Consultas de Accion

1. Profesor: Ing. Ali Daniel Luna Rodriguez

2. Al usar Microsoft Office Access 2007, se encontrará con situaciones en las que
necesite trabajar con valores que no residen directamente en los datos. Por
ejemplo, puede que tenga que calcular: el impuesto sobre las ventas de un
pedido, o bien, el valor total del propio pedido. Estos valores pueden
calcularse mediante expresiones.
Para usar expresiones, es preciso escribirlas primero usando la sintaxis correcta.
La sintaxis es el conjunto de reglas por las que se combinan correctamente las
palabras y los símbolos de una expresión.
Considerar esta forma: si desea que Access haga algo, deberá hablar su idioma.
Por ejemplo, suponga que desea mostrar a Access "mire la fecha de nacimiento
de campo en la tabla Compradores y me indica el año de nacimiento del cliente."
Puede escribir esta expresión como DatePart("aaaa", [clientes]! [Fecha de
nacimiento]). Esta expresión se compone de los función DatePart y dos valores
de argumento: "aaaa" y [clientes]! [BirthDate]
Examinemos esa expresión más detalladamente.

3. 1. ParcFecha es una función que examina una fecha y devuelve una parte
específica.
SUGERENCIA: En Access 2010, el generador de expresiones tiene
IntelliSense, para que pueda ver qué argumentos requiere la expresión.
2. el argumento intervalo indica a Access qué parte de la fecha para devolver: en
este caso, "yyyy" indica a Access que desea que solo la parte de año de la fecha
devuelta.
3. el argumento fecha indica a Access dónde debe buscar el valor de fecha: en
este caso, [clientes]! [BirthDate] indica a Access que busque la fecha en el campo
Fecha de nacimiento de la tabla Customers.
Como puede ver, las expresiones de Access usan un lenguaje que, al principio,
resulta un tanto difícil de leer. Si comprende debidamente la sintaxis de las
expresiones y ejercita un poco, todo será mucho más fácil.
Hay algunos conceptos clave que debe comprender antes de ponerse a escribir
expresiones. En este artículo se describen los conceptos que debe comprender

4. Operadores de identificadores En un identificador se pueden usar tres operadores.
• Operador de signo de exclamación (!)
• Operador de punto (.)
• Operador de corchetes ([ ])
Use estos operadores adyacente cada parte del identificador entre corchetes y, a
continuación, unirse a ellas mediante un signo de exclamación o un operador de punto. Por
ejemplo, un identificador de un campo denominado Apellidos en una tabla denominada
empleados puede expresarse como [empleados]! [Apellido]. El operador de signo de
exclamación indica a Access que lo que sigue es un objeto que pertenece a la colección que
precede el operador de signo de exclamación. En este caso, [Apellido] es un objeto de
campo que pertenece a la colección [empleados] que es un objeto de la tabla.
Leer mas: https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADa-de-la-sintaxis-de-expresiones-ebc770bc-8486-4adc-a9ec-7427cce39a90

5. Operador Finalidad Ejemplo
+ Sumar dos números. [Subtotal]+[Impuesto sobre las
ventas]
- Buscar la diferencia entre dos
números o indicar el valor
negativo de un número.
[Precio]-[Descuento]
* Multiplicar dos números. [Cantidad]*[Precio]
/ Dividir el primer número entre el
segundo número.
[Total]/[Número_de_elementos]
Redondear ambos números a
enteros, dividir el primer número
entre el segundo número y, a
continuación, truncar el resultado
en un entero.
[Registros][Habitaciones]
Residuo Dividir el primer número entre el
segundo número y devolver sólo
el resto.
[Registros] Residuo [Habitaciones]
^ Elevar un número a la potencia de
un exponente.
Número ^ Exponente
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos se usan para calcular un valor a partir de dos o más
números, o bien, para cambiar el signo de un número de positivo a negativo.

6. Operadores de comparación
Los operadores de comparación se usan para comparar valores y devuelven True,
False o Nulo (valor desconocido).
Operador Finalidad
< Determinar si el primer valor es
menor que el segundo valor.
<= Determinar si el primer valor es
menor o igual que el segundo
valor.
> Determinar si el primer valor es
mayor que el segundo valor.
>= Determinar si el primer valor es
mayor o igual que el segundo
valor.
= Determinar si el primer valor es
igual que el segundo valor.
<> Determinar si el primer valor no
es igual que el segundo valor.

