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Instrumentos

ENFOQUE E Q U I P O D E T R A B A JO

APLICACION
ORIGEN EXTERNA ARCHIVO
ORIGEN INTERNA
Registro y despacho Elaboración Búsquedas y recuperación
Recepción y Consulta Control de Gestión
Codificación y envío
Transferencia Términar gestión
Control de avance

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Instrumentos

1. El primer paso permite generar el
Correspondencia de Origen Externa – Registro y Despacho
registro de la correspondencia
externa extrayendo toda la
información del documento que llega
en el Protocolo.
2. Es capturada la información del
Remitente para posteriormente ser
utilizada automáticamente para la
elaboración de la respuesta.

3. Con el documento original es
realizado un resumen con las
informaciones para optimizar el
trabajo de los funcionarios de las
áreas.
4. El sistema permite la digitalización
del documento físico.

5. Una vez completo el registro, es
transferido electrónicamente al
responsable por la atención

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1. En la aba de Correspondencia
Correspondência de Origem Externa – Recebimento e Consulta
Externas los funcionarios pueden
trabajar con los documentos recibidos

2. Si disponibiliza toda la información
de la correspondencia externa con las
instrucciones de trabajo vinculadas.

3. Los funcionarios pueden consultar
los documentos digitalizados, sin
necesidad de tener acceso al
documento físico, pudiendo ser
archivo para mejor conservación

4. Se queda registrado cada acción
ejecutada y cada funcionario
participante del proceso de trabajo
en el “log” de Tramitaciones.

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Correspondencia de Origen Externa – Transferencia
1. La funcionalidad de Transferencia
permite enviar a los funcionarios las
correspondencias para que sean
atendidas

2. Para una mejor dinámica de
trabajo, el sistema permite:
A) dejar registro de las acciones
ejecutadas,
B) seleccionar el siguiente
responsable,
C) indicar una fecha de control, y,
D) enviar una instrucción de
trabajo.

3. Una vez confirmado, el siguiente
funcionario responsable recibe en
forma automática e instantánea el
documento para su tratamiento.

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Correspondencia de Origen Externa – Control de Avance
1. Con El Control de Transferidas el
sistema disponibiliza para todos los
funcionarios participantes de un
proceso de trabajo la información
precisa de localización del
documento, y también de las
acciones pero recientes.

2. Con las Tramitaciones es posible
identificar al funcionario que se
encuentra con el documento.

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Correspondencia de Origen Interna – Elaboración de um nuevo documento
1. Permite iniciar el proceso de
elaboración de un oficio dentro de la
institución, que podrá tener una
destinatario interno o externo (fuera de la
institución).

2. El sistema ayuda a estandardizar los
modelos de correspondencia
institucionales. Deberá ser escogido un
modelo.

3. Con el sistema se mantiene un banco de
datos actualizados de los contactos
institucionales para las correspondencia.

4. Son definidas las informaciones
generales del documento.

5. El sistema disponibiliza el modelo donde
es simplemente redactado el texto del
documento, que podrá ser hecho en
Microsoft Word o Open Office Writer.

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Correspondencia de Origen Interna – Codificación y Envío
1. El proceso de Codificación permite
atribuir una numeración institucional al
documento que fue elaborado, para poder
mantener un control secuencial de los
documentos internos.

2. El sistema permite generar oficios para
uno o más destinatarios, proceso conocido
como “mailing list”.

3. Con la numeración del documento
elaborado, se queda registrado todo el
proceso de gestión con el archivo
electrónico inalterable en el sistema.

4. Como último paso, podrá ser enviado el
documento para un destinatario interno o
para la Mesa de Salida (Protocolo) para
remisión fuera de la institución.

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Correspondencia de Origen Interna – Finalizar la Gestión

•Finalizar la gestión de un documento
permite dejar el registro de la atención
realizada para la solicitud. Además de
escribir la última acción realizada, el
funcionario responsable ha debido indicar
un Resultado de la Gestión para las
estadísticas del sistema.

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Archivo de Correspondencia (Interna y Externa) –Búsquedas y recuperación histórica
1. El sistema dispone de una potente
herramienta de investigación en el archivo
histórico de documentos.

2. Las investigaciones pueden ser hechas
por múltiples criterios, como las
informaciones generales del asunto, código
de registro, fecha de recepción o
elaboración, tipo de documento, Objetivo
del documento, etc.

3. También pueden ser hechas
investigaciones por el nombre del emisor o
destinatario de la correspondencia.

4. Búsquedas por la información de la
gestión permite localizar documentos
tramitados por algún funcionario y por
fechas específicas.

5. Otro recurso importante son las
investigaciones por clasificadores
vinculados con la correspondencia.

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Archivo de Correspondencia (Interna y Externa) – Controle de gestión
• La recuperación de los documentos del
archivo histórico permite al funcionario
controlar y conferir las acciones que
fueron ejecutadas en los procesos de
gestión de los documentos. En caso de
necesidad, podrá ser recuperado un
documento del archivo histórico y re-
iniciar nuevamente su proceso para un
mejor atedimento del solicitado.

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El Enfoque
Que es?
1 2

El sistema se basa en
1. Registro de entrada,
una metodología que distribución interna a
destinatarios, la redistribución
articula los puestos de
a terceros indicando
trabajo alrededor de instrucciones de trabajo,
seguimiento de la
los documentos de
correspondencia, la
correspondencia elaboración de respuestas, su
aprobación y envío.
oficial. Estos puestos
2. Procesamiento de la
de trabajo tiene correspondencia que se inicia
en la institución, el control del
diferentes atributos
proceso y posteriormente el
frente a los envío fuera de la institución y
registro de salida.
documentos: lo que
3. Organización y uso del Archivo
pueden hacer, suscribir, Oficial, que permite
investigaciones y recuperación
ver y compartir.
por múltiples criterios de
3

documentos archivados, y la
recuperación y análisis
Enlazados formando expedientes posterior de todo el proceso de
gestión interna de cada uno de
los documentos.

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Equipo de Trabajo

ORIGEN EXTERNO ORIGEN INTERNO

MESA DE
FUNCIONARIOS
ENTRADA /
PARTICIPANTES MESA DE
PROTOCOLO
TITUAR ES
Recibimiento de ENTRADA /
TITULARES/FUNCIONARI
Registro de la
(Revisión de los
documentos PROTOCOLO
OS
correspondencia,
documentos e
electrónicos con Registro de la
Revisión de documentos
captura y resumen
instrucción de trabajo
instrucciones de salida del
internos, aprobación de las
de la información,
a los funcionarios
trabajo, elaboración documento y envío
respuestas y codificación
digitalización de los
de respuestas al destinatario
documentos
externo
originales y envío
electrónico

Archivo Origen Archivo Origen

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