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Cómo escribir
buenos metadatos?
          Investigació
Centro de Investigación y Desarrollo en
    Informació Geográ
    Información Geográfica - CIAF

        Ing. Pamela Mayorga Ramos
               Mayo de 2008
Contenido



Reglas y Tips

Aspectos de la Implementación

Procedimiento para elaborar metadatos
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

1. Escriba su archivo … (1)

  Mantenga a sus usuarios en mente
      Escriba de manera simple pero completa
      Documente para una audiencia general
      Sea consistente en estilo y terminología

  Piense en los efectos a largo plazo
      No use “jergas”
      Defina los términos técnicos y acrónimos
      Manifieste el estado y limitaciones de los datos
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

1. Escriba su archivo … (2)

       No “BLOQUE MAYÚCULAS”


       Use subtítulos


       Use lista con viñetas

       Cite ejemplos
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

2. Título
   Escriba títulos completos que incluyan:
           tí
       Qué ?         Cuándo ?
       Dónde ?       Escala
   Un título informativo incluye:
      tí
       Tema
       Cronología del dato
       Información específica acerca del lugar geográfico

Mapa de contexto urbano del Municipio de Guatapé, Departamento de Antioquia,
              Plancha 1 de 1. Escala 1:3500. Diciembre de 2005..
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

3. Vocabulario

  Elementos de datos con formato especial


       Fecha
        AAAAMMDD                            Latitud y longitud       +o-

                       Hora                  Latitud: 0 a 90
                                             Longitud: 0 a 180
                 HHMMSSSS
                                                  Direcciones de Red
                                                  Servicio://nombre_del_ser
                                                  vidor:puerto/trayectoria/n
                                                  ombre_de_archivo
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

4. Texto libre (Sea específico. Cuantifique cuando pueda).

  Idea vaga                                                    ¿?
      Nosotros chequeamos nuestro trabajo
      y lo completamos

  Idea específica
       especí

      El trabajo fue chequeado usando 3 ploteos diferentes, igualmente
      fue revisado por 2 funcionarios diferentes. Se ha determinado que
      el trabajo está en un 95% completo con base a inspección visual.
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

5. Revisión
  Revise el producto final
     Considere que algunos colegas lo lean.
     Si solo usted lo revisa … dése un tiempo y
     vuélvalo a leer mas tarde.
     Revise la claridad y omisiones cometidas.
  Pregúntese
  Pregú
     Puede un “novato” entender lo que usted escribió?
     Sus datos están adecuadamente documentados para la posteridad?
     La documentación presenta toda la información para usar y reusar
     los datos?
Reglas y tips

Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.

6. Otros …

  No use símbolos o caracteres
  que puedan mal interpretarse

                                        No use tabuladores ni indentaciones



  Que sus “enter” correspondan                                     No
                                                                       a
  efectivamente al “punto a parte”                                aplic


                                        Use términos como “Ninguna”, “No
                                     Aplica”, “Desconocido” en vez de dejar
                                                     en blanco información
Aspectos de Implementación
                                        Implementació

Pasos ...

                  Organice la Información


            Escriba su archivo de metadato


                                 Revíselo    METADATO
                                               CON
                                              CALIDAD
            Tiene alguien que revisarlo?


                                  Valídelo


                                Publíquelo
Aspectos de Implementación
                                      Implementació

Acciones generales ...


    • Desarrollar perfiles

    • Desarrollar Extensiones si es necesario

    • Tipificar productos

    • Controlar Vocabularios

    • Asignar o limitar dominios

    • Revisar políticas institucionales
Pasos Detallados

Antes de empezar … planee
Desarrolle un plan para su institución
   - Quienes conocen de los datos?
   - Qué recursos físicos existen?
   - Qué recursos informáticos existen?
   - Qué personal está disponible?
Cuáles conjuntos de datos van a ser
  documentados?
Pasos Detallados …2

Prepare los datos
   - Compile manualmente
   - Si el dato apenas se está
      construyendo, vaya
      construyendo el metadato
Desarrolle una metodología para:
   - Mantenimiento
   - Almacenamiento
   - Acceso
   - Actualización
Pasos Detallados … 3

Para crear metadatos:
  – Tenga en cuenta el estándar
  – Haga de los metadatos el quehacer cotidiano
     de la organización incorporándolo al manual
     de funciones.
  – Determine el nivel de detalle más apropiado
     para capturar los metadatos en su organización
  – Incorpore la creación y mantenimiento de los
     metadatos como una fase del proceso de
     obtención de los datos
Pasos Detallados … 4

