Der Welt-Informations-Tag oder World-EDI-Day der UN gilt als Grundlage der Erstellung von EDIFACT Nachrichten. Diese auch EDI Subsets genannten Geschäfts- und Datenaustausch-Formate gelten weltweit für sämtliche Industrien. Im Bereich eGovernment hat EDI eine besondere Bedeutung erlangt.

1. 64
Grammatik für alle
Jan Westerbarkey produziert flexible Rohre und will kleine und
mittlere Unternehmen davon überzeugen, eine einheitliche
elektronische Lösung für Bestellwesen und Auftragsabwicklung
einzuführen. Durch Anwendung des EDI-Systems könnten
Unternehmen weltweit pro Jahr so viel Geld sparen, wie die Fi-
nanzkrise an Schaden anrichtet.

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GDI Impuls . Nummer 4 . 2008
Es gab eine Zeit, da wollten wir unsere
Endkunden gar nicht kennen. Zumin-
dest die meisten nicht. Westaflex stellt
flexible Rohre her, die in den verschie-
densten Branchen vom Klimaanlagen-
bau bis zur Automobilindus­trie einge-
setzt werden. Die Kunden in der
Automobilindustrie kennen wir natür-
lich: wenig an der Zahl, doch mit sehr
hohen Umsätzen. Aber ein Drittel un-
seres Umsatzes entfällt auf den Bereich
Sanitär, Heizung, Klima (SHK) – das
sind Handwerker, viele Handwerker,
von denen jeder immer nur das bestellt,
was er für den aktuellen Auftrag gerade
braucht. Und wenn jedes Mal, wenn
ein Handwerker zwanzig Meter Rohr
braucht, bei uns ein Bestell- und Liefer-
vorgang ausgelöst wird, fressen die Be-
arbeitungskosten uns die Gewinnmarge
weg. Deshalb waren wir früher froh,
dass die Handwerker ihre Rohre beim
Grosshandel bestellt haben – und der
dann in grösserer Menge bei uns.
In den letzten Jahren hat sich diese
Situation für uns rasant geändert. Zum
einen, weil auch der Grosshandel heute
weit geringere Mengen pro Bestellung
abnimmt als früher. Von der Bezeich-
nung «lagerführender Grosshandel»
kann man eigentlich das Lager strei-
chen; es sind nur noch diejenigen Ar­
tikel am Lager vorrätig, die absolute
Renner sind. Der Grössenvorteil des
Grosshandels ist dadurch wesentlich
geringer geworden, und auch hier stellt
sich verstärkt die Frage der Bearbei-
tungskosten für den einzelnen Auftrag:
Wer 200 Kilometer Rohr auf einmal be-
stellt, darf das gerne per Fax und auf
Chinesisch machen – bei 200 Metern
wäre es sehr ratsam, wenn er sich der
kostengünstigsten Technik bedient.
Denn, zum Zweiten, die Möglich-
keiten, die die elektronische Auftrags-

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EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey
abwicklung bietet, können auch we-
sentlich kleinere Bestellmengen als
früher lukrativ machen. Und zwar nicht
nur für uns, sondern auch für den Kun-
den, denn natürlich werden eingesparte
Transaktionskosten an den Kunden
weitergereicht oder in zusätzlichen
Kundenservice investiert.
Solche Einsparungen und Erleich­
terungen können in beide Richtungen
der Lieferkette funktionieren. Die un-
ternehmensübergreifende elektroni-
sche Verknüpfung der EDV-Sys­teme
bezieht die Vorgänger und die Nachfol-
ger in der Kette ein. Wir erfahren, wel-
cher Bedarf im Handel besteht, und
unsere Lieferanten erfahren, welcher
Bedarf bei uns besteht. Bestel­lungen
werden dann keine Bringschuld mehr
von uns, sondern eine Holschuld der
Lieferanten. Das könnte etwa so funkti-
onieren: Sobald in unserem Lager ein
von uns vorgegebener Schwellenwert
für Aluminiumdraht unterschritten
wird, wird das allen potenziellen Liefe-
ranten von Aluminiumdraht signali-
siert, inklusive aller Produktspezifika-
tionen sowie Bandbreiten für
Liefermenge und Lieferzeitpunkt. Mit
diesen Informationen haben alle Wett-
bewerber alle notwendigen Informatio-
nen, um uns ein Angebot zu machen,
und wir wählen das beste aus.
