Este documento explica cómo crear consultas en Access que incluyan campos calculados y funciones de grupo. Se detallan ejemplos de cómo calcular el sueldo neto de un empleado usando campos calculados, y cómo contar el número de clientes por provincia o calcular el precio promedio de películas por género usando funciones de grupo como Suma y Cuenta. También explica cómo crear consultas de tabla cruzada para analizar las relaciones entre tablas como películas compradas por clientes.

1. Practica 7. Otros tipos de consultas
Los campos calculados
Un campo de este tipo es aquél que no existe en la tabla y que se crea sólo temporalmente dentro de una
columna en la consulta para realizar algún tipo de operación matemática.
Pquoer eajdeemmpálos, dpeold sríaala urtioili zqaures efi gpuarraa ecna lclau ltaarb elal sduee vldeon dqeudeo vreas a, creacdiab iur ncoa drae cuibneo udne 5lo%s vdeen sdue dsoarleasri.o S eunp oconngacempotos
de bonificación y que después se le descuenta un 8% para pagar el IRPF y la Seguridad Social.
1
Consulta sueldo 1.
Las formulas o expresiones a poner en cada columna de la vista de diseño de la consulta son
Columna Expresión
1 Salario
2 Bonificación: salario* 5/100
3 Bruto: Salario+ Bonificación
4 Retención: Bruto* 8/100
5 Neto: Bruto – Retención
6 NombVen
Para introducir los valores en las columnas utilizaremos el generador de expresiones, y de esta forma nos
aseguramos de que se utilice la sintaxis correcta.
NOTA: El texto que va a la izquierda de los dos puntos, en algunas columnas, es el nombre que
qunu etirteumloo, sp opro dneefre act ola, dceollu tmipon a que estamos calculando. Si no lo hacemos así Access por defecto pondrá Expr1
Según lo que acabamos de ver podemos utilizar las consultas para realizar cálculos de cualquier tipo, utilizando
nuestras propias expresiones con operadores más o menos sencillos, así como con las funciones y operadores
que trae Access.
Funciones de grupo No obstante en muchas ocasiones necesitaremos realizar cálculos que involucren los datos contenidos en varias
ftielanse mdeo st.a Lbala ss oolu dcieó nc oenss usletansc il la(t,a pbulaess vsiri tuteanleesm).o Ps oern e cjeumenptlao : qsuuep odnisgpao nqeume odse sdeea umnoas tsaabblae rd ecu calnietonste sc liye nqtuees

2. cada una de sus filas contiene los datos de un único cliente, parece evidente que lo único que hay que hacer es
contar las filas.
Para resolver este tipo de situaciones en las que hay que hacer cálculos utilizando grupos de filas los gestores
de bases de datos en general disponen de varias funciones especiales que se llaman funciones funciones agregadas. Estas funciones en Access son: de grupo o
Función Descripción Cuenta Para contar el número de filas del grupo
Suma Para sumar el contenido del campo especificado de todas las filas del grupo
Promedio Para hallar la media aritmética del campo especificado de todas las filas del grupo
Mín Para hallar el menor valor del campo especificado de todas las filas del grupo
Máx Para hallar el mayor valor del campo especificado de todas las filas del grupo
DesvEst Para hallar la desviación típica del campo especificado de todas las filas del grupo
Var Para hallar la varianza del campo especificado de todas las filas del grupo
Primero Para hallar el valor del campo de la primera fila del grupo
Último Para hallar el valor del campo de la última fila del grupo
sPealreac cpioondaenr duot ililzaa ro pecsitóáns funciones hay hacer clic sobre el botón Totales de la barra de botones, o Totales del menú contextual. Entonces veremos que en la cuadricula QBE ha
“aApgarruepcaidro p uonr”a. nSui epvoan feilma.o Sse e tlr actuar sdoer lad efill ar aTtoótna le enn lala pqaurete v edmeroesc hqau ed, ep oers dtaesf eccetold, aesn vtoedreams ossu sq cueel daapsa arepcaere ucen
ccoulaudmron acso mqubein vaadmo ocso na tuotdiliazsa rla psa orap chiaocneers gprouspiobsle ds.e L fiala fsu.n cionalidad “Agrupar por” se aplica a aquella columna o
Pero empecemos por el caso más sencillo: vamos a considerar un único grupo de filas formado por la totalidad
dteen efimlaoss d. e una tabla, como en el caso de resolver el problema anteriormente planteado de cuantos clientes
cPlaiernat eesl.l oE lseeggimuiomso su nloo sc usaiglquuieienrtae sd ep assuoss :c aCmrepaoms,o sp our neaj ecmopnlsou Nltao mebnr ev.i sNtao sd idsae ñigou. a l Seel leccacmiopnoa mquoes elali jatmabolas
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3. pues solo lo vamos a utilizar como referencia para contar cuantas filas tiene la tabla. A su izquierda ponemos
como nombre de la columna “NumClientes”, de manera que quedara NumClientes:NombCli no se olvide de los
dos puntos ya que esa es la forma en que Access interpreta cual es titulo de la columna Pulsemos sobre el botón de totales, y cambiemos la opción por defecto, por Cuenta a yc tcuuaanld eos seol bcraem epl oc.u adro
combinado.
