IMEX 2012: Nachhaltige Geschäftsreisen: Auf neue Herausforderungen vorbereitet sein und die Zukunft mit gestalten (A.Zimmermann)

IMEX 2012

Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen
Auf neue Herausforderungen vorbereitet sein
und die Zukunft mit gestalten

Andrea Zimmermann

Frankfurt, 24. Mai 2012

© btm4u - Andrea Zimmermann Nachhaltige Geschäftsreisen, 24.5.2012, IMEX, Frankfurt Seite 1

Biografie
Andrea Zimmermann, Jahrgang 1964, verheiratet

» Seit 1987 Erfahrung als Managerin für Travel-, Fuhrpark- und
Veranstaltungsmanagement bei Woolworth
» 1991 Ernennung zur Abteilungsleiterin „Internal Services“
» Bis 2006 Abteilungsleiterin für Internal Services, Travel und Mobility
Management & Personalentwicklung

» Vielfältige ehrenamtliche Aktivitäten im VDR e.V., insbesondere
Initiatorin und Leiterin VDR-Fachausschuss „Mittelstand“

» Seit 1990 Dozentin für Fachthemen, insbesondere an der VDR-Akademie,
sowie für Weiterbildungsinstitute und auf Messen
» Autorin von Publikationen in verschiedenen Medien sowie der Fachbücher,
z.B. „Wirksame Reiserichtlinien“ – Alabasta Verlag
» 2002 – Gründung von btm4u – zunächst Teilzeit + Freiberufler
» 2005 – Ausbildung zur Business Moderatorin nach Moderatio™
» 2006 – 100 % Konzentration auf btm4u, Ende der Tätigkeit bei Woolworth
» 2009 – Zertifizierung als AirPlus Meeting Solution Consultant
» 2010 – Zertifizierung als AMEX MICE Solution & Corporate Meeting Card
Consultant
» 2011 – Gründungsmitglied und stellvertr. Vorsitzendes des NiMo e.V.


Erwartungen oder „Was Worte bewirken“

Nachhaltige Geschäftsreisen

versus



Themenüberblick


 Welche Fragen stehen zu Beginn?
 Welche Schritte gilt es zu gehen?
 Welche neuen (technologischen) Möglichkeiten bieten sich
durch gezielte Reise-/ Veranstaltungsplanung?
 Wie kann intelligente Fuhrparkplanung der Nachhaltigkeit
dienen?
 Wie kann man Reisende und Vorgesetzte zum Umdenken
motivieren?
 Kostenerhöhung oder Kostensenkung durch Nachhaltigkeit bei
Geschäftsreisen? Was sagen Unternehmen, die Nachhaltigkeit
im Mobilitätsumfeld bereits leben?


Artikelauszug Quelle: ADAC motorwelt 4/2012


Die Reiserecherche (der Zukunft)

Suche von Tür zu Tür einschließlich der intelligenten Förderung von Reisevermeidung
Suche von Tür zu Tür einschließlich der intelligenten Förderung von Reisevermeidung
und unter Einbeziehung mehrerer Start-/Zielflughäfen und –bahnhöfe, Ground-
und unter Einbeziehung mehrerer Start-/Zielflughäfen und –bahnhöfe, Ground-
Transportation und intelligenter Routenplanungssoftware
Transportation und intelligenter Routenplanungssoftware

Suche für mehrere Reisende
Suche für mehrere Reisende
einschl. Berücksichtigung der Daten für Pkw, Poolfahrzeugplanung, Mitfahrzentralen
einschl. Berücksichtigung der Daten für Pkw, Poolfahrzeugplanung, Mitfahrzentralen
= Berechnung der Kfz-Kosten pro Kopf
= Berechnung der Kfz-Kosten pro Kopf

Darstellung Carbon Footprint
Darstellung Carbon Footprint

Berücksichtigung weiterer Kosten, beispielsweise:
Berücksichtigung weiterer Kosten, beispielsweise:
Parkkosten (ggf. „nur“ mit Durchschnittswerten)
Parkkosten (ggf. „nur“ mit Durchschnittswerten)
Hotelkosten für die Mobilität (falls Zusatznacht erforderlich ist)
Hotelkosten für die Mobilität (falls Zusatznacht erforderlich ist)

Vollkostenbetrachtung inklusive Mitarbeiterkosten
Vollkostenbetrachtung inklusive Mitarbeiterkosten
Angabe zur nutzbaren Arbeitszeit (individuell oder nach „Rollen“ ermittelt)
Angabe zur nutzbaren Arbeitszeit (individuell oder nach „Rollen“ ermittelt)
Ermittlung der Opportunitätskosten (entfallene Arbeitszeit)
Ermittlung der Opportunitätskosten (entfallene Arbeitszeit)
In Anlehnung an EcoLibro: „Anforderungen an eine intelligente Mobilitätsplanung“


