Manual de excel_2007
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Manual de excel_2007

on

  • 1,832 reproducciones

 

Statistics

reproducciones

Total Views
1,832
Views on SlideShare
1,832
Embed Views
0

Actions

Likes
0
Downloads
107
Comments
0

0 insertados 0

No embeds

Accesibilidad

Categorias

Detalles de carga

Uploaded via as Adobe PDF

Derechos de uso

© Todos los derechos reservados

Report content

Marcada como inapropiada Marcar como inapropiada
Marcar como inapropiada

Seleccione la razón para marcar esta presentación como inapropiada.

Cancelar
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Tu mensaje aparecerá aquí
    Processing...
Publicar comentario
Edite su comentario

Manual de excel_2007 Manual de excel_2007 Document Transcript

  • Manual de Microsoft Excel 2007 ÍNDICEIntroducción Excel 2007 .................................................................................................. 3Capítulo I: Creación de Libros y Edición de Hojas .............................................................. 4 a. Empezar a trabajar con Excel ..................................................................................... 4 b. Elementos de la Ventana de Excel .............................................................................. 4Capítulo II: Guardar y Abrir un Libro de Trabajo ............................................................... 7 a. Para guardar un libro ................................................................................................. 7 b. Aplicar contraseña al archivo creado........................................................................... 8 c. Para abrir un libro ..................................................................................................... 8Capítulo III: Operaciones con Celdas y Hojas ................................................................... 10 Selección de celdas, filas, columnas y hojas de cálculo ................................................... 10 Ocultar hojas. ............................................................................................................ 11 Mostrar hojas ocultas.................................................................................................. 11 Cambiar Nombre a la Hoja .......................................................................................... 11Capítulo IV: Aplicar Formato a las Celdas ........................................................................ 13 Fuente ...................................................................................................................... 13 Alineación ................................................................................................................ 13 Bordes ...................................................................................................................... 14 Relleno ..................................................................................................................... 14 Números ................................................................................................................... 15 Formato Condicional .................................................................................................. 16 Controlador de relleno. Series ..................................................................................... 17Capítulo V: Fórmulas y Funciones................................................................................... 18 a. Fórmula ................................................................................................................ 18 b. Función ................................................................................................................ 19 Insertar una Función .............................................................................................. 19 Funciones Matemáticas y Trigonométricas................................................................ 20 Funciones Estadísticas............................................................................................ 21 Funciones Financieras ............................................................................................ 23 Funciones Lógicas.................................................................................................. 24 c. Copiado automático de funciones / fórmulas .............................................................. 25 d. Referencias ............................................................................................................ 26 e. Mensajes de error más frecuentes ............................................................................. 27Capítulo VI: Gráficos..................................................................................................... 27Capítulo VII: Impresión ................................................................................................. 29 Vista preliminar......................................................................................................... 29 Configurar Página ..................................................................................................... 31 Imprimir ................................................................................................................... 33Bibliografía .................................................................................................................. 33 Editado por: Ing. Erika María Mejía 2
