El documento describe los conceptos básicos de las bases de datos, incluyendo su estructura, la diferencia entre una base de datos y un sistema de gestión de base de datos, los pasos para el diseño de una base de datos relacional, y los objetos comunes en Access como tablas, consultas, formularios e informes.

1. TRABAJO DE INFORMÁTICA BASE DE DATOS LAURA MARCELA VELASCO RIVERA 11-1

2. ESTRUCTURA DE LA BASE DE DATOS La base de datos se organiza en dos marcadas secciones; el esquema y los datos (o instancia). El esquema es la definición de la estructura de la base de datos y principalmente almacena los siguientes datos: El nombre de cada tabla El nombre de cada columna El tipo de dato de cada columna La tabla a la que pertenece cada columna

3. DIFERENCIA ENTRE BASE DE DATOS Y SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS (SGBD) LA BASE DE DATOS es un archivo (o varios, dependiendo de como trabaje y esté configurado el SGBD o el motor) que contiene las tablas, con sus respectivos datos físicos. Además de almacenar los datos, almacena las vistas, procedimientos almacenados, disparadores o triggers, los índices, etc. Y el SISTEMA DE GESTION BASE DE DATOS (SGBD) es el sistema que administra las bases de datos. Se encarga de ofrecer una comunicación con las bases de datos de forma transparente, y de este modo se asegura de brindar un acceso seguro a la información y evita que otras aplicaciones puedan dañar y/o alterar la información dañando al archivo. Mediante el SGDB es posible crear, eliminar y/o modificar las bases de datos, indicar los permisos de acceso, crear copias de seguridad o backups, realizar instrucciones SQL, etc. Por decirlo de algún modo, el sistema de gestión, ofrece una interfaz de conexión y comunicación con la bases de datos. Veamos un ejemplo: Access vendría a ser el sistema de gestión... y los archivos mdb las bases de datos. O por ejemplo, Firebird (sistema, motor) y los archivos FDB (bases de datos).

4. DIFERENCIA ENTRE HOJA DE CALCULO Y SISTEMA DE GESTION DE BASE DE DATOS Una hoja de calculo es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo. Y el sistema de gestión de base de datos también es un software pero este consiste en una colección de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos. un SGBD proporciona un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para ser utilizado al extraer y almacenar información de la base de dato el cual no lo proporciona la hoja de calculo en la hoja de calculo ya interactúa con una serie de datos.

5. BASE DE DATOS RELACIONAL Tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla.

6. PASOS PARA EL DISEÑO DE UNA BASE DE DATOS 1- DETERMINAR LA FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS: Esto ayudará a estar preparado para los demás pasos. 2- BUSCAR Y ORGANIZAR LA INFORMACION NECESARIA: Reunir todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.

7. 3- DIVIDIR LA INFORMACIÓN EN TABLAS: Dividir los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.

8. 4- CONVERTIR LOS ELEMENTOS DE INFORMACION EN COLUMNAS: Decidir qué información se desea, almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación. 5- ESPECIFICAR CLAVES PRINCPALES: Elegir la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o Id. de pedido.

9. 6- DEFINIR RELACIONES ENTRE LAS TABLAS: Examinar cada tabla y decidir cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregar campos a las tablas o crear nuevas tablas para clarificar las relaciones según sea necesario.

10. 7- AJUSTAR EL DISEÑO: Analizar el diseño para detectar errores. Crear las tablas y agregar algunos registros con datos de ejemplo. Comprobar si puede obtener los resultados previstos de las tablas. Realizar los ajustes necesarios en el diseño. 8- APLICAR LAS REGLAS DE NORMALIZACION: Aplicar reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realizar los ajustes necesarios en las tablas. PRIMERA FORMA NORMAL: establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores. SEGUNDA FORMA NORMAL: exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica cuando existe una clave principal formada por varias columnas TERCERA FORMA NORMAL: Exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean independientes unas de otras.

11. OPERACIONES BASICAS EN LA BASE DE DATOS OPERACIONES UNARIAS: Mediante esta operación se obtiene un conjunto de filas con todas las columnas de la tabla. Se seleccionan determinadas filas incluyendo una condición. Se utilizan los operadores booleanos "and" (Y)," or" (O), "not" (NO). La representación sería la siguiente: OPERACIONES BINARIAS : Unión: Esta operación solo se puede hacer si las tablas tienes las mismas columnas, es decir, por ejemplo si tuviéramos una tabla llamada empleados2 con las mismas columnas tan solo tendríamos que añadir las filas de ambas tablas en una única tabla. Su representación sería la siguiente: Tabla1 u Tabla2 Diferencia: de la misma forma que la unión la diferencia tan solo se puede realizar si las dos tablas tienen las mismas columnas. Su representación sería la siguiente: Tabla1 - Tabla2

12. PRODUCTO CARTESIANO: se realiza con dos tablas distintas pero relacionadas por alguna columna, siempre y cuando el nombre de la columna no sea el mismo. Su representación sería la siguiente: Tabla1 x Tabla2

13. TABLAS EN ACCESS Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos. Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

14. EJEMPLO DE TABLAS EN ACCESS

15. CONSULTAS EN ACCESS Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Tipos de consulta: De selección : selecciona y presenta registros en formato patrón De referencias cruzadas : selecciona y presenta registros en formato de planilla De acción : altera el contenido de registros en una única operación Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con el sentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones. Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos tales como: Elegir campos específicos de tablas específicas; Seleccionar informaciones vía criterios; Mostrar las informaciones en varios órdenes; Obtener datos de varias tablas simultáneamente; Calcular totales; Crear formularios e informes; Crear otras consultas y gráficos.

16. EJEMPLO DE CONSULTA DE ACCESS

17. FORMULARIO EN ACCESS Es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar.

18. EJEMPLO DE FORMULARO EN ACCESS

19. INFORMES EN ACCESS Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes son uno de los módulos de access mas importantes, ya que permiten automatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.

20. EJEMPLO DE INFORMES EN ACCESS