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17 febbraio 2010
APPUNTI
DIGITALI
Quaderni
Collaboration tools:
l’unione fa la forza
Contenuti:
L’unione fa la forza: la collaborazione come
esigenza
Bombardati da email, riunioni, appuntamenti
Sommersi dai documenti
Regole e procedure aziendali
“Social network” in azienda ?
I “collaboration tools”
Funzionalità e caratteristiche principali di un
“collaboration tool”
Spazi di progettazione e lavoro
Comunicazione
Gestione dei progetti
Gestione dei documenti
Regole di gestione dei progetti (Workflow)
Come è fatto un “collaboration tool”
Criteri di valutazione di un “collaboration tool”
Alcuni esempi di "collaboration tools"
L’unione fa la forza: la collaborazione come esigenza
La disponibilità di un ambiente di collaborazione che permetta di condividere con
semplicità ed efficienza, in azienda e con i partner esterni, comunicazioni, documenti,
attività, progetti, è sempre più richiesto dalle imprese. Un significativo vantaggio è
anche la possibilità di aggiungere nel team un nuovo componente, indipendentemente
da dove si trovi nell’azienda o fuori da essa. In fondo si può parlare dell’”anticamera”
dell’ ”ufficio virtuale”, in grado di unire i vantaggi di un gruppo di lavoro più coeso e
coordinato, con quelli di una minor necessità di spazi fisici e risorse materiali per
consentire l’esecuzione delle attività in team.
Lavorare in
gruppo, In ogni caso occorre essere consapevoli che, per assicurare il successo di una
strategia di sviluppo dei progetti e delle attività attraverso “sistemi di collaborazione”,
collaborare occorre un approccio culturale diverso ed un’attenzione precisa alle esigenze
dell’azienda ed alle sue possbili evoluzioni future. Del resto è evidente che anche
potenti strumenti di comunicazione, di condivisione dei documenti e di pianificazione
delle attività devono fare i conti con le difficoltà ancora presenti di migrare alcuni
modi di operare e gli schemi mentali basati unicamente sulla comunicazione faccia a
faccia e l’uso intensivo di email ed i applicazioni software tradizionali. L’impiego dei
nuovi strumenti web e, soprattutto, di un diverso modo di affrontare il lavoro di gruppo,
molto più improntato alla condivisione ed alla cooperazione, ha portato a coniare il
termine “social productivty”.
Bombardati da email, riunioni, appuntamenti
Anche senza pensare al fenomeno dello “spamming” e delle email inutili, ognuno di
noi è investito, sull’arco della giornata, da innumerevoli email e comunicazioni. Spesso
1
2. anche il solo suddividerle in funzione delle attività che svolgiamo e dei progetti in cui
siamo coinvolti, può causare grandi perdite di tempo. Inoltre le email, ormai semplici e
familiari, costituiscono pur sempre una forma di comunicazione limitata, scarsamente
interattiva e non pienamente conforme alle esigenze di integrazione tra i membri di un
gruppo di lavoro. Chiunque di noi potrà a questo punto osservare che nella necessità
di interagire più rapidamente e strettamente esistono anche altri strumenti: l’instant
messaging (le chat), la condivisione di una lavagna o un documento su cui operare
con i colleghi, l’audio/video conferenza (es. skype), le conferenze web (es. Google
Openmeetins).
L’onere delle
comunicazioni Ma se poi vogliamo tenere una traccia documentata dello svolgersi, anche
e delle riunione contemporaneo, e dei contenuti di tutte queste comunicazioni come facciamo ?
Ed ecco una prima esigenza: piuttosto che usare sistemi di volta in volta diversi, ci
farebbe comodo avere qualcosa di integrato o integrabile che permetta anche di
archiviare e consultare queste conversazioni.
Tutto ciò può poi a sua volta non bastare, altrimenti un progetto in corso e, forse, una
prossima proposta come Google Wave potrebbe essere sufficiente. Infatti occorre che
oltre alle conversazioni che si producono, siano facilmente integrabili i calendari di
lavoro delle persone e delle risorse che si utilizzano per poter organizzare
rapidamente riunioni, prendere appuntamenti e pianificare le attività, fare planning
insomma.