  • Manual de Microsoft Excel 2007Introducción Excel 2007Excel es un programa Ofimático que brinda muchas facilidades para la realización de cálculossimples y complejos, así como representaciones gráficas de los datos que el usuario ingresa.Al utilizar el programa se crea un archivo de extensión .xlsx denominado Libro. Un libro es unconjunto de hojas de cálculo y gráficos 1 y puede contener más de 2,400 hojas. Cada hoja decálculo está formada por filas y columnas. El usuario puede utilizar 16.384 columnas y1.048.576 filas. B6Como se muestra en la imagen anterior, las columnas se identifican por letras, que van desde laA hasta la XFD2 y las filas por números 1, 2,3…10485763. La intersección de una fila y unacolumna se denomina Celda, cuyo nombre está formado por el identificativo de la Columnaseguido del identificativo de la columna, por ejemplo A1, B6, Z43.La unión de celdas horizontalmente se llama rango horizontal y se denota de la siguientemanera: A1:J1 es decir, desde la celda A1 hasta la J1.La unión de celdas verticalmente se denomina rango vertical y se denota así, A1:A50; desde lacelda A1 hasta la celda A50.Una Referencia identifica el rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en quéceldas debe buscar los datos que desea utilizar en las fórmulas. Otra forma de hacer referenciasa los rangos es utilizar dos valores separados por dos puntos (:), como se explicabaanteriormente.1 Universidad de Novarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 20032 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia la derecha3 Para comprobar este dato, presione simultáneamente las teclas Ctrl + direccional hacia abajo Editado por: Ing. Erika María Mejía 3
  • Manual de Microsoft Excel 2007 Capítulo I: Creación de Libros y Edición de Hojasa. Empezar a trabajar con Excel Existen varias formas para abrir el programa:  Desde la Opción Programas: 1. Clic en el Menú Inicio 2. Opción Todos los Programas 3. Clic en Microsoft Office 4. Microsoft Office Excel 2007 2. Clic en Ejecutar  Desde la Opción Ejecutar 1. Clic en el Menú Inicio 2. Opción Ejecutar 3. En el Recuadro abrir escribe excel, puede 3. Escribir Excel escribirse en mayúscula o minúscula. 4. Para finalizar, Clic en Aceptar o con Enter basta. 4. Clicb. Elementos de la Ventana de Excel Aquí Al iniciar Excel, aparece la ventana principal del programa, en donde usted puede realizar operaciones básicas de copiado y pegado, formato de fuentes, alineaciones y formato de celdas, estilos a las celdas, filtros, insertar funciones, entre otras. Editado por: Ing. Erika María Mejía 4
  • Manual de Microsoft Excel 2007La barra de títuloContiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Por defecto,al crear un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guarde y le de elnombre que desea. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,restaurar y cerrar .La barra de acceso rápidoContiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer. Si desea añadir más botones a la barra de acceso rápido, haga clic en la flecha desplegable dela derecha y seleccione las opciones que desea añadir a la barra, como se muestra acontinuación:La Banda de OpcionesLa Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. En lasiguiente imagen se muestran las opciones correspondientes al menú Inicio.Al hacer clic en Insertar, verá las operaciones relacionadas con la inserción de los diferenteselementos que se pueden crear en Excel y así cada una de las opciones de los menús.La Barra de etiquetasCuando empieza a trabajar en Excel, el nuevo libro trae por defecto tres hojas de cálculo, bastacon un solo clic encima de la pestaña, para trasladarse de una hoja a otra. Si el número de hojasno caben en la barra de etiquetas, tendrá que hacer uso de los botones que aparecen a laizquierda de dicha barra: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que está visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que está visualizando. Para visualizar las últimas hojas. Editado por: Ing. Erika María Mejía 5
  • Manual de Microsoft Excel 2007El Botón OfficeEl botón de Office, se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla, y permiterealizar acciones sobre el documento, tales como Guardar, Guardar Como, Imprimir,Nuevo Libro, etc.La barra de fórmulasMuestra el nombre y el contenido de la celda activa. Editado por: Ing. Erika María Mejía 6
  • Manual de Microsoft Excel 2007Capítulo II: Guardar y Abrir un Libro de TrabajoCuando empieza a crear un libro de trabajo y desea recuperarlo en otra ocasión para modificarloo imprimirlo, tiene que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operación se denominaGuardar.Es recomendable que vaya guardando periódicamente el trabajo que hace, dado que puedenocurrir inconvenientes que causen pérdida de la información.a. Para guardar un libro 1. Clic en el Botón de Office 2. Seleccione la Opción Guardar. 3. Aparecerá una ventana similar a la siguiente: 4. Seleccione la ubicación donde desea almacenar el archivo, disquete, cd, dvd, etc. 5. Escriba el nombre del archivo que creado 6. Clic en GuardarEste formato de archivo sólo podrá abrirse en computadoras que tengan instalado elExcel 2007, de no ser así, es recomendable que guarde el archivo como tipo: Librode Excel 97-2003.Una vez que ya ha guardado el documento, haga Clic sobre el botón Guardar de la Barra deAcceso Rápido, se guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar lacombinación de teclas Ctrl + G. Editado por: Ing. Erika María Mejía 7