Routen-/Terminplanung der Zukunft für den Außendienst
= effizienter zum Ziel

Quelle: GTS – Intelligente Routenplanung (softwaregestützt)


Ziele sind wichtig!
 Ein wesentlicher Aspekt eines nachhaltigen
Geschäftsreisemanagements ist die Festlegung von Zielen, deren
Erreichen den Erfolg der implementierten Maßnahmen anzeigt.
 Nur knapp die Hälfte der befragten Unternehmen nutzt die
Möglichkeit, bisherige Anstrengungen zu evaluieren und Erfolge zu
belegen.
 Damit entgeht der Mehrzahl der befragten Unternehmen die Chance,
langfristig ein leistungsfähiges Controlling des Umweltmanagements
im Geschäftsreisebereich zu implementieren und die eigene
Glaubwürdigkeit gegenüber Kunden und Lieferanten zu stärken.
In Anlehnung an die Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“
TÜV Rheinland Akademie GmbH und VDR e.V. (157 teilnehmende Unternehmen)

Basis: Entscheidung für die Priorisierung

 1. Priorität: Vermeidung von Emissionen
 2. Priorität: Kompensation von notwendigen Emissionen, mit dem Ziel
klimaneutral zu reisen


Kostenveränderung durch Nachhaltigkeit

 Den Telefoninterviews zufolge lassen sich Kosteneinsparungen vorrangig auf
Telefon-, Web- und Videokonferenzen zurückführen, wohingegen Mehrkosten
maßgeblich durch Emissionsausgleichszahlungen entstehen.
 Vergleich mit der Gruppe der planenden Unternehmen.
Unter diesen geben 17 % an, mit Kosteneinsparungen zu rechnen, während
59 % mit Mehrkosten rechnen.
In Anlehnung an die Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“


Eines ist klar:

 Unternehmen die Nachhaltigkeit ernst nehmen und im Travel
Management verankern wollen brauchen
• Die Unterstützung der Unternehmensleitung im Tagesgeschehen
• Ein klares Change Management
• Einen ausreichenden Zeithorizont
• Ein gutes Informationsverhalten
• Überzeugungskraft und Glaubwürdigkeit bei ihren Mitarbeitern

 Denn
• Es gilt das Reiseverhalten, teilweise auch die kompletten „Denkweisen“
von Mitarbeitern und Führungskräften, zu verändern. Ein „so reisen wir
schon immer“ darf es nicht mehr geben.
• Jede Reise und deren Reiseweg gilt es zu hinterfragen
• Die Mitarbeiter sind „mit auf die Reise“ in die Nachhaltigkeit zu nehmen.
Überzeugungskraft hilft auch außerhalb der direkten Reisekosten ein
Umdenken und Nachhaltigkeit zu erreichen.
• Nur Mitarbeiter, die auch ihr persönliches (Reise-)Verhalten überdenken,
werden Geschäftsreisen nachhaltig gestalten.
- Erkennbar ist: Wer mit dem Rad zur Arbeit fährt ist nicht nur weniger krank (was Statistiken
belegen), sondern auch schneller vom Zug als Verkehrsmittel zu überzeugen, als der
überzeugte Autofahrer.


Studie „Nachhaltigkeit in der Geschäftsreiseorganisation“


Ausgangssituation
Tatsächliche Nutzung der Abteilungs-Fahrzeuge

26 Kfz

Analysebeispiel der EcoLibro GmbH zur Poolfahrzeug-Effizienz


1. Optimierungsschritt
Substitution einzelner Fahrten durch Bahn und CarSharing

15 Kfz

Bahnfahrten auf der Strecken Frankfurt – Kassel CarSharing-Fahrten
Frankfurt – Köln im Stadtgebiet

Analysebeispiel der EcoLibro GmbH zur Poolfahrzeug-Effizienz


Pilotprojekt in Zusammenarbeit von:
- Infineon Mobility Service Management
- BMW Financial Services / Alphabet Fuhrparkmanagement

Corporate Car Sharing (CCS)
Intelligentes Mobilitätsmanagement

© Jörg Gerhardt, Infineon Mobility Service Management

Bilder sagen mehr als Worte:

Ein Pkw mit 40.000 km und 7 l/100 km
= 2.800 L Diesel
= 7,4 t CO2

= 379 L Diesel
429 L Benzin


Aufgaben des Travel Managements
als zentrale Koordinierungsstelle (Beispiele)

 Implementierung der Nachhaltigkeitsthemen in Richtlinien und
Buchungswegen

 Auswahl geeigneter Software und Dienstleister zur Unterstützung der
Nachhaltigkeitsziele

 Integration von Nachhaltigkeitsanforderungen in die Verhandlungen
mit Leistungsträgern

 Steuerung von CO2-Budgets als Ergänzung zur Steuerung der
Reisekosten-Budgets

 Der Travel Manager agiert als zentraler Koordinator eines
umweltverträglichen Geschäftsreisemanagements. Er erfasst und
managt sowohl die Kosten als auch die Umweltfolgen aller Reisen
und ist Ansprechpartner für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei
Fragen, Anregungen oder Unzufriedenheit.


