Este documento proporciona instrucciones para escribir buenos metadatos. Explica reglas como mantener a los usuarios en mente, usar un vocabulario consistente, y revisar el trabajo final. También describe los pasos para crear metadatos, incluyendo organizar la información, escribir el archivo de metadatos, y validarlo. Finalmente, detalla los roles y responsabilidades de los participantes en el proceso de creación de metadatos.
1. Cómo escribir
buenos metadatos?
Investigació
Centro de Investigación y Desarrollo en
Informació Geográ
Información Geográfica - CIAF
Ing. Pamela Mayorga Ramos
Mayo de 2008
3. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
1. Escriba su archivo … (1)
Mantenga a sus usuarios en mente
Escriba de manera simple pero completa
Documente para una audiencia general
Sea consistente en estilo y terminología
Piense en los efectos a largo plazo
No use “jergas”
Defina los términos técnicos y acrónimos
Manifieste el estado y limitaciones de los datos
4. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
1. Escriba su archivo … (2)
No “BLOQUE MAYÚCULAS”
Use subtítulos
Use lista con viñetas
Cite ejemplos
5. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
2. Título
Escriba títulos completos que incluyan:
tí
Qué ? Cuándo ?
Dónde ? Escala
Un título informativo incluye:
tí
Tema
Cronología del dato
Información específica acerca del lugar geográfico
Mapa de contexto urbano del Municipio de Guatapé, Departamento de Antioquia,
Plancha 1 de 1. Escala 1:3500. Diciembre de 2005..
6. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
3. Vocabulario
Elementos de datos con formato especial
Fecha
AAAAMMDD Latitud y longitud +o-
Hora Latitud: 0 a 90
Longitud: 0 a 180
HHMMSSSS
Direcciones de Red
Servicio://nombre_del_ser
vidor:puerto/trayectoria/n
ombre_de_archivo
7. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
4. Texto libre (Sea específico. Cuantifique cuando pueda).
Idea vaga ¿?
Nosotros chequeamos nuestro trabajo
y lo completamos
Idea específica
especí
El trabajo fue chequeado usando 3 ploteos diferentes, igualmente
fue revisado por 2 funcionarios diferentes. Se ha determinado que
el trabajo está en un 95% completo con base a inspección visual.
8. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
5. Revisión
Revise el producto final
Considere que algunos colegas lo lean.
Si solo usted lo revisa … dése un tiempo y
vuélvalo a leer mas tarde.
Revise la claridad y omisiones cometidas.
Pregúntese
Pregú
Puede un “novato” entender lo que usted escribió?
Sus datos están adecuadamente documentados para la posteridad?
La documentación presenta toda la información para usar y reusar
los datos?
9. Reglas y tips
Para escribir buenos metadatos se debe tener en cuenta la
siguiente información.
6. Otros …
No use símbolos o caracteres
que puedan mal interpretarse
No use tabuladores ni indentaciones
Que sus “enter” correspondan No
a
efectivamente al “punto a parte” aplic
Use términos como “Ninguna”, “No
Aplica”, “Desconocido” en vez de dejar
en blanco información
10. Aspectos de Implementación
Implementació
Pasos ...
Organice la Información
Escriba su archivo de metadato
Revíselo METADATO
CON
CALIDAD
Tiene alguien que revisarlo?
Valídelo
Publíquelo
11. Aspectos de Implementación
Implementació
Acciones generales ...
• Desarrollar perfiles
• Desarrollar Extensiones si es necesario
• Tipificar productos
• Controlar Vocabularios
• Asignar o limitar dominios
• Revisar políticas institucionales
12. Pasos Detallados
Antes de empezar … planee
Desarrolle un plan para su institución
- Quienes conocen de los datos?
- Qué recursos físicos existen?
- Qué recursos informáticos existen?
- Qué personal está disponible?
Cuáles conjuntos de datos van a ser
documentados?
13. Pasos Detallados …2
Prepare los datos
- Compile manualmente
- Si el dato apenas se está
construyendo, vaya
construyendo el metadato
Desarrolle una metodología para:
- Mantenimiento
- Almacenamiento
- Acceso
- Actualización
14. Pasos Detallados … 3
Para crear metadatos:
– Tenga en cuenta el estándar
– Haga de los metadatos el quehacer cotidiano
de la organización incorporándolo al manual
de funciones.
– Determine el nivel de detalle más apropiado
para capturar los metadatos en su organización
– Incorpore la creación y mantenimiento de los
metadatos como una fase del proceso de
obtención de los datos
15. Pasos Detallados … 4
… crear
– Construya una lista de chequeo y revísela
constantemente
– Incorpore los metadatos a una herramienta.