Natürlich muss es heissen: Wir
würden das beste auswählen. Denn die
kleinen und mittleren Unternehmen,
zu denen auch Westaflex gehört, plagen
sich eher mit den Nachteilen moderner
Technik ab. Wir sind immerhin in der
glücklichen Lage, keine End­kunden zu
haben, sodass wir sagen können: Bestel-
lungen per E-Mail akzeptieren wir
nicht. Denn vom Bearbeitungs­ablauf
her landet man damit wieder in der
EDV-Steinzeit. Alle Daten müssen ma-
nuell ins unternehmens­eigene System
übertragen werden, der eine Kunde
hängt eine Word-, der andere eine Ex-
cel-Datei oder ein PDF an, das muss
man dann wieder alles ausdrucken und
abheften. Die Prozesskette vom Bauxit-
Abbau über die Aluminiumhütte, die
Drahtproduktion, die Rohrfertigung
bis zum Einbau des fertigen Lüftungs-
rohrs ist wie ein langes Seil, an dem alle
hängen. Mit einem Fax oder einer E-
Mail schneide ich dieses Seil durch und
muss es anschliessend wieder neu ver-
knoten.
In der Welt der Grosskonzerne gibt
es seit vielen Jahren ausgefeilte Bestell-
und Abwicklungssysteme. Benetton et-
wa hält in der Fabrik die Pullover nur in
Pareto-Prinzip
versus Long Tail
Klassische Rationalisierungsverfahren in Be-
schaffung und Vertrieb stützten sich oft auf
das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des ge-
samten Aufwands werden 80 Prozent des
gesamten Ergebnisses erzielt. Die 80:20-Re-
gel wurde vom italienischen Ökonomen Vilfre-
do Pareto (1848 – 1923) erstmals bei einer
Untersuchung der Vermögensverteilung in
Italien entdeckt, sie ist aber in vielen Wirt-
schafts- und Lebensbereichen anzutreffen.
Mit einer Konzentration auf die besten Kunden
bzw. Lieferanten lässt sich also das Kosten-
Nutzen-Verhältnis und damit die Profitabilität
verbessern. Die ABC-Analyse in der Einkaufs-
logistik ist ein typisches Beispiel für diese
Arbeitsweise.
Durch die Digitalisierung aller Lebens-
und Wirtschaftsbereiche gibt es inzwischen
auch Unternehmen, die ein genau entgegen-
gesetztes Modell verfolgen: Wenn die Kosten
für eine einzelne Transaktion gegen Null ge-
hen, kann es profitabel werden, auch Klein-
und Kleinstkunden mit extremen Nischenpro-
dukten zu bedienen. Für diese Vorgehens­weise
wurde 2004 von Wired-Chefredakteur Chris
Anderson der Begriff «Long Tail» geprägt.
Bild:©Expedere/StephanPregizer
«Mit einer Bestellung per E-Mail
landet man vom Bearbeitungsablauf her
wieder in der EDV-Steinzeit.»

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GDI Impuls . Nummer 4 . 2008
einer Farbe vorrätig, nämlich weiss.
Der Abverkauf in den Läden wird über
die Scannerkassen täglich übermittelt,
der hierdurch errechnete Bedarf an den
einzelnen Färbungen bestimmt für je-
des Modell und jede Farbe, welche
Stückzahlen gefärbt und geliefert wer-
den. Auch im Lebensmitteleinzelhan-
del gibt es sehr ausgefeilte Systeme, die
automatisch signalisieren, welche Arti-
kel wann in welchem Umfang wieder
aufgefüllt werden müssen.
Für solche automatisierten Vorgän-
ge braucht man standardisierte Kom-
munikation. Auch unsere Grosskun-
den, etwa aus der Automobilindustrie,
kennen und haben das längst: Wenn sie
nicht ISO-zertifiziert sind oder nicht
am internen Datenaustausch teilneh-
men wollen, kommen sie gar nicht erst
rein. Allerdings hatte lange Zeit jeder
sein eigenes, handgestricktes System –
bei VW ging das sogar so weit, dass es
unterschiedliche Normen für jedes ein-
zelne Werk gab. Da Unternehmen wie
Westaflex eine Vielzahl von Konzernen
aus ganz unterschiedlichen Branchen
beliefern, entstand dadurch bei uns ein
hoher Aufwand, um allen diesen Stan-
dards gerecht zu werden.