  • Manual de Microsoft Excel 2007 b. Aplicar contraseña al archivo creado Si usted desea proteger un archivo, es recomendable aplique contraseña al mismo. Es útil, por ejemplo, en el caso que el control de Notas de los estudiantes se lleve en una hoja de cálculo y para evitar cualquier modificación, se protege mediante una contraseña. En la ventana de Guardar Como… antes de hacer clic sobre el botón Guardar, haga clic en el botón Herramientas ubicado en la parte inferior izquierda de la misma ventana, tal como se muestra a continuación:Clic Aquí Luego seleccionar la opción… Opciones Generales y se mostrará la ventana donde indicará la contraseña que desea colocar; al finalizar hacer clic en Aceptar: c. Para abrir un libro Para abrir un libro anteriormente guardado, debe hacer clic en el botón de Office, y luego en la opción Abrir. Editado por: Ing. Erika María Mejía 8
  • Manual de Microsoft Excel 2007Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:Seleccione la ubicación donde está el archivo que desea abrir, clic sobre el archivo y luego en elbotón Abrir.Puede suceder que el archivo que creó, se dañe por diferentes causas, antes de alarmarse esrecomendable intente abrir el archivo como de sólo lectura, como copia o indicarle al sistemaque intente reparar el archivo. Editado por: Ing. Erika María Mejía 9
  • Manual de Microsoft Excel 2007Capítulo III: Operaciones con Celdas y HojasSelección de celdas, filas, columnas y hojas de cálculoPara poder modificar una celda o un rango de celdas es necesario seleccionar aquellas en lasque desea realizar la operación. Para seleccionar una única celda sólo tiene que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón. Este se transforma en una cruz gruesa blanca, tal como: . Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a seleccionar, después soltarlo y verá como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color. Aunque la primera celda aparezca sombreada en blanco eso significa que de ahí inicia la selección. Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Para seleccionar una hoja de cálculo situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre éste.Para agregar filas y/ o columnas 1. Ubíquese encima de la fila donde desea insertar la nueva fila. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un botón de Insertar... Clic en él para insertar una fila.Para eliminar una fila y/ o columna 1. Seleccione la fila que desea eliminar. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un botón de Eliminar... Clic en él para eliminar la fila.Para Copiar y Pegar celdas 1. Seleccione las celdas que desea copiar o cortar. 2. Haga clic en el botón Copiar , o en su caso Cortar , ambos ubicados en la pestaña de Inicio. 3. Seleccione la nueva ubicación de la celdas. 4. Clic en el botón Pegar . Editado por: Ing. Erika María Mejía 10
  • Manual de Microsoft Excel 2007Insertar hojas en un libro de trabajoSi necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que añadir más.Para añadir una hoja, seguiremos los siguientes pasos: 1. Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada. 2. En la parte superior de la barra de opciones del Menú Inicio, hay un botón de Insertar... Seleccione la opción Insertar Hoja.O bien,Hacer clic en el botón Insertar Hoja que aparece en la barra de etiquetas:Ocultar hojas. Si deseas ocultar hojas de cálculo del libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deberá quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Seleccionar la opción Ocultar hoja.Mostrar hojas ocultas.Si deseamos mostrar hojas ocultas, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el menú Formato. Elegir la opción Ocultar y mostrar. Aparecerá otro submenú. Elegir la opción Mostrar hoja... Aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.Cambiar Nombre a la HojaPara cambiar el nombre a la hoja, basta con hacer doble clic encima del nombre de la hoja yescribir el nuevo nombre. Editado por: Ing. Erika María Mejía 11
  • Manual de Microsoft Excel 2007Cambiar el color a las etiquetas de hojaExcel 2007 también nos permite cambiar o asignar uncolor a las etiquetas de las hojas de cálculo. Para ello,seguir los siguientes pasos: Seleccionar el menú Formato de la pestaña Inicio. Elegir la opción Color de etiqueta. Aparecerá otro submenú. Seleccionar el color deseado.Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay queseguir los mismos pasos, sólo deberá Seleccionar laopción Sin color.Ingreso de Datos en las celdasEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas. 1. Situar el cursor sobre la celda donde se va a introducir los datos y teclear los datos deseados. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como muestra la siguiente figura: 2. Una vez escrito el contenido de la celda, puede utilizar los siguientes métodos:  Enter: Se valida el valor introducido en la celda.  Teclas de Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada: derecha, izquierda, arriba o abajo.  Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma. Nota: Si antes de introducir la información cambia de opinión y desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo debe pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.Para modificar el contenido de una celda, basta con presionar la tecla F2 o Supr. Editado por: Ing. Erika María Mejía 12
