Inquire para Excel 2013

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Artículos en el blog de Windows Técnico dedicados a Inquire para Excel 2013. Más información en http://www.elladodelmal.com

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Inquire para Excel 2013

  1. 1. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 1 Inquire para Excel 2013 Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013 By Almudena Martínez-Cabrera on January 3rd, 2014 El complemento Inquire o Consulta para Excel 2013 es una herramienta que permite analizar y revisar los libros de trabajo y hojas de cálculo, sacar vínculos entre ellos, detectar incoherencias o problemas, fórmulas inválidas y comparar archivos .xlsx para encontrar diferencias. A continuación se presentan los pasos a seguir para poder habilitar este complemento en Excel y poder utilizarlo. Habilitar Inquire en Excel Inquire se instala con Excel 2013, simplemente hay que activar su uso siguiendo los pasos que se exponen a continuación: 1. Se accede al menú Archivo -> Opciones que se encuentra en la parte inferior de la columna izquierda que aparece en la ventana, tal y como se muestra en la Figura 1. Figura 1: Opciones de Excel. 2. Dentro de la ventana de Opciones de Excel, en la columna izquierda se selecciona el enlace denominado Complementos. Aparecerá en la parte inferior un menú desplegable bajo el nombre: Administrar. Se selecciona la opción Complementos COM y a continuación se pulsa Ir…, como refleja la Figura 2. Figura 2: Ventana de Administrador de Complementos de Excel. 3. En la ventana denominada Complementos COM, aparece una lista de Complementos disponibles. Se selecciona la opción Inquire marcando la casilla que aparece como un recuadro a la izquierda y se pulsa en Aceptar.
  2. 2. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 2 Figura 3: Ventana Complementos COM desde donde se puede instalar Inquire. Una vez completadas las indicaciones anteriores, en la cinta de opciones aparece una nueva pestaña denominada INQUIRE, correspondiente al complemento adjuntado. Figura 4: Aspecto general de Inquire. Las acciones que permite realizar el complemento Inquire se detallan a continuación: Análisis de libro En esta ventana se pueden seleccionar los Elementos que se pueden analizar de la hoja de cálculo en la parte izquierda y en la parte derecha aparecen los Resultados correspondientes. Además, los datos seleccionados se pueden Exportar en un fichero aparte tipo Excel. En la Figura 5 se visualiza el aspecto de esta funcionalidad. Figura 5: Análisis de libro con Inquire. Los Elementos están clasificados en seis grupos: • Resumen: Síntesis de la información contenida en el libro. • Libro: Información de vínculos entre libros de cálculo y datos. • Fórmulas: Referencias y agrupaciones por tipos de valores, etcétera. • Celdas: Agrupación por tipos de constantes, entradas usadas o no usadas, etcétera. • Intervalos: Filas y columnas ocultas, elementos con nombre sin errores y con errores. • Advertencias: Errores detectados. Relación de libro A través de esta ventana, el complemento permite mostrar las relaciones existentes entre diferentes archivos mediante diagramas. Esto es muy útil cuando las celdas toman referencias de libros o archivos externos, ya que permite ver de manera sencilla su origen y vínculo. Figura 6: Relación de libro con Inquire. Relación de hoja de cálculo Su funcionalidad es similar a la de la “Relación de libro”, pero en este caso los vínculos son únicamente los existentes en la hoja de cálculo del fichero.
  3. 3. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 3 Figura 7.Relación de hoja de cálculo con Inquire. Relación entre celdas Esta es muy similar a las anteriores, pero únicamente presenta los vínculos de la celda seleccionada previamente. Es muy útil en fórmulas que emplean varios datos contenidos en la misma hoja de cálculo. Figura 8: Relaciones de celda con Inquire. Comparar archivos Esta funcionalidad permite ver las diferencias entre celdas y hojas de cálculo de dos libros de Microsoft Excel. Las diferencias encontradas se clasifican por códigos de colores en una gráfica resumen. Figura 9: Comparar archivos con Inquire. Limpiar el exceso de formato de celda Cuando se detecta que un archivo Excel es muy pesado, es muy útil revisar el formato de las celdas y eliminar el exceso de formato de éstas para minimizar el tiempo de carga de dicho fichero. Gracias a esta herramienta es posible limpiar el fomato de celdas que no se esté utilizando. Figura 10: Limpiar el exceso de formato de celda con Inquire. Contraseñas del libro El complemento Inquire permite importar, modificar, eliminar y agregar contraseñas en el libro de Excel para protegerlo.