… crear
   – Construya una lista de chequeo y revísela
     constantemente
   – Incorpore los metadatos a una herramienta.
   – Verifique los aspectos legales de la información
   – Corra un programa de chequeo de formatos y/o
     contenidos
   – Corrija los errores
Procedimientos para la elaboración
                       elaboració
                  Geográ
    de Metadatos Geográficos
Participantes
Dependencias Productoras de Información

Oficina o Grupo de Investigación

Oficina de Informática y Telecomunicaciones

Coordinador General de Metadatos

Coordinadores de producción de información geográfica

Coordinadores de metadatos de las Áreas Técnicas

Capturadores de Datos

Grupo de Validadores
Roles y Responsabilidades

                     Garantizar la elaboración de metadatos.
   Dependencias      Designar al Coordinador de metadatos del área técnica.
    Productoras      Realizar el seguimiento a las actividades de actualización de los
                     metadatos.



                     Liderar la gestión de la documentación de los productos e información
                     geográfica.
Oficina o Grupo de   Designar al Coordinador general de metadatos geográficos
   Investigación     Capacitar al personal requerido por las áreas técnicas
                     Asesorar a las áreas técnicas en la elaboración de perfiles y plantillas y
                     en la captura, validación y publicación de metadatos.
                     Asegurar la producción de metadatos de acuerdo con el estándar




     Oficina         Velar por el adecuado funcionamiento y disponibilidad del Sistema.
   Informática       Realizar copias de seguridad periódicas de la información contenida.
Roles y Responsabilidades
                      Verificar, aprobar, crear, activar y desactivar usuarios en el Sistema
                      Verificar y aprobar los perfiles y plantillas de metadatos.
 Coord General de
                      Realizar modificaciones a las tablas de referencia.
    Metadatos         Verificar, validar y hacer públicos los metadatos realizados en las áreas
                      técnicas.

                      Designar la(s) persona(s) necesaria(s) para la captura de los datos
                      básicos de los metadatos.
Coord Producción de   Apoyar al coordinador de metadatos del área respectiva en la
        IG            definición de perfiles y plantillas.
                      Garantizar la elaboración de metadatos y la calidad de la información.
                      Definir los custodios de los metadatos elaborados.


                      Participar activamente en las reuniones del Grupo de Gestión de
                      Metadatos del Instituto, con el fin de realizar una adecuada
                      administración y seguimiento a los procesos de la documentación de
                      los productos e información geográfica.
 Coord Metadatos      Definir los perfiles y elaborar las plantillas de metadatos conjuntamente
  Áreas Técnicas      con el Coordinador de producción del área respectiva.
                      Solicitar al Coordinador general de metadatos del Instituto la creación
                      de usuarios en el Sistema, así como la desactivación de los mismos al
                      final de los procesos de documentación.
                      Orientar a la(s) persona(s) designada(s) para la captura de información
                      básica de los metadatos.
Roles y Responsabilidades
                  Analizar y evaluar, en primera instancia, las solicitudes de las inclusiones
                  o modificaciones a las tablas de referencia y de ser viable dar trámite
                  ante el Coordinador general de metadatos del Instituto.
                  Realizar el control de calidad del contenido de la información
Coord metadatos   capturada teniendo en cuenta la consistencia con el estándar.
 Áreas Técnicas   Documentar los procesos de control y aprobación de variables de
                  captura, y archivar en la carpeta de Gestión de metadatos del área,
                  bajo su custodia.
                  Mantener documentado el control de producción de metadatos del
                  área técnica y velar por su actualización y conservación.


                  Realizar la captura en el Sistema con base en las plantillas
                  Garantizar la calidad de los datos capturados diligenciando un formato
Capturadores de   (checklist)
     datos        De requerirse, solicitar cambios y/o modificaciones a las tablas de
                  referencia ante el Coordinador de metadatos del área técnica.
                  Realizar el mantenimiento y actualización de cada metadato que le
                  haya sido designado.
Mí
                                                              Reglas Mínimas
Todo cambio que se requiera en las tablas de referencia de la base de
Datos del sistema, se debe solicitar al Coordinador general de
metadatos.




                               Los perfiles de los productos deben cumplir con los campos
                                 obligatorios del perfil institucional y ser aprobados por el
                                           Coordinador general de metadatos del Instituto.




Antes de solicitar la publicación de los metadatos, el Coordinador
de producción de información geográfica debe aprobar los datos
básicos registrados por el capturador.
Mí
                                                              Reglas Mínimas
Siempre que se necesite crear, modificar, adicionar, y/o excluir
perfiles, plantillas, usuarios o metadatos; debe solicitarse
autorización al Coordinador general de metadatos.