7. Son las que permiten modificación de los datos o información de las
tablas o una tabla en particular de una Base de Datos, este tipo de
consultas si modifica los datos bien sea eliminando, modificando o
agregando, hay cuatro tipos de consultas de acción:
1. Consultas de Creación de Tablas con datos de otra tabla
2. Consultas de eliminación de registros de una tabla.
3. Consultas de datos anexados, permiten anexar unir registros de
una tabla dentro de otra tabla.
4. Consultas de Actualización, permiten modificar registros

8. Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a
partir de los registros de otra bajo cierto criterio de selección previamente
especificado.
Para crear una Consulta de Creación de tabla siga los pasos siguientes en orden
numérico.
1
2 3
Escogemos la
Tabla o Tablas
4

9. Click en el campo(s)
Estos se van anexando a
La cuadricula QBE.
(Query By Example - Consulta por ejemplo)
Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de
tablas donde aparecen las tablas añadidas con sus
correspondientes campos, y en la parte inferior denominada
cuadrícula QBE definimos la consulta.
6
5
Indique el criterio
Cuadricula
QBE

10. 8
7
Vamos ahora a la cinta o barra de opciones paso 7 y luego Paso 8 para
escoger el tipo de consulta
10
Ejecute la consulta ahora
mismos o la salva para
ejecutar luego (paso 11)
Hasta que no se ejecute la
Consulta de Acción no se va
a crear la tabla nueva
11
9
Que nombre va a tener
la nueva tabla
12
Se va a crear la nueva
Tabla con los registros que cumplan
Con el criterio seleccionado

11. El carácter * selecciona todos los
campos de la tabla
Crea una tabla nueva con los
artículos solo de Deportes de
la tabla Artículos y con todos
Los campos , se usa el *

12. El carácter * selecciona todos los
campos de la tabla
Crea una tabla nueva con los
artículos solo de Deportes de
la tabla Artículos y que sean
del país origen USA, con todos
Los campos incluidos, se usa el *
Se deselecciona para que no repita
El campo en la nueva tabla, recuerde
que se uso el carácter * y todos los
campos están en la primera columna
Repita los pasos 8 y 9 de la
diapositiva anterior, o paso 11
Si va a salvar la consulta

13. Las consultas de eliminación son consultas que eliminan de una tabla los registros
que cumplen el criterio de búsqueda especificado.
Para crear una consulta de eliminación siga los pasos siguientes en orden
numérico.
1
2 3
Escogemos la
Tabla o Tablas
4

14. Después de eliminar es Irreversible esta operación la data
Queda eliminada de la tabla de forma definitiva, debe de
Tomar en cuenta esto.

15. 5
Escogemos el Campo
Criterio para la eliminación
de datos

16. Establecemos el Criterio
En este ejemplo eliminaremos
Todos los Registro que sean
Departamento = Deporte
6

17. Después del Paso 6 cambiara la opciones
Para escoger el tipo de consulta a ejecutar
posteriormente
7
Al Hacer Click esta
Ventana cambia
En Caso que quiere hacer doble
Criterio. Por Ejemplo Departamento
Deportes (1) y Pais Origen España
o España

18. 8
9
Click en Guardar
Le damos un nombre a la Consulta
Para luego ejecutarla
Podemos Ejecutar la consulta sin guardarla
10
Ultimo Aviso
(Si) la ejecuta / (No) la ejecuta
Ojo no advierte que se van a
Perder registros relacionados
en otras tablas si los hay.

19. Se ha explicado cómo crear y ejecutar una consulta de datos anexados. Este tipo de
consulta se usa cuando se necesita agregar nuevos registros a una tabla existente
mediante datos de otras tablas orígenes.
Si necesita cambiar datos en un conjunto existente de registros, como actualizar el
valor de un campo, puede usar una consulta de actualización. Si necesita crear una
nueva tabla a partir de una selección de datos, o combinar dos tablas en una tabla
nueva, puede usar una consulta de creación de tabla.
Una consulta de datos anexados selecciona registros de uno o más orígenes de
datos y copia los registros seleccionados en una tabla existente.
Por ejemplo, suponga que adquiere una base de datos que contiene una tabla de
clientes potenciales, y que ya tiene una tabla en la base de datos existente que
almacena ese tipo de datos. Le gustaría almacenar los datos en un lugar, así que
decide copiarlos de la nueva base de datos a la tabla existente. Para evitar introducir
manualmente los nuevos datos, puede usar una consulta de datos anexados para
copiar los registros.

20. Pasos básicos de una consulta de datos anexados
Para crear una consulta de datos anexados, siga estos pasos básicos:
1. Cree una consulta de selección Empiece por seleccionar los datos que desea
copiar. Puede ajustar la consulta de selección según sea necesario y ejecutarla
tantas veces como desee para asegurarse de que selecciona los datos que
desea copiar.
2. Convierta la consulta de selección en una consulta de datos anexados Una vez
lista la selección, cambie el tipo de consulta a Anexar.
3. Elija los campos de destino para cada columna de la consulta de datos anexados
En algunos casos, Access elige los campos de destino automáticamente. Puede
ajustar los campos de destino, o bien elegirlos si Access no lo hace.
4. Obtenga una vista previa de la consulta y ejecútela para anexar los registros
Antes de anexar los registros, puede cambiar a la vista Hoja de datos para una
obtener una vista previa de los registros anexados.
https://support.office.com/es-es/article/Agregar-registros-a-una-tabla-mediante-una-consulta-de-datos-anexados-71cd4fe3-c2d7-4856-a0c8-a2638ccf4ad0