Sommersi dai documenti
Ogni attività di gruppo produce poi un sostanziosa quantità di documenti, di svariata
natura a seconda del settore e del tipo di progetto: manuali, contratti, verbali di
riunione, documenti di analisi e di progettazione , fogli di calcolo, fotografie, schemi e
disegni tecnici, video, ecc. Un’immensa quantità di informazioni organizzate su
documenti di natura e tipo diversi, da mantenere possibilmente correlati ai progetti ed
alle attività a cui sono riferite, ricercabili e ritrovabili rapidamente.
Documenti e Regole e procedure aziendali
procedure
Quando crediamo di avere individuato, almeno a grandi linee, le principali aree di
aziendali interesse per il miglioramento del lavoro di gruppo, ci rendiamo conto che la nostra
azienda può avere delle regole con cui trattare determinati tipi di documenti o attività.
Ad esempio se facciamo parte di un gruppo di marketing che ha lo scopo di studiare
un nuovo posizionamento dell’azienda ed una diversa strategia presentazione del
marchio e dei prodotti, molto probabilmente il lavoro degli uni servirà agli altri
secondo dei percorsi di propedeuticità prestabiliti e, cosa più importante, vi sarà
certamente qualcuno nel gruppo che avrà la responsabilità di approvare ed
autorizzare i documenti generati, prima che altri colleghi li possano utilizzare. Se
aggiungiamo che, in teoria, potremmo anche svolgere una buona “fetta” del lavoro
ognuno dalla propria casa o dal proprio studio, ci rendiamo conto che in taluni casi
potrebbe anche far comodo uno strumento per definire delle regole di gestione ed
approvazione dei documenti: un sistema di workflow o, più “pomposamente” di
Business Process Management.
“Social network” in azienda ?
Oggi le giovani generazioni (a dire il vero neanchè più solo quelle, vista la diffusione)
sono abituali consumatrici di “social networks” come Facebook, MySpace, Windows
Live, Flickr, Ning, Twitter (solo per citare i più noti). Molte delle opportunità offerte dal
social network sembrano essere adatte alle necessità di un gruppo di lavoro
aziendale. In fondo i social network permettono ad ogni persona di affacciarsi ad esso
descrivendo il proprio profilo, definendo con chi condividere le proprie comunicazioni
attraverso gruppi, forum, instant messaging, condivisione di foto, video e materiale
vario.
2
© ing. Roberto Gallerani
3. Il vantaggio del social network è quello di avvicinare le persone e, per certi versi, di
permettere una comunicazione più trasparente, immediata e “paritetica”; gli svantaggi
principali derivano dalla celabilità della reale identità e dalla possibilità di un uso
improprio o addirittura “doloso”.
Adattate alle esigenze di un’impresa, alcune delle opportunità offerte da un social
network possono diventare fattore di innovazione nello svolgimento delle attività di un
gruppo di lavoro aziendale. Uno dei principali vantaggi è quello di contribuire a creare
una maggior coesione nel gruppo attraverso l’interazione sul progetto di cui siano
chiari gli obiettivi comuni; la possibilità di fornire il proprio contributo, letto e ascoltato
dal gruppo per intero, su cui il gruppo può apportare variazioni in un processo
iterattivo, permette di arrivare a generare valori, idee e risultati ampiamente
condivisi e spesso nemmeno più attribuibili a una persona specifica tanto si sono
costruiti attraverso il contributo di tutti.
I “collaboration tools”
Con “collaboration tools”, termine abbastanza diffuso ma non unico sulla rete e nel
mercato, si potrebbe quindi defnire una soluzione software atta a sintetizzare in una
forma omogenea ed integrata:
Comunicazione (riunioni virtuali, email, chat, condivisione del desktop del pc,
conferenze web in audio/video, blog e spazi di discussione)
I “Collaboration
Spazi di progettazione e lavoro (definizione dei gruppi e dei partecipanti, ruolo )
Tools”
Gestione dei progetti (definizione e gestione delle attività, attribuzione ai
partecipanti, registrazione dei tempi delle attività)
Gestione dei documenti
Regole di gestione dei progetti (Workflow)
L’obiettivo è quello di favorire il più elevato grado di co-ideazione e co-progettazione
nel raggiungimento degli obiettivi attibuiti al gruppo di lavoro. Attraverso l’uso di un
“collaboration tool” i partecipanti sono messi nelle condizioni di essere parte attiva
nelle diverse fasi di creazione e modifica delle componenti del progetto, favorendo la
generazione di alternative e soluzioni per ogni problema individuato e consentendo di
realizzare un processo di affinamento delle soluzioni basato su di un maggior grado
di partecipazione e consenso.
