PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
1. MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2012
2. 2
MONOGRAFÍA
PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
ANDRÉS GIOVANNI PÉREZ CORONADO
TRABAJO DE GRADO
TUTOR
INGENIERO. EDICSON JAIR GIL ACOSTA
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE ESTUDIOS EN AMBIENTES VIRTUALES FEAV
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2012
3. 3
Tabla
de
contenido
Págs.
RESUMEN 8
INTRODUCCIÓN 9
CAPÍTULO 1.
SITUACIÓN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 16
1.1 Necesidad de los sistemas de información 17
1.1.1 División de sistematización 19
1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones 22
1.2 Creación y desarrollo de aplicativos 25
1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información 27
1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente 43
1.3.1 El tablero de control 45
1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE® 53
1.3.3 Oficina de Información Estratégica Policial (INEPO) 70
1.3.4 Documentos para la toma de decisiones 82
1.4 Formulación estratégica y sistemas de información 87
1.4.1 Clasificación de los sistemas de información 88
1.5 Articulación de los sistemas de información y la metodología
para la formulación y operacionalización del Plan Estratégico
Institucional 95
1.5.1 La oferta de valor 96
1.5.2 La MEGA 101
1.5.3 El mapa estratégico y los indicadores, sus metas e
iniciativas estratégicas 104
Conclusión 105
CAPÍTULO 2.
DIFICULTADES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 108
2.1 Gestión de los sistemas 109
2.1.1 Objetivo de los sistemas de información 113
2.2 Análisis de los problemas de los sistemas de información 113
2.2.1 Principales problemas de los SI en la Policía Nacional 118
2.3 Estrategia de los sistemas de información 120
2.3.1 Estrategias de supervivencia 121
2.3.2 Estrategias de crecimiento 134
2.4 Principales amenazas y riesgos 140
2.4.1 Estrategias de fuga 141
Conclusión 147
CAPÍTULO 3.
EL DEVENIR DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN 149
3.1 Contexto de la Policía Nacional 149
3.1.1 Factores de cambio 155
3.2 Impacto de los sistemas de información 159
3.2.1 Calificación de expertos 159
4. 4
3.2.2 Construcción de eventos 162
3.3 Rol de los sistemas de información 167
3.3.1 Construcción de escenarios 167
3.3.2 Escenario La Fourmi 172
3.3.3 Iniciativas estratégicas 177
Conclusión 182
Conclusión general 184
Bibliografía 186
Anexos 190
5. 5
Lista de figuras
Págs.
Figura 1. Desarrollo general de la investigación 14
Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía 18
Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización 20
Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de sistematización 22
Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones
y comunicaciones 24
Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia 25
Figura 7. Mapa de Procesos Policía 26
Figura 8. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 1 28
Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2 28
Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3 29
Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4 29
Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5 30
Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6 30
Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7 30
Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8 31
Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9 32
Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10 33
Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11 33
Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12 34
Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13 34
Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14 35
Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15 36
Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16 36
Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17 37
Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18 37
Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19 38
Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20 38
Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21 39
Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22 40
Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23 40
Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24 41
Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25 41
Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26 42
Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27 42
Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28 42
Figura 36. Estructura orgánica Policía 46
Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE 54
Figura 38. Categorías de usuarios SVE® 58
Figura 39. Pantallazo módulo BSC 59
Figura 40. Etapas de la gestión del riesgo 64
Figura 41. Mapa general SVE® 66
Figura 42. Flujo de información cuando ocurre una novedad 70
6. 6
Págs.
Figura 43. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 1 74
Figura 44. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 2 74
Figura 45. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 3 74
Figura 46. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 4 75
Figura 47. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 5 75
Figura 48. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 6 76
Figura 49. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 7 76
Figura 50. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 8 76
Figura 51. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 9 77
Figura 52. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 10 77
Figura 53. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 11 78
Figura 54. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 12 78
Figura 55. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 13 79
Figura 56. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 14 79
Figura 57. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 15 80
Figura 58. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 16 80
Figura 59. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 17 81
Figura 60. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 18 81
Figura 61. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 19 82
Figura 62. Procedimiento “Producir el B.I.P.”, paso 20 82
Figura 63. Clasificación sistemas de información 88
Figura 64. Red de la oferta de valor 98
Figura 65. Posición de la MEGA entre la misión y la visión 101
Figura 66. Ejes para plantear la MEGA 102
Figura 67. PHVA estrategia de supervivencia 1 122
Figura 68. PHVA estrategia de supervivencia 2 125
Figura 69. PHVA estrategia de supervivencia 3 127
Figura 70. PHVA estrategia de supervivencia 4 129
Figura 71. PHVA estrategia de supervivencia 5 131
Figura 72. PHVA estrategia de supervivencia 6 133
Figura 73. PHVA estrategia de crecimiento 1 135
Figura 74. PHVA estrategia de crecimiento 2 137
Figura 75. PHVA estrategia de crecimiento 3 139
Figura 76. PHVA estrategia de fuga 1 142
Figura 77. PHVA estrategia de fuga 2 144
Figura 78. PHVA estrategia de fuga 3 146
Figura 79. Ejes de Peter Schwartz 168
Figura 80. Distribución en el Plano Cartesiano 180
Figura 81. Plano cartesiano matriz IGO 181
Figura 82. Matriz IGO 182
7. 7
Lista de tablas
Págs.
Tabla 1. Sistemas de información policial 49
Tabla 2. Sistemas de información de gestión 89
Tabla 3. Sistemas de información administrativos 90
Tabla 4. Sistemas de información de personal 91
Tabla 5. Sistemas de información de control 92
Tabla 6. Sistemas de información para la ciudadanía 93
Tabla 7. Sistemas de información operacionales 94
Tabla 8. Articulación de los sistemas de información para la oferta de
valor 97
Tabla 9. Articulación de los sistemas de información para la red de la
oferta de valor 99
Tabla 10. Nivel de cumplimiento de la actividad de la oferta de valor 99
Tabla 11. Nivel de importancia para el cliente de la actividad de la
oferta de valor 100
Tabla 12. Sistemas de información para priorizar las actividades de
las ofertas de valor 100
Tabla 13. Articulación de sistemas de información con ejes para
plantear la MEGA 103
Tabla 14. División de los niveles de despliegue 111
Tabla 15. Factores de prioridad de DOFA 114
Tabla 16. Matriz DOFA 117
Tabla 17. Cruce de variables de DOFA 120
Tabla 18. Matriz DOFA 155
Tabla 19. Árbol de competencia de Marc Giget 157
Tabla 20. Matriz de factores de cambio 158
Tabla 21. Factores de cambio 160
Tabla 22. Construcción de eventos 162
Tabla 23. Ábaco de François Régnier 165
Tabla 24. Ejes de Peter Schwartz 167
Tabla 25. Matriz de causa de ocurrencia 171
Tabla 26. Actores que inciden 173
Tabla 27. Tabla de actores 175
Tabla 28. Tabla de valoración de influencia de los actores 175
Tabla 29. Valoración de influencia de los actores 176
Tabla 30. Valoración de los actores 176
Tabla 31. Actores según poder y favorabilidad en el escenario 177
Tabla 32. Acciones propuestas para matriz IGO 178
Tabla 33. Calificación de las acciones 179
8. 8
MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Resumen ejecutivo
La evolución de los sistemas de información ha causado cambios
organizacionales importantes, como es el caso de la Policía Nacional de
Colombia, pero no se tiene certeza cómo van a ser utilizados. Esta
investigación tiene como objetivo caracterizar estos cambios y proponer rumbos
para la Institución policial.
Por lo anterior, el primer capítulo establece la situación actual de los sistemas
de información y cuáles son los principales para tomar decisiones; en el
segundo capítulo se identifican las dificultades en conjunto, con estrategias para
potenciar los sistemas de información y al finalizar se realiza un estudio
prospectivo al año 2019.
Palabras clave: Sistemas de información; toma de decisiones; anticipación;
calidad; tecnología.