Quelle AirPlus – Internationale Travel Management Study


Kein Ziel ohne Reporting und Controlling

 Ein umfassendes Reporting und Controlling
• bildet die Grundlage für strategische und operative Entscheidungen im
Geschäftsreisebereich
• ist die Basis für eine transparente Kommunikation gegenüber der
Unternehmensleitung und den Reisenden

 Ein an Nachhaltigkeit orientiertes Reporting umfasst:
• Erfassung aller getätigten Reisen hinsichtlich relevanter Merkmale wie
Kosten und Verkehrsmittelwahl
• Ein Reporting ist verkehrsmittelübergreifend aufgebaut und vergleicht
Effekte der verschiedenen Verkehrsmittel
• Ermittlung aller geschäftsreiserelevanten Umweltbelastungen, z.B.
verursachte CO2-Emissionen auf Basis Personenkilometer
• Ggf. Report pro Reisenden für diese als „Aufrüttler“ bzw. „Erfolgsstatistik“
• Vergleich auf Basis Personenkilometer: CO2-Aussstoß versus Kosten
• Nutzung von Systemen, die entsprechende wichtige Daten direkt
erfassen/errechnen
• Kennzahlen von Partnern wie Reisebüros, Hotels,
Mietwagengesellschaften etc.


Beschaffung / Einkauf am Beispiel: Flug

 Fordern Sie z.B. Fluggesellschaften auf, geeignete
Kennzahlen liefern:
• Durchschnittsalter der Flotte
• Kerosinverbrauch in Tonnen pro 100 Passagierkilometer
• CO2-Emissionen pro 100 Passagierkilometer
• Erzeugter Abfall in Kilogramm pro Passagier
• Recycling-Quote
• Energieverbrauch am Boden
• Durchschnittlicher Anteil erneuerbarer Energien am
Gesamtenergieverbrauch


VDR-Hotelzertifizierung

Certified Business Hotel®
60 Kriterien

Certified Conference Hotel®
73 Kriterien

Certified Green Hotel®
70 Kriterien

Infos unter www.btme.de (offizieller Zertifizierungspartner des VDR)


Beispielhafte Maßnahmen, die Unternehmen ergriffen haben

 Reisevermeidung als Bestandteil der Reiserichtlinie.
 Emissionen vermeiden/verringern für den Arbeitsweg fördern durch
Anreizinstrumente:
• bike+business
• Ausgabe von Jobtickets
• Bereitstellen von Firmenparkplätzen für Mitarbeiter, die Fahrgemeinschaften
anbieten.
• Begünstigung der Radfahrer durch Bereitstellung von Duschen,
Abstellplätzen und kostenlosem Reparaturservice.
 ÖPNV-Erreichbarkeit als maßgebendes Kriterium für neuen
Firmenstandort.
• Internet-Standorthinweis: „keine Parkplätze verfügbar“
• Information zum ÖPNV vor Ort.
 Reisegenehmigung nur nach Klärung freier Ressourcen der
Videokonferenzräume
• Nutzung von Virtuellen Meetingräumen in nahegelegenen Hotelpartnern
 Veränderung der Wahl des Verkehrsmittels, z.B. mittels intelligenter
Softwarelösungen und visuellen Effekten (Logos in der OBE
integrieren zur Markierung des umweltfreundlichsten Verkehrsmittels)
 Förderung der Bahnreisen durch Bereitstellung von BahnCard 50 für
vielreisende Mitarbeiter, Nebeneffekt: effektivere
ArbeitszeitnutzungFahrgemeinschaften bilden (bestens Tool-gestützt)


Beispielhafte Maßnahmen, die Unternehmen ergriffen haben

 Reiseverkürzung/Kosteneinsparung durch „Dreiecksreisen“ für
Außentermine
 Nutzung lokaler Carsharing-Anbieter (inkl. bundesweiter Nutzung des
DB-Carsharing).
 Umstellung des Fuhrparks auf verbrauchsarme Modelle und
Spritspartrainings.
 Schulung der Mitarbeiter zu „intelligenter Mobilitätsplanung“ für
Geschäftsreisen
 Tagungen werden an zentral erreichbaren Orten veranstaltet.
• Volle Kostenerstattung für die Anreise per Bus oder Bahn, bei Anreise mit
dem Auto nur reduzierte Erstattung.
 Auswahl von Anbietern auf Basis von Umwelt und sozialen Kriterien.
 Berechnung der CO2-Emissionen und Ausweis im
Nachhaltigkeitsbericht
• Mitarbeitersensibilisierung durch Integration von Emissionsrechner in Online-
Buchungssystem
• Mitarbeiter erhalten jährlich eine persönliche CO2-Bilanz.
 Kompensation aller nicht vermiedenen Emissionen, nicht nur
Geschäftsreise-CO2.


