La BBC gastó $160 millones en su proyecto de Iniciativa de Medios Digitales (DMI) para actualizar sus sistemas de archivo y transmisión, pero el proyecto fracasó repetidamente debido a una mala planificación, falta de responsabilidad clara y proyecciones excesivamente optimistas. A pesar de las señales de problemas desde 2011, los ejecutivos de la BBC continuaron presentando el proyecto como exitoso hasta que finalmente fue cancelado en 2013.

1. Tirar dinero bueno despus de malo: la iniciativa de medios digitales de la BBC La British
Broadcasting Corporation (BBC) anunci recientemente la cancelacin de un importante proyecto de
tecnologa de la informacin (TI) destinado a actualizar sus vastas operaciones de transmisin. El
proyecto, llamado Iniciativa de Medios Digitales (DMI, por sus siglas en ingls), fue originalmente
presupuestado en 81,7 millones ($140 millones) y fue desarrollado para eliminar los sistemas de
archivo obsoletos y el uso de cintas de video analgicas anticuadas con su costoso
almacenamiento de archivos. La BBC es una de las organizaciones de medios y noticias ms
grandes y reconocidas del mundo; est financiado con fondos pblicos y est bajo la supervisin del
gobierno britnico. El proyecto DMI tena la intencin de ahorrar millones a la organizacin
anualmente al eliminar el costo de las instalaciones de almacenamiento caras y obsoletas
mientras se trasladaba todo el contenido multimedia a un formato digital moderno. Como ejemplo
de un proyecto de TI a gran escala, el plan para DMI inclua la gestin de activos de medios,
sistemas de recuperacin y almacenamiento de archivos y capacidades para compartir medios. El
proyecto DMI se inici en 2008 cuando la BBC contrat al proveedor de servicios de tecnologa
Siemens, con la experiencia en consultora proporcionada por Deloitte. Curiosamente, la BBC
nunca present el contrato a licitacin competitiva, argumentando que ya tena un contrato de
soporte de 10 aos con Siemens y confiaba en el juicio de Siemens sobre el desarrollo del
proyecto. Como parte de esta actitud de "no intervencin", los ejecutivos de la BBC le dieron a
Siemens el control total del proyecto y, aparentemente, fluy poca comunicacin entre las
organizaciones. La BBC finalmente se preocup por la relacin distante que se estaba desarrollando
entre ella y el contratista cuando Siemens comenz a perder importantes hitos de entrega y a
encontrar dificultades tcnicas. Despus de un ao, la BBC rescindi sus contratos de $ 65 millones
con Siemens y demand a la empresa por daos y perjuicios, cobrando aproximadamente $ 47
millones en un acuerdo judicial. An as, perder casi $ 20 millones en dinero de los contribuyentes
despus de solo un ao, sin nada que mostrar, no augura nada bueno para el futuro. Habiendo sido
quemada por esta relacin con un contratista externo, la BBC luego trat de mover el proyecto
"internamente", asignando su propio personal y gerente de proyecto para continuar desarrollando
el DMI. El proyecto estuvo bajo el control general del Director de Tecnologa de la BBC, John
Linwood. Se esperaba que las lecciones aprendidas del fracaso de la primera ronda del proyecto
ayudaran a mejorar la tecnologa y la entrega del sistema en toda la organizacin.
Desafortunadamente, el proyecto no funcion mejor bajo el control de la BBC. Los informes
comenzaron a surgir ya en 2011 de que el proyecto estaba muy retrasado, no estaba cumpliendo
con sus promesas y, de hecho, haba fallado en la mayora de las pruebas en el camino. Sin
embargo, aunque hay afirmaciones de que la BBC era muy consciente de las fallas del proyecto
desde 2011, la imagen que present al mundo exterior, incluidos los comits de supervisin
parlamentarios, fue implacablemente optimista. El director general de la BBC, Mark Thompson,
compareci ante un comit en 2011 y les dijo que DMI estaba definitivamente dentro del
cronograma y que en realidad ya estaba funcionando: Hay muchos programas que ya se estn
haciendo con DMI y algunos han salido al aire y se estn poniendo en marcha. al aire, dijo a los
miembros del parlamento. El problema era que el proyecto no estaba funcionando del todo bien.
Las fallas continuas con la tecnologa eran ampliamente conocidas dentro del equipo del proyecto
y los ejecutivos de la compaa, pero los informes sugieren que las preocupaciones quedaron