9. 9
MONOGRAFÍA PERSPECTIVAS Y EVOLUCIÓN DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN CASO POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA
Introducción
La presente investigación tiene como objetivo caracterizar el futuro de los
sistemas de información al interior de la Policía Nacional de Colombia,
partiendo de la idea que aumentando su utilización, se convertirán en una
estrategia del servicio y no solo como apoyo a la gestión de la organización.
En atención a que en la Policía Nacional ha adquirido creciente importancia el
aprovechamiento de la tecnología de la información y las comunicaciones (TIC),
cuya evolución es rápida, como base para el cumplimiento eficiente y eficaz de
las políticas del alto mando, se estima que la Institución ha destinado una
cantidad importante de recursos a lo largo de los últimos años para la
implantación de sistemas computarizados de información, destinados a facilitar
un mejoramiento de la gestión en las esferas de los recursos humanos, las
finanzas y la administración, entre otros.
Por lo tanto, esta investigación ofrece a la Policía una perspectiva desde las
ciencias de la administración de cómo los sistemas de información se han
venido utilizando desde sus inicios hasta la actualidad y cuál será su devenir al
año 2019.
10. 10
Esto se desarrolla a través de tres capítulos, el primer capítulo inicia con la
caracterización e historia de los sistemas de información desde sus inicios en la
Policía hasta el presente; identificando los cuatro principales sistemas de
información para la toma de decisiones, estableciendo cuál es la razón de la
situación actual de los sistemas de información.
Posteriormente, en el segundo capítulo, se identifican los principales problemas
y dificultades de la gestión y uso de los sistemas de información mediante el
análisis de fuentes primarias y secundarias. Además, se proponen estrategias
para corregir el curso de estos errores, como también para mejorar su
aplicación, implementación y utilización.
Para finalizar, en el tercer capítulo se utilizan los métodos de investigación
científica aplicados según las herramientas de análisis que provee la
prospectiva estratégica para la construcción de escenarios; buscando de igual
forma priorizar las estrategias propuestas en el capítulo anterior para ser
implementadas en el tiempo.
Planteamiento del problema
A pesar de que la Policía Nacional de Colombia ha tenido una evolución a
través del tiempo en relación con el uso e implementación de sistemas de
información, se desconoce cuáles son sus proyecciones y el futuro posible de
estos sistemas al interior de la Institución como en el cumplimiento de su
11. 11
misionalidad, en donde no se ha realizado un estudio prospectivo que permita
establecer los rumbos y acciones a tomar.
Igualmente, no se han establecido formalmente cuáles son las dificultades que
evitan el avance efectivo de los sistemas de información en la Institución
policial, que permitan utilizarlos en diferentes ámbitos del servicio.
Mediante la comprensión de este problema propuesto, se permitirá vislumbrar la
función de los sistemas de información de la Policía Nacional para el
Bicentenario de la Independencia de Colombia al año 2019, así como las
tendencias de estos para los años siguientes.
Justificación
En el mundo moderno, las nuevas tecnologías de la información y la
comunicación NTIC han permitido un avance sin precedente -especialmente
Internet- en todos los campos (económico, social, científico y cultural), por ello
las organizaciones han implementado en sus procesos estas tecnologías para
optimizarlos.
El mundo globalizado ofrece una gama alta de tecnologías de aplicabilidad en el
ámbito Policial, razón por la cual la Dirección General de la Policía Nacional
considera que los adelantos tecnológicos de última generación deben
12. 12
referenciarse, adaptarse, incorporarse y desarrollarse a la infraestructura
tecnológica de la Institución.
En el caso de la Policía Nacional de Colombia, estos sistemas han permitido
una mejoría en la prestación del servicio y la calidad del mismo; en este sentido,
la Policía cuenta con treinta y nueve (39), entre aplicativos y programas, con
patentes, que permiten establecer la importancia de estos como sistemas de
información desde la mirada tecnológica, pero no se tiene un fuerte referente de
la evolución de estos sistemas de información desde la perspectiva de la
gestión.
La tecnología en comunicaciones e informática se ha venido fortaleciendo en
las áreas administrativas y operativas con el fin de mejorar el acceso a los
sistemas de información institucionales existentes y potenciar la llegada de
nuevas aplicaciones; garantizando la funcionalidad, disponibilidad y eficiencia
en las labores policiales que permitan el logro de los objetivos misionales. Por
otra parte, es necesario optimizar la labor de cada uno de los usuarios
mejorando su productividad en tiempos de respuesta de los aplicativos a los
cuales tiene acceso y que utiliza acorde con las necesidades de organización,
desempeño y funcionalidad requeridas para hacer más efectivo su trabajo.
La ciencia y la tecnología, como principios y prácticas, han sido siempre parte
del quehacer de la Policía Nacional a través de su historia. De diversas
maneras, la Institución ha avanzado en la apropiación de conocimientos
13. 13
científicos, los cuales han sido aplicados mediante la tecnología y la innovación,
para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades frente a la
convivencia ciudadana.
Esta investigación es de interés académico por utilizar métodos científicos para
la comprensión de esta evolución, así como para establecer sus perspectivas,
teniendo en cuenta las políticas públicas del Estado colombiano y, según estas,
poder establecer cuál será el futuro y la forma en que la Policía se debe adaptar
y cambiar su ambiente para fortalecer e integrar los sistemas de información en
la mejora del cumplimiento de la misión y el acercamiento a la ciudadanía.
Igualmente, desde la visión de la administración, es de interés caracterizar el
impacto de los sistemas de información, en todos los niveles de la organización,
como en la toma de decisiones, dentro de su futuro inmediato y las
proyecciones institucionales; la utilización de diversas herramientas que
establezcan cómo se deben implementar estas nuevas tecnologías, la dirección
y los pasos a seguir para aprovechar al máximo los beneficios que ofrecen los
sistemas de información, para el cumplimiento de su misión constitucional.
Objetivos
General: Caracterizar las perspectivas de los sistemas de información en el
devenir de la Policía Nacional de Colombia.
14. 14
Específicos:
1. Describir la evolución de los sistemas de información y su situación actual.
2. Establecer las falencias y problemas de los sistemas de información.
3. Proponer las perspectivas de los sistemas de información.
Hipótesis
La mayor utilización de sistemas de información dejará de ser solo un
instrumento de apoyo para la gestión y toma de decisiones, para convertirlos
en una estrategia del servicio de Policía.
Metodología
Este trabajo es de naturaleza exploratoria donde el investigador puede integrar
los conocimientos teóricos a través de las articulaciones de conocimientos
disponibles en un estudio bibliográfico, permitiendo la creación de nuevos
conocimientos accionables para las organizaciones, para caracterizar las
perspectivas de los sistemas de información en el devenir de la Policía Nacional
de Colombia, teniendo en cuenta el poco material existente para la consulta de
estudios anteriores, como documentos al interior de dicha Institución, que
brinden orientación sobre el futuro de estos sistemas de información.
Para responder a los objetivos de la investigación, se realizarán entrevistas a
miembros de la Oficina de Planeación y Oficina de Telemáticas de la Policía
15. 15
Nacional, quienes tienen conocimiento y trabajan con sistemas de información
con los cuales se toman decisiones por parte de los altos mandos, con el fin de
comprender y definir el rol y las actividades cumplidas actualmente y sus
antecedentes históricos.
Posteriormente, para dar respuesta a la hipótesis de investigación se realizará
un estudio prospectivo, que permita establecer los escenarios posibles en el
devenir de los sistemas de información en la Institución policial.