  • Manual de Microsoft Excel 2007Capítulo IV: Aplicar Formato a las CeldasExcel nos permite darle una buena presentación a la hoja de cálculo resaltando la informaciónmás interesante, y así sacar conclusiones de forma rápida y eficiente. Tiene diferentes opcionespara cambiar el aspecto de las celdas, tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,sombreados y forma de visualizar números en la celda, entre otras.FuenteExcel permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, eltamaño, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de lahoja de cálculo, puede utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones, en cualquiera delas dos primero deberás previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificarel aspecto:• Utilizando los cuadros de diálogo:En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que seencuentra al pie de la sección Fuente.Del cuadro de diálogo que se abre, Formato deceldas, haciendo clic sobre la pestaña Fuente,aparecerá la ficha de la derecha. Una vez elegidostodos los aspectos deseados, hacemos clic sobre elbotón Aceptar.AlineaciónSe puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados uorientados de una forma determinada. Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hojade cálculo, seguir los siguientes pasos:Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.Luego aparecerá la ventana de alineación dondeusted podrá modificar, las opciones que estimeconveniente: Editado por: Ing. Erika María Mejía 13
  • Manual de Microsoft Excel 2007BordesExcel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas. Usted puede aplicarbordes de diferentes maneras: Desde la Banda de OpcionesEn la Banda de opciones dispone de un botón quepermite modificar los bordes de forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se dibujará un bordetal como viene representado en éste. En caso de quererotro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha delbotón. O hacer clic en la opción Más Bordes…Aparecerá la ventana de Formato de Celdas, una vez que modifique los bordes quedesea, clic en Aceptar. Desde el Menú Contextual Fuente 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar la pestaña Inicio. 3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. 4. En el cuadro de diálogo que se abrirá hacer clic sobre la pestaña Bordes. 5. Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha. 6. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.RellenoExcel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlasde las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:En la Banda de opciones dispone de un botón que permite modificar los bordes deforma más rápida: Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celdadel color indicado en éste, en nuestro caso, en amarillo. Encaso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde laflecha derecha del botón. Editado por: Ing. Erika María Mejía 14
  • Manual de Microsoft Excel 2007Otra forma de aplicar relleno, es desde el Menú Contextual Fuente: 1. Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. 2. Seleccionar la pestaña Inicio. 3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Fuente. 4. Hacer clic sobre la pestaña Relleno. 5. Aparecerá la ficha de la derecha. 6. Elegir las opciones deseadas del recuadro. 7. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.NúmerosExcel nos permite modificar la visualización de los números en la celda. Puederealizarse de dos maneras: Desde la Banda de OpcionesEn la Banda de opciones Formato disponemos de una serie debotones que nos permitirán modificar el formato de los númerosde forma más rápida: Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas seconvertirán a formato moneda. Para asignar el formato de porcentaje (multiplicará el número por 100 y le añadiráel símbolo %). Para utilizar el formato de millares (con separador de miles y cambio de alineación). Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas seleccionadas. Desde el Menú Contextual Número 1. Seleccionar la pestaña Inicio. 2. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la sección Número. 3. Hacer clic sobre la pestaña Número. 4. Aparecerá la ficha de la derecha: 5. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría: 6. Hacer clic sobre el botón Aceptar.La categoría depende del valor introducido en la celda.Las categorías más utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma exponencial, etc. Editado por: Ing. Erika María Mejía 15
