Algo básico de Excel 2013

1. MANUAL EXCEL 2013
Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del
paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar
datos. A través de ella, podemos realizar diversas operaciones, desde las más
sencillas, como sumar y restar, hasta otras complejas, por medio de funciones
y fórmulas.
También permite elaborar distintos tipos de gráficos para analizar y
comprender los resultados de dichas operaciones.
Proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir
y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas
dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y
presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible
optimizar los procesos rutinarios.
Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él
desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo
situado en el Escritorio de Windows.
Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio
rápido, a través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar.
Podemos partir de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con
contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de
presupuestos, informes, listados, etc.

2. Ventana de Excel
 Títulos de las filas y de las columnas
 Botón seleccionar todo
 Cuadro de nombres
 Barra de herramientas de acceso rápido
 Barra de fórmulas
 Cuadrante superior derecho
 Minimiza la cinta de opciones
 Dividir ventana
 Barra de desplazamiento
 Cuadrante inferior derecho

3.  Dividir ventana
 Zoom de pantalla
 Barra de desplazamiento
 Barra de estado
 Insertar hoja de cálculo
Libro de Excel.
Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por
eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos
un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con una sola hoja
de cálculo, pero podemos añadir la cantidad de hojas que queramos y, luego,
también eliminar las que no sean necesarias. Además, es posible vincular una
hoja de cálculo a otras para realizar diferentes tipos de cálculos.
En la parte inferior de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que representa a la
hoja actual.
Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera
predeterminada con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores los
almacenaban con el formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un
archivo en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-
2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.
De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.
Hojas de cálculo.
Es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir,
editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas.
Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde
A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican
por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una
columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango.
Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se
encuentra integrada por la letra de la columna seguida por el número de fila a

4. la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la intersección de la
columna B y la fila 7 y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila
15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto,
números, fechas o fórmulas y funciones– que usen valores existentes en otras
celdas para efectuar un cálculo determinado.
Columnas.
Una columna es una agrupación de celdas que se agrupan
verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las
columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte
superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna
y va desde A, B, C,… Z. AA, AB,… ZZ….
En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel (97-2003).
Excel 2007 tienen 16384 columnas.
Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto desde arriba
hacia hasta la posición actual.
La columna activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
(Redusers.com)
Filas.
La fila es el orden de cuadrantes en sentido horizontal
Celdas.
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una
celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u
otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o
instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican
por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser
identificadas con un nombre único, por ejemplo B4 (columna B, fila 4).
Rango.

5. Un rango en Excel es un conjunto de celdas contiguas (una junto a la
otra) que pueden ser seleccionadas para realizar una operación igual
con todas ellas.
Este conjunto de celdas puede tener desde una sola celda, hasta „x‟
celdas. Es decir que una celda por sí misma ya representa un rango en
Excel. Los rangos se identifican por las referencias (una „dirección‟ que
nace a partir de la intersección de las columnas con las filas).
Insertar filas y columnas.
Ya que todas las hojas de Excel
tienen un número de filas y de
columnas máximo y no podemos
hacer nada por aumentar dicho
número, cuando hablamos de insertar
una fila o columna hablamos en
realidad de desplazar los datos hacia
abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna vacía. Podemos
insertar una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en el encabezado
de fila y selecciona la
opción Insertar y
observarás que Excel
desplaza los datos hacia
abajo para colocar una fila
vacía. También podemos
insertar una fila con el
comando Inicio > Celdas >
Insertar > Insertar filas de
hoja.
Excel insertará la nueva fila por arriba de la celda que esté activa al
momento de ejecutar el comando.

6. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una columna podemos utilizar
el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel
insertará la columna a la izquierda de la celda activa. También podemos
insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho sobre el
encabezado de columna y seleccionamos la opción Insertar.
4.1Eliminar filas y columnas.
En ocasiones necesitamos eliminar por
completo una fila o una columna de
nuestra hoja porque los datos
contenidos son incorrectos o porque
simplemente ya no necesitamos dicha
información. Selecciona una celda de la
fila que deseas eliminar y ve a Inicio >
Celdas > Eliminar > Eliminar filas de
hoja. Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes hacia arriba.
También podemos eliminar un fila si hacemos clic derecho sobre su
encabezado y seleccionamos la opción Eliminar. Para eliminar una
columna debes seleccionar el comando Inicio > Celdas > Eliminar >
Eliminar columnas de hoja y se eliminará la columna de la celda activa.
También puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y
seleccionar la opción Eliminar.
Ocultar filas y columnas.
Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta
información, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que

