Este documento describe los servicios de valijas de una compañía de gestión documental. Explica que ofrece el transporte seguro de documentos entre oficinas a través de un sistema de radiofrecuencia. Detalla el proceso completo de valijas que incluye la recepción, clasificación, envío y control de la documentación. También menciona otros servicios relacionados como destrucción, archivo físico y valija periódica.

1. Servicio Valijas

2. ÍNDICE
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
¿Quiénes somos?
Servicios de Valijas
Elementos
Tratamientos
Proceso de Valija
Controles de Calidad
Otros Servicios

3. 1. ¿Quiénes somos?
DOCOUT es una compañía global de
innovación, líder en dar soluciones de
alto valor y servicios de externalización
de procesos de negocio con Gestión
Documental Integral, Consultoría,
Digitalización de Documentos, Custodia
Física, Documento Electrónico y BackOffice.

4. 1. ¿Quiénes somos?
Consultoría Documental
Destrucción
Tratamiento
Valija
e-Valija
Digitalización
Gestión de
recobro
Alojamiento
Electrónico
Integración
ERP´s
Documento
Electrónico
Cuentas
a Pagar
Procesos
Documentales
Custodia
de soportes
informáticos
Custodia de Archivos

5. 1. ¿Quiénes somos? – Centro de Getafe

6. 2. Servicios de Valijas

7. 2. Servicio de Valijas
Está organizado en turnos de trabajo,
ininterrumpidamente las 24 horas del día
garantizando
el
servicio
Actúa como canalizador de toda la documentación que circula a nivel nacional
de un destino a otro DE LA RED COMERCIAL, Servicios Centrales y
empresas en colaboración
Trazabilidad a través de un sistema de radiofrecuencia:
Arcos de lectura RFID

8. 2. Servicio de Valijas
Objetivo
CENTRALIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN CENTRAL DE:
- Valijas
- Paquetería
- Correspondencia y Devoluciones
- Material campañas

9. 3. Elementos
Bolsas de valija con cierre de seguridad: precintos
Precinto
Seguridad

10. 3. Elementos
TAG Identificativo
- Tarjetas RFID identificativas.
- Individuales por valija.
- Con Código de Barras.
Provincia
Número asignado a la
oficina
Dirección completa de
la Oficina
Código identificativo
ÚNICO. Frecuencia de
servicio

11. 3. Elementos
ARCOS RFID
Lector de tag´s dotado de SOFTWARE de Radiofrecuencia.

12. 3. Elementos
Cajas
Bañeras
Baúles

13. 3. Elementos
CASILLEROS DE DISTRIBUCIÓN
Clasificación de las valijas
Individuales por destino.
Bolsas de valija previamente insertadas en cada casillero.

14. 4. Tratamientos
TRATAMIENTO DE VALIJAS: Cruce de sobres, TPV, Toner.
TRATAMIENTO DE CAMPAÑAS : todo aquel material que no es
documentación bancaria; pudiendo ser: material publicitario, envíos de
material de oficina, regalos/ promociones puntuales...
HORARIO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍA
COMUNICACIÓN PREVÍA
RECEPCIÓN DE
LA CAMPAÑA
MANIPULACIÓN DEL MATERIAL
FINALIZACIÓN DE LA CAMPAÑA.
PAQUETERÍA: aquella documentación que no entre debido a su tamaño o
que carezca de punto de valija, se elaborará un paquete adicional y se
generará una etiqueta/albarán que permitirá su seguimiento
CORRESPONDENCIA A CLIENTES: Tratamiento de aquellos sobres con
destino a clientes particulares.
SEPARACIÓN
PESADO
GENERACIÓN DE ALBARANES
DEVOLUCIONES
APARTADOS
POSTALES/CORREO:
correspondencia a clientes no entregada en destino. Tratamiento concreto
según la tipología: separación, pistoleo, destrucción, conteo de sobres…

15. 5. Proceso de Valija
1. MANTENIMIENTO DE CASILLEROS: Diariamente se configuran los
casilleros físicos con el fichero maestro de Puntos
2. ENTRADA DE LAS RUTAS :
- Carga y descarga de la mercancía desde los portones/zona de carga y
descarga
- Introducción de las bolsas de valija de en los contenedores móviles
(bañeras)
- Lectura y control de las bolsas de valija que entran en las instalaciones
con el software de Radiofrecuencia
3. APERTURA Y EXTRACCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN:
- Retirada del precinto de cierre de cada una de las bolsas de valija.
- Extracción de la documentación que viene en su interior
- Anotar aquellas valijas devueltas y de entrada sin precinto
- Rescate (identificar y separar) de aquellas valijas que diariamente se
indiquen

16. 5. Proceso de Valija
4. PRECLASIFICACIÓN: separación previa de la
documentación para facilitar su posterior distribución
en función del destino
5. CLASIFICACIÓN: distribución de la documentación
en los casilleros correspondiente según los destinos
6. CIERRE, PRECINTO Y DISTRIBUCIÓN EN BAÑERAS:
Una vez que la documentación se haya repartido, se procederá al cierre y
precinto de la valija (se cerrará la cremallera de la bolsa y se sellará con un
precinto específico). Se irán depositando en bañeras las valijas
correspondientes a cada una de las rutas de salida

17. 5. Proceso de Valija
7. SALIDAS DE LAS RUTAS:
Establecimiento de las Rutas de Salida antes
de pasar por el Arco RFID y pasar todas y
cada una de las bolsas para su lectura y
control de cada Ruta de Salida
Entrega al transportista de las bolsas
almacenadas en la bañeras para ir cargando
los diferentes vehículos
8. REPOSICIÓN DE VALIJAS : Una vez que el casillero quede vacío, se
colocará la nueva bolsa, quedando listo para introducir de nuevo
documentación. Cada casillero llevará colgada una tarjeta identificativa que
señalará a qué oficina esta asignado

18. 6. Controles de Calidad e Informes
Cumplimiento de plazos acordados por el cliente en la resolución de
incidencias y gestión del servicio (6h)
Generación de informes relativos a la realización del servicio: diario, semanal,
mensual
Control de transporte de rutas de entrada, de salida y cumplimiento de horarios
fijados.
Control de valijas devueltas, sin entrada, sin precinto, dobles, documentación
pendiente de clasificar…

19. 7. Otros servicios
DESTRUCCIÓN
CONFIDENCIAL
CERTIFICADA
IDENTIFICACIÓN,
TRASVASE Y
REFERENCIACIÓ
N
RETIRADA Y
TRASLADO
BÚSQUEDA Y
CONSULTAS
FÍSICAS
ARCHIVO
FÍSICO Y
CUSTODIA
INVENTARIO
DETALLADO
VALIJA
PERIÓDICA Y
PICKING

20. GRACIAS POR SU ATENCIÓN