Guardamos la consulta con el nombre “Cálculo del número de clientes” y la ejecutamos. El resultado debe ser
una única celda en la que aparece el resultado del problema.
Pasemos ahora a resolver un problema más complejo como por ejemplo determinar el número de clientes de
cqaudea n uonsa h daec elans f aplrtoav lionsc iacsa.m Epno se sNteo mcabsroe tdeen dlare tmabolsa qPureo vuisnacria lsa sy taNbolmasb rpero dvein lcaia tsa,b lloac Calliideandteess. y¿ cYl ieenntteosn,c peuse psotor
qy uséi neos lnae ucteiliszaársiae mlao tsa bella r eloscualtlaiddaod edse? l aP cuoenss puoltraq nuoe teesn dlar ítaa bslean qtiudeo .s irve para relacionar Clientes con Provincias,
pBruoevninoc piau e(Asg pruapraa rr epsoorl)v eesr edsetcei rp qroubel etommae l oto qduaes hlaasy fqilause edne cqirulee ae lA ncocmesbsre e ds eq upero hvaingcaia g sruepao esl pmoirs melo N yo mhabgrae duen
grupo con ellas, operación que se repite por cada uno de los nombres de provincia. Así sí en nuestra tabla hay N
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4. nombres distintos Access hará N grupos distintos, y entonces solo queda contar las filas que tiene cada grupo
para saber cuantos clientes hay de cada provincia. Para ello en la columna de Nombre de clientes habremos
puesto Cuenta en la fila Total. Véase la figura.
4
El resultado de la consulta anterior es:
Hasta ahora sólo hemos utilizado la opción de contar “Cuenta” el número de filas de un grupo, bien sea de un
údnei clao tgarbulpao. Pcuearon dhoa ys eo utrtailsiz afu tnocdioan leas t adbela g, rbuipeon sceoann l avsa rqiouse lopso dgerumpooss teranb qaujaer sye phuaend eonrg raensizualtdaorn toosd amsu lya sú ftiillaess
para resolver problemas en los que haya que sumar el contenido de un determinado campo de cada grupo de
qfiluaes oco crarelcsuploanr dlae mael dmiaá xairmitmo,é otic am ídneiml coo nvtaelnoird, o ddee uunn cdaemteprom dinea duon gcraumppoo d ed efi lacsa,d oa dgertueprom idnea r fcilausa,l eestc l.a Pfiolar
sreuapluizeas ltao ,o cpuearnadcioó ns ed etrbaete s deer nreuamliézrairc ou.n a operación aritmética como suma o promedio, el campo sobre el que se
Como ejemplo vamos a calcular cual es el precio medio de las películas de cada uno de los géneros, que
tenemos en nuestra base de datos.
Para resolver este problema crearemos una consulta a partir de la opción de vista diseño y utilizaremos las
ltaa bclausa dPreicluíclau laQsB yE G péonnedrroesm, oqsu ed ohsa rceammopso qsu: eN soem mbruee sdtere lna etanb elal eGsépnaecrioo sd ey tParbelacsio ddeel dlais etañbol ad eP elalí ccuolnassu. ltAah. oErna
convertiremos la consulta en una de totales pulsando sobre el botón de totales, y en la fila Total de QBE
fdoerjmarae mleo ess teanm loas pdriicmieenrdao c ao lAumccneas s“ Aqgureu paagrr uppoer ”l,a sy feilans l ad es ePgeulíncduala su tsileizgaúrne meol gs élnae orop cai óqnu e“P preormteendeiozc”.a Dn elo eqsutae
duanroá d lueg loasr ag rtuapnotoss. Egrvuidpeonst ecmomenot eg élan ecroonss hualtyaa v, ay aa dceovnotilnvuear ctaiónnta qsu feil ahsa gcao mlao m gerudpiao sd edle c agménpeor oPsr ehcaiyoa p, acraad caa fdilaa
corresponderá a un género que se identificará por su nombre y al lado mostrara el precio medio de las películas
de ese genero.