Inzwischen geht der Trend dahin,
die Grund-Kommunikation auf den
kleinsten gemeinsamen Nenner zu re-
duzieren. Das sind bei jedem Bestell-
vorgang drei Informationen: Artikel-
nummer, Stückzahl und Liefertermin.
Es wäre eine enorme Erleichterung,
wenn alle Bestellungen in dieser Art
mit einem gemeinsamen Standard be-
arbeitet werden könnten. Alle über den
kleinsten gemeinsamen Nenner hinaus
gehenden Informationen könnten dann
auf anderen Wegen ausgetauscht wer-
den. Rechnungsdaten zum Beispiel
gehören nicht zwingend dazu: VW bei-
spielsweise will gar keine Rechnung
von uns. Wenn eine Lieferung von der
Qualität her in Ordnung ist, bekom-
men wir eine Gutschrift, fertig. So weit
sind wir mit dem Handel noch nicht –
hier müssen auch noch Rechnungsda-
ten ausgetauscht werden.
In einer Konzentration auf den
kleinsten gemeinsamen Nenner liegt
auch die Chance für die ganz gros­sen
Einsparpotenziale – die nämlich erge-
ben sich, wenn die elektronische Auf-
tragsabwicklung für alle Betriebe ein-
setzbar wäre. Besser gesagt: von allen
Betrieben eingesetzt würde. Einsetzbar
ist sie bereits heute. Denn diesen ge-
meinsamen Standard gibt es schon. Er
heisstEDI,ElectronicDataInterchange,
und ist in den Achtzigerjahren von der
Welthandelsorganisation entwickelt
worden. EDI ist eine Vereinbarung für
die elektronische Übermittlung von
Geschäftsvorgängen, bei der formali-
sierte Daten zwischen Geschäftspart-
nern ausgetauscht werden.
Formalisierte Daten sind Daten, bei
denen genau festgelegt ist, in welcher
Reihenfolge und welchem Format be-
stimmte Informationen erscheinen. Als
EDI-Nachricht kann demnach prinzi-
piell alles versandt werden, was Formu-
larcharakter aufweist, also beispiels-
weise Rechnungen, Bestellungen,
Angebote, Lieferabrufe oder Spediti-
onsaufträge.
EDI ist keine Nachricht, sondern ei-
ne Nachrichten-Grammatik. EDI-An-
wendungen gibt es im Prinzip in jeder
Branche. Wenn Banken heute grenz-
überschreitend mit SWIFT kommuni-
zieren, steckt EDI dahinter. Bei vielem,
was heute fast wie von Geisterhand
geht, steckt nicht Excel dahinter, son-
dern eine strukturierte Nachricht,
nämlich EDI. Die Sprache ist in jeder
Branche eine andere, für die Auto­
mobilindustrie anders als für den Ak­
tienhandel oder die Sanitärbranche.
Aber die zugrunde liegende Gramma-
tik, der kleinste gemeinsame Nenner,
ist immer die gleiche.
Man kann sich das vorstellen wie
beim Bargeld-Abheben. Früher war
diese Transaktion nur am Schalter der-
jenigen Bank möglich, bei der man sein
Konto hatte – da war es schon gut, wenn
man unterwegs ein Postsparbuch da-
beihatte, weil dieses Sparbuch mit den
Postbanken anderer Länder kompati-
bel war. Heute gehen Sie an jeden belie-
bigen Geldautomaten jeder beliebigen
Bank. Übrige Bankgeschäfte, etwa
Überweisungen oder Ak­tienverkäufe,
können Sie weiterhin nur an den Auto-
maten, über die Website oder an den
Schaltern Ihrer Bank vornehmen, aber
für den Bargeldverkehr, für den kleins-
ten gemeinsamen Nenner, haben sich
die Banken auf eine gemeinsame Spra-
che geeinigt.
Die unterschiedlichen Sprachen für
unterschiedliche Branchen sind bislang
«Hinter vielem, was heute fast wie von
Geisterhand funktioniert, steckt eine
strukturierte Nachricht.»