Ar<culación
de
• Conocimientos
teóricos
conocimientos
• Creación
de
escenarios
• Documentos
internos
• Escenario
ideal
• Entrevistas
a
policiales
• Iden<ficación
de
problemas
• Límites
• Los
sistemas
de
información
• Iden<ficación
de
soluciones
• Futuras
inves<gaciones
y
las
decisiones
estratégicas
• Estrategias
para
el
futuro
Evolución
de
los
sistemas
de
Futuro
de
los
sistemas
de
información
información
Figura 1. Desarrollo general de la investigación
16. 16
Capítulo 1. Situación actual de los sistemas de información
En este capítulo se comienza con un recuento de por qué y cómo nacieron los
sistemas de información en la Policía Nacional de Colombia, su historia y la
situación actual de estos sistemas, haciendo principal énfasis en la gestión de
estos sistemas para la toma de decisiones de carácter estratégico, las cuales
afectan toda la institución en conjunto.
De igual forma se tratará cómo se crean los sistemas de información en la
institución policial, su desarrollo y organización, según la estandarización de
procesos basados en el sistema de calidad; igualmente, cómo serían utilizados
para apoyar las decisiones en el servicio de Policía.
Una parte importante de este capítulo es la identificación de cuatro sistemas de
información gerencial inmersos en la Policía Nacional: El tablero de control, la
Suite Visión Empresarial, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO y
los documentos para la toma de decisiones –los cuales no estaban
documentados como tal–; así como la caracterización y descripción de sus
funciones y sus flujos de información.
Se realiza una clasificación de los sistemas de información para que se
articulen con la metodología para la formulación y operacionalización del Plan
17. 17
Estratégico Institucional de la Policía Nacional de Colombia; permitiendo que
esta pueda ser planteada de una forma óptima y con visión holística.
Por ello, se articulan los sistemas de información con que cuenta la Policía,
además de otras informaciones necesarias para apoyar la toma de decisiones,
con la formulación estratégica basada en el Cuadro de Mando Integral, pasando
del criterio personal y el conocimiento individual, a poseer información clara de
resultados, experiencias y explorando todos los ámbitos operativos y
administrativos de la Policía.
1.1 Necesidad de los sistemas de información
La evolución de los sistemas de información en la Policía Nacional está muy
ligada a la evolución de las tecnologías de información y comunicación,
igualmente se le ha delegado la implementación de los sistemas de
información. Por eso la necesidad de sistemas de información se basa en la
historia de la Oficina de Telemática de la Policía para conocer cómo se inició la
necesidad de los sistemas de información en la Policía.
Además que, como se tratará más adelante, la Policía siempre ha vinculado los
sistemas de información a las áreas o dependencias que gestionan el desarrollo
tecnológico.
18. 18
Establecida en la publicación Lecciones Aprendidas II, Fortalecimiento del
Servicio Policial a partir del Gerenciamiento de las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (Policía Nacional de Colombia, PONAL,
2010, pp. 175-189), donde presenta dos fuentes de información sobre la
división de sistematización que será explicada enseguida, y la división de
transmisiones y comunicaciones, hasta llegar a la Oficina de Telemática, quien
a través del procesos de direccionamiento tecnológico gestiona la
implementación y creación de tecnología.
Se hace este paralelo puesto que en la historia de la Policía, en sus estructuras
orgánicas y para la toma de decisiones, se ha asignado la gestión, creación y
evolución de los sistemas de información a esta oficina, hasta la actualidad.
En sus inicios, los sistemas de información se utilizaban para transmitir órdenes
y cumplimientos; posteriormente, con la implementación del internet, servidores
y computadores se dio vida a la Oficina de Telemática de la Policía Nacional,
con los principios estratégicos de cobertura, movilidad y convergencia.
19. 19
Sistemas
de
información
Transmisiones
y
Sistema<zación
comunicaciones
Transmi<r
Bases
de
datos
órdenes
y
cumplimientos
Figura 2. Primer esquema de los sistemas de información en la Policía
1.1.1 División de sistematización. En 1914, en un parqueadero de la
Escuela General Santander, por intermedio de una difusora, era donde el oficial
de guarnición1 se comunicaba con la Dirección General para informar lo que
ocurría a los mandos, siendo este el primer sistema de información
documentado, por el cual se tomaban decisiones y se transmitían al personal,
principalmente para la ciudad de Bogotá D.C. (PONAL, p. 177-178).
De igual manera desde 1891, año de fundación de la Policía, se han
establecido bases de datos, la primera fue una base de datos manual para
pagar los sueldos del personal policial; en 1934 fue cambiando la técnica
manual por las máquinas de escribir, hasta 1972 cuando se dieron los primeros
computadores y para el año de 1973 se establecieron las bases para la
sistematización de la Institución.
1
Oficial encargado de las novedades del personal y unidades policiales en la guarnición de la
unidad.
20. 20
Esto permitió tener una nueva concepción del manejo de la información,
iniciando con la creación de bases de datos, para tener información de acceso
rápido y poder tomar decisiones con mayor información y rapidez.
1934
Se
cambia
las
1891
bases
de
datos
Fundación
de
la
manuales
por
1973
Policía,
bases
de
máquinas
de
Bases
de
datos
datos
manuales.
escribir.
computarizadas.
1914
1972
Primer
SI
Llegan
los
documentado,
primeros
transmisión
de
computadores.
órdenes
y
novedades.
Figura 3. Línea del tiempo 1891-1973 de la División de sistematización
Posteriormente, entre 1974 y 1980 se realizaron toda clase de estudios para la
recolección y sistematización de datos a nivel local y nacional. Para 1983 se
creó la división de sistematización y mediante un crédito se adquieren equipos
de alta tecnología para tener información operacional y administrativa confiable
de la Institución, con cinco niveles de desarrollo: operacional, personal,
logística, formación y sanidad, abarcando todas las actividades de la Policía.
La descentralización de los sistemas fue un avance significativo, se crearon
estaciones remotas para que el usuario pudiera tomar y orientar sus decisiones
de forma rápida y oportuna.
21. 21
Para el año de 1987 se crea un aplicativo para el subsistema jurídico (SIJUR)
como anexo del Sistema Integrado de Información Policial, al año siguiente se
enlazan 50 puertos locales, siendo esta la red de computadores más grande del
país, y así más comandantes en diferentes unidades policiales del país tenían
acceso a información para tomar decisiones e informar al mando las novedades
ocurridas.
Como la Oficina de Prestaciones Sociales estaba congestionada, se debió
mejorar este sistema de información anexando nueva información y dando
facilidad para su manejo y oportunidad para los mandos, siendo esta una de las
primeras necesidades de ampliar, agilizar y tecnificar los sistemas de
información.
Igualmente se intentaron enlazar de diferentes formas los sistemas de
información de forma satelital, microondas y demás tecnologías, pero hasta el
año de 1997 se fusionan y se establece la integración de la Oficina de Gestión
Institucional -hoy de Planeación- y la Oficina de Telemática, esto significó la
fusión de voz, datos y video en los procesos de producción y manejo de la
información, para realizar procesos administrativos y de gerencia,
especialmente la toma de decisiones y el asesoramiento de ellas.
22. 22
1987
1997
1974-‐1980
Creación
Fusión
satélites,
Estudios
para
Subsistema
Jurídico,
voz,
datos,
sistema<zación
y
como
anexo
al
microondas
y
recolección
de
Sistema
Integrado
demás
tecnologías;
datos
a
nivel
local
y
de
Información
integración
OGESI
*
nacional.
Policial.
y
OFITE**.
1983
1988
Enlace
50
puertos
Adquisición
equipos
de
alta
tecnología,
locales,
red
de
computadores
más
abarca
todas
las
ac<vidades
de
la
grande
del
país.
Policía.
Figura 4. Línea del tiempo 1974-1997 de la División de Sistematización
* Oficina de Gestión Institucional
** Oficina de Telemática
Después de conocer cómo se organizaron las bases de datos y cómo se
utilizaban estas para la toma de decisiones, posteriormente se especificará
cómo la Policía comenzó a comunicar las decisiones, órdenes y consignas para
el servicio, producto de los sistemas de información.