                           Se deben diligenciar los formatos establecidos para las diferentes
                                 solicitudes de acuerdo con las responsabilidades definidas.



Todos los procesos necesarios se deben comunicar por escrito
junto con la justificación respectiva.



                                      Todo metadato debe tener un custodio quien será el
                              responsable de las labores de mantenimiento y actualización.
GRACIAS …!




pmayorga@igac.gov.co

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  • 1. Cómo escribir buenos metadatos? Investigació Centro de Investigación y Desarrollo en Informació Geográ Información Geográfica - CIAF Ing. Pamela Mayorga Ramos Mayo de 2008
  • 2. Contenido Reglas y Tips Aspectos de la Implementación Procedimiento para elaborar metadatos
  • 3. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 1. Escriba su archivo … (1) Mantenga a sus usuarios en mente Escriba de manera simple pero completa Documente para una audiencia general Sea consistente en estilo y terminología Piense en los efectos a largo plazo No use “jergas” Defina los términos técnicos y acrónimos Manifieste el estado y limitaciones de los datos
  • 4. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 1. Escriba su archivo … (2) No “BLOQUE MAYÚCULAS” Use subtítulos Use lista con viñetas Cite ejemplos
  • 5. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 2. Título Escriba títulos completos que incluyan: tí Qué ? Cuándo ? Dónde ? Escala Un título informativo incluye: tí Tema Cronología del dato Información específica acerca del lugar geográfico Mapa de contexto urbano del Municipio de Guatapé, Departamento de Antioquia, Plancha 1 de 1. Escala 1:3500. Diciembre de 2005..
  • 6. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 3. Vocabulario Elementos de datos con formato especial Fecha AAAAMMDD Latitud y longitud +o- Hora Latitud: 0 a 90 Longitud: 0 a 180 HHMMSSSS Direcciones de Red Servicio://nombre_del_ser vidor:puerto/trayectoria/n ombre_de_archivo
  • 7. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 4. Texto libre (Sea específico. Cuantifique cuando pueda). Idea vaga ¿? Nosotros chequeamos nuestro trabajo y lo completamos Idea específica especí El trabajo fue chequeado usando 3 ploteos diferentes, igualmente fue revisado por 2 funcionarios diferentes. Se ha determinado que el trabajo está en un 95% completo con base a inspección visual.
  • 8. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 5. Revisión Revise el producto final Considere que algunos colegas lo lean. Si solo usted lo revisa … dése un tiempo y vuélvalo a leer mas tarde. Revise la claridad y omisiones cometidas. Pregúntese Pregú Puede un “novato” entender lo que usted escribió? Sus datos están adecuadamente documentados para la posteridad? La documentación presenta toda la información para usar y reusar los datos?
  • 9. Reglas y tips Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la siguiente información. 6. Otros … No use símbolos o caracteres que puedan mal interpretarse No use tabuladores ni indentaciones Que sus “enter” correspondan No a efectivamente al “punto a parte” aplic Use términos como “Ninguna”, “No Aplica”, “Desconocido” en vez de dejar en blanco información
  • 10. Aspectos de Implementación Implementació Pasos ... Organice la Información Escriba su archivo de metadato Revíselo METADATO CON CALIDAD Tiene alguien que revisarlo? Valídelo Publíquelo
  • 11. Aspectos de Implementación Implementació Acciones generales ... • Desarrollar perfiles • Desarrollar Extensiones si es necesario • Tipificar productos • Controlar Vocabularios • Asignar o limitar dominios • Revisar políticas institucionales
  • 12. Pasos Detallados Antes de empezar … planee Desarrolle un plan para su institución - Quienes conocen de los datos? - Qué recursos físicos existen? - Qué recursos informáticos existen? - Qué personal está disponible? Cuáles conjuntos de datos van a ser documentados?
  • 13. Pasos Detallados …2 Prepare los datos - Compile manualmente - Si el dato apenas se está construyendo, vaya construyendo el metadato Desarrolle una metodología para: - Mantenimiento - Almacenamiento - Acceso - Actualización
  • 14. Pasos Detallados … 3 Para crear metadatos: – Tenga en cuenta el estándar – Haga de los metadatos el quehacer cotidiano de la organización incorporándolo al manual de funciones. – Determine el nivel de detalle más apropiado para capturar los metadatos en su organización – Incorpore la creación y mantenimiento de los metadatos como una fase del proceso de obtención de los datos
  • 15. Pasos Detallados … 4 … crear – Construya una lista de chequeo y revísela constantemente – Incorpore los metadatos a una herramienta. – Verifique los aspectos legales de la información – Corra un programa de chequeo de formatos y/o contenidos – Corrija los errores