Berechnung-Tool / CO2 für Veranstaltungen

 CO2-Eventrechner (.xls)
- Schneller Überblick über alle CO2-Emissionen: Energie,
Mobilität, Verpflegung, Verbrauchsmaterial, Abfall

 Mobilität: bis
 Wie viele Teilnehmer? Wie reisen sie an? 90%

 Manueller Aufwand bei Datenerfassung!


Beispiele für aktuelle IT-Entwicklungen

…aber wenn der Schlitten zu spät
kommt, möchte ich es über meine
app sehen und umbuchen..

Rechtlicher Hinweis

Die folgenden Bilder sind ein Auszug / Mix über aktuelle Entwicklungen und Trends in Softwarelösungen. Sie
sind als Anregung gedacht!

Sie erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit, bilden keine Werbung oder Meinung. Es ist keine
Empfehlung für diese oder gegen anderen – nicht genannte – Tools.


Transfers einbinden in Planung

Buchungsbestätigungen
ins iPhone, Blackberry,
Outlook etc. übertragen
ohne hohen Aufwand


Beispiele für weitere neue Ideen


Wir brauchen ein ganzheitliches Mobilitätsverständnis
und ein Arbeiten „Hand in Hand“ (auch mit der Politik)


Erste Schritte zum Ziel
 Analyse der Grundsituation, des Reise- und
Veranstaltungsverhaltens
• CSR Ziele definieren (Vermeidung, Kompensation)
• Stakeholder für das Projekt definieren
• Ermittlung des Mobilitätsverhaltens
z.B. Anteil Inland und grenznahe Gebiete
z.B. Anteil interne Veranstalgungen und Reisen (zu eigenen Standorten)
• Welche CO2 Informationen liegen vor bzw. wie können diese eingeholt werden

 Analyse des Buchungsverhaltens
• Ein Buchungsweg (und damit gute Steuerungsmöglichkeit)
• Diversifizierte Buchungswege

 Analyse der Informationsverteilungsmöglichkeiten
• Wie kann sensibilisiert / geschult werden?
• Wie werden Richtlinien gelesen / gelebt?
• Welche Maßnahmen sind möglich, um Mitarbeiter/Reisende zum Umdenken zu
bewegen?
• Wie hoch ist die Bereitschaft der Mitarbeiter / Reisenden aufgrund von Umwelt-/
Nachhaltigkeitsgedanken ggf. auf Komfort oder Zeitressourcen zu verzichten?
• Wie hoch ist die Bereitschaft der Unternehmensleitung für Nachhaltigkeit ggf. auch
Geld in die Hand zu nehmen (im ersten Schritt), um das Projekt erfolgreich zu
gestalten
- Unternehmen mit umgesetzten Nachhaltigkeitskonzept bestätigen, dass die
Kosten für Geschäftsreisen i.d.R. deutlich gesunken sind, auch eine
Kompensation der Rest-Emissionen führt nicht zu einer Erhöhung der
Gesamtkosten, wenn man sich intensiv zuerst mit der Vermeidung befasst.


Fazit für wichtige Themen wie Nachhaltigkeit heißt es

Weiter blicken …

Vorbereitet sein …

Immer einen Schritt voraus sein …

Innovationen antreiben …


Das alles bekommen Sie bei der
VDR-Akademie

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Das komplette Seminarprogramm finden Sie unter
www.vdr-akademie.de


Ihre Ansprechpartner

Elisa Pfeil Andrea Zimmermann
Projektmanagerin Inhaberin

VDR-Akademie btm4u – Andrea Zimmermann
c/o Verband Deutsches Heidelberger Landstraße 52a
Reisemanagement e.V. 64297 Darmstadt
VDR-Service GmbH
VDR-Akademie – Institut für
Geschäftsreisemanagement
Darmstädter Landstraße 125
60598 Frankfurt am Main

Tel.: 069 69 52 29 22 Tel.: 06151 95 32 37
Fax: 069 69 52 29 29 Fax: 06151 95 32 38

www.vdr-akademie.de www.btm4u.de
akademie@vdr-service.de info@btm4u.de


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