5. EJERCICIOS
1. Crear una consulta que muestre para cada género el máximo y el mínimo precio de las películas.
2. Crear una consulta que muestre para cada género la suma de los precios 3. Crear una consulta que muestre para cada vendedor el número de películ adse dlaifse rpeenltíecus laqsu.e ha vendido.
4. Crear una consulta que muestre para cada vendedor el número total de películas que ha vendido en
5. C20re0a5r y u 2n0a0 6co. nsulta que muestre para cada vendedor y por cada género: el número total de películas
6. Cqureea hra u vnean dcoidnos,u eltla im qpuoer tme utoetsatlr ed ep laar av ecnatad ay veel nimdpeodrotre eml endúimo evreon dtoidtaol. de películas que ha vendido, el
importe total de la venta y el importe medio vendido, en cada uno de los meses de 2006.
7. iCmrpeoarrt eu ntoat aclo dnes ulalt av eqnutae ym eul eimstpreo rptea rma ecdaiod av evnedniddeod, oern ecla ndúam uenroo d teo tlaols dtreim peeslítcreusla ds eq 2u0e0 h5a. vendido, el
8. tCordeoasr lousn ac liceonntessu.l ta que calcule el número de facturas y el total de dichas facturas por cliente, para
9. Crear una consulta que calcule el número de películas y su importe total antes de impuestos y
descuentos, por cliente, para todos los clientes.
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6. Consultas de tabla de referencias cruzadas
Una consulta de tabla cruzada permite presentar la información relacionada en forma de tabla bidimensional o
cuadrante, facilitando el análisis de los datos. Estudiaremos un ejemplo sencillo que mecanismo básico de este tipo de consultas. Suponga que desea saber el interés de los cli epneterms pitao r elanste dnisdteinr taesl
películas y para ello pide una consulta que muestre que películas han sido compradas por los clientes.
Creación de una consulta de tabla cruzada:
qSuigéa t alobsl apsa usotilsiz naor.r mEna lensu eesnt reol edjiesmeñpolo d, ep aurnaa o cbotennsuerlt ae ld ree ssuellteacdcoió bnu, sdceacdidoi ennedcoe seitna mproims elors lu sgigaur iqeunéte csa cmampopso ds:e
Campo Tabla
NombCli Clientes
Título Películas
Cant Lineas_Fac
También necesitará la tabla “Facturas” para relacionar “Clientes” con “Lineas_Fac”, aunque de esta tabla no
visualizará ningún campo.
Introduzca los campos de la tabla en la cuadrícula.
S eleccione el menú Consulta y dentro de el Consulta de tabla de referencias cruzadas.
Mcaicmrpooso qftu Aec scee sust imlizuae sctorma ola sc alíbneecaesr a"T doeta lc” oylu "mTanba.s Reenf . laC rtuazb:l”a e, ny lea l cquuaed rsíceu luat.i liAza c ocnotminou accaióbne cdeerbae dráe dfielafisn i(re enl
nuestro ejemplo Nombre_articulo y Nombre_cliente respectivamente), para ello:
• Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, del campo Título y seleccione la opción Encabezado de fila.
• Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:. del campo NombCli y, seleccione la opción Encabezado de columna
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7. A continuación indicaremos que campo es el que se utiliza para efectuar las operaciones en la tabla cruzada, y el
tipo de operación que hay que hacer. En nuestro ejemplo contar los productos:
• Haga clic en la celda Tab. Ref. Cruz:, de Cant, y seleccione la opción Valor.
• Haga clic en la celda Total del campo Cant, y seleccione la operación "Suma”
Guarde la consulta con el nombre: “Cantidad de películas por cliente”
EJERCICIOS
Diseñar consultas de tabla de referencias 1. Película por Género cruzadas para:
32.. NNúúmmeerroo ddee Ftítauclotusr apso rp goer nPeerloíc fualact uy rVadeansd eedno cr ada año
54.. NNúummeerroo ddee fFaacctuturraass p poorr c Plieenlícteu la y provincia
6. Localidades por Provincia
87.. IImmppoorrttee ddee llaa ffaaccttuurraacciióónn d peo Pr perlíocvuilnacsi ap oy ra cñaod a Vendedor
190. . CCaannttiiddaadd ddee ppeellííccuullaass ppoorr pVreonvdinecdioars
11. Cantidad de películas por género facturadas en cada año
1132.. CCaannttiiddaadd ddee ppeellííccuullaass ppoorr cclliieennttee en 2007
1154.. CCaannttiiddaadd ddee ppeellííccuullaass ffaaccttuurraaddaass ppoorr tarñimoe esntrtree e 2n0 20040 y7 2007
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8. Consultas con parámetros
Las consultas que se han visto hasta ahora son estáticas ya que tenemos que dejar fijos que las forman. No obstante Access da la posibilidad de que las consultas interaccione tno dcoosn loloss e ulesmueanritooss,
fdourrmaan ten ossu eenjeccounctriaómn,o psi dcioénn dcoolenss ucltiearst oms ádsa tdoisn,á mpoicr atse cyla pdoor, nsuepceuseasrtoio sm puacrhao cmoámsp lpeotater nlate sc.o nSseu lttraa.t aD ed ee slatas
denominadas consultas con parámetros.