  • 16. Procedimientos para la elaboración elaboració Geográ de Metadatos Geográficos
  • 17. Participantes Dependencias Productoras de Información Oficina o Grupo de Investigación Oficina de Informática y Telecomunicaciones Coordinador General de Metadatos Coordinadores de producción de información geográfica Coordinadores de metadatos de las Áreas Técnicas Capturadores de Datos Grupo de Validadores
  • 18. Roles y Responsabilidades Garantizar la elaboración de metadatos. Dependencias Designar al Coordinador de metadatos del área técnica. Productoras Realizar el seguimiento a las actividades de actualización de los metadatos. Liderar la gestión de la documentación de los productos e información geográfica. Oficina o Grupo de Designar al Coordinador general de metadatos geográficos Investigación Capacitar al personal requerido por las áreas técnicas Asesorar a las áreas técnicas en la elaboración de perfiles y plantillas y en la captura, validación y publicación de metadatos. Asegurar la producción de metadatos de acuerdo con el estándar Oficina Velar por el adecuado funcionamiento y disponibilidad del Sistema. Informática Realizar copias de seguridad periódicas de la información contenida.
  • 19. Roles y Responsabilidades Verificar, aprobar, crear, activar y desactivar usuarios en el Sistema Verificar y aprobar los perfiles y plantillas de metadatos. Coord General de Realizar modificaciones a las tablas de referencia. Metadatos Verificar, validar y hacer públicos los metadatos realizados en las áreas técnicas. Designar la(s) persona(s) necesaria(s) para la captura de los datos básicos de los metadatos. Coord Producción de Apoyar al coordinador de metadatos del área respectiva en la IG definición de perfiles y plantillas. Garantizar la elaboración de metadatos y la calidad de la información. Definir los custodios de los metadatos elaborados. Participar activamente en las reuniones del Grupo de Gestión de Metadatos del Instituto, con el fin de realizar una adecuada administración y seguimiento a los procesos de la documentación de los productos e información geográfica. Coord Metadatos Definir los perfiles y elaborar las plantillas de metadatos conjuntamente Áreas Técnicas con el Coordinador de producción del área respectiva. Solicitar al Coordinador general de metadatos del Instituto la creación de usuarios en el Sistema, así como la desactivación de los mismos al final de los procesos de documentación. Orientar a la(s) persona(s) designada(s) para la captura de información básica de los metadatos.
  • 20. Roles y Responsabilidades Analizar y evaluar, en primera instancia, las solicitudes de las inclusiones o modificaciones a las tablas de referencia y de ser viable dar trámite ante el Coordinador general de metadatos del Instituto. Realizar el control de calidad del contenido de la información Coord metadatos capturada teniendo en cuenta la consistencia con el estándar. Áreas Técnicas Documentar los procesos de control y aprobación de variables de captura, y archivar en la carpeta de Gestión de metadatos del área, bajo su custodia. Mantener documentado el control de producción de metadatos del área técnica y velar por su actualización y conservación. Realizar la captura en el Sistema con base en las plantillas Garantizar la calidad de los datos capturados diligenciando un formato Capturadores de (checklist) datos De requerirse, solicitar cambios y/o modificaciones a las tablas de referencia ante el Coordinador de metadatos del área técnica. Realizar el mantenimiento y actualización de cada metadato que le haya sido designado.
  • 21. Reglas Mínimas Todo cambio que se requiera en las tablas de referencia de la base de Datos del sistema, se debe solicitar al Coordinador general de metadatos. Los perfiles de los productos deben cumplir con los campos obligatorios del perfil institucional y ser aprobados por el Coordinador general de metadatos del Instituto. Antes de solicitar la publicación de los metadatos, el Coordinador de producción de información geográfica debe aprobar los datos básicos registrados por el capturador.
  • 22. Reglas Mínimas Siempre que se necesite crear, modificar, adicionar, y/o excluir perfiles, plantillas, usuarios o metadatos; debe solicitarse autorización al Coordinador general de metadatos. Se deben diligenciar los formatos establecidos para las diferentes solicitudes de acuerdo con las responsabilidades definidas. Todos los procesos necesarios se deben comunicar por escrito junto con la justificación respectiva. Todo metadato debe tener un custodio quien será el responsable de las labores de mantenimiento y actualización.