E’ inoltre evidente che non esiste il “collaboration tool” ideale o migliore in assoluto, in
quanto sono le esigenze attuali e quelle prevedibili per il futuro dell’azienda a guidare
nella scelta della soluzione più adatta.
Nel seguito dell’articolo si descriveranno e si esamineranno i seguenti aspetti:
funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool”
criteri di valutazione di un “collaboration tool”
Funzionalità e caratteristiche principali di un “collaboration tool”
Nella stragrande maggioranza dei casi l’impiego di un “collaboration tool” avviene
attraverso il browser internet. Per sua natura è quindi un’applicazione web. Ciò è la
naturale conseguenza dell’essere uno strumento di collaborazione indipendente dal
Funzionalità dove si trovano le persone e da quali dispositivi hanno a disposizione. Quindi come
partecipanti di un gruppo di lavoro dobbiamo poter operare dall’interno dell’azienda
principali ma anche dall’esterno, attraverso il nostro pc (Windows, Mac, Linux) ma anche
usando uno smartphone o, in casi di emergenza, mediante un pc o un dispositivo non
nostro collegato ad internet. I gruppi di lavoro poi potrebbero anche essere “misti”, in
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© ing. Roberto Gallerani
4. parte personale aziendale ed in parte di partner esterni e tutti devono comunque
poter collaborare facilmente sul progetto.
Spazi di progettazione e lavoro
Uno spazio di lavoro o di
progettazione (“workspace”) è
identificabile con una cartella, un
armadio o anche un intero ufficio in cui
raccogliere tutto il materiale (documenti,
attività comunicazioni , ecc) attinenti
all’attività da svolgere.
Gli spazio di
Quindi uno spazio di progettazione è il
progettazione - contenitore di partenza in cui suddividere
“workspaces” tutti i prodotti della collaborazione e su
cui regolare i permessi di accesso dei
partecipanti. Un “workspace”, a seconda
della necessità, può quindi rappresentare
l’ufficio di un’azienda, nel cui ambito
organizzare degli ulteriori contenitori in
cui raccogliere il materiale relativo agli impiegati, alla gestione commerciale, ai
training ecc. Nel caso di un impiego extranet, alcuni workspaces possono essere
invece predisposti per un cliente o per un fornitore, al fine di condividere documenti o
comunicazioni utili in un processo condiviso di collaborazione. Infine un workspace
può essere identificato in un vero e proprio progetto che coinvolge la condivisione di
risorse, attività, ecc.
In generale i workspaces non hanno limiti ne nel loro numero ne nel modo in cui
possono essere inseriti l’uno dentro l’altro, creando delle organizzazioni ad albero.
Comunicazione
Gli utenti del “collaboration tool” partecipano ad uno o più progetti secondo le loro
autorizzazioni. Tutte le tipologie di comunicazione prodotte sono o possono essere
ricondotte in generale al workspace a cui si riferiscono.
Nell’area mail è possibile far transitare automaticamente la posta inviata e ricevuta
trasformando il tool nel sistema di gestione della posta elettronica. In generale da una
email è possibile generare degli eventi sul calendario (ad es. una riunione o un
appuntamento) o un’attività sul progetto corrente. In ogni istante le mail possono
essere collegate ad altri materiali del progetto (documenti, attività del planning, note,
Le funzionalità collegamenti, discussioni ecc.)
di
comunicazione La gestione dello stato è una funzione attraverso cui effettuare delle brevi
comunicazioni, associate al proprio nominativo, che vengono immediatamente rese
disponibili a tutti i partecipanti del
gruppo; in molti casi questi “micro-
blog” possono essere anche
automaticamente trasmessi ad un
social network come facebook o
twitter.