Usen eejjeecmuptalon ,p mueudees tsraenr lau no bctueandcrioó nd dee d liaáslo fgaoc teunra se l dqeu uen s doelicteitramni ncaiedrota a iñnofo. rEmsatec itóipno n deec ecsoanrsiau ltpaasr,a c caodma pvleezta qr ulea
consulta.
Los pasos a seguir son muy simples: se diseña la consulta y, a continuación, se añade a la cuadrícula QBE, de
diseño, las variables que vamos a utilizar como parámetros. Éstas se escriben entre corchetes. El nombre de las
vAacrciaebssle sb unsoc ap ueel dneo msebrr ee dl edle p nairnágmuentoro d een tlores lcoasm dpivoesr seoxsi scteanmtepso se, ny lnao b laos een dceu ednatrtao ss. oDlicei tae setal vfaolromr am ceudaianndteo
una ventana de entrada de datos.
Imagine que desea conocer los datos de las facturas de un determinado cliente, por ejemplo de aquel cuyo
código es el 264. La consulta de selección correspondiente tendría el siguiente aspecto.
Evidentemente esta consulta sólo valdría para obtener los datos correspondientes al cliente 264. Pero y si
carheoarnad qou tearnetmaso sc ohnascuelrta lso cmoimsmo oc lpieanrtae slo tse ncelimenotse sy 2p4o,n 1ie2n3d,o 4 s5u, se trce.s Epevcidtievnotse mcóednitgeo se l cpormobol ecmritae rsioe. rPeesrool veesrtíaa
solución no es nada eficiente.
iLnate srsoeluccciióónn dóep tliam fail ay Cmriutecrhioos mcoáns lae lecoglaunmten ac odnes CisotidríCa lie ntu vdiiesseeñ aurn upnaará cmoentsrou.lt a de selección que en la celda
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9. De esta manera cada vez que se ejecute la consulta Access preguntará el valor del parámetro ventana con un mensaje donde se puede introducir el valor que interese a través del teclado. y mostrará una
eEjne mepsltoa svie innttraondau zsceo e1s5c0r ibcoem uon ccóóddigigoo d vea clildieon tdee, ecll ireenstuel tayd Ao cecse: ss devolverá las facturas de ese cliente. Por
También puede realizarse una consulta de este tipo desde el menú de Consultas en la opción
Parámetros.
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10. La utilización de parámetros puede hacerse en cualquier tipo de consulta.
EJERCICIOS
1.- Crear una consulta que muestre las facturas correspondientes a un determinado año, que teclado durante la ejecución de la consulta. se introducirá por
2.- Crear una consulta que muestre las facturas correspondientes a un determinado mes y año, que se
introducirán por teclado durante la ejecución de la consulta.
3.- Crear una consulta que muestre los datos más relevantes de las películas de un determinado género, que
será introducido por teclado.
4.- Crear una consulta que muestre los datos más relevantes de las películas de una determinada nacionalidad
y año, a introducir por teclado.
c5l.i-e nCtreesa dr eu nlaa e cmopnrseusltaa. que muestre los datos más relevantes de las películas adquiridas por cualquiera de los
6.- Crear una consulta que muestre los datos de los vendedores que comenzaron a trabajar entre dos meses de
un determinado año. Los datos de los meses y el año se introducen por teclado.
7.- Crear una consulta que muestre los datos de las localidades de los clientes de una determinada provincia,
cuyo nombre se introducirá por teclado.
8.- Crear una consulta que muestre para un determinado vendedor y un determinado género el número de
películas que ha vendido en un determinado año. Los datos se introducirán por teclado.
n9ú.-m Cerroe ator tauln dae c poenlsícuultlaa sq quuee m huae vsetrned ipdaor ae nu nu nd deetetermrmininaaddoo v menedse yd oarñ, oc yu yeol icmópdoigrtoe stoet ainl tdroed luac vireán tpao. r teclado, el
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