Redes sociales para eventos

MASTER OFICIAL EN DIRECCION DE EMPRESAS TURISTICAS.
Especialidad Dirección de Eventos
Máster Oficial en Dirección de
Empresas Turísticas
Dirección de Eventos

El evento y su difusión en los
medios sociales

. Reto
. Presentación de proyectos de asistentes
. Dinámica (metodología de trabajo)
- Pre Evento
- Evento
- Post Evento
. Conclusiones
. Entrega de premio y post-conclusiones
NO APUNTES NADA TE PASARÉ EL PPT
Objetivo: Darte las herramientas para
comunicarte bien con tu agencia de
comunicación y saber qué pedirles

TODO VALE
Objetivo: Interacciones
#MSMRMeet

Mónica Lorenzo
@monica_eloo
hola@monicalorenzo.es
www.monicalorenzo.es
Presentación
y un par de pistas...
Ms & Mr Meet
@MsMrMeet
@CETT_UB

Y tu proyecto...
. Presentarlo
. Hacer equipos

Presentación de una nueva colonia PRADA mujer
Para distribuidores y clientes VIP
En el MACBA a las 19:00
Hay un concierto
Inauguración de una incubadora de empresas tecnológicas y
coworking en un edificio especial (fue un antiguo canódromo)
Para prensa, potenciales clientes, posibles sponsors de
incubados, Ayuntamiento y entidades
1r aniversario de una empresa de 25 empleados que organiza
eventos
Para clientes, potenciales clientes y trabajadores
SONAR: Concierto de Björk en el Auditorium de Barcelona
Para cualquiera

Pre-evento
Evento
Post-evento

¿Quién sol realmente tus personas estratégicas ?
Una parte interesada hace referencia a una persona, organización o empresa que
tiene interés en una empresa u organización dada. Las partes interesadas podrían
ser los trabajadores de esa organización, sus accionistas, los clientes, los
proveedores de bienes y servicios, proveedores de capital, las asociaciones de
vecinos afectadas o ligadas, los sindicatos, las organizaciones civiles y
gubernamentales que se encuentren vinculadas, etc.
Stakeholders

- Agencia que te encarga el proyecto
- Cliente final (empresa)
- Qué persona exactamente de esta empresa y cuales son sus intereses
personales en este proyecto
Ego, desarrollo profesional, justificar un gasto...
- Qué papel juega este evento en la estrategia de comunicación de la
empresa.
- Audiencias
- Asistentes
- Espectadores
- Sponsors
- Expositores
- ...
¿Quién es el importante de verdad de todos ellos?
Stakeholders

¿Quién es el importante de verdad de todos ellos?
Ahora tu proyecto

Definir claramente un objetivo
Objetivo

- Objetivo de la acción para la empresa
- Objetivo de las RRSS en esta acción
¿El objetivo del que hablas, está realmente relacionado con RRSS?
¿O se refiere a otros aspectos de comunicación o de empresa?
Ahora tu proyecto

Hay un concierto
Obj empresa: Que los distribuidores se enamoren de la colonia
y compren y vendan mucha.
Y que conozcan todas las propiedades del producto para
venderlo mejor.
Obj empresa: Dar promoción a los proyectos del Ayuntamiento
y que los ciudadanos sientan que invierten bien su dinero.
eventos
Obj empresa: Conseguir un nuevo cliente de este evento
(recuperar la inversión)
Para cualquiera
Obj empresa: Vender el 50% de las entradas físicas online y
como mínimo 200 entradas digitales para la emisión en
streaming

Hay un concierto
venderlo mejor.
Obj de las RRSS: Notoriedad e imagen de marca
Obj de las RRSS: Transmitir que es el mejor coworking de
Barcelona
eventos
Obj de las RRSS: Transmitir que somos los mejores
organizadores de eventos On y Off line. Transmitir que somos
la empresa perfecta para organizar eventos que traspasan al
mundo digital.
Para cualquiera
streaming
Obj de las RRSS: Tráfico a la landing de venta de entradas,
antes y durante el concierto.