La funzione di discussione
permette di creare nell’ambito del
workspace uno o più percorsi di
scambio di idee o informazioni tra i
partecipanti. Nell svolgimento della
discussione il partecipante può
esprimersi attraverso un commento
e l’inserimento di documenti
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© ing. Roberto Gallerani
5. collegati al ragionamento in corso. Naturalmente le comunicazioni sviluppate
attraverso le discussioni possono essere mantenute archiviate nel sistema, come
documentazione del progetto.
Tutto quanto viene prodotto nell’ambito del
progetto (documenti, attività, note,
collegamenti, eventi, ecc) può poi essere
oggetto di commento da parte di ogni
partecipante. I commenti sono archiviati e
mantenuti all’interno del tool.
In molti “collaboration tools” sono presenti
anche un sistema di instant messaging
(chat), la trasmissione via RSS degli
aggiornamenti del progetto anche a
strumenti esterni al tool (ad esempio Google
Reader), funzioni di audio/video conferenza
e, in taluni sistemi, di vera e propria
conferenza web mediante la condivisione di
una lavagna virtuale o del desktop del pc dei
partecipanti.
Gestione dei progetti
Della gestione dei progetti in generale se ne apprezza la semplicità nel poter
assegnare le attività del progetto ai diversi partecipanti conservando un quadro di
insieme sullo sviluppo e l’avanzamento dei lavori, organizzando le attività in
raggruppamenti e attraverso “milestones”.
La gestione dei
progetti:
attività,
planning, …
In generale le attività del
progetto sono poi
collegabili a tutti i
materiali producibili
(documenti, note,
discussioni, email , ecc)
nell’ambito del progetto.
Registrare il In molti sistemi le attività
tempo di sono inserite secondo
modalità simili a quelle di
svolgimento Ms Outlook e sono anche
delle attività visualizzabili ed
accessibili attraverso dei
diagrammi gantt o
reticolari.
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© ing. Roberto Gallerani
6. Un'altra funzione spesso disponibile in un “collaboration tool” è quella di poter
“registrare” il tempo di svolgimento delle singole attività pianificate con una sorta
di “registratore” da accendere, sospendere e spegnere su ogni singola attività ed il cui
conteggio totale viene a far parte del conteggio complessivo del tempo sul progetto.
Alcuni tools dispongono anche di moduli per la generazione di report di fatturazione
sulla base delle ore spese e di tariffe orarie configurabili nell’applicazione.
Gestione dei documenti
La gestione dei documenti è un aspetto essenziale, in quanto ogni attività di gruppo
che svolgiamo tende a produrre numerosi documenti, dei quali occorre gestire
un’archiviazione ordinata, registrando una cronistoria delle variazioni, impedendo che
più persone contemporaneamente accedano in modifica allo stesso documenti e
permettendo una semplice ricerca ed un rapido reperimento di ciò che serve al
La gestione dei
documenti
momento in cui serve. Se non si è una grande azienda o non si hanno esigenze più
complesse, le funzioni di gestione documentale di molti “collaboration tools” sono
ampiamente sufficienti. Certamente quando iniziano ad emergere necessità di
conversione digitale del cartaceo con acquisizione automatica delle informazioni
contenute, riconoscimento del tipo di documenti e classificazione automatica,
conservazione sostitutiva ecc, occorre prendere in considerazione anche sistemi
alternativi oppure componenti aggiuntivi per trattare queste esigenze ed integrare i
risultati alla gestione dei documenti del tool.
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© ing. Roberto Gallerani
7. Quindi potremmo definire la gestione dei documenti della maggior parte dei
“collaboration tools” come “l’insieme delle funzioni di gestione documentale
necessarie e sufficienti”.
Abbiamo già visto che un generico “workspace”, il quale può rappresentare a
seconda dei casi un progetto, un ufficio, un gruppo di lavoro, di fatto è una “cartella”
la quale può a sua volta essere suddivisa in altre cartelle. Le cartelle possono
rappresentare tipi di documenti particolari o servire, semplicemente, per raggruppare i
documenti secondo una logica stabilità dal gruppo: ognuno è generalmente libero di
scegliere la propria forma di organizzazione.
Ogni singolo documento è opportuno che sia caratterizzato dai seguenti elementi:
Versione: ogni
documento ha un
suo “indice di
modifica” che
viene
incrementato ad
ogni variazione.