  • Manual de Microsoft Excel 2007 Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los números negativos. Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de visualizar los números negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%. Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.Formato CondicionalEl formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel apliqueun formato especial o no sobre esa celda. El formato condicional suele utilizarse pararesaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar lasceldas según el valor contenido en ella, etc...Cómo aplicar un formato condicional a una celda:- Seleccionamos las celdas a la que vamos a aplicar unformato condicional.- Accedemos al menú Formato condicional de la pestañaInicio.Aquí tiene varias opciones, como resaltar algunas celdasdependiendo de su relación con otras, o resaltar aquellasceldas que tengan un valor mayor o menor que otro.Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color yConjunto de iconos para aplicar diversos efectos adeterminadas celdas.Usted puede personalizar las condiciones del formato condicional. Para ello deberácrear una nueva regla, al hacer clic en esta opción; aparece el siguiente cuadro dediálogo: Editado por: Ing. Erika María Mejía 16
  • Manual de Microsoft Excel 2007  Seleccione el tipo de regla que desee.  En el marco Editar una descripción de regla deberá indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.  Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.  Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.  Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.Controlador de relleno. SeriesUna serie en un conjunto de datos definidos por el programa o el usuario. Útiles para rellenarrápidamente de datos la hoja de cálculo.Cada celda al seleccionarse, sea texto o número, tiene en su parte inferior derecha, un recuadropequeño color negro Al posicionar el puntero del Mouse sobre ese recuadro, elpuntero cambiará y se mostrará el controlador de relleno, tal como .Al arrastrar este controlador podemos hacer un relleno automático de celdas. Si el contenido dela celda es texto usado comúnmente como Lunes, Martes, …, o Enero Febrero, Marzo,…, o1990, 1991, 1992; basta con arrastrar el controlador y las celdas automáticamente se rellenarán,esto es lo que se conoce como series.Por ejemplo, enumerar sucesivamente una lista de estudiantes o profesores. Tal como el de lafigura: Seleccionemos los 2 primeros elementos de la lista, como se observa en la fig. de la Izquierda. Clic en el recuadro pequeño de la parte inferior derecha, mantenga presionado el Mouse, arrastre el cursor hasta la celda A14. De modo que la hoja quedará como la fig. de la derecha. Editado por: Ing. Erika María Mejía 17
  • Manual de Microsoft Excel 2007Si el contenido de la celda es una fórmula, la misma fórmula se calcula para las siguientesceldas, haciendo uso de las referencias relativas y absolutas. Este tema se abordará másadelante.Algunas de las series ya definidas en el Excel son:Ahora con las últimas versiones de Excel es todavía más fácil, porque al arrastrar el controladorde relleno nos aparece una etiqueta inteligente donde podemos elegir lo que queremos.Capítulo V: Fórmulas y Funcionesa. FórmulaUna fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas yoperadores. Esta debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto,precedida siempre del signo = (igual).Sintaxis de una Fórmula: = referencia + operador + referenciaPasos para insertar una Fórmula:  Seleccione la celda en la que desea insertar la fórmula, verifique que esta no contenga datos.  Inserte el símbolo =, y luego digite los valores o indique la referencia de las celdas con las valores que la fórmula utilizará, para efectuar el cálculo.  Luego pulse enter para que aparezca el resultado. Editado por: Ing. Erika María Mejía 18
  • Manual de Microsoft Excel 2007b. FunciónUna función es una fórmula predefinida por Excel 2003, que opera con uno o más valores ydevuelve un resultado el cual aparecerá directamente en la celda.Sintaxis de una función: nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)Reglas para definir una función:  Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.  Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.  Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.  Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de susargumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdasincluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a:=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8Insertar una FunciónUna función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos susintaxis, pero Excel 2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas.Desde la celda: Basta con escribir el signo de igual y luego la sintaxis de la función.Desde el Asistente Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en el Menú Fórmulas. Elegir la opción Insertar función.O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. En ambos casos, apareceráel siguiente cuadro de diálogo: Editado por: Ing. Erika María Mejía 19