Definir claramente qué es para tu cliente el éxito y cómo se medirá
Definir claramente qué es para ti el éxito y cómo se medirá
KPI

Piensa en una métrica para tu Stakeholder principal, y a la vez que
argumente la calidad de tu trabajo.
Piensa en una métrica alcanzable.
¿Lo estás relacionando con el objetivo?
Ahora tu proyecto

Mapa de audiencias (no es el stakeholder, pensar en contenidos)
Buyer Persona
- Quiénes son realmente tus audiencias
- Cómo son
- Qué esperan ver de ese evento
- Qué esperan encontrar
- Dónde van a encontrar esa información
- Cómo la van a consumir
- Cómo les afecta en su vida tu evento
- Qué redes sociales y tecnología utilizan
Selección de las RRSS que tu utilizarás

Selecciona las RRSS que usarás
Selección de RRSS

Materiales disponibles
- Listado de emails
- Resultados de campañas de publicidad en RRSS de otras cosas no directamente
relacionadas con el evento pero si con el producto o empresa
- Listado de asistentes de otros años
- Emails de asistentes confirmados / interesados
- Accesibilidad ponentes
- Vídeos de otros años
- Personal implicado
- Wifi / cobertura
- Otras piezas o materiales off-line
- Azafatas a las que les puedes poner una camiseta
- Una tablet de la empresa
- Web en la que se pueden hacer landings
- Un informático simpático y motivado o una recepcionista súper eficaz...
- App del evento
(se creativo, usa todos los recursos que puedas)
¿Qué puedes usar que ya tienes?

Materiales disponibles
Y además de los dados
¿Qué le preguntarías a la empresa si tiene?
Entrega de materiales

Hay un concierto
venderlo mejor.
Obj de las RRSS: Notoriedad e imagen de marca
Materiales: Web, fotógrafo, diseñador gráfico, email de los
distribuidores, CM en plantilla, 2 azafatas modelos
Obj de las RRSS: Transmitir que es el mejor coworking de
Barcelona
Materiales: Dpto prensa del Ayuntamiento, web, técnico
informático, espacio propio con posibilidad de emitir en
streaming
eventos
Obj de las RRSS: Transmitir que somos los mejores
organizadores de eventos On y Off line. Transmitir que somos
la empresa perfecta para organizar eventos que traspasan al
mundo digital.
Materiales: Web, CM, diseñador gráfico, BBDD no legalizada de
las campañas de email marketing que hacen, 25 trabajadores
especializados en eventos y comunicación.
Para cualquiera
streaming
Obj de las RRSS: Tráfico a la landing de venta de entradas,
antes y durante el concierto.
Materiales: Todo

Presupuesto
Presupuesto que tiene la empresa destinado para esta acción

Estrategia

Piensa en estrategia, no en táctica.
Pon el objetivo en el centro.
¿Cuál sería la manera conceptual de explicar la estrategia que
estás siguiendo?
¿Es esta acción en social media una táctica de la estrategia de la
empresa?
Ahora tu proyecto

Táctica
- Fotocall
- Acciones con influencers
- Video teasers
- Algoritmos de RRSS
- Emisiones en directo
- Publicidad
- Remarketing, retargeting
- Gamificación
- Comprar contenidos de otros periodistas
- Comprar / negociar RT y compartidos de otras RRSS
- Landing
- Pixel remarketing
- Analizar los algoritmos de las RRSS elegidas y explotarlos
- Analizar las horas de máxima audiencia de las RRSS y explotarlos
- Email recordando evento
- Email posterior al evento con resumen y próxima convocatoria
- Networking previo al evento (ej MWC)
- Convenios con apps, otras RRSS, proveedores, sponsors...
- App del evento

Ahora si, táctica
De todas las herramientas disponibles, elige qué táctica usarás para
acercarte lo máximo posible al objetivo.
Qué
Dónde
Cómo
Por qué
Quién
En qué RRSS
…
Recuerda poner el objetivo en el centro
Ahora tu proyecto

Calendario de acciones

Personal y presupuesto final
Cuántas personas necesitamos para conseguir el objetivo.
En redes sociales y no directamente relacionadas con ellas.
Muy importante: Incluir en el presupuesto y en el cálculo de horas
nuestro tiempo de gestión y supervisión.
Y las herramientas

Preparar los materiales
Qué materiales
- Fotografías a alta resolución
- Cabeceras de redes sociales
- Videos
- Información del evento
- Nota de prensa
- …
Deja programadas todas las publicaciones que puedas
Agenda, teasers, comentarios standard...
Forma a tu equipo
(atención al cliente, objetivo de la acción, cultura de la empresa, qué
se espera de ellos…)

Preparar los materiales
Herramientas
- Landing: Instapages
- Entradas: Eventbrite, Facebook events
- Programar contenido: laterapp, Hootsuite, Crowdfire
- Growth Hacking: Crowdfire, Sons Of Growth(MLOREN10), Captivate
- Imágenes CC: Pixabay
- Email marketing: Mailchimp
- Dar de alta las RRSS en herramientas de métricas: Metricool
- De todo: IFTTT
- Base de datos (contacto de personas): FindThatLead

¿Qué es GrowthHacking?
Conjunto de técnicas que te permiten llevar a la realidad
la ley del mínimo esfuerzo
- Ganar seguidores
- Conseguir emails de linkedin para hacer
un envío masivo
- Descargarte todo el contenido de
una web
- ...

Evento
- Aprovecha el algoritmo de las RRSS que has elegido
- Convertir el online en un evento por si mismo
Ej: MWC conferencias
- Atento a las consultas online
- Asistente como creador de contenido
Compartir sus publicaciones, comentarlas, añadirlo a listas GH
- Mezcla On y Off
- ¿Hay algo que se podría haber monetizado?
- Repasa la estrategia de contenidos
- Gamifica todo lo que puedas
- Haz participar a los seguidores online
- Monitoriza

Coordinar, supervisar, reaccionar
¿Tuviste en cuenta que hubiera wifi y cobertura?
¿Te has guardado presupuesto para poder reaccionar?
¿He de hacer un push de publicidad de lo que estoy compartiendo?
¿Tienes a alguien recopilando material? (fotos, vídeos…)

Ejercicio
Ha pasado esto.
¿Cómo reaccionas?
Ahora tu proyecto

Improvisar
Y sacar contenido donde se pueda

Sacar el máximo material posible
Fotografías
Vídeos
Base de datos de asistentes
Contactos
Declas de asistentes, ponentes...

No se vayan todavía...
Comunicación Post-evento
- Campaña de publicidad de remarketing
- Explicar qué bien ha ido, mira lo que te has perdido
- Newsletter con contenidos extras a asistentes
- Compartir los fragmentos en las RRSS a lo largo del tiempo
- Landing de conclusiones y preparación siguiente convocatoria
- Vídeo resumen
- Etiquétate en las fotos de nuestras RRSS
- ...

Monitorizar
ROI
- Coste por adquisición
- Coste por impacto
Métricas / Informe
Conclusiones y mejoras

#MSMRMeet
GANADOR

Ejemplos prácticos RRSS para eventos
- Crear la convocatoria y el evento en Facebook…
- Crear expectación anterior hablando de lo que la gente se encontrará en el evento
- Definir un # y hacer un concurso de # o de seguidores
- Compartir la clave wifi con los asistentes (con Social Login)
- Tweet Wall
- Emisión en directo del evento (streaming): Facebook live, Periscope…
- Compartir en twitter frases cortas y citas del evento
- Compartir en RRSS fotos y vídeos breves de las diferentes actividades que se están
produciendo
- Photocall
- Instragram stories del backstage
- APP del evento
- Crear un grupo de Facebook para el evento
- Crear una gamificación off line que consista en crear contenido on-line para RRSS
- Recopilar los correos electrónicos de los asistentes
- Acciones con Influencers
- Fotógrafo subiendo fotos al álbum de RRSS e informando a la gente que lo encontrarán
ahí.
- Subir las presentaciones a Slideshare
- Medir todas las métricas importantes para tu evento
- Enviar una newsletter

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