  4. 4. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 4 Figura 11: Administrador de contraseñas de Inquire. Ayuda La ayuda que presenta Inquire es la estándar de Excel, pero orientada a este complemento. Gracias a ella el usuario podrá observar las diferentes funcionalidades que presenta Inquire. En próximos post se mostrarán con más detalle algunas de estas funcionalidades, aplicadas a ejemplos reales. Desde Windows Técnico se sugiere la suscripción al canal RSS de Windows Técnico para estar al día de las novedades concernientes a noticias de seguridad y/o productos Microsoft. Inquire 2013. Relación de libros y de hojas de cálculo By Almudena Martínez-Cabrera on June 17th, 2014 En la entrada anterior “Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013” se presentaban las diferentes funcionalidades y opciones que ofrece la herramienta. En esta entrada se describe el funcionamiento y se muestran algunas de las prestaciones del complemento Inquire de Excel 2013 mediante un ejemplo práctico. Las funcionalidades de Inquire que se muestran en esta entrada son: • Relación de libro: permite mostrar mediante diagramas las relaciones existentes entre los diferentes archivos a partir de los cuales se compone el fichero Excel. • Relación de hoja de cálculo: permite mostrar de manera gráfica los vínculos existentes entre las hojas de cálculo del fichero. La Figura 1 muestra el contenido de la hoja de cálculo “Empleados” de un fichero Excel denominado “Contabilidad 2012.xlsx” en el que se ha importado una tabla que contiene los datos de los empleados de una empresa mediante un fichero de base de datos. En ella aparecen resaltadas las opciones que se van a utilizar como ejemplo de caso práctico. Figura 1 . EXCEL: Contabilidad 2012 -> Empleados. Ejemplo de relación de libro El complemento Inquire, permite observar las referencias que utiliza el libro de Excel seleccionando la opción Relación de libro. El diagrama resultante se muestra en la Figura 2, donde se presenta que el archivo denominado “Contabilidad 2012.xlsx” contiene información referente al archivo de base de datos “Empresa_Mixta.mdb”, que es el que contiene los datos de los empleados
  5. 5. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 5 de la empresa que aparecen en la hoja de “Empleados” de la Figura 1. Figura 2 . EXCEL: Inquire -> Relación de libro. Ejemplo de relación de hoja de cálculo El archivo “Contabilidad 2012.xlsx” contiene tres hojas más referentes a los gastos, ingresos y beneficios del año 2012, desglosados por meses. El contenido de estas hojas se muestra en las Figuras 3, 4 y 5. Figura 3 . EXCEL: Contabilidad 2012 -> Gastos 2012. Los gastos del año 2012 aparecen detallados en la Figura 3 por meses y se representa el total como la suma de los servicios, las nóminas y otros desembolsos. Figura 4 . EXCEL: Contabilidad 2012 -> Ingresos 2012. Los ingresos aparecen reflejados en la Figura 4 como el resultado de la suma de los alquileres y las ventas para cada uno de los meses del año 2012. Figura 5 . EXCEL: Contabilidad 2012 -> Beneficios. En la Figura 5 se presentan los beneficios adquiridos en cada uno de los meses, calculados como la diferencia entre los ingresos y los gastos. La relación existente entre las hojas de cálculo del archivo se extrae mediante la opción Relación de Hojas de Cálculo y el resultado se muestra en la Figura 6.