Questo permette
all’applicazione di
La versione del mantenere la
documento cronologia delle
diverse modifiche
subite dal
documento,
registrando chi e
quando ha
effettuato la
variazione.
Naturalmente ogni
versione è
singolarmente
commentabile e
nel caso non fosse
utile tenere traccia delle variazioni è sovrascrivibile o eliminabile.
Stato: ogni documento è utile che possa essere gestito attraverso un’indicazione della
Lo stato del sua situazione nel ciclo di vita tipico: in modifica, pubblicato (anche detto rilasciato),
documento archiviato (storico). La versione pubblicata è quella di riferimento per tutti ed ogni
nuova variazione del documento comporta una nuova versione che poi nel tempo
dovrà essere a sua volta pubblicata (rilasciata) in sostituzione di quella precedente.
Proprietà: ogni documento è inoltre caratterizzato da numerose altre “proprietà”
Il progetto o i progetti di appartenenza
Delle etichette (“tags”) che possono rappresentare delle parole o dei concetti
chiave per il documento e che costituiscono delle informazioni attraverso cui
Le proprietà del cercare e ritrovare i documenti
documento Una descrizione sintetica, una sorta di sommario utile a rappresentare il
documento in poche parole e anch’esso atto a migliorarne la reperibilità
Degli attributi informativi che permettano di assegnare informazioni “strutturate” al
documento, caratterizzandolo e dettagliandolo meglio dal punto di vista
informativo: ad esempio “Tipo documento” (manuale, presentazione, intervista,
ecc) e per un’intervista “Data intervista”, “Autore intervista”, “Nome intervistato”,
ecc.
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© ing. Roberto Gallerani
8. Un insieme di collegamenti ai diversi oggetti e materiali prodotti dal gruppo; quindi
non solo la possibilità di collegare logicamente documenti tra loro ma anche ad
attività, discussioni, email ecc.
Delle proprietà particolari di utilizzo ed accesso. In generale i permessi di accesso
ai documenti vengono determinati a livello di “workspace” di progetto; tuttavia in
molti sistemi è anche possibile che l’autore di un documento possa decidere,
magari anche solo temporaneamente, di restingere la visibilità o la modificabilità
di un documento ad un sottoinsieme dei membri del gruppo
Lavorando in gruppo occorre assicurare che due persone non modifichino
“Check-out” / contemporaneamente lo stesso documento, con il rischio di perdere le modifiche e
creare confusione. A questo è dedicata una funzione di “Blocca documento” che ha
“Check-in” del lo scopo di riservare per la modifica un documento ad una sola persona alla volta. E’
documento un po’ come prendere il documento originale e metterlo sulla propria scrivania; tutti i
colleghi vedono chi lo ha “prenotato” per la modifica e non possono far altro che
leggere senza poter variare nulla. Completato il lavoro di revisione sarà cura di chi lo
aveva riservato renderlo di nuovo disponibile a tutti per la modifica. Questa funzione in
molti sistemi viene anche chiamata (senza nemmeno tradurla in italiano) “Check-out”
(Blocca documento) e “Check-In” (Sblocca documento).
Essenziale per l’impiego dei documenti è la funzione di ricerca. Nei “collaboration
La ricerca dei tools”, usualmente funziona come una normale ricerca su Google, ossia inserendo
una sequenza di parole chiave attraverso cui individuare i possibili documenti di
documenti interesse. Diventa quindi importante sapere come il “motore di ricerca” del tool
esegue la ricerca o, meglio, come viene effettuata l’ “indicizzazione” dei documenti.
L’’indicizzazione” è quel processo, nascosto all’utilizzatore il quale ne vede solo
l’effetto, che ad ogni modifica di un documento ne individua le parole chiave
mantenendo aggiornata l’associazione con il documento. Quando si esegue una
L’indicizzazione ricerca il “motore” individua tutti i i documenti che sono stati indicizzati sulle parole
indicate. In generale i sistemi “indicizzano” su tutte le parole digitate dall’utente in
dei documenti relazione al documento: quelle inserite nelle proprietà, sul nome del documento, sulle
etichette (tags), ecc. Molti sistemi sono anche in grado di effettuare l’ “indicizzazione”
del contenuto dei documenti, quando essi abbiano contenuti “testuali”: PDF, DOC.