7. contienen dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho
sobre su encabezado y seleccionar la opción Ocultar o también puedes ir a
Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.
También puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas >
Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. También podemos hacer
clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opción
Ocultar.
Después de haber ocultado una fila o una columna observarás que Excel
aún muestra un encabezado muy pequeño como símbolo de que existe
una fila o columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he
ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:

8. Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 métodos que explico a
continuación:
En el cuadro de nombres coloca la dirección de una celda que pertenezca
a la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato >
Ocultar y mostrar y selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas
según sea el caso.
Otra opción es hacer clic derecho sobre ese pequeño encabezado de fila o
columna que está oculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.
Cambiar ancho y altos de columnas y filas.
A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para
que los datos se ajusten al área de impresión o tal vez estamos creando
una tabla y deseamos que las celdas sean más grandes que su tamaño
predeterminado. Cualquiera que sea la razón es importante saber cómo
ajustar el ancho de una columna y el alto de una fila.

9. Para cambiar el ancho de una columna
debes hacer clic derecho sobre su
encabezado y seleccionar la opción
Ancho de columna y se mostrará un
cuadro de diálogo donde podrás indicar
el nuevo valor.
Al terminar de indicar el nuevo ancho
debes pulsar el botón Aceptar para
hacer permanentes los cambios. Otra
manera de llegar a este mismo cuadro
de diálogo es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por
otro lado, para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda
de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.
Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario para modificar el valor del
alto de la fila. Por supuesto que también podemos modificar el alto de la fila
si hacemos clic derecho en su encabezado y seleccionamos la opción Alto
de fila. Una última alternativa para ajustar el ancho de una columna es
arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho
deseado. También puedes arrastrar el borde inferior del encabezado de
una fila para hacerla más alta.
Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual
podemos lograr haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado
de una columna o sobre el borde inferior del encabezado una fila. Esto hará
que la columna se autoajuste al ancho del contenido o que la fila se
autoajuste al alto de su contenido. La opción Autoajustar es muy útil y por
eso encontramos ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:

10. Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas que contendrán
nuestros datos y por eso es importante aprender a manipularlas
correctamente para hacer un mejor uso de la herramienta.
Ventana de Excel 2013.
En la parte superior tenemos la línea de aplicaciones, en la línea de
aplicaciones localizamos, en la parte central el nombre del ejercicio que
estamos realizando, por defecto aparece el nombre “libro1” y el nombre de la
aplicación, que es Excel evidentemente.
Cuando nosotros hagamos un ejercicio y le demos un nombre a este ejercicio,
ese nombre aparecerá en lugar de la palabra “libro1”.
En esta misma parte de la pantalla, en la parte superior izquierda, tenemos una
serie de iconos. El icono representado como un disco de ordenador es la
opción nos permite almacenar y guardar el ejercicio que hay en pantalla.
Finalmente las dos flechas tanto la que señala la izquierda como la que señala
la derecha se van a utilizar para anular acciones realizadas, es la típica opción
de deshacer, esto quiere decir, que si hacemos una operación errónea
mediante la flecha deshacer podemos anular este último pasó.
En la barra aplicaciones pero la parte derecha tenemos otros iconos los cuales
son iconos de consulta que no afectan directamente al trabajo con la hoja de
cálculo de Microsoft Excel, es la opción de ayuda, la opción de maximizar la
pantalla, minimizarla, cerrarla, etc.

11. La siguiente gran parte de la pantalla la tenemos por debajo de la barra
aplicaciones, y es la línea de menú, que son todas estas opciones que
estamos señalando y que nos van a permitir trabajar con la hoja de cálculo.
Para acceder a cualquiera de estas opciones tan sólo tenemos que hacer un
clic en la palabra, ahora vemos la opción “inicio”, si hacemos un clic en la
opción “insertar” con el botón izquierdo del ratón cambian las opciones que
vemos en pantalla, porque nos está mostrando las opciones correspondientes
al menú “insertar” y de esta forma tan sencilla, haciendo un clic, podemos
visualizar las opciones de cada opción de la línea de menú.
La siguiente parte de la pantalla es la que vemos debajo de la línea de menú,
que son las opciones o herramientas, que son todos estos iconos que
podemos ver en la parte superior de la pantalla bajo de la línea menú.
Cada uno de estos botones representa una herramienta concreta
correspondiente a la opción del menú activo.
Debajo de la zona de la pantalla de herramientas que hemos visto
anteriormente, tenemos esta parte a la pantalla central, la cual está dividida en
tres partes.
La parte izquierda, el recuadro con la palabra “a1”, se llama “cuadro de
nombres”, inicialmente en esta parte de la pantalla vamos a visualizar nuestra
posición dentro de la hoja de cálculo.
A continuación tenemos otra zona, con tres iconos, es la zona de aceptar las
fórmulas de cálculo, quiere decir, que mediante esta cruz nosotros podremos
anular una fórmula de cálculo que le hemos indicado a Microsoft Excel.