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EDV . Grammatik für alle . Jan Westerbarkey
ein Problem für die allgemeine Verbrei-
tung des EDI-Standards. Insbesondere
für Zulieferer, die ja oft die Sprachen
verschiedener Branchen verstehen und
anwenden müssen. Der Lösung dieses
Problems hatte sich ein Forschungspro-
jekt der Technischen Hochschule Aa-
chen verschrieben, so­zusagen als eine
Standardisierung des Standards. Die
Ergebnisse waren so überzeugend, dass
sich Ende 2006, vor Auslaufen des Pro-
jekts, die Genossenschaft myopenfac-
tory gründete, um die Umsetzung in
den Unternehmen voranzutreiben.
Myopenfactory ist so einfach, einfa-
cher gehts nicht. Niemand muss dafür
eine neue EDV oder ein neues System
einführen. Man sollte lediglich Einig-
keit bei den Artikel-Stamm­daten erzie-
len, damit ein und dieselbe Artikel-
Nummer auch immer den gleichen
Artikel meint. Wenn das gewährleistet
ist, braucht man dafür nicht einmal
EDV-Experte zu sein: Browser an, ein-
loggen, fertig.
Deshalb ist dieses System natürlich
denkbar ungeeignet, um von einem
Unternehmen propagiert und im Markt
durchgesetzt zu werden: Man kann
nämlich kaum Geld damit verdienen.
Keine teure Software, die aufwendig in-
stalliert werden muss, keine Wartungs-
verträge, keine kostenpflichtigen Up-
dates. Lediglich Unternehmen (meist
größere Mittelständler), die bereits ein
ERP-System nutzen, müssen einmalig
eine Schnittstelle von diesem System zu
myopenoperation installieren.
Für die potenziellen Kunden eigent-
lich hervorragende Argumente, aber
wenn kein Geld damit verdient wird,
rührt auch kein Aussendienstler die
Werbetrommel.DeshalbsinddieGrün-
der auch auf die Unternehmensform
der Genossenschaft verfallen. Die meis-
ten Mitglieder der Genossenschaft sind
Softwarehäuser, die sich im Markt
durchaus an anderer Stelle als Wettbe-
werber gegenüberstehen, aber hier ein
gemeinsames Interesse an der Einfüh-
rung des Myopenfactory-Systems haben
– um bestehende Kunden zu pflegen
oder neue Kunden für die Dienstleis-
tungen des Hauses zu akquirieren.
Im laufenden Betrieb ist myopen-
factory so günstig, günstiger gehts
nicht. Die bislang üblichen Datenver-
bindungen zwischen Herstellern und
Grosskunden schlagen mit Belastungen
von einigen tausend Euro pro Monat zu
Buche. Jedes Einwählen ins System
wird extra berechnet, und obendrauf
kommen Kosten je nach Volumen des
Am Anfang war die
Geheimschrift
Militär: die Enigma, eine Art Schreibmaschine
mit einem Verschlüsselungs-Set aus Walzen,
Ringen, aus deren unterschiedlichen Stellun-
gen sich eine schier unendliche Zahl von Kom-
binationen ergab. Das sollte es dem Gegner
unmöglich machten, das System zu knacken.
Um die Nachrichten für die deutschen Funker
entzifferbar zu machen, gab es für jeden Tag
einen zentralen Tagesschlüssel. Jede einzelne
Meldung wurde vom Sender noch mit einem
indiviudellen Schlüssel versehen, den nur ent-
ziffern konnte, wer eine Enigma-Maschine
hatte und den Tagesschlüssel kannte.
Bis zum Ende des 2. Weltkriegs waren die
Deutschen sicher, dass niemand ihre Enigma
Die Geschichte der strukturierten Nachricht
reicht bis in die Anfänge der schriftlichen
Kommunikation zurück. Allerdings ging es
damals nicht um kostengünstige Abwicklung
von Geschäften, sondern um die sichere Über-
mittlung geheimer Nachrichten durch Ver-
schlüsselung. Nur wenn dem Empfänger die
Struktur des Textes, also der Schlüssel, be-
kannt war, konnte er die Nachricht entziffern.
Eine scheinbar perfekte Verschlüsse-
lungsmaschine nutzte ab 1930 das deutsche
knacken könnte – dabei war es schon Anfang
1940 einem Team von englischen und polni-
schen Mathematikern unter der Leitung von
Alan Turing und Marian Rejewski gelungen,
hinter die Struktur der Maschine und ihrer
Nachrichten zu kommen.
Bild:©Expedere/StephanPregizer
«EDI ist so einfach und günstig, dass
kein Aussendienstler dafür werben würde.
Er verdient schlicht zu wenig daran.»