1.1.2 División de transmisiones y comunicaciones. Encargada de
administrar los medios necesarios para la transmisión y las comunicaciones
relacionadas con las decisiones y actividades propias del servicio de Policía. En
el año 1914, se transmitía a través de teléfono.
Para la década de los 40 se comienza a transmitir de forma radial, para luego
hacerlo de forma móvil a las patrullas en la calle. A este centro se le da el
nombre de Estación Cien. Para la década de los años 50, la Policía ya contaba
con retransmisión de la información a través de radios portátiles, para tomar
23. 23
decisiones y atender a la ciudadanía (PONAL, p. 179-181). Esto permitió que no
solo los altos mandos tuvieran acceso a la información y tomar decisiones, sino
que los mandos medios y encargados de la seguridad pública conocieron qué
pasaba en su entorno, y pudieron ejercer control y dar instrucciones al personal
con el que contaba para el servicio.
Para 1982 se crea el Centro Automático de Despacho (CAD), para la ciudad de
Bogotá, en esa misma época fueron creados en Cali, Barranquilla, Medellín y
Bucaramanga. Este centro de despacho es el sistema de información principal
del servicio de Policía en la calle, puesto que allí se encuentran las bases de
datos de antecedentes penales y contravencionales de personas, vehículos y
motos, de igual forma las direcciones y números de teléfono, patrullas en
servicio, apoyo de otras entidades, igual que todas las órdenes y consignas
para el servicio. Hoy día, el CAD es llamado Sistemas Integrados de Seguridad
y Emergencia (SIES 123), donde se agrupan diferentes organismos de servicio
público.
En la actualidad la Oficina Asesora de Telemática (OFITE), es quien diseña,
controla, actualiza y maneja los sistemas de información en la Policía, de
acuerdo con el mapa de procesos de la Institución. Dentro del proceso de
direccionamiento tecnológico, y según las necesidades del servicio, crea los
sistemas de información, e inmediatamente se utilizan a través de los sistemas
informáticos.
24. 24
Esta Oficina nace en 2001 y durante esta última década ha expandido el
alcance de las tecnologías de la información y comunicación (TIC), por toda la
geografía nacional, llevando así a todos los niveles de la policía los sistemas de
información. Así mismo, su labor ha sido poner a la Policía como una de las
instituciones más avanzadas en el uso de las TIC y la ampliación de cobertura
sobre la geografía nacional.
Década
años
50
Consolidación
transmisión
portá<l
1914
de
información;
Decisiones
y
instrucciones
de
2001-‐actualmente
ac<vidades
propias
forma
inmediata,
Ampliación
de
del
servicio
se
mejora
el
control
y
cobertura
y
transmiten
por
la
atención
del
actualización
de
teléfono.
servicio.
tecnología.
Década
años
40
1982
Creación
Centro
Se
comienza
a
transmi<r
de
forma
Automá<co
de
radial,
se
dio
inicios
Despacho
(CAD)
a
la
forma
móvil
a
Bogotá
D.C.,
y
patrullas
en
la
calle,
posteriormente
Cali,
Barranquilla,
creación
de
la
estación
100
de
Medellín
y
comunicaciones.
Bucaramanga.
Figura 5. Línea del tiempo 1914-2001 de la División de transmisiones y comunicaciones
Así mismo, esta Oficina, dentro del proceso de direccionamiento tecnológico
que es dueña, tiene bajo sus funciones el diseño e implementación de los
sistemas de información.
25. 25
1.2 Creación y desarrollo de aplicativos
La Policía Nacional de Colombia tiene implementado un Sistema de Gestión
Integral SGI, en el cual se especifica administrativamente como debe satisfacer
las necesidades de sus clientes y sobrevivir en el tiempo. Este SGI tiene tres
grandes componentes Direccionamiento Estratégico, Gerencia de Procesos y
Gestión del Talento Humano (Policía Nacional de Colombia, 2010).
Figura 6. Sistema de Gestión Integral, Policía Nacional de Colombia
Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa
Este sistema se fundamenta en los siguientes principios: enfoque sistémico,
orientación al cliente, liderazgo colectivo, planeación participativa y gestión
basada en datos y hechos.
El avance tecnológico permea toda la estructura de la Institución y orienta de
otra forma la concepción de los sistemas de información, siendo este caso
26. 26
donde la Oficina de Telemática diseña, propone e implementa los sistemas de
información en la Policía.
Dentro de la gerencia de procesos, que precisa los servicios y productos que se
deben ejecutar para cumplir la misión, actuando como un sistema productivo
(Policía Nacional de Colombia, 2010), se ubica el mapa de procesos de la
Policía y en los procesos de soporte, está el proceso de direccionamiento
tecnológico, el cual especifica y expone cómo se deben realizar los sistemas de
información.
En la Figura 7 se ubica el proceso de direccionamiento tecnológico, cuyo dueño
de proceso es el jefe de la oficina asesora de Telemática.
Figura 7. Mapa de Procesos Policía
Fuente: Lineamiento de política 3, Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa
27. 27
En la actividad número seis (6), “desarrollar e implementar tecnología” (Policía
Nacional de Colombia, 2010), es donde se encuentra hacer sistemas de
información, donde específicamente se delega esta función a quien direcciona
la tecnología en la Policía.
1.2.1 Desarrollo de los sistemas de información. Se debe tener en
cuenta que la Policía no realiza sistemas de información manuales, estos se
desarrollan directamente sobre una plataforma tecnológica, es por ello que la
oficina que direcciona la tecnología crea estos sistemas; siguiendo los
requerimientos de los clientes quienes los solicitan.
Esta actividad está articulada a través del procedimiento “Desarrollar sistemas
de información”, cuyo objetivo es desarrollar y construir sistemas de información
para la implementación de nueva tecnología, teniendo en cuenta las
necesidades de cada una de las unidades de la Policía Nacional.
Su alcance es desde que el proceso inicia con la recepción de los
requerimientos para el nuevo sistema de información y finaliza con la puesta en
marcha, aplica para el Grupo investigación, proyección, desarrollo e
implementación de software y todas las unidades que desarrollen software
institucional.
28. 28
A continuación explicaremos cada uno de los pasos del procedimiento, cada
uno de los cuales están estandarizados y documentados, según las normas de
calidad ISO 9000, Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP
1000 y Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000.
Requerimiento RECEPCIONAR
REQUERIMIENTOS
Figura 8. Procedimiento
“Desarrollar sistemas de información”, paso 1
La unidad o usuario solicita automatizar un proceso que actualmente se esté
realizando manualmente o que se deba mejorar sobre un sistema ya existente;
diseñando y construyendo uno nuevo para mejorar tiempos o procesos. Estos
requerimientos se deben hacer a través de comunicaciones escritas dirigidas a
la Oficina de Telemática.
ANALIZAR SOLICITUD
Figura 9. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 2
Los integrantes del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se reúnen
para analizar y revisar el requerimiento, determinando la viabilidad de la
necesidad, teniendo en cuenta si la Policía Nacional ya cuenta con un sistema
29. 29
de información o software que realice las mismas funciones que se solicitaron o
si es necesario desarrollar un nuevo sistema.
* Acta de
¿SE AUTORIZA reunión
REQUERIMIENTO * Comunicación
? oficial
Figura 10. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 3
En la reunión del Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología se autoriza
el requerimiento teniendo en cuenta las variables expuestas en la anterior
actividad y debe quedar registrada en el acta de reunión del Grupo. Se debe
informar a la unidad solicitante la conclusión del requerimiento.
SI ¿EL SISTEMA DE
INFORMACIÓN ES
DESARROLLADO
POR OFITE?
ON
Figura 11. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 4
El Grupo de Proyección y Desarrollo de Tecnología toma la decisión de adquirir
el bien a través de una compra por un tercero o hacer el desarrollo del Sistema
de Información. Esta decisión debe quedar registrada en el acta de reunión de
las actividades "ANALIZAR SOLICITUD" y "SE AUTORIZA REQUERIMIENTO”.