XLS, ecc. In questo caso inserendo delle parole chiave si potranno trovare anche i
documenti che presentano tali termini nel contenuto del documento stesso. La varietà
dei tipi di documenti su cui questa possibilità è attiva, la sua efficienza ed efficacia, la
capacità di poter eventualmente trattare anche documenti grafici (TIFF, JPG, ecc)
provenienti da uno scanner o da un fax, elaborandoli con un sistema di Optical
Character Recognition per trasformare l’immagine in testo, sono altri fattori che
determinano il diverso livello della soluzione del “collaboration tools”, spostandola
sempre di più verso un vero e proprio sistema di gestione elettronica dei documenti.
Visualizzazione La visualizzazione e la modifica dei contenuti di un documento avviene in generale
attraverso il programma corrispondente al tipo di documento, presente sul PC
e modifica dei dell’utente. In pratica quando si clicca su un documento per aprirlo, esso viene
documenti scaricato sul pc dell’utente (download) e viene aperto automaticamente il programma
installato sul pc per trattare il tipo di documento (ad esempio Ms Office Word per un
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© ing. Roberto Gallerani
9. DOC). Completata la modifica, il documento si salva sulla copia locale e, con il click
su un bottone del tool, si effettua l’aggiornamento (upload) sul sistema centrale.
Anche se non sono documenti, in molti tools è possibile inserire dei “collegamenti”. Ai
collegamenti, come in generale a tutti i tipi di oggetti presenti nel tool, possono essere
attribuite le medesime proprietà che si sono viste per i documenti. L’unica differenza
è che un collegamento è caratterizzato non da un contenuto ma da un’indirizzo ( “url”)
ad una pagina o ad un documento a sua volta accessibilie attraverso la rete (internet,
intranet o extranet).
Usare i
“collegamenti”
Regole di gestione dei progetti (Workflow)
La gestione di regole di gestione dei progetti (Workflow) può diventare utile al
manifestarsi di esigenze di automazione dei processi di gestione dei documenti o nello
svolgimento di determinate sequenze di attività. Esempi possono essere la
preparazione di documenti secondo una preordinata sequenza, in cui c’è chi li
elabora, chi li verifica e chi, infine, li approva, oppure per garantire nello svolgimento di
un progetto complesso che le diverse figure siano coinvolte al momento giusto con
chiare indicazioni sul da farsi, registrando al contempo la cronologia delle diverse
sequenze di operazioni. Le funzioni di workflow permettono di “disegnare” (spesso
graficamente) il flusso con cui un processo si sviluppa, assegnando le varie fasi a
persone precise, indicando date e durate di riferimento, stabilendo le sequenze di
email e di promemoria che devono essere inviati automaticamente alle figure
coinvolte.
La gestione dei
“workflow” Nei “collaboration tools”, anche quando queste funzioni sono presenti, non ci si deve
aspettare una grande potenza; normalmente sono limitate alla gestione di situazioni
semplici e comuni. Spesso operano per “apprendimento” attraverso la registrazione di
una sequenza di operazioni sul tool che poi viene integrata con le restanti
informazioni e configurazioni. In tal caso hanno il vantaggio di essere semplici nella
definizione e nell’impiego in quelle che, in definitiva, sono le circostanze più consuete
in una PMI. Laddove esistano o si sviluppino esigenze più ampie non può essere
assolutamente esclusa l’adozione di un vero e proprio sistema di Business Process
Management, con un “motore” di gestione che possa interagire con i processi che
avvengono sul “collaboration tool” utilizzato.
Come è fatto un “collaboration tool”
Si già detto che in generale parliamo di
applicazioni software web, in cui i programmi, i
dati ed i documenti risiedono su uno o più server
ed a cui gli utilizzatori accedono da un pc, uno
Come è fatto un smartphone, in generale un dispositivo dotato di
collaboration un browser internet.
tool Naturalmente, come per tutti i sistemi di
“information technology”, questi apparati e
programmi possono risiedere nell’azienda
utilizzatrice, essere collocati esternamente in
outsourcing in un “data center” attraverso un
servizo di “housing”, utilizzati come mero servizio
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© ing. Roberto Gallerani
10. a fronte di un canone tipicamente mensile (SaaS - Software as a Service). Ancora il
software applicativo che costituisce il “collaboration tool” può essere “proprietario”
(di un ben specifico produttore con una sua propria strategia di distribuzione, vendita e
supporto) oppure di tipo “open source” (gestito da una community internazionale, con
una sua diffusione mondiale, la possibilità di disporre di canali di aggiornamento e di
supporto pubblici o a pagamento a seconda dei casi) .