12. Finalmente tenemos todo este recuadro horizontal que rellena la pantalla hasta
el margen derecho, se titula barra de fórmulas.
En ese recuadro lo único que vamos hacer es escribir desde el teclado los
cálculos y fórmulas que queremos que Excel ejecute y en consecuencia nos dé
un resultado.
Por debajo tenemos ya propiamente lo que es la hoja de cálculo, como
podemos observar es tan sólo una cuadrícula dividida entre filas, que son las
líneas horizontales y columnas que son las líneas verticales, como podemos
observar las columnas están nombradas alfabéticamente y las filas están
nombradas numéricamente.
Cinta de Opciones.
Todos los comandos necesarios para trabajar con Excel 2013, se encuentran
en la Cinta de opciones. En Excel 2013 la cinta de opciones aparece
minimizada para que usted pueda dedicarse a trabajar con sus datos y no a ver
las herramientas. A la izquierda de los botones de operación se encuentra el
botón Opciones de presentación de la cinta de opciones.

13. Desde este desplegable podrá cambiar la presentación de su interfaz, pues
podrá mostrar la cinta de opciones completa o solo sus fichas o también puede
quitar por completo la cinta de opciones para obtener más espacio de trabajo.
La Cinta de opciones posee una interfaz amigable e intuitiva, pues basta con
pensar en colocar una imagen o alguna tabla, y ya habrá pensado en la ficha
Insertar, o posiblemente quiera corregir la ortografía, y de seguro pensó en la
ficha Revisar.
 Cuadro de nombres.
El cuadro de nombres permite verificar la celda activa, pero además es
una manera rápida de dirigirse hacia una celda o rango de celdas.
También el cuadro de nombres alberga los nombres de rangos
aplicados a un rango o celda. La siguiente imagen muestra una lista de
nombres de rango desde el cuadro de nombres.

14.  Barra de fórmulas.
En la Barra de fórmulas podrá ingresar datos directamente a las celdas, y
también puede modificar fórmulas o funciones. Esta Barra es ideal cuando
necesita ver un dato sin ningún formato, ya que los formatos alteran la vista
de los datos más no el dato en sí. La siguiente imagen muestra la Barra de
fórmulas con una función en modo Edición.

15.  Vistas de libro.
Para trabajar con las hojas de Excel y pueda ver mejor sus datos, es
posible que necesite de diversas vistas. Las Vistas de libro (Normal, Diseño
de página y Vista previa de salto de página) se encuentran en la esquina
inferior derecha de la ventana de Excel (justo debajo de la barra de
desplazamiento horizontal) y permiten un fácil acceso a las mismas.
 Herramienta zoom.
A la derecha de las vistas del libro se encuentran las herramientas Zoom. A
diferencia de las vistas, las herramientas de Zoom permiten acercar o alejar
la vista del libro actual.
Proteger hojas de cálculo de Excel.

16. En una hoja de cálculo abierta, haga clic en Archivo > Información > Proteger
libro. Verá las opciones siguientes.
 Marcar como final: Haga que el documento sea de solo lectura.
Cuando una hoja de cálculo está marcada como final, los comandos de
edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o
desactivados, y la hoja de cálculo es de solo lectura. El comando Marcar
comentario como final ayuda a transmitir que está compartiendo una
versión finalizada de una hoja de cálculo. También impide que los lectores o
revisores modifiquen la hoja de cálculo sin darse cuenta.
 Cifrar con contraseña: Establezca una contraseña para el documento.
Cuando selecciona Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo
Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña.
Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o
perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de
archivo correspondientes en un lugar seguro.
 Proteger hoja actual: Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas.
Con la característica Proteger hoja actual, puede seleccionar la protección
con contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen,
apliquen formato, inserten, eliminen, ordenen o modifiquen áreas de la hoja
de cálculo.
 Proteger estructura del libro: Proteja la estructura de la hoja de cálculo.

