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Sistema de archivo alfabético
ALUMNA: SOFIA JOSET CÁRDENAS TORRES
Pasos para Archivar Alfabéticamente
Inspeccionar
Clasificación
Marcar o Codificar
Distribuir
Archivar
Organización
 Guías principales.
 Guías secundarias o auxiliares
 Guía especial auxiliar
 Expedientes individuales
 Expediente misceláneo
Procedimiento para Archivar
 PREPARACIÓN
 LOCALIZACIÓN DE GUÍA
 LOCALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE INDIVIDUAL
 LOCALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE MISCELÁNEO
SISTEMA NÚMERICO
o Permiten una rápida identificación y secuencia de los documentos. Una vez
que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar.
o Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite.
o Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias
y localizar con rapidez un documento, ya que esta es la finalidad de un buen
sistema de archivo.
ORGANIZACIÓN
 En posición escalonada de izquierda hacia derecha.
 En las posiciones primero y segundo, y todos los membretes
de los expedientes en la tercera o cuarta posición.
 En el centro solamente, y los membretes de los expedientes
hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha Cuando un
expediente numérico se llena, los documentos se pueden
subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo
expediente que llevaran el mismo encabezamiento con un
número auxiliar.
Catálogo AUXILIAR O INDICE DE TARJETAS
 Este tipo de catalogo se ordena alfabéticamente. Contiene, solamente
tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una
“M” si aún permanece en archivo alfabético misceláneo para que cuando nos
soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el
misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido 5 documentos y se ha
asignado un número, en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la “M”
con el numérico.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!

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Sistema de archivo alfabético.ppsx

  • 1. Sistema de archivo alfabético ALUMNA: SOFIA JOSET CÁRDENAS TORRES
  • 2. Pasos para Archivar Alfabéticamente Inspeccionar Clasificación Marcar o Codificar Distribuir Archivar
  • 3. Organización  Guías principales.  Guías secundarias o auxiliares  Guía especial auxiliar  Expedientes individuales  Expediente misceláneo
  • 4. Procedimiento para Archivar  PREPARACIÓN  LOCALIZACIÓN DE GUÍA  LOCALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE INDIVIDUAL  LOCALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE MISCELÁNEO
  • 5. SISTEMA NÚMERICO o Permiten una rápida identificación y secuencia de los documentos. Una vez que han sido codificados numéricamente son fáciles de archivar y encontrar. o Permiten una expansión conveniente, porque los números no tienen limite. o Existe permanente y amplia oportunidad para hacer las referencias necesarias y localizar con rapidez un documento, ya que esta es la finalidad de un buen sistema de archivo.
  • 6. ORGANIZACIÓN  En posición escalonada de izquierda hacia derecha.  En las posiciones primero y segundo, y todos los membretes de los expedientes en la tercera o cuarta posición.  En el centro solamente, y los membretes de los expedientes hacia la izquierda o en dos posiciones a la derecha Cuando un expediente numérico se llena, los documentos se pueden subdividir y la mitad de ellos se coloca en un nuevo expediente que llevaran el mismo encabezamiento con un número auxiliar.
  • 7. Catálogo AUXILIAR O INDICE DE TARJETAS  Este tipo de catalogo se ordena alfabéticamente. Contiene, solamente tarjetas, cada una con el nombre del corresponsal y la codificación de una “M” si aún permanece en archivo alfabético misceláneo para que cuando nos soliciten el documento estemos seguros que lo debemos localizar en el misceláneo; no olvidemos que cuando se han reunido 5 documentos y se ha asignado un número, en esa tarjeta del catálogo auxiliar, se cambia la “M” con el numérico.
  • 8. GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!