21. Podemos Observar que en la tabla Artículos no hay Ninguno del
Departamento de Deportes(1)

22. 1. Seleccionamos la tabla Artículos Deportivos
2. Seleccionamos el * para anexar todos los campos
3. En la cuadricula QBE en la primera Columna se
anexan los campo (se ve uno solo pero están
todos).
4. En la cinta de opciones o barra Click Diseño y
luego seleccionamos el tipo de consulta ANEXAR
5. Sale una ventana preguntando a que Tabla vamos
a anexar los datos
6. Luego ejecutamos la consulta o la salvamos.
Cuadricula
QBE
5

23. No puede usar una consulta de actualización para añadir registros nuevos a una
base de datos o para eliminar registros completos de una base de datos. Para
añadir registros nuevos, debe usar una consulta de datos anexados para eliminar
registros completos, debe usar una consulta de eliminación.
Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar los datos
de uno o más registros existentes. Se trata de una especie de cuadro de
diálogo Buscar y reemplazar avanzado.
Similitudes y diferencias entre Buscar y reemplazar y una consulta de
actualización
Al igual que el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de
actualización le permite:
• Especificar un valor que desea reemplazar.
• Especificar el valor que servirá como reemplazo.
• A diferencia del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, una consulta de
actualización le permite:
• Usar criterios que no dependen del valor que desea reemplazar.
• Actualizar un gran número de registros de una sola vez.
• Cambiar registros en más de una tabla al mismo tiempo.

24. Restricciones en los campos que pueden actualizarse
No se puede usar una consulta de actualización para actualizar datos en los siguientes
tipos de campos:
Campos calculados Los valores en los campos calculados no residen permanentemente en las tablas,
sino que solo existen en la memoria temporal del equipo después de que Access los calcule. Por lo
tanto, al no tener una ubicación de almacenamiento permanente, no se pueden actualizar.
Campos de una consulta de totales o de una consulta de tabla de referencias cruzadas Los valores de
estos tipos de consulta se calculan y no se pueden actualizar mediante una consulta de actualización.
Campos Autonumeración Los valores de los campos Autonumeración cambian únicamente cuando se
agrega un registro a una tabla.
Campos de consultas de valores únicos y consultas de registros únicos Los valores de estas consultas
están resumidos. Algunos de los valores representan un único registro, mientras que otros representan
más de un registro. La operación de actualización no es posible porque no se puede determinar qué
registros se excluyeron como duplicados y, por tanto, no es posible actualizar todos los registros
necesarios. Esta restricción es aplicable tanto si usa una consulta de actualización como si intenta
actualizar los datos manualmente escribiendo valores en un formulario o en una hoja de datos.
Campos en una consulta de unión No se pueden actualizar los datos de campos de una consulta de
unión porque cada registro que aparece en dos o más orígenes de datos solo aparece una vez en el
resultado de la consulta de unión. Dado que algunos registros duplicados se quitan de los resultados,
Access no puede actualizar todos los registros necesarios.
Campos que son claves principales En algunos casos, por ejemplo, si el campo de clave principal se
usa en una relación de tabla, no se puede actualizar el campo mediante una consulta a menos que
establezca primero la relación de modo que se actualice automáticamente en cascada.

25. Para crear una consulta de actualización:
• Abrimos una nueva consulta en vista diseño.
• Añadimos la tabla que queremos actualizar.
• Haz clic en el botón Actualizar de la pestaña
Diseño

26. A partir de ese momento la
cuadrícula QBE cambia de
aspecto, han desaparecido las
filas Orden: y Mostrar: por
carecer de sentido aquí y en su
lugar tenemos la fila (Actualizar
a:) como puedes ver en el
ejemplo

27. El Origen de la consulta puede ser una tabla,
una consulta o una combinación de tablas.
• En la cuadrícula QBE solamente ponemos el
campo o campos que intervienen en los
criterios de búsqueda y los campos que se
quieren actualizar.
• En la fila Actualizar a: escribimos la
expresión que calcula el nuevo valor a
asignar al campo.
• La expresión puede ser un valor fijo, un
nombre de campo del origen o cualquier
expresión basada en campos del origen,
también podría ser un parámetro.
• Esta expresión debe generar un valor del tipo
de dato apropiado para la columna indicada.
• La expresión debe ser calculable a partir de
los valores de la fila que se está
actualizando.
Se va aplicar un %
De aumento de costo
Si para el cálculo de la expresión se utiliza una columna que
también se modifica, el valor que se utiliza es el antes de la
modificación, lo mismo para la condición de búsqueda.

28. Para que la actualización afecte a una parte de
los registros de la tabla tendremos que
seleccionar los registros a actualizar mediante
un criterio de búsqueda. Si la consulta no
incluye criterio de búsqueda se actualizarán
todos los registros de la tabla. En nuestro
ejemplo hemos incluido el criterio de búsqueda
[Articulo]![Departamento]=2, y en la fila
Actualizar a: del campo [Bs_Costo]*1,05, lo que
significa que actualizará el valor que contenga el
campo Bs_Costo a un 5% mas mientras sean
igual al Departamento Computación que es
código 2.

29. Se involucra mas de una tabla Se involucra mas de un Campo
de una tabla
Actualizo un stock inicial
Actualizo un stock inicial con los
movimientos de
entrada y salida de artículos