Collaboration Vantaggi Svantaggi
tool come:
SaaS § flessibilità § dipendenza dal gestore
§ costi predeterminati § attenzione ai termini d’uso
§ semplice scalabilità (privacy, sicurezza)
§ minori costi di gestione § minor controllo di dati e
documenti anche a fini di
Saas Vs backup e restore
§ maggiori difficoltà
Gestione diretta nell’integrazione ad altri sistemi
§ costi elevati nel caso di molti
utenti
Gestito § completo controllo di dati § maggiori costi di gestione
direttamente e documenti tecnica
§ completo controllo § maggiori costi di gestione
nell’integrazione ad altri amministrativa
sistemi aziendali
Collaboration Vantaggi Svantaggi
tool come Sw:
Proprietario § un “brand” di riferimento § costi maggiori delle licenze (
preciso si pagano indirettamente i costi
§ garanzia nel tempo (se il marketing/commerciale)
“brand” è forte) § spesso è un prodotto chiuso
§ chiara “roadmap” di con maggiori difficoltà di
sviluppo integrazione
§ supporto di personale sul
Sw proprietario campo
Vs Open § maggiore completezza
Source Open Source § costi di avviamento e § attenzione che la community
gestione inferiori su cui si fonda sia attiva con
§ minor completezza continuità (altrimenti è uno
svantaggio)
Collaboration Vantaggi Svantaggi
tool come Sw
su Hw:
Sw e Hw in In “casa” § pieno controllo tecnico § necessità di disporre di una
del sistema (sicurezza, struttura IT dedicata
“casa” Vs backup, restore, disaster
“housing” recovery)
In “Housing” § minori costi di gestione § minor controllo del sistema o
tecnica di alcune delle sue parti
§ flessibilità logistica
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© ing. Roberto Gallerani
11. Criteri di valutazione di un “collaboration tool”
Come ogni scelta, anche quella di un “collaboration tool”, è figlia delle attuali esigenze
aziendali e di una valutazione delle sue possibili evoluzioni nel prossimo futuro.
Inoltre “non c’e informatizzazione senza organizzazione” in quanto nessuna
applicazione è in grado di creare o indirizzare l’organizzazione delle attività ma, al
contrario, è a partire da una idea precisa del come si svolgono o si desiderano
svolgere determinate attività che si è in grado di ricercare, selezionare ed individuare
la soluzione più adatta.
Le due affermazioni precedenti possono apparire ovvie e scontate ma purtroppo, in
Non c’è tanti casi, questo semplice criterio non viene seguito e la conseguenza, a seconda
delle situazioni, è quella di acquistare un “completissimo” tool ma estremamente
informatizzazione costoso scoprendo poi solo dopo qualche tempo di usarne solo il 10%, oppure di
senza dotarsi di uno strumento che obbliga a stravolgere il modo di lavorare dell’azienda, o
organizzazione ancora di dotarsi di un sistema assolutamente inadeguato alle proprie esigenze.
Raccogliere, analizzare, sintetizzare le proprie esigenze e le ipotesi di sviluppo è la
naturale e necessaria premessa per effettuare poi la miglior scelta e favorire ed
accelerare l’avviamento e la diffusione nell’azienda, ottenendo nell’economia
complessiva un risparmio di denaro.
Queste attività di raccolta, analisi, sintesi, valutazione, avviamento, diffusione possono
essere effettuate autonomamente dalla stessa azienda se dispone delle risorse, del
tempo e delle competenze, oppure possono essere supportate da ingegneri
professionisti specializzati, che operino nell’azienda per l’azienda e che non abbiano
sposato a priori nessuna scelta particolare, senza creare i pericolosi condizionamenti
imposti spesso dalle società commerciali.