  6. 6. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 6 Figura 6 . EXCEL: Inquire -> Relación de Hojas de Cálculo. En la Figura 6 se reflejan las dependencias de cada una de las hojas. Las hojas de “Empleados”, “Gastos 2012”, “Ingresos 2012” y “Beneficios 2012” están vinculadas mediante el fichero que las contiene denominado “Contabilidad 2012.xlsx”. Además, se observa que, a diferencia de otras hojas, “Beneficios 2012”, depende directamente de “Gastos 2012” y de “Ingresos 2012”, como se puede verificar en la Figura 5. Figura 7 . EXCEL: Inquire -> Relación de Hojas de Cálculo -> Resaltar dependientes. En hojas de cálculo más complejas, puede ser de gran utilidad destacar las dependencias entre ellas gráficamente. En la Figura 7 se resalta esta característica para el ejemplo anterior, es el caso de la hoja “Beneficios 2012”, donde se comprueba lo comentado anteriormente. Para configurar esta opción, basta con seleccionar en el gráfico la hoja que se desea y pulsando sobre el botón derecho del ratón aparece un menú desplegable para seleccionarla. Además, Inquire también permite resaltar los datos precedentes existentes en las hojas de cálculo. En la Figura 8 se muestra el resultado de aplicar esta característica sobre la hoja de “Beneficios 2012”, a la que le preceden las hojas de “Gastos 2012” y de “Ingresos 2012”, que a su vez están vinculadas al archivo “Contabilidad 2012.xlsx”. La manera de configurar esta opción es igual que en el caso de resaltar dependencias, pulsando el botón derecho del ratón y seleccionando la opción correspondiente del menú desplegable. Figura 8 . EXCEL: Inquire -> Relación de Hojas de Cálculo -> Resaltar precedentes. En los siguientes post se mostrarán ejemplos de las otras funcionalidades que presenta la herramienta Inquire para Excel 2013. Desde Windows Técnico se sugiere la suscripción al canal RSS de Windows Técnico para estar al día de las novedades concernientes a noticias de seguridad y/o productos Microsoft.
  7. 7. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 7 Inquire 2013. Análisis de libros Excel By Almudena Martínez-Cabrera on July 2nd, 2014 En los post anteriores: · Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013 · Inquire 2013. Relación de libros y de hojas de cálculo Se presentaron varios ejemplos de aplicación de la herramienta Inquire para Excel 2013, referentes a la instalación de la herramienta y a la extracción de información a través de relaciones entre libros y hojas de cálculo: En este post se describe el funcionamiento de la opción Análisis de libro de Inquire mediante un ejemplo práctico. Recordando las prestaciones que implementa esta funcionalidad presentadas en la entrada “Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013”, estaban las de seleccionar los Elementos que se pueden analizar de la hoja de cálculo, tales como resumen, libro, fórmulas, celdas, intervalos y advertencias, así como listar los Resultados correspondientes. Además, los datos seleccionados se pueden exportar en un fichero aparte tipo Excel. Ejemplo de análisis de libro La opción de Análisis de Libro permite listar los tipos de elementos deseados del libro de Excel sobre el que se está trabajando y exportar los resultados a otro fichero Excel a modo de resumen. Figura 1 . EXCEL: Inquire -> Relación de libros. Para ejemplificar esta funcionalidad, se utiliza un archivo denominado “Resumen.xlsx”, en el que se calculan los gastos, ingresos y beneficios obtenidos en los años 2012 y 2013 a partir de los datos de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, que a su vez dependen de un fichero de base de datos “Empresa_Mixta.mdb”. El archivo “Contabilidad 2013.xlsx” es similar al archivo “Contabilidad 2012.xlsx” que se presentó en la entrada anterior, en este caso incluye los datos actualizados para el año 2013. Las referencias que utiliza este archivo de ficheros externos se muestran en la Figura 1, extraídas mediante la funcionalidad Relación de libro de Inquire. En la figura se observa que “Resumen.xlsx” utiliza datos directamente de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, que a su vez utilizan el fichero de base de datos “Empresa_Mixta.mdb” para obtener el listado de empleados de la empresa. El contenido del fichero “Resumen.xlsx” son tres hojas de cálculo, “Gastos”, “Ingresos” y “Beneficios”, que se muestran en las Figuras 2, 3 y 4.
  8. 8. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 8 Figura 2. EXCEL: Resumen -> Gastos. En la Figura 2 aparece representada la hoja de cálculo del resumen de gastos de los años 2012 y 2013. Las columnas “Servicios”, “Nóminas” y “Otros” son el resultado de la suma correspondiente de los mismos datos de las hojas de gastos de los años 2012 y 2013 de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. La columna denominada “Total”, representa la suma de las tres columnas anteriores, obteniendo así el gasto total mensual de los dos años. Figura 3 . EXCEL: Resumen -> Ingresos. La Figura 3 muestra el resumen de los ingresos obtenidos en los años 2012 y 2013. Al igual que en los gastos, las columnas denominadas “Alquiler” y “Ventas” son el resultado de sumar los datos correspondientes de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. La columna denominada “Total” muestra el resultado de la suma de las dos columnas anteriores, obteniéndose los ingresos totales desglosados por meses. Figura 4 . EXCEL: Resumen -> Beneficios. La Figura 4 refleja el resumen de los beneficios obtenidos en los años 2012 y 2013, que en este caso se calcula mediante la diferencia entre ingresos y gastos, tomando los datos de las hojas de cálculo del fichero “Resumen.xlsx”, tal y como se ha realizado de manera idéntica en los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. El Análisis de libro permite seleccionar los Elementos que se quieren listar y que aparecerán en la ventana de Resultados. En la imagen que se muestra a continuación, se listan las Fórmulas que tienen Referencias a libros externos. Como se observa en la ventana de Resultados, aparece información de los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, cuyos datos se han utilizado para editar el nuevo documento denominado “Resumen.xlsx”, tal y como se ha explicado anteriormente.