30. 30
REALIZAR ESTUDIO DE
CONVENIENCIA Y
OPORTUNIDAD - ECO
Figura 12. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 5
Se hace un estudio de conveniencia y oportunidad teniendo en cuenta la guía
de estudios previos o anteriormente llamados Estudios de Conveniencia y
Oportunidad ECOS de la DIRAF2, donde se incluyen los parámetros técnicos y
económicos de la necesidad que se desea adquirir. Este documento se entrega
al Grupo Estructurador de Ecos para su revisión y corrección.
REALIZAR ESTUDIO DE
CONVENIENCIA Y
OPORTUNIDAD - ECO
Figura 13. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 6
La DIRAF ejecuta el procedimiento con la compra del bien, siguiendo los
parámetros establecidos en las leyes vigentes.
* Comunicación
SI Oficial.
ASIGNAR EQUIPO DE
* Acta de
TRABAJO Asignación Equipo
de trabajo
Figura 14. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 7
2
Dirección Administrativa y Financiera
31. 31
El jefe del grupo de proyección e implementación de software, asigna el
requerimiento a una persona o grupo de personas para que se encarguen de
realizar el desarrollo y construcción del sistema de información. De igual forma
se solicita el usuario Líder Funcional que va a ser el puente entre los
Desarrolladores de la Oficina de Telemática y la Unidad que solicita el
requerimiento. Para los desarrollos de software adquiridos por terceros, el
equipo de trabajo debe estar acompañando al contratista en todo el proceso de
desarrollo del proyecto a partir de la siguiente actividad.
Este el siguiente paso es el principal, donde se ligan del todo los sistemas de
información y el desarrollo tecnológico.
FORMATOS:
*Ámbito del Problema
* Requerimiento de la
* Acta de Asignación Unidad de Policía
Equipo de trabajo LEVANTAR * Identificación de
INFORMACIÓN eventos del
requerimiento
A
Figura 15. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 8
Se diligencian los formatos mencionados con el fin de conocer el proceso,
analizarlos y darle un alcance al sistema de información a construir; el objetivo
es satisfacer la necesidad plasmada en el requerimiento contribuyendo a
mejorar el funcionamiento de la Institución.
32. 32
A
FORMATOS:
*Especificaciones
DOCUMENTAR Y REALIZAR
caso de uso
CASOS DE USO *Arquitectura
Figura 16. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 9
Se realiza el esquema del caso del uso el cual describe los requisitos
potenciales de un nuevo sistema; proporcionando uno o más escenarios que
indican cómo debería interactuar el sistema con el usuario. Los formatos pintan
y explican los casos de uso, realizando tantos casos de uso como se
identificaron los eventos. También se debe diligenciar el formato de Arquitectura
donde se describe la necesidad técnica o requerimientos no funcionales
soportados por el grupo de desarrollo del software y los responsables de
administrar la red y las bases de datos de la Policía.
Esta arquitectura del software, viene afectando y diseñando directamente el
desempeño y funciones del sistemas de información, como estableciendo
cuáles son las responsabilidades de sus usuarios y quienes tendrán acceso a
este sistema.
33. 33
FORMATO:
REALIZAR * Modelo
MODELAMIENTO entidad-
ENTIDAD-RELACION relación
NO
Figura 17. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 10
Se diseña el modelo entidad relación a través de las herramientas licenciadas
de modelamiento de datos, el cual determina la integridad de las entidades y
permite ver de primera mano cómo va a ser la construcción del sistema.
VALIDAR MODELO FORMATO:
ENTIDAD-RELACIÓN Y/O * Validación
MODELO DE PROCESOS
Figura 18. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 11
El modelo se genera y se expone a un grupo que lo valida conformado por el
usuario funcional y el grupo de desarrollo asignado, donde se revisa y se hacen
las observaciones que haya a lugar; esta revisión queda registrada en el
formato de validación donde se especifica qué tipo de validación se hace. Esta
actividad es VALIDACIÓN DEL MODELO ENTIDAD RELACIÓN.
34. 34
NO
¿MODELOS SON
VALIDADOS?
SI
Figura 19. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 12
Si el modelo se valida satisfactoriamente se puede pasar a la siguiente
actividad “DISEÑAR Y CONSTRUIR EL PROTOTIPO” de acuerdo con las
especificaciones técnicas relacionadas en el formato “ARQUITECTURA”; si por
el contrario no se valida el modelo, este debe ajustar el modelo desde la
actividad “REALIZAR MODELAMIENTO ENTIDAD-RELACIÓN” justificando lo
que se debe mejorar en el formato de VALIDACIÓN.
FORMATO:
*Script- Tablas
DISEÑAR Y CONSTRUIR de base de datos
EL PROTOTIPO * Plantilla de
diseño
Figura 20. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 13
Se diseña todo el código fuente y se definen los objetos en la base de datos de
Desarrollo, identificando los requisitos originados en los formatos de “CASOS
DE USO”, centrado en una representación rápida de aquellos aspectos que son
35. 35
visibles para el usuario final como la interfaz para el usuario y la información de
salida; teniendo en cuenta las herramientas de desarrollo licenciadas con que
cuenta la Policía Nacional para iniciar esta actividad.
FORMATOS:
* Validación
* Pruebas del
VALIDAR PROTOTIPO Software.
* Comunicación
oficial.
Figura 21. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 14
El Prototipo se valida con el usuario funcional, presentándolo en ambiente de
pruebas y navegando sobre el prototipo para su aprobación o cambios al
mismo. El usuario debe diligenciar el formato de “VALIDACIÓN” de acuerdo al
tipo de validación que se realice "validación del desarrollador" y "validación del
usuario" especificando los cambios que se requieren. Dentro de esta actividad
es viable hacer pruebas sobre las validaciones que realiza el desarrollador
registrando la prueba en el formato “PRUEBAS DE EL SOFTWARE". Se debe
enviar a COEST3 el modelo del ícono del software que se publica en el
gestionador documental SharePoint llamado POLIRED, para que se revise y
ajuste a los estándares de imagen institucional.
3
Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas.
36. 36
ON
¿EL PROTOTIPO
SUFRIÓ 2
CAMBIOS?
SI
Figura 22. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 15
Si el prototipo se valida se debe realizar la actividad “DESARROLLO TOTAL
DEL PROTOTIPO” donde se termina el desarrollo del software para publicarlo
en producción. Si no se valida el prototipo se debe ir a la actividad “REALIZAR
AJUSTES AL PROTOTIPO”.
Informe de
REALIZAR AJUSTES ajustes
AL PROTOTIPO realizados.
B
Figura 23. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 16
El Grupo de desarrollo asignado realiza los ajustes finales que requiere el
prototipo e informa al usuario funcional los resultados de los ajustes.
37. 37
B
FORMATO:
DESARROLLAR EL Validación
2
PROTOTIPO TOTAL
Figura 24. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 17
Se complementa el prototipo para terminar el desarrollo, se hacen las
validaciones finales nuevamente en compañía de los usuarios, registrando la
información en el formato de validación.
FORMATOS:
* Pruebas del
Software
REALIZAR PRUEBAS
* Pruebas de
calidad
Figura 25. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 18
El desarrollador debe realizar pruebas con algunos usuarios, para verificar y
garantizar el funcionamiento del sistema de información, probando también el
ingreso de usuarios, permisos, formas, procedimientos, información.
Adicionalmente se debe relacionar las pruebas de calidad realizadas por el
Grupo de Calidad.
38. 38
* Comunicación oficial
creación de usuarios
DICTAR CAPACITACIÓN *Acta de Capacitación
AL USUARIO * Manual del Usuario
Figura 26. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 19
Se solicita la creación de usuarios al Grupo administración de recursos
tecnológicos. Luego se programa las capacitaciones sobre el manejo del
sistema de información donde se hace entrega del manual de usuario y se
formaliza en un Acta de Capacitación.