2. enterradas bajo una avalancha de proyecciones optimistas. De hecho, un informe posterior sobre
el proyecto realizado por una consultora externa sugiere que a lo largo de 2012, el deterioro de la
fortuna de DMI no se inform con precisin ni dentro de la gerencia ni, lo que es ms importante, a
BBC Trust. Por ejemplo, la propia oficina interna de gestin de proyectos de la BBC emiti una
advertencia de "cdigo rojo" sobre el fracaso inminente del proyecto en febrero que no se inform al
fideicomiso hasta seis meses despus. El CTO, John Linwood, sostuvo que el proyecto funcion,
conducira a un mtodo simplificado y ms rentable para producir medios, y no dud de esa opinin a lo
largo de estos aos. Esta visin optimista esconda un problema ms profundo: la tecnologa
simplemente no funcionaba bien. Surgieron diferentes puntos de vista sobre por qu DMI no
estaba progresando. Para los "tecnlogos", no haba nada malo en el sistema; entreg tecnologa
funcional, pero el proyecto se vio socavado por posibles usuarios que nunca aceptaron la visin
original y que cambiaron continuamente sus requisitos. Crean que DMI estaba fallando no porque
no funcionara sino como resultado de la poltica interna. Por otro lado, estaban quienes
cuestionaron el desarrollo del proyecto porque la tecnologa, ya sea que haya sido entregada o no,
nunca funcion realmente, y mucho menos a la escala requerida para que fuera adoptada en toda
la organizacin. Adems, se estaba volviendo evidente que exista tecnologa lista para usar en el
mercado que haca algo de lo que prometa DMI pero que, crticamente, ya funcionaba bien.
Entonces, por qu la BBC gast tanto tiempo y dinero tratando de crear su propio sistema de la
nada? Segn un informe de noticias, no fue hasta abril de 2013 que los hechos demostraron los
problemas continuos con DMI. Durante la cobertura de la BBC de la muerte y el funeral de
Margaret Thatcher, el personal de noticias trabaj febrilmente para transferir cintas de video
analgicas archivadas a formato digital para producir imgenes de fondo sobre la vida y la carrera
de la ex Primera Ministra. El nuevo sistema de archivo digital funcion tan mal que se inform que
las cintas tenan que ser transportadas fsicamente por Londres en taxi y metro para llegar a sus
ubicaciones mientras las compaas de produccin privadas realizaban el trabajo de transferencia de
video. Todo esto despus de casi cuatro aos trabajando para desarrollar DMI! La falla del sistema
durante el funeral de Thatcher fue la gota que colm el vaso. En mayo de 2013, el nuevo director
general de la BBC, Lord Hall, anunci la cancelacin del proyecto y que el director de tecnologa de
la BBC, John Linwood, sera suspendido en espera de una investigacin externa sobre la gestin del
proyecto DMI. Ms tarde se revel que un alto gerente de la BBC haba expresado serias dudas
sobre DMI al presidente de la BBC, Lord Patten, un ao antes de que se cancelara el proyecto.
Tambin afirm que haba un riesgo muy significativo de que la Oficina Nacional de Auditora hubiera
sido engaada sobre el progreso real de DMI en 2011. Otros ejecutivos de la BBC tambin haban
expresado preocupaciones similares durante aproximadamente dos aos antes de que se
abandonara DMI. El costo final del proyecto para la BBC y los contribuyentes britnicos se ha
estimado en unos 160 millones de dlares. El miembro de BBC Trust, Anthony Fry, coment que el
DMI haba sido una "catstrofe completa" y dijo que el proyecto era "probablemente lo ms serio y
vergonzoso que he visto en mi vida". Los miembros del Parlamento, al investigar el fracaso de
DMI, tambin tuvieron una serie de crticas muy agudas sobre el proyecto, la supervisin ejecutiva de
DMI y las operaciones de la BBC en general. La diputada Margaret Hodge, presidenta del Comit
de Cuentas Pblicas, resumi el proyecto en su informe parlamentario: La iniciativa de medios
digitales de la BBC fue un completo fracaso. Los pagadores de derechos de licencia pagaron casi

3. 100 millones de libras esterlinas (160 millones de dlares) por este sistema supuestamente
esencial, pero no obtuvieron prcticamente nada a cambio. El resultado principal del DMI es un
catlogo de archivos y un sistema de pedidos que es ms lento y engorroso que el sistema de 40
aos de antigedad que fue diseado para reemplazar. Tiene solo 163 usuarios habituales y un costo
de funcionamiento de 3 millones ($ 5,1 millones) al ao, en comparacin con 780,000 ($ 1,3
millones) al ao para el sistema anterior. Cuando mi comit examin el progreso de la DMI en febrero
de 2011, la BBC nos dijo que la DMI era "absolutamente imprescindible" y que gran parte del
futuro de la BBC estaba ligado a la entrega exitosa de la DMI. La BBC tambin nos dijo que estaba
usando el DMI para hacer muchos programas y que estaba en camino de completar el sistema en
2011 sin ms demoras. Esto result no ser el caso. La BBC fue demasiado complaciente con los
altos riesgos que implicaba hacerlo internamente. Ninguna persona individual tena la
responsabilidad general o la responsabilidad de entregar el DMI y lograr los beneficios o se hizo
cargo de los problemas cuando surgieron. La falta de una responsabilidad y rendicin de cuentas
claramente definidas signific que la Corporacin no respondiera a las seales de advertencia de que
el programa estaba en problemas. La mala planificacin, el gobierno corporativo deficiente, las
proyecciones excesivamente optimistas y un manto de secreto sobre el estado real del proyecto
de la Iniciativa de Medios Digitales dieron como resultado un ojo morado muy pblico para una de
las organizaciones de radiodifusin ms respetadas del mundo. Es probable que las causas del
fracaso del proyecto DMI se debatan en los prximos aos, pero como mnimo, esta historia debera
ser una advertencia para las organizaciones que desarrollan proyectos de TI sofisticados.
Preguntas 1. Qu le sugiere la historia del fracaso de la Iniciativa de Medios Digitales de la BBC
sobre la importancia de administrar cuidadosamente no solo el proyecto sino tambin el mensaje
del proyecto? Es decir, por qu es crtica la gestin de beneficios para el xito del proyecto? 2. La
gestin exitosa de proyectos requiere una organizacin clara, una planificacin cuidadosa y una
buena ejecucin. Cmo se muestra la ausencia de cada uno de estos rasgos en este ejemplo?