Elementi della lettera
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6. Riferimenti
Sono i riferimenti che permettono di identificare chi ha chiesto di
scrivere la lettera e chi la ha fisicamente scritta. Iniziali
responsabile ufficio/impiegato.
Elementi della lettera
Prima si inseriscono sempre in maiuscolo le iniziali del
responsabile e poi in minuscolo quelle dell’esecutore.
Esempio: AR/eb
Antonio Rossi – Responsabile Commerciale ed Elisa
Bianchi sua segretaria.
Generalmente in quest’area si inserisce anche il numero di
protocollo nel caso in cui la corrispondenza venga numerata e
registrata all’interno dell’azienda.
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7. Evidenza persona
Presente se la lettera deve essere indirizzata all’attenzione di una
persona in particolare, per metterlo in evidenza.
Elementi della lettera
Esempio:
Alla cortese attenzione del Dott. Rossi
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8. Oggetto
In sintesi esprime il contenuto della lettera, di cosa tratta.
Permette rapidamente di identificarne il contenuto della lettera o
di farsi un’idea delle problematiche trattate.
Elementi della lettera
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9. Luogo e data
Quando si scrive una lettera, è necessario indicare luogo (città) e
data (giorno, mese, anno) in cui è stata scritta la lettera.
Elementi della lettera
Esempio:
Torino, 13 febbraio 2009.
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10. A chi è indirizzata
Prima di scrivere il testo della lettera con tutte le argomentazioni,
ci si rivolge alla società in generale o alla persona direttamente
interessata.
Elementi della lettera
Si utilizzano varie forme a seconda della situazione o della lingua
straniera utilizzata.
Esempio:
italiano Egregi Signori,
inglese Dear Sirs,
francese Messieurs,
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11. Corpo del testo
Il corpo del testo contiene il contenuto della lettera.
Considerando l’impostazione classica è così composto:
1. frase di apertura
Elementi della lettera
2. esposizione dei contenuti
3. frase per mantenere i contatti
4. frase di chiusura con saluti
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12. Firma
Nome e cognome di chi ha scritto la lettera.
In casi più formali o quando non si conosce personalmente il
destinatrario viene anche indicata la pozione occupata e il
Elementi della lettera
nome azienda.
Esempio:
Dott. Adriano Rossi
Responsabile Reparto Qualità
ART-TEL Spa
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13. Allegati
Gli allegati sono documenti che vengono spediti con la lettera.
L’elenco dei documenti allegati alla lettera viene indicato in fondo
alla lettera stessa sotto la voce “Allegati:”
Elementi della lettera
Esempio:
Allegati: brochure aziendale, nostro ultimo catalogo,
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14. Crediti
Materiale sviluppato da Question&mark
Silvia Belli – contenuti, layout e impaginazione
FINE
Crediti
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