  • Manual de Microsoft Excel 2007Funciones Matemáticas y Trigonométricas Función SUMA (). Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentran enel rango de celdas que el usuario indica como referencia de la función.Cada función necesita argumentos u origen de datos sobre los cuales trabajará la función. Por ejemplo al utilizar la función Suma(), aparecerá una ventana como la siguiente: En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas como: A4:A8 Lo cual significa que la función sumará todos los valores que estén en las celdas A4, A5, A6, A7, A8. (16+3+14+22+13) = 68 Para seleccionar el rango de los datos en el campoNúmero1, debe hacer clic sobre le botón . Seleccionar el rango y hacer clic nuevamente enel botónFunción PRODUCTO (). Esta función efectúa la multiplicación de todos los valores que seencuentran en el rango indicadoEn el recuadro Número1 debe indicar el primerargumento ya sea una celda o rango de celdas como:A4:A8.Lo cual significa que la función multiplicará todos losvalores que estén en las celdas A4, A5, A6, A7, A8.Este procedimiento devolverá el resultado en la celdaindicada. Editado por: Ing. Erika María Mejía 20
  • Manual de Microsoft Excel 2007Función Potencia(): Devuelve el resultado de elevar un número a una potencia especificada. Aquí se escribe el número base o la celda que contiene el número base. Aquí se escribe el exponente o se selecciona la celda que será el exponente de la función.Función Raíz(): Devuelve la raíz cuadrada de un número.Función Sumar.Si(): Suma las celdas que cumple determinado criterio o condición. El criterio es la condición que debe cumplirse para evaluar y sumar los datos del rango.Funciones EstadísticasFunción MAX (). Esta función selecciona elmayor número de todos los valores que seencuentan en el rango indicado. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8. Editado por: Ing. Erika María Mejía 21
  • Manual de Microsoft Excel 2007Función MIN (). Esta función selecciona el número menor de todos los valores que seencuentran en el rango indicado. En el recuadro Número1 debe indicar el primer argumento ya sea una celda o rango de celdas como: A4:A8.Función PROMEDIO (): Esta función efectúa la suma de todos los valores que se encuentranen el rango y los divide entre el número de celdas que componen el rango, mismo que el usuarioindica como referencia de la función.En el recuadro Número1 debe indicar el primerargumento ya sea una celda o rango de celdascomo: A4:A8.Lo cual significa que la función sumará todoslos valores que estén en las celdas A4, A5, A6,A7, A8. y los dividirá entre 5, (cantidad de datosde la referencia).(16+3+14+22+13) = 68 / 5 =13.6Función CONTAR (). Cuenta únicamente loscampos con valores numéricos,tal como se indica en elsiguiente ejemplo:- Los parámetros que pide lafunción son las referencias delas celdas que tienen los datosnuméricos.- Si usted indica comoreferencia de la funcióncampos con datos de tipo textola función devolverá comoresultado el valor 0 cero. Editado por: Ing. Erika María Mejía 22
  • Manual de Microsoft Excel 2007Función CONTAR.SI (). Cuenta los campos del rango determinados por una condición ocriterio. Los valores de los rangos pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como seindica en el siguiente ejemplo: - Primeramente indique el rango de losdatos que desea contar. El criterio es elcondicional que limita el conteo. Por ejemplo el rango B2:B8, y el criterio“arroz”.Funciones FinancierasFunción PAGO()Esta función calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa deinterés constante. Sintaxis PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo) Tasa es la tasa de interés del préstamo. Nper es el número total de pagos del préstamo. Va es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros. Vf es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Tipo es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos. El pago devuelto por la función PAGO incluye el capital y el interés, pero no incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los préstamos. Editado por: Ing. Erika María Mejía 23
  • Manual de Microsoft Excel 2007Funciones LógicasFunción SI ()La función SI (), pertenece a la categoría de funciones Lógicas, la tarea principal de esta funciónes evaluar dos condiciones para uno o más criterios. - La función Si (), requiere de una Prueba Lógica, esta puede ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso. - El campo Valor si verdadero, es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea verdadera. - El campo Valor si falso, es donde se escribe la condición que debe cumplirse en caso de que la prueba lógica sea falsa. - Si la prueba lógica resulta verdadera, esto significa que se cumplirá el Valor si verdaderoy si la prueba lógica resulta falsa entonces se cumplirá el Valor si falso.Los valores de la prueba lógica pueden ser numéricos, de tipo texto o fecha, tal como se indicaen el siguiente ejemplo:Para la nota de cada estudiante que sea mayor o igual que 60; (Nota (D3) > = 60), si el criteriose cumple entonces la calificación del estudiante será APROBADO, en caso contrario seráREPROBADO. Editado por: Ing. Erika María Mejía 24
  • Manual de Microsoft Excel 2007Función Y (): Esta función devuelve verdadero si ambas condiciones son verdaderas, de locontrario falso.Función O (): Esta función evalúa dos o más condiciones, y devuelve verdadero si se cumple almenos uma condición, de lo contrario falso. Nota: El programa Excel permite el uso de funciones anidadas. Es decir, una función dentro de otra. Por ejemplo podemos usar la función Si (), cuyo valores verdaderos o falsos estén determinados por funciones como Y, O, Suma, Año, etc. Para explotar las funcionalidades del Excel, es necesario practicar el uso de funciones anidadas.c. Copiado automático de funciones / fórmulas Excel 2003, ofrece una forma más rápida y efectivade copiar automáticamente, las fórmulas en las celdascontiguas a las que ya contengan una. Como el caso de lafigura de la derecha. Observe en la celda D4 la fórmula=B4+C4. Editado por: Ing. Erika María Mejía 25