  9. 9. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 9 Figura 5 . EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Fórmulas. Inquire permite exportar los datos obtenidos de este análisis a un fichero Excel independiente. Para ello, una vez seleccionados los elementos que se desean analizar, se selecciona la opción Exportación a Excel… y se obtiene el fichero que se muestra en la Figura 6, que tiene exactamente los datos obtenidos en la pantalla de Resultados de la Figura 5 y además, incorpora automáticamente una columna para realizar anotaciones. Figura 6 . EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Exportación a Excel. La herramienta Análisis de Libro de Inquire es de gran utilidad cuando los archivos Excel poseen hojas ocultas, ya que permite obtener un listado de las hojas que se encuentran en este estado, como se muestra en el siguiente ejemplo. Para ver otro ejemplo de aplicación, se utiliza ahora el fichero “Contabilidad 2013.xlsx”, que contiene las mismas hojas que el archivo “Contabilidad 2012.xlsx” pero con los datos actualizados para el año 2013 y además contiene una hoja oculta de exempleados. Mediante la opción de Análisis de Libro de Inquire, se marca la opción Elementos -> Libros -> Hojas ocultas y en la pantalla de Resultados de la Figura 7 aparece la única hoja oculta que existe en este caso. Figura 7 . EXCEL: Inquire -> Análisis de libro -> Libro. Para visualizar el contenido de la hoja oculta, se selecciona el botón derecho del ratón sobre la barra horizontal inferior donde aparecen los nombres de las hojas de cálculo del fichero, se pulsa la opción Mostrar… y a continuación aparece una ventana con el listado de las hojas que se encuentran ocultas, como se representa en la Figura 8. En este caso, se escoge la hoja denominada “ExEmpleados” y ya estaría disponible la visualización de su contenido, tal y como se muestra en la Figura 9. Figura 8 . EXCEL -> Mostrar.
  10. 10. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 10 Figura 9 . EXCEL: Hoja oculta: ExExpleados. En los próximos post, se ejemplificarán más funcionalidades del complemento Inquire de Excel 2013. Desde Windows Técnico se sugiere la suscripción al canal RSS de Windows Técnico para estar al día de las novedades concernientes a noticias de seguridad y/o productos Microsoft. Inquire para Excel 2013: Relaciones entre celdas By Almudena Martínez-Cabrera on August 18th, 2014 En los post anteriores: Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013 Inquire 2013. Relación de libros y de hojas de cálculo Inquire 2013. Análisis de libros Excel Se presentó la herramienta Inquire desde el principio, incluyendo la instalación, y su utilidad cuando se usa al relacionar libros y hojas de cálculo, así como cuando se realizan análisis de libros. En este post se describe el funcionamiento de la opción Relación entre celdas de Inquire mediante un ejemplo práctico. Ejemplo de relación de celdas La opción de Inquire de Relación entre celdas permite obtener las celdas dependientes y precedentes que se utilizan para efectuar diferentes cálculos en las hojas del libro de Excel y poder mostrar esos vínculos de manera gráfica. Para ejemplificar esta funcionalidad, se utiliza el fichero “Resumen.xlsx”, empleado en anteriores post para mostrar las posibilidades que ofrece este complemento de Excel. Este archivo está compuesto por tres hojas de cálculo, “Gastos”, “Ingresos” y “Beneficios”, calculados a partir de los datos correspondientes de los libros “Contabilidad 2012.xslx” y “Contabilidad 2013.xlsx”. Figura 1. EXCEL: “Resumen.xlsx”. El ejemplo que se muestra a continuación se basa fundamentalmente en el análisis de las celdas contenidas en la hoja de “Beneficios”, obteniéndose éstos mensualmente como la diferencia entre los ingresos y los gastos de los años 2012 y 2013 conjuntamente, tal y como se muestra en la Figura 1. Además, en
  11. 11. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 11 la imagen aparece resaltado en rojo el total de los beneficios obtenidos en esos dos años, calculado como la suma de los beneficios mensuales individuales. Para mostrar esta opción de Inquire, se selecciona la celda de la que se quieren mostrar las relaciones con otras celdas y se pulsa sobre la opción Relación entre celdas. En el caso que se muestra a continuación se ha escogido la celda B2 para mostrar esta funcionalidad y el resultado obtenido se presenta en la Figura 2, en el que se han resaltado las celdas dependientes en azul y las celdas precedentes en rojo para la celda B2. Figura 2. EXCEL: Inquire -> Relación entre celdas: B2. El resultado mostrado en la celda B2 es el correspondiente a los beneficios obtenidos para el mes de enero de los años 2012 y 2013 juntos. Como se ha comentado anteriormente, el beneficio se obtiene como la diferencia entre los ingresos y los gastos, de manera que las celdas precedentes marcadas en rojo son las de ingresos y gastos de las otras hojas del libro de Excel para el mes de enero. A su vez se muestran también las celdas precedentes de los ingresos y gastos; los gastos calculados como la suma de las columnas de “Servicios”, “Nóminas” y “Otros” desembolsos y los ingresos como la suma de los “Alquileres” y “Ventas”, tal y como se describió en un post anterior. En la imagen además aparecen resaltadas en azul las celdas dependientes de la celda B2, que son la B15 que es el total de todos los beneficios obtenidos y todas las celdas que contribuyen a este resultado final. Además de obtener estas relaciones entre celdas de forma gráfica, Excel permite visualizarlas en las propias hojas de cálculo. Para ello, debe estar habilitada la opción correspondiente para Mostrar opciones para este libro. Accediendo al siguiente menú Archivo -> Opciones -> Avanzadas - > Mostrar opciones para este libro, Excel permite seleccionar entre dos opciones para objetos. En este caso es necesario que esté marcada la opción Todo para realizar este tipo de acciones, como se observa en la Figura 3. Figura 3. EXCEL: Opciones -> Avanzadas -> Mostrar opciones para este libro. El siguiente paso es marcar la celda sobre la que queremos mostrar las relaciones, que en este caso es la misma que en el ejemplo gráfico, la B2. En la barra horizontal superior de Excel se accede
  12. 12. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 12 al menú Fórmulas, que permite Rastrear precedentes y Rastrear dependientes. Seleccionando las dos opciones anteriores para la celda B2, se obtiene lo siguiente: Figura 4. EXCEL: Celdas precedentes y dependientes en hoja de cálculo. La flecha representada en azul muestra las celdas dependientes de la actual que son todas aquellas que contribuyen al total de los beneficios obtenidos y la línea discontinua muestra las precedentes, que en este caso hacen referencia a otras hojas de cálculo, como se describió anteriormente. En post siguientes se continuará mostrando más ejemplos del complemento Inquire. Desde Windows Técnico se sugiere la suscripción al canal RSS de Windows Técnico para estar al día de las novedades concernientes a noticias de seguridad y/o productos Microsoft. Inquire para Excel 2013: Limpieza de formato, comparación de archivos, y gestión de contraseñas By Almudena Martínez-Cabrera on August 28th, 2014 En los post anteriores: Instalación y resumen del complemento Inquire de Excel 2013 Inquire 2013. Relación de libros y de hojas de cálculo Inquire 2013. Análisis de libros Excel Inquire 2013. Relación entre celdas Se presentó la herramienta Inquire desde el principio, incluyendo la instalación, y su utilidad cuando se usa al relacionar libros y hojas de cálculo, así como cuando se realizan análisis de libros y relaciones entre celdas. En este post se describe el funcionamiento de las opciones Comparar archivos, Limpiar exceso de tamaño de celda y Contraseñas del libro de Inquire mediante ejemplos prácticos. Ejemplo de comparación de archivos Mediante esta opción, Inquire permite comparar dos libros de Excel en la misma pantalla para poder obtener las diferencias existentes entre las hojas de cálculo, libros de trabajo, entre celdas, etcétera.
  13. