1. Hellen Maoly Rizo
Carné 0810415
Licenciatura en Diplomacia y Relaciones Internacionales
1

2. INTRODUCCIÓN
El siguiente trabajo de Seminario de informática tiene como objetivo general
elaborar un plan estratégico sobre conocimientos, buen uso de tecnologías
de información para poderlas implementar en una institución privada. Los
objetivos específicos son los siguientes: 1) Analizar el problema de
comunicación que actualmente existen entre embajadores que residen en
Guatemala y en el extranjero. 2) Administrar la información que se genera y
comparte solamente en una embajada, para uso interno y externo. 3)
Evaluar la importancia de implementar cada tecnología aprendida en clase.
A través de la pregunta de investigación ¿Cómo solucionar las deficiencias
de procesos de trabajo actuales del ministerio de relaciones exteriores? Se
pretende implementar nuevas tecnologías de información que sirvan para
llevar un mejor control de los documentos los cuales puedan ser accesibles
para los embajadores que residan en los 152 países en el exterior y puedan
comunicarse entre sí de una forma segura.
2

3. DESARROLLO
La tecnología que implementaré la cual cubre y llena todas las expectativas por
las funciones y aplicaciones que tiene será office 365 ya que es sinónimo de
negocio porque tiene una conexión, colaboración y control con la tecnología
en la nube. Tiene las aplicaciones que actualmente conocemos, siempre
actualizadas y accesibles para cualquier lugar.
Office 365 lo conocemos y lo usamos todos los días, en algunos casos. Office 365
con la tecnología de nube, se puede acceder a sus aplicaciones y archivos
desde cualquier lugar, a través de una, Mac, Tablet y pc. Y los documentos y
aplicaciones permanecerán actualizados. Las actualizaciones de las
características funcionan igual, se obtienen automáticamente.
3

4. ANÁLISIS DE PROCESOS
TECNOLOGÍAS PARA MEJORAR SU FUNCIONAMIENTO
Comunicación entre embajadores de Guatemala residiendo
en 152 países en el exterior
Videoconferencias en alta definición, pantalla compartida y
mensajería instantánea. Se puede hacer llamadas de audio
con Skype.
Administración de la Información y documentos generados por
las 37 embajadas residentes en el exterior.
One Note, Owa, Lync Mobile y SharePoint Newsfeed se puede
usar en la mayoría de los dispositivos, se puede abrir, editar, ver
documentos de Word, Excel y power point en teléfonos
Windows phone, iphone y Android. Con Active Directory se
puede administrar permisos y credenciales de usuario, con una
única sesión y sincronizada.
Gestión de información y documentos que debe de darse a
conocer de forma pública.
Los sitios de intranet para sus equipos, SharePoint proporciona
lugares de trabajo con configuración de seguridad
personalizada para cada equipo de la organización, se puede
crear un sitio web público fácil de configurar usando el dominio
de la empresa sin costos de hosting.
Administración de la información que se genera y comparte
solamente en una embajada, está información es solamente
de uso interno para cada embajada y se utiliza solamente
entre las personas que laboran en cada embajada.
OneDrive para la Empresa ofrece a cada usuario 25 GB de
almacenamiento personal a los que puede acceder desde
cualquier lugar y que se sincronizan con su PC. Ellos podrán
compartir archivos con facilidad, tanto de manera interna
como externa, así como controlar quién los ve y los edita. Es
una herramienta muy segura.
Acceso a la información generada por las 37 embajadas en el
exterior y embajada local, por parte del ministerio de
relaciones exteriores ubicado en Guatemala, para poder ser
utilizada en informes de resultados recurrentes.
Buzones del sitio
Permite almacenar y compartir el correo electrónico y los
documentos en carpetas especiales para cada proyecto, lo
que facilita el trabajo en equipo.
Métodos para hacer de conocimiento público los servicios y
funciones del Ministerio de Relaciones Exteriores, fomentar la
utilización de los servicios que presta el ministerio, (Visas,
documentación, información de requerimientos, resolución de
problemas), de tal forma que el ministerio trabaje de una forma
pro activa, brindando una calidad de servicio con un valor
agregado, para que esto resulte en una mayor participación y
satisfacción de los ciudadanos guatemaltecos.
Sitio web público
Permite dar publicidad a la empresa, usando el dominio del
Ministerio de Relaciones Exteriores, ejemplo: @minex.gob.gt, es
fácil de configurar, sin costes de hospedaje adicional.
4

5. Comunicación
entre embajadores
de Guatemala
residiendo en 152
países en el exterior
Videoconferencias
a tráves de Skype
Es una herramienta
útil porque permite
tener
videoconferencias
en alta definición,
compartir pantalla
los embajadores
podrán ver
simulteamente los
documentos y fijar
objetivos,
mensajería
instantanea.
5

6. Administración de
la Información y
documentos
generados por las
37 embajadas
residentes en el
exterior
Active Directory
se puede
administrar
permisos y
credenciales de
usuario, con una
única sesión y
sincronizada.
6

7. Gestión de información y
documentos que debe de
darse a conocer de forma
pública
Stios de Intranet
SharePoint proporciona
lugares de trabajo con
configuración de seguridad
personalizada para cada
equipo de la organización, se
puede crear un sitio web
público fácil de configurar
usando el dominio de la
empresa sin costos de
hosting.
7

8. Administración de la
información que se genera
y comparte solamente en
una embajada, está
información es solamente
de uso interno para cada
embajada y se utiliza
solamente entre las
personas que laboran en
cada embajada.
Share Point
se puede crear un sitio web
público fácil de configurar
usando el dominio de la
empresa sin costos de
hosting.
8

9. Administración de la
información que se
genera y comparte
solamente en una
embajada, está
información es
solamente de uso
interno para cada
embajada y se utiliza
solamente entre las
personas que laboran
en cada embajada
ONE DRIVE
ofrece a cada usuario
25 GB de
almacenamiento
personal a los que
puede acceder desde
cualquier lugar y que se
sincronizan con su PC.
Ellos podrán compartir
archivos con facilidad,
tanto de manera
interna como externa,
así como controlar
quién los ve y los edita.
Es una herramienta muy
segura.
9

10. Acceso a la información generada por las 37
embajadas en el exterior y embajada local, por
parte del ministerio de relaciones exteriores
ubicado en Guatemala, para poder ser
utilizada en informes de resultados recurrentes
BUZONES DEL SITIO
Permite almacenar y compartir el correo
electrónico y los documentos en carpetas
especiales para cada proyecto, lo que facilita
el trabajo en equipo.
10

11. Métodos para hacer de
conocimiento público los
servicios y funciones del
Ministerio de Relaciones
Exteriores, fomentar la
utilización de los servicios
que presta el ministerio,
(Visas, documentación,
información de
requerimientos, resolución de
problemas), de tal forma
que el ministerio trabaje de
una forma pro activa,
brindando una calidad de
servicio con un valor
agregado, para que esto
resulte en una mayor
participación y satisfacción
de los ciudadanos
guatemaltecos.
SITIO WEB PÚBLICO
Permite dar publicidad a la
empresa, usando el dominio
del Ministerio de Relaciones
Exteriores, ejemplo:
@minex.gob.gt, es fácil de
configurar, sin costes de
hospedaje adicional.
11

12. 1) ue la comunicación entre embajadores de Guatemala
y los que residen en el exterior en los 152 países
puedan comunicarse entre sí, de una forma segura.
2) dministrar y gestionar información y documentos
para que se den a conocer en forma pública.
3) omentar la utilización de servicios que presta el
ministerio, (visas, documentación, información de
requerimientos, resolución de problemas) para que el
ministerio trabajo de forma pro activa, brindando una
calidad de servicio con un valor agregado.
CONCLUSIÓN
12

13. GRACIAS POR SU ATENCIÓN
13