  • Manual de Microsoft Excel 2007 Para efectuar este proceso coloque el cursor en la parte inferior derecha de la celda justodonde se observa el punto negro de la misma, cuando el cursor se convierta en una cruz negritacomo se observa en la imagen superior derecha arrastre el ratón en la dirección (izquierda,derecha, abajo o arriba), en donde desea copiar la fórmula. Tal como se observa en la imagen de la izquierda. La fórmula se copió para las celdas inferiores con los datos de referencia correspondientes.d. ReferenciasUna referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica aMicrosoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en unafórmula.Los diferentes tipos de referencias a celdas son:  RELATIVAS: Si copia una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará automáticamente dependiendo de donde vamos a copiarla.  ABSOLUTAS: Si copia una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará ya que se indica que celdas quedarán fijas (el símbolo $ indica que una celda está fija y no cambiará cuando se copie)Otra funcionalidad muy interesante de las referencias es la posibilidad de escribir referencias aceldas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros, así podremos hacer cálculoscon celdas de diferentes hojas y libros.  Referencia a otras hojas: Debe indicarse el nombre de la hoja seguido del signo de exclamación y el nombre de la celda. Por ejemplo: Hoja2!A2 esta referencia indica seleccionar la celda A2 de la hoja Hoja2. Si la hoja tuviera un nombre personalizado con espacios incluidos, la referencia sería de este modo Nombre de la hoja externa!A2, habría que encerrar el nombre de la hoja entre comillas simples .  Referencia a otros libros: Para hacer referencia a celdas de otros libros debe indicar el nombre del libro entre corchete, y el resto como referencia a otra hoja. Editado por: Ing. Erika María Mejía 26
  • Manual de Microsoft Excel 2007Por ejemplo: [presupuesto 2003]Hoja1!B2 esta referencia indica que la celda se encuentra en ellibro "Presupuesto 2003", en la Hoja1 y en la celda B2.e. Mensajes de error más frecuentesCuando una fórmula no se introduce correctamente, Excel presenta un mensaje de error queindica cuál es el fallo cometido:#¡Valor!: Excel envía este error cuando en la fórmula se hace referencia a una celda en la queno hay un valor numérico sino de texto, o comas en lugar de puntos y viceversa para indicardecimales o miles.#¡div/0!: Se muestra cuando en la fórmula se ha hecho referencia en un denominador a unacasilla donde el valor no existe, o es cero, o es una casilla en blanco.#¡ref!: Este error quiere decir error en la referencia de celdas que se hace en las fórmulas.###: Esto no es necesariamente un error. Con esto el Excel, indica que el resultado de lafórmula no cabe en el ancho de la celda. Basta con ampliar la anchura de la columna paraconseguir ver bien los resultados.#¿Nombre? Este quiere decir que hay algún error en el enunciado de la fórmula, algún espacioo alguna letra incorrecta, falta de paréntesis, o argumentos de función.Capítulo VI: GráficosLa utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos.Para crear un gráfico deber seguir los siguientes pasos:1. Seleccionar el rango de celdas que serán graficadas.2. Clic en la pestaña Insertar… Aparece la siguiente barra de opciones de gráficos:Existen diversos tipos de gráficos a su disposición. Puede seleccionar ungráfico a insertar haciendo clic en el tipo que le interese para que sedespliegue el listado de los que se encuentran disponibles.En cada uno de los tipos generales de gráficos podrás encontrar un enlaceen la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de gráfico...Hacer clic en esa opción equivaldría a desplegar el cuadro de diálogo deInsertar gráfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferiorderecha de la sección Gráficos.3. En ambos casos, se despliega la ventana de Insertar Gráfico…Seleccione uno y pulsa Aceptar. Editado por: Ing. Erika María Mejía 27
  • Manual de Microsoft Excel 2007Si tiene seleccionado el gráfico insertado, aparecerán nuevas pestañas, tal como semuestra en la siguiente imagen:Para terminar de configurar tu gráfico puedes ir a la pestaña Formato, donde encontrarásla sección Estilos de forma, opciones que permiten aplicar diversos estilos sobre losgráficos:Si no quiere utilizar uno de los preestablecidos puede utilizar las listas Relleno deforma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar aún más el estilo delgráfico.Modificar la posición de un gráficoExcel te permite decidir la posición del gráfico en el documento. Ademásde poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo tambiénpodrás establecer su ubicación.Para ello haz clic en el botón Mover gráficoque encontrarás en la pestaña Diseño.Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo: Editado por: Ing. Erika María Mejía 28
  • Manual de Microsoft Excel 2007La primera opción Hoja nueva te permite establecer el gráfico como una hoja nueva.Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás contrastarlos datos numéricos si la mantienes en una hoja aparte. Depende del formato quequieras utilizar. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.Modificar las características de un gráficoEn la pestaña Presentación podrás encontrar todas las opciones relativas al aspecto delgráfico. Por ejemplo, podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrículade fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la secciónEjes:Utiliza las opciones de la sección Etiquetas para establecer qué literales de texto semostrarán en el gráfico:De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del gráfico yarrastrarlas para colocarlas en la posición deseada, desde esta sección también podrásconfigurar la Leyenda del gráfico.Capítulo VII: ImpresiónExisten diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser laconfiguración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antesde mandar la impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes deimprimirla. Esta opción se encuentra en el botón de Botón Office, haciendo clic en laflecha a la derecha de Imprimir. Editado por: Ing. Erika María Mejía 29
  • Manual de Microsoft Excel 2007La página se mostrará de este modo:En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizandolos botones: para ir a la página anterior. para ir a la página siguiente.Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte enuna lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página. Sinos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte dela página donde nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá avisualizar la página entera.Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón.Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión. Si la hoja de cálculo necesita Editado por: Ing. Erika María Mejía 30
  • Manual de Microsoft Excel 2007alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca elcuadro de diálogo Configurar página. En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vistapreliminar.Configurar PáginaAntes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2007 nos permite modificar factores queafectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados ypies de página, tamaño del papel,... Si deseamos modificar algunos de los factoresanteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clic en el botón Configurarpágina...Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página que contiene 4 fichas.La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como laorientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos, la escala, etc.Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas aimprimir, utilizar la ficha Márgenes. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojastanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activandolas casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha Encabezado y pie depágina. Editado por: Ing. Erika María Mejía 31
  • Manual de Microsoft Excel 2007Puede utilizar cualquiera de los encabezados definidos en el programa o bienPersonalizar su encabezado. Para ello, hacer clic sobre el botón PersonalizarEncabezado… o en si desea Personalizar pie de página... La ficha Hoja que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datoscontenidos en la hoja.En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres imprimir.En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: o Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese recuadro. o Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones: o Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja. o Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de colores. o Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta. o Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja. Editado por: Ing. Erika María Mejía 32
  • Manual de Microsoft Excel 2007ImprimirUna vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y después,seguir los siguientes pasos:Hacer clic sobre la opción Imprimir del Botón Office.Se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente:En el recuadro Impresora,aparecerá el nombre de laimpresora que tenemos instaladaen nuestra computadora.En caso de desear cambiarla,hacer clic sobre la flecha derechadel Nombre: para elegir otraimpresora de la lista desplegableque se abrirá.Con el botón Propiedadespodremos cambiar algunascaracterísticas de la impresora.En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si desea imprimir Todas laspáginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo en Desde: y hastaEn el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo lasHojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólolos objetos seleccionados de la hoja.Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a realizar y si lasquieres Intercalar.Bibliografía  Universidad de Navarra. Centro de Tecnología Informática. Manual Excel 2003  Cursos gratuitos, Excel 2003. http://www.aulaclic.es/excel2000/t_14a_2.htm  http://club.telepolis.com/ortihuela/excel2000.htm Editado por: Ing. Erika María Mejía 33