* Solicitud
Autorización para
PONER EN
puesta en
PRODUCCION
producción
* Manual Técnico
Figura 27. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 20
Se solicita por mesa de ayuda la instalación del ambiente de producción que
comprende bases de datos, red o conectividad, servidores de aplicaciones,
publicación en la POLIRED, con las mismas características del esquema de
pruebas para poner en marcha y habilitar el sistema de información a todos los
usuarios que intervienen en el proceso. Se realiza el manual técnico del nuevo
39. 39
sistema de información, esta solicitud debe ir con el visto bueno o el autorizado
del Jefe del Área.
Realizar entrega del
Manual Sistema de Información ACTA DE
técnico al Grupo de ENTREGA
Administración de
Software
Figura 28. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 21
Se realiza la entrega del sistema de información al Grupo de Administración y
soporte de recursos tecnológicos con acta de entrega anexando el manual
técnico, manual de usuario, acta de capacitación de los usuarios, solicitud de
autorización puesta en producción y una transferencia de conocimiento por
parte del Grupo de Desarrollo asignado hacia el funcionario que recibe el
software. El jefe de grupo debe supervisar que en la entrega del sistema de
información haya cumplido con todas las actividades del procedimiento y que se
encuentre documentadas en su respectiva carpeta.
40. 40
¿SISTEMA TIENE NO
AFECTACION 3
POR DERECHOS
DE AUTOR?
SI
C
Figura 29. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 22
Si el sistema de información desarrollado fue construido por funcionarios de la
policía o fue adquirido por terceros y dentro de los pliegos se determina sesión
de derechos patrimoniales sobre el software se debe ir a la actividad REALIZAR
REGISTRO DERECHOS DE AUTOR.
C
Comunicación REALIZAR
REGISTRO
DE
DERECHOS
oficial
DE
AUTOR
Figura 30. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 23
En este proceso los sistemas de información se deben Registrar en la Oficina
de Derechos de Autor del Ministerio del Interior. Los desarrolladores deben
enviar a la Oficina de Telemática los datos del sistema de información a
registrar, el CD-ROM con los fuentes ejecutables reportes, manuales,
41. 41
procedimientos y demás material que se desea registrar, así como las
constancias laborales de los autores del sistema. Para poder dar inicio a la
actividad el jefe de grupo debe emitir una comunicación oficial donde aprueba
realizar el registro de derechos de autor. La sesión de derechos patrimoniales
se aplica en los casos de compra de software desarrollado a la medida, de
acuerdo con lo establecido en el contrato.
DILIGENCIAR EL FORMULARIO FORMULARIO
DE REGISTRO DEL DE REGISTRO
SISTEMAANALIZAR DE SOFTWARE
SOLICITUD
Figura 31. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 24
Se diligencian los formularios para registrar los sistemas de información ante la
Dirección de Derechos de autor.
COMUNICACIÓN
DAR TRAMITE ANTE LA OFICIAL
DIRECCIÓN DE DERECHOS DE ENVIANDO
AUTOR FORMULARIOS
DE REGISTRO
Figura 32. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 25
Se radica oficio con formularios e información requerida para solicitar el
Certificado de Derechos de Autor.
42. 42
CERTIFIFICADOS
DE DERECHOS ENTREGAR CERTIFICADOS DE
DE AUTOR DERECHOS DE AUTOR
Figura 33. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 26
Se reciben los Certificados que garantizan la propiedad intelectual de los
sistemas de información desarrollados por la Policía Nacional. Estos
Certificados se deben guardar de forma segura como documentos de
conservación.
ENTREGA DEL BIEN A LOS
3 INVENTARIOS DE LA OFICINA
DE TELEMÁTICA
Figura 34. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 27
Se realiza el proceso de ingreso del bien a los inventarios de la Policía
Nacional.
RECEPCIONAR SOFTWARE COMUNICACIÓN
POR LA UNIDAD QUE OFICIAL
SOLICITÓ
Figura 35. Procedimiento “Desarrollar sistemas de información”, paso 28
43. 43
Se realiza el informe final relacionando las actividades realizadas, la descripción
del sistema de información, los usuarios con copia acta de capacitación,
responsable usuario funcional que debe dar soporte de primer nivel a sus
usuarios de su unidad y funcionario que soporte técnico para el mantenimiento
del sistema de información.
Este procedimiento es orientado hacia el diseño e implementación de la
tecnología, pero solo en los primero pasos se tiene en cuenta la esencia de los
sistemas de información gerencial para la toma de decisiones. Este elemento
reduce al sistema de información a una base de datos de información, el cual es
alimentado con datos, para alguien que debe analizarlo posteriormente.
Pero durante gran parte de su proceso luego de la implementación y puesta en
marcha del software, si este no tiene un puente de análisis o interpretación de la
información entre quien alimenta el sistema y quien toma la decisión. Es decir el
actuar humano de gestión del conocimiento no está presente para asesorar o
corregir durante el proceso.
1.3 Gestión de la toma de decisiones actualmente
Actualmente la Policía Nacional, cuenta con los 39 aplicativos que funcionan
como sistemas de información para tomar decisiones, sin embargo, a través de
esta investigación se pudo concluir que éstos funcionan como bases de datos,
44. 44
como antecedentes de cumplimiento de órdenes, mas no son utilizados como
herramientas para tomar decisiones trascendentales o estratégicas,
simplemente como control del día a día.
Durante el estudio se establecen cuatro tipos de sistemas de información para
tomar decisiones:
El tablero de control que modifica la asesoría de los dueños de los
procesos o quien tiene la responsabilidad de la actividad o tarea.
El software Suite Visión Empresarial (SVE), es el sistema de información
sobre el control de gestión de los indicadores de procesos, es el programa
en el cual se monta el cuadro de mando integral.
En situaciones propias del servicio de Policía por desórdenes públicos o
emergencias, la Oficina de Información Estratégica Policial INEPO.
Documentos para la toma de decisiones: estudio de planeación, concepto
de planeación, apreciación de inteligencia y memoria local y topográfica
(Policía Nacional de Colombia, 2008)
Estos son los cuatro sistemas de información que tiene principalmente la Policía
colombiana para que sus altos mandos tomen decisiones.
45. 45
1.3.1 El tablero de control. Las decisiones a que hace relación este
tablero son de tipo operativas y administrativas, principalmente de control del
día a día del desempeño de los procesos; por ejemplo: en lo operativo, el
número de capturas durante el día; en lo administrativo, el número de
demandas contra la institución; esta información tiene la característica de ser
muy detallada.
Este tablero de control a la fecha está en proceso de implementación y
perfeccionamiento, reemplaza la forma de cómo llega la información a los
directivos que deben tomar las decisiones. Anteriormente la información llegaba
a los directivos a través de la asesoría de los dueños de proceso, los asesores
de los Directores y Comandantes de las unidades.
Esto ocurre tanto en el nivel más alto de la jerarquía o nivel estratégico, donde
las oficinas asesoras, directores y comandantes de segundo y tercer nivel,
servían como interpretes de la información que requerían los altos mandos en
sus decisiones; al ser analizada la información por una persona diferente a
quien debe tomar las decisiones, podía ser mal interpretada o modificada en el
caso que no sea beneficiosa de quien la transfiere. Puesto que en algunas
ocasiones, quien la interpreta es el mismo que la administra o la produce.
La finalidad de este tablero de control es tener informado en tiempo real a los
altos mandos sin nadie quien sirva de intérprete, respetando principios de la
46. 46
información de confiabilidad, oportunidad, integridad, disponibilidad y
confidencialidad.
Está basado sobre la estructura orgánica actual, donde se consulta los
indicadores de gestión de cada unidad, estos se consultan a través de la Suite
Visión Empresarial SVE; su manipulación es a través de las tabletas Ipad, para
ser portadas en todo momento, con conexión a internet móvil.