17. Mediante la característica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar
protección con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los
usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos importantes.
 Restringir permisos por personas: Instale Windows Rights Management
para restringir permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta
de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos
con una plantilla que use su organización, o puede agregar permisos
haciendo clic en Restringir acceso.
 Agregar una firma digital: Agregue una firma digital invisible o visible.
Las firmas digitales autentican información digital, como documentos,
mensajes de correo electrónico y macros con criptografía informática. Las
firmas digitales se crean escribiendo una firma o con una imagen de una
firma para establecer la autenticidad, integridad y no rechazo.
Funciones básicas.
 Suma.
Nos devuelve la suma entre sí de todos los valores que hay dentro de un
rango.
Ejemplo:
Utilizando esta función nos ahorraríamos por ejemplo hacer la suma de los
valores de una columna: A1+A2+A3+A4+A5+A6, ya que podríamos obtener
el mismo resultado pero escribiendo la función =SUMA (A1:A6)
 Promedio.
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.
Sintaxis
PROMEDIO (numero1; numero2;...)
Numero1; numero2;... son de 1 a 30 argumentos numéricos cuyo promedio
desea obtener.
Observaciones
 Los argumentos deben ser números o nombres, matrices o
referencias que contengan números.

18.  Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores
lógicos o celdas vacías, esos valores se pasan por alto; sin embargo,
se incluyen las celdas cuyo sea 0.
Ejemplos:
Si A1:A5 se denomina Puntos y contiene los números 10, 7, 9, 27 y 2:
PROMEDIO (A1:A5) es igual a 11.
 Función Max.
Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MAX (NUMERO1; NUMERO2;...)
Numero1; numero2:... son entre 1 y 30 números para los que desea
encontrar el valor máximo.
Ejemplos:
Si B2:B5 contiene los números 7, 6, 8,6, entonces:
MAX (B1:B5) es igual a 8.
 Función min.
Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
MIN (numero1; numero2;...)
Numero1; numero2:...son entre 1 a 30 números cuyos valores mínimos
desea encontrar
Ejemplos
Si D2:D5 contiene los números 8, 7, 9 y 8:
MIN (D2:D5) es igual a 7.
 Función contar.
La función Contar permite contar las celdas que contienen valores
numéricos. Puede utilizar la función Contar con un rango como argumento:
=CONTAR (rango). Observe el siguiente ejemplo.
En este caso se necesita obtener los Valores numéricos del rango A1:A6.
Podemos utilizar: =CONTAR (A1:A6) y automáticamente nos brinda el

19. resultado 4. Esto se debe a que solo existen 4 valores numéricos en todo el
rango.
(AulaClic)
Funciones lógicas.
Las funciones lógicas de Excel pueden ser utilizados para realizar operaciones
que permitan la toma de decisiones dentro de una hoja de cálculo. Por
ejemplo, la función SI compara dos argumentos, realiza una operación si el
resultado es verdadero y otra operación si el resultado es falso.
Las principales funciones Lógicas comúnmente utilizadas en Excel son: Y, O y
SI.
Función Descripción
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
SI Especifica una prueba lógica que realizar.
SI.ERROR
Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo
contrario, devuelve el resultado de la fórmula.
NO Invierte el valor lógico del argumento.
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
 Función SI ().
Esta función ejecuta una acción si una condición es verdadera, si la
condición es falsa, ejecuta otra acción. Sintaxis:
=SI (Condición; Acción1; Acción2)
Diagrama de flujo de la función SI:
Verdadero Condición Falso
Acción1 Acción2

20. Para elaborar una condición se utiliza los operadores de comparación. Si la
condición es verdadera se ejecutara lo que se escribas dentro de Acción1;
en caso contrario, se ejecutara lo que escribas dentro de Acción2.
Operador Comparación
= Igual
< Menor que
> Mayor que
<= Menor o igual que
>= Mayor o igual que
<> No es igual que
 Función Y.
Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI. Nos permite
especificar en lugar de una condición varia. Devuelve Verdadero si todas
las condiciones son verdaderas y Falso si todas las condiciones son falsas.
Sintaxis:
=Y (Valor lógico1; valor lógico2;…)
 Función O.
Esta función también suele utilizarse conjuntamente con la función SI.
Basta que una condición sea verdadera para que el resultado de esta
función sea verdadero; devuelve falso si todas las condiciones son falsas.
Sintaxis:
=O (Valor lógico1; valor lógico2;…)