– Verifique los aspectos legales de la información
– Corra un programa de chequeo de formatos y/o
contenidos
– Corrija los errores
17. Participantes
Dependencias Productoras de Información
Oficina o Grupo de Investigación
Oficina de Informática y Telecomunicaciones
Coordinador General de Metadatos
Coordinadores de producción de información geográfica
Coordinadores de metadatos de las Áreas Técnicas
Capturadores de Datos
Grupo de Validadores
18. Roles y Responsabilidades
Garantizar la elaboración de metadatos.
Dependencias Designar al Coordinador de metadatos del área técnica.
Productoras Realizar el seguimiento a las actividades de actualización de los
metadatos.
Liderar la gestión de la documentación de los productos e información
geográfica.
Oficina o Grupo de Designar al Coordinador general de metadatos geográficos
Investigación Capacitar al personal requerido por las áreas técnicas
Asesorar a las áreas técnicas en la elaboración de perfiles y plantillas y
en la captura, validación y publicación de metadatos.
Asegurar la producción de metadatos de acuerdo con el estándar
Oficina Velar por el adecuado funcionamiento y disponibilidad del Sistema.
Informática Realizar copias de seguridad periódicas de la información contenida.
19. Roles y Responsabilidades
Verificar, aprobar, crear, activar y desactivar usuarios en el Sistema
Verificar y aprobar los perfiles y plantillas de metadatos.
Coord General de
Realizar modificaciones a las tablas de referencia.
Metadatos Verificar, validar y hacer públicos los metadatos realizados en las áreas
técnicas.
Designar la(s) persona(s) necesaria(s) para la captura de los datos
básicos de los metadatos.
Coord Producción de Apoyar al coordinador de metadatos del área respectiva en la
IG definición de perfiles y plantillas.
Garantizar la elaboración de metadatos y la calidad de la información.
Definir los custodios de los metadatos elaborados.
Participar activamente en las reuniones del Grupo de Gestión de
Metadatos del Instituto, con el fin de realizar una adecuada
administración y seguimiento a los procesos de la documentación de
los productos e información geográfica.
Coord Metadatos Definir los perfiles y elaborar las plantillas de metadatos conjuntamente
Áreas Técnicas con el Coordinador de producción del área respectiva.
Solicitar al Coordinador general de metadatos del Instituto la creación
de usuarios en el Sistema, así como la desactivación de los mismos al
final de los procesos de documentación.
Orientar a la(s) persona(s) designada(s) para la captura de información
básica de los metadatos.
20. Roles y Responsabilidades
Analizar y evaluar, en primera instancia, las solicitudes de las inclusiones
o modificaciones a las tablas de referencia y de ser viable dar trámite
ante el Coordinador general de metadatos del Instituto.
Realizar el control de calidad del contenido de la información
Coord metadatos capturada teniendo en cuenta la consistencia con el estándar.
Áreas Técnicas Documentar los procesos de control y aprobación de variables de
captura, y archivar en la carpeta de Gestión de metadatos del área,
bajo su custodia.
Mantener documentado el control de producción de metadatos del
área técnica y velar por su actualización y conservación.
Realizar la captura en el Sistema con base en las plantillas
Garantizar la calidad de los datos capturados diligenciando un formato
Capturadores de (checklist)
datos De requerirse, solicitar cambios y/o modificaciones a las tablas de
referencia ante el Coordinador de metadatos del área técnica.
Realizar el mantenimiento y actualización de cada metadato que le
haya sido designado.
21. Mí
Reglas Mínimas
Todo cambio que se requiera en las tablas de referencia de la base de
Datos del sistema, se debe solicitar al Coordinador general de
metadatos.
Los perfiles de los productos deben cumplir con los campos
obligatorios del perfil institucional y ser aprobados por el
Coordinador general de metadatos del Instituto.
Antes de solicitar la publicación de los metadatos, el Coordinador
de producción de información geográfica debe aprobar los datos
básicos registrados por el capturador.
22. Mí
Reglas Mínimas
Siempre que se necesite crear, modificar, adicionar, y/o excluir
perfiles, plantillas, usuarios o metadatos; debe solicitarse
autorización al Coordinador general de metadatos.
Se deben diligenciar los formatos establecidos para las diferentes
solicitudes de acuerdo con las responsabilidades definidas.
Todos los procesos necesarios se deben comunicar por escrito
junto con la justificación respectiva.
Todo metadato debe tener un custodio quien será el
responsable de las labores de mantenimiento y actualización.