6. GDI Impuls . Nummer 4 . 2008
Ein grosser internationaler Anbieter von Soft-
ware-Lösungen erwähnte kürzlich, dass er
sich weniger um OpenSource basierte Konkur-
renzlösungen Gedanken macht, als um Ange-
bote, welche auf dem Transaktionskostenmo-
dell basieren – neudeutsch auch als ‚Software
as a Service’ (SaaS) bezeichnet. Myopenfac-
tory ist ein solcher Anbieter, welcher sich das
neue Geschäftsmodell zu Grunde gelegt hat
und damit auch offensichtlich Erfolg hat. Die
Gefahren und Risiken die üblicherweise mit
dem SaaS-Ansatz verbunden sind, wie Be-
triebsunterbruch, Verlust von geschäftskriti-
schen Daten oder auch Abhängigkeit sind in
diesem Fall jedoch nicht zutreffend, da es sich
dabei um einen reinen Umwandlungs- und
Meldungsdienst handelt, welcher über zuver-
lässige Statusmeldungen verfügt.
Nicht immer sieht der Sachverhalt so
einfach und klar aus, vor allem weil gerade
die Integration einer SaaS-Lösung in die be-
stehende IT-Landschaft oftmals grössere
Herausforderungen stellt als vermutet.
Einer­seits bedarf es der Entwicklung von
Schnittstellen zu bestehenden Systemen
und andererseits ­müssen die lokalen und
gesetzlich ­verankerten Compliance-Anfor-
derungen eingehalten werden können ohne
Anzeige
«Software as a Service» – aber mit Service
Datenverkehrs. Bei Myopenfactory
werden die Datensätze über das Inter-
net verschickt, verschlüsselt und sind
praktisch kostenlos. Das Volumen der
einzelnen Bestellung spielt genauso we-
nig eine Rolle wie das Datenvolumen,
auch die Frequenz des Abrufs nicht
mehr – wer nichts anderes zu tun hat,
kann jede Minute ohne Mehrkosten
nachschauen, ob eine neue Bestellung
angekommen ist.
Besonders attraktiv werden solche
System für alle, die besonders hohen
Geschäftsverkehr mit dem Ausland ha-
ben. So wie beim Handy-Roaming fal-
len auch bei der Kommunikation zwi-
schen Kunde und Lieferant im
grenzüberschreitenden Verkehr we-
sentlich höhere Kosten an. Mit EDI
kommt also das Versprechen, das für
die Unternehmen mit dem Internet
verbunden war, tatsächlich auch in de-
ren Kostenrechnung an. Und zwar gesi-
chert und standardisiert.
Wenn Kommunikationskosten bei
der Auftragsabwicklung keine Rolle
mehr spielen und die Unternehmen
auch keine Spezialisten mehr für die
Wartung des Systems verfügbar haben
müssen, lassen sich enorme Einsparun-
gen erzielen – an Geld und an Zeit.
Nach meiner Schätzung könnte man
bei einer völligen Umstellung aller Be-
stellsysteme auf EDI etwa 240 Mil­
liarden Euro einsparen. Pro Jahr. Nur
in Deutschland. Und wenn ich das auf
die ganze Welt hochrechne, lande ich in
jedem Fall im Billionen-Bereich. In et-
wa der Betrag, den die Finanzkrise ge-
rade weltweit an Schaden verursacht,
könnte also im Bestellwesen jährlich
eingespart werden.
Oder klüger investiert werden.
Denn wenn ein Handwerker seine Roh-
re direkt bei uns bestellen will, kann
das sogar Spass machen, wenn er über
Myopenfactory bestellt. Dann sparen
wir vielleicht weniger oder gar kein
Geld – aber dafür lernen wir am Ende
doch noch auch unsere Endkunden di-
rekt kennen. <
Link zum Thema
www.myopenfactory.org
neue, unnötige Abhängigkeiten zu schaffen.
Werden zudem auch noch neue Kundenseg-
mente zugänglich gemacht, ruft dies nach
Kompetenzen in den Bereichen Business
Intelligence und Customer Relation­ship Ma-
nagement. Der Kreis der in all diesen Berei-
chen kompetenten IT-Dienstleister wird
somit immer kleiner. ELCA Informatik AG
gehört zu diesen wenigen Schweizer IT-
Dienstleistern, welche mit ihrem breiten
Dienstleistungsangebot hier helfen können.
www.elca.ch