L’importanza di un
corretto processo
di valutazione
11
© ing. Roberto Gallerani
12. Alcuni esempi di “collaboration tools”
Applicazione Sito di riferimento Tipo e Note
Feng Office www.fengoffice.com Saas e Open Source installabile
sui propri sistemi
Active Collab www.activecollab.com Proprietario, installabile sui propri
sistemi
Project Pier www.projectpier.org Open Source installabile sui propri
sistemi
Zoho Business www.zoho.com SaaS proprietario
Google Docs, …. www.google.com SaaS; minimale gestione di
documenti, calendario, attività,
web meeting
Zimbra www.zimbra.com Open Source, installabile sui
propri sistemi; Zimbra è una
divisione di VMWARE
Taskwise/Deskwise www.silversoft.com Proprietario da installare sui
propri sistemi
Central desktop www.centraldesktop.com Proprietario da installare sui
propri sistemi
OfficeClip www.officeclip.com Saas Proprietario
UVC www.universalvillage.net Proprietario, da installare sui
propri sistemi per la parte client e
“hosted” per la parte server
Hyper Office www.hyperoffice.com Saas proprietario
Huddle www.huddle.net Saas proprietario
Collanos www.collanos.com Open Source P2P, da installare
sui propri sistemi client (non c’è
un server essendo un Peer To
Peer)
Contact Office www.contactoffice.com Saas proprietario
Web Office www.weboffice.com Saas proprietario
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© ing. Roberto Gallerani
13. ing. Roberto Gallerani
a partire dal 1984, nella PMI, ha maturato esperienze nella conduzione di attività nelle seguenti aree:
Esame delle esigenze, valutazione, selezione, avviamento di soluzioni:
• Gestione elettronica dei documenti
• Fattura elettronica e conservazione sostitutiva
• Acquisizione dei documenti cartacei con riconoscimento del tipo di documento ed estrazione automatica
delle informazioni
• BPM: Business Process Management (workflow e processi assistiti di trattamento dei documenti)
• CRM: Customer Relationship Management
• Integrazione di ERP e CRM con sistemi di gestione documentale
• CMS: Content Management Systems per la gestione di contenuti/portali aziendali
• Sistemi informativi tecnici CAD 2D/3D, PDM/PLM con integrazione ai componenti di produzione, nel
settore manifatturiero meccanico
Esame delle esigenze, valutazione e individuazione delle soluzioni hardware e software per l’ “adaptive enterprise“
e la “business continuity”:
• Architetture di elaborazione in cluster
• Virtualizzazione e consolidamento
• Storage Area Network, Network Attached Storage, Tape Libraries e backup
• Sistemi di monitoraggio di reti di comunicazione ed elaborazione
• Sicurezza e sistemi di sicurezza a livello di comunicazioni ed applicativi
• Collocazione in “data center” di sistemi ed Application Service Provisioning
• Analisi dei rischi legati alla stilazione del DPS
Studio, progettazione e direzione dello sviluppo di sistemi:
• Electronic Document Management
• Product Data Management / Product Lifecycle Management
• Gestione delle funzioni pre-vendita e post-vendita nel settore manifatturiero meccanico
• Database di sintesi per il supporto alle decisioni in area CRM
• Gestione dei processi di formazione aziendali
Progetti speciali
• Gestione del progetto software di acquisizione e archiviazione dei dati di esercizio, l'analisi statistica ed il
controllo di macchine per il confezionamento di prodotti nel settore farmaceutico.
• Gestione del progetto software di sistemi di supporto alla progettazione ed alla documentazione di
componenti per l'edilizia (dimensionamento strutturale dei componenti, generazione automatica dei disegni
esecutivi 2D e della relazione per il Genio Civile)
• Analisi e progettazione del sistema di pianificazione della produzione di una primaria azienda manifatturiera
del settore tessile
Quaderni 12 17 FEBBRAIO 2009
Iscrizione all'Albo degli Ingegneri della provincia di Bologna, n. 4421
Email: roberto.gallerani@ordingbo.it - Mobile: +39 339 5003435 - http://www.gallerani.it
Via Berlinguer n. 1 - 40024 Castel San Pietro Terme - BO
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© ing. Roberto Gallerani