La estructura vigente es la siguiente:
Figura 36. Estructura orgánica Policía
Fuente: Decreto 4222 de 2006, modificado por el Decreto 216 de 2010
47. 47
El cuadro de control hará seguimientos a las direcciones y oficinas asesoras, en
todo lo relacionado con los indicadores de gestión establecidos en el Cuadro de
Mando Integral CMI, según la formulación estratégica de la institución. Por el
momento se evalúan tres indicadores de procesos por unidad de acuerdo a su
misionalidad, tomando los colores de semáforo, por ejemplo capturas,
antecedentes, que sean relevantes a cada dirección.
Es creado y diseñado desde la Oficina de Telemática (OFITE), como ya hemos
mencionado quien direcciona la tecnología y los sistemas de información en la
Policía.
El tablero de control permite al mando, tener información total de qué resultados
tiene cada una de las unidades, al dar clic compara el lapso de tiempo actual
con el año anterior, además llega hasta las unidades desconcentradas, si es el
caso, hasta el nombre del funcionario, lugar geográfico y demás datos
detallados de la información que se quiera analizar.
Permite enlazar todas las bases de datos y sistemas de información de la
Policía, a través de los aplicativos. Facilita el acceso global a la información y
no aplicativo por aplicativo, estos se muestran en la tabla No.1 sistemas de
información de la Policía. Esta información es actualizada directamente en las
bases de datos transaccionales generando diferentes tipos de reportes según la
información requerida. Estas bases de datos se actualizan a diario, pero no es
48. 48
en tiempo real debido a que obedece a la carga de información por parte de las
unidades.
Este tablero de control de igual forma esta enlazado con la POLIRED4, de
donde se alimenta de información actualizada o publicada por las unidades
desconcentradas, o desde el nivel central.
Para todo esto se está desarrollando la política de información de la Policía a
nivel estratégico, con sus respectiva política de seguridad de la información, y
cubriendo todas las unidades desconcentradas en todo el territorio nacional.
Puesto que el tablero de control no se ha perfeccionado lo suficiente para ser
llevado a todos los niveles de despliegue de la Institución, las unidades deben
consultar los sistemas de información separadamente para obtener elementos
útiles para la toma de decisiones.
Como una herramienta de información que apoya la toma de decisiones, a nivel
táctico y operacional, los comandantes tienen acceso a los sistemas de
información, para la toma de decisiones operativas, a través de los diferentes
sistemas de información, donde aparecen las estadísticas, los indicadores
individuales de cada uno de sus procesos, reportes a las entidades públicas,
estadísticas de personal y la operatividad, en la siguiente tabla se puede
apreciar la diversidad de sistemas de información con que cuenta la Policía.
4
Intranet de la Policía Nacional
49. 49
Tabla 1. Sistemas de información de la Policía
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
Registra la recepción de llamadas por parte de los
Sistema de información para el
ciudadanos, despacho patrullas, control tiempos de
SECAC seguimiento y control de
llegada de las patrullas, generación de reportes e
atención a casos
interfaz estadística.
Registrar información respecto a los recursos
administrativos, logísticos, informáticos y del talento
humano utilizados para el servicio de policía en la
Sistema Estadístico de centro
SECAD modalidad de vigilancia.
automático de despacho
Adicionalmente este sistema genera estadística y
georreferenciación de los delitos y contravenciones que
se atienden en el servicio.
Sistema de información para la Registra información del proceso de incorporación al
admisión del talento humano personal que aspira a ingresar a la Institución
SIATH Sistema administración del Registra, controla y administra la información del talento
talento humano humano de la Policía Nacional
Registra y controla información de los bienes e
Sistema de información de
SIBIN inmuebles que se encuentra a cargo de las unidades de
bienes e inmuebles
policía a nivel nacional.
Registra la información de los bienes asignados por
Sistema de información para el
SICBI parte de la Dirección de Estupefacientes a la Policía
control de bienes incautados
Nacional
Sistema de información para la Registra y controla la información sobre las mediciones
SICLI
medición del clima laboral del clima institucional
Registra la información de la gestión policial que realizan
Sistema de planeación
SICOG las unidades de policía, comandos de departamento,
estratégica y control de gestión
oficinas asesoras, grupos especiales.
Registra la información de las denuncias y
Sistema de información de
SIDENCO contravenciones que hace la ciudadanía en cualquier
denuncias y contravenciones
centro de atención al ciudadano.
Sistema de información de
Registra y controla la información de fuentes humanas
SISEC seguridad ciudadana y red de
que suministran datos sobre hechos delincuenciales.
cooperantes
Registra y controla los permisos que se les otorgan a los
Sistema de seguridades para
SISEGA usuarios que utilizan las diferentes aplicaciones de la
los aplicativos
Policía Nacional.
Sistema de información para la
Registra la información de los suscriptores de la revista
SISUR suscripción de la revista de la
de la Policía Nacional
Policía Nacional
Registra y controla la información de los visitantes,
Sistema de información para el
SICOVI elementos y armamento que ingresan a las instalaciones
control de visitantes
de la Policía Nacional.
Registra y controla la información de donaciones y
Sistema de información
aportes de fundaciones y ONG’S a las viudas y
SIVIDE víctimas de la violencia y/o
huérfanos de Policías muertos o heridos en actos del
desastres naturales
servicio.
Sistema de información de Registra la información de las juntas médico laborales
SIJUME
juntas medico laborales que se realizan al personal de la Policía Nacional.
50. 50
Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación)
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
•Sistema de información de admisiones
• sistema de información para las actividades del área de
prevención
• Sistema de información para el control de requisas de
aeronaves
• Sistema de información para el control de combustibles
aeronáuticos
*SIASE *SICAP
• Sistema de información para el control de devolutivos
*SICAR *SICCA
• Sistema de información para el control de empresas
*SICOD *SICOP
Sistema de información para la • Sistema de información para el control de erradicación
*SIECI *SIEDU
gestión de operaciones de cultivos ilícitos
*SIENI *SIHOV
antinarcóticos • Sistema de información para la educación continuada
*SILAC *SIPET
• Sistema de información de enlaces internacionales
*SIPQUI *SISEA
• sistema de información para el control de horas de
*SISED
vuelo
• Sistema de información para lavado de activos
• Sistema de información para la pro eficiencia y
entrenamiento de tripulaciones
• Sistema de información para el control procesos
químicos
• Sistema de información servicios DIRAN
Sistema de información jurídico Registra los procesos disciplinarios de los funcionarios
SIJUR
para la Policía Nacional investigados en la Policía Nacional
Sistema de información de Registra la información de las actividades de secuestro,
SINTEL
inteligencia policial narcotráfico, contrabando y delitos contra la vida
Sistema de información para la Registra y controla los inventarios de los equipos de
SINVE administración de hardware y comunicación de voz, datos, equipos de cómputo y
software software.
Registra información criminal, antecedentes, gestión y
Sistema de información control de casos, bienes y archivo operacional.
SIOPER
operativo de antecedentes Personas, bienes, org. delincuenciales, órdenes de
trabajo
Sistema de información para la Registra la información de los Frentes de Seguridad,
SIPCO
Policía Comunitaria Policía Cívica Juvenil, escuelas de Seguridad Ciudadana
Registra y controla la información de las novedades y
Sistema de información plan
SIPDE dispositivo de la Fuerza Pública y los puestos de
democracia
votación durante los periodos electorales.
Registra la información de los reconocimientos de
Sistema de información para
SIPRE cesantías, prestaciones e indemnizaciones del personal
las prestaciones sociales
de la Policía Nacional.
Registra la información de los dignatarios y del personal
Sistema de información para la
SIPROD de la Policía Nacional que presta la seguridad a los
protección a dignatarios
mismos.
Sistema de información de Registra la información de las quejas y reclamos que la
SIQUER
quejas y reclamos ciudadanía denuncia a nivel nacional.
Sistema de información y
Registra la información de las quejas y reclamos que la
SISAC seguimiento en atención al
ciudadanía denuncia a nivel nacional.
ciudadano
Registra la información de los planes de necesidades de
Sistema de información plan de
SIPLAC las unidades y genera el plan de compras de la Policía
compras
Nacional.
Registra la información del personal que participa en los
Sistema de información para
SADAP diferentes apoyos y disponibilidades a las unidades de
las disponibilidades y apoyo
policía.
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Tabla 1. Sistemas de información de la Policía (continuación)
MÓDULOS DESCRIPCIÓN FUNCIÓN
Sistema de información de Registra información sobre el tráfico ilegal de especies
SITIES tráfico ilegal de especies silvestres flora y fauna que se ponen en conocimiento a
silvestres la Policía Nacional.
Sistema de información Registra y controla la información de los proveedores
SIKAR procesos contractuales kárdex que desean contratar por mínima cuantía con la Policía
de proveedores Nacional.
Registro histórico y control de asignación de las reservas
Sistema de información para la a los diferentes centros vacacionales con que cuenta la
SARCV administración de reservas en Policía Nacional a nivel país, así como informes
centros vacacionales estadísticos y control de facturas por concepto de
alojamiento.
Registra la información de la vida útil del parque
Sistema de información para la
SIGEA automotor que tienen asignados la Policía Nacional en
gestión del equipo automotor
todo el país
Registra y controla la información de todos los bienes
Sistema de información control
que se entregan en comodato o donados por otros
SICOI de bienes cooperación
países o entidades extranjeras al servicio de la Policía
internacional
Nacional
Sistema de información control Registra y controla los cambios y ajustes a los sistemas
SICCA
de cambios de información desarrollados en la Policía Nacional.
Registra y controla las órdenes dadas por el mando
Sistema de información para la
SIORD institucional para diferentes unidades de policía a nivel
administración de ordenes
nacional.
Sistema de información de
Registra la información estadística de los delitos y
SIEDCO estadística delincuencial,
contravenciones ocurridos a nivel nacional
Contravencional y operativa
Sistema de información de
Registra la información sobre el control de la dotación
SIFAC facturación para la Policía
que la Policía Nacional asigna a los funcionarios
Nacional
Sistema de información de
Registra información de los requisitos y funciones de los
SIFRE funciones y requisitos para los
cargos que se desempeñan en la Policía Nacional.
cargos
Registra y controla la información referente al proceso
Sistema de información para la
SIGAC académico que lleva en las diferentes escuelas de
gestión académica
formación y especialidades de la Policía Nacional
Sistema de información Registra la información de hechos trascendentales e
SIGEP
geográfico estratégico policial importante que ocurren a nivel nacional
A través del Sistema Único de Seguridad y Emergencias 123, se maneja el
sistema SECAD5, para sacar la estadísticas delincuenciales, además de las
salas CIEPS6. Esto permite a los comandantes de las unidades
desconcentradas, sin poseer aun el tablero de control, tener información para la
toma de decisiones y poder plantear sus estrategias y actividades diarias, e
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Sistema Estadístico de Centro Automático de Despacho
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Centro de Información Estratégica Policial
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igualmente la información que requiera de los aplicativos antes expuestos. En el
nivel central son gestionados estos aplicativos por la Oficina de Información
Estratégica Policial (INEPO).
Beneficios y Ventajas del tablero de control. Articula todos los sistemas de
información actuales de la Policía, permite un espectro más amplio para
articular todos los ámbitos del servicio y ligar información de forma general
hasta lo particular, para tomar una decisión.
Evita la interpretación de terceros de los hechos que muestran las cifras,
alcanzando un criterio más claro de los resultados de cada unidad.
El nivel de detalle de la información es tan amplio que si debe contactar a quien
fue el actor principal de un hecho, lo puede hacer en el momento, teniendo
información de primera mano.
Potencia el sistema de calidad con la misionalidad, puesto que todas las
consultas son basadas en la información que produce el sistema reflejado en
sus indicadores, los cuales dan cumplimiento a políticas, planes de acciones,
planes de mejoramiento y planes de manejo de riesgos.
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1.3.2 Suite Visión Empresarial SVE®. Como proyecto de fortalecimiento
del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional a través de la Oficina de
Planeación adelantó la adquisición e implementación del Software Suite Visión
Empresarial SVE®, como un elemento constitutivo del proyecto que hace
posible la automatización de la gestión en términos de los procesos y la
estrategia, permitiendo la integración de los sistemas de información utilizados
por la Institución, como igualmente tareas que se venían haciendo en forma
manual; ahora el seguimiento y control en tiempo real. Asimismo, facilita a los
intervinientes en los procesos: dueños, responsables y ejecutores, desde
cualquier lugar, sustentar sus desempeños y ejercer controles de acuerdo con
su rol y competencia (Oficina de Planeación Policía Nacional, OFPLA, 2011).
Es decir que sirve como un sistema de información gerencial para la toma de
decisiones estratégicas y el control del desempeño de estas, además de sus
tareas, consultas e históricos de todas las tareas relacionadas, permite hacer
comparaciones del desempeño de los procesos e indicadores a través de
fechas, horas, lugares y unidades. Por lo tanto seria una herramienta óptima y
eficaz para la formulación estratégica de la institucional y como sistema de
información gerencial. Pero por el momento no es una herramienta eficaz para
la toma de decisiones por falta de decisión y contundencia de la institución en
adoptarla.
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• Mapa Estratégico • De acción • Procesos • Acciones:
Cuadro de Mando • Manejo riesgos • Procedimientos preventivas,
Integral - CMI correctivas de
• Matriz operacional • Formatos
• Indicadores mejora
• Otros proyectos • Guías
• Metas
Indicadores Planes Documentos Mejoras
• Programas de • Identificar, • Programación,
Auditoría documentar, medir, documentación y
• Auditorías controlar, seguimiento a las
• Revisiones monitorear el riesgo reuniones y
Gerenciales compromisos
Gestión del
Verificaciones Reuniones
Riesgo
Figura 37. Funcionalidades y módulos SVE
Fuente: Presentación beneficios SVE Oficina de Planeación
Actualmente las decisiones son tomadas por comunicaciones y asesorías de los
dueños y responsables de procesos, pero en gran parte no son basadas en los
sistemas de información, es decir que estos sistemas de información no son
manipulados por quienes deben tomar las decisiones, sino por subalternos
quienes administran directamente estos sistemas, es por ello que este sistema
alimenta el tablero de control, para que esta información sea consultada
directamente por quien debe tomar la decisión.
Algunas veces quienes asesoran las decisiones son los responsables de las
falencias en los procesos, que además no consultan todo el tiempo estos
sistemas de información y asesoran a criterio y percepción.
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Es un Software que cuenta con dos (2) soluciones que se complementan para
apoyar la gestión estratégica a través de Balanced ScoreCard, y la gestión de
procesos a través del Sistema de Gestión de la Calidad. Esta herramienta
adquirida por la Institución, con licencias ilimitadas, permite su operación desde
la intranet o Polired; brinda apoyo en la definición de tareas, cuenta con un
excelente sistema de almacenamiento, control, análisis y seguimiento de
incidentes y no conformidades detectadas en la operación diaria.
Es una solución software que permite optimizar el desempeño de la Institución y
aumentar su ventaja competitiva, a través de la integración del Sistema de
Gestión en una sola Suite, garantizando la centralización de la información,
facilitando los procesos de toma de decisiones y promoviendo el seguimiento y
el control para el mejoramiento continuo.
La Policía Nacional adquirió dos funcionalidades de la Suite Visión Empresarial
SVE ®:
Visión Empresarial® - Balanced ScoreCard
Visión Empresarial® - Sistema de Gestión de Calidad
Definición y Concepto. Es una solución software que permite evidenciar al
interior de una organización la existencia de un Sistema de Gestión Estratégica,
diseñado bajo la metodología del Balanced ScoreCard, define el Mapa
Estratégico con los elementos propios del Modelo (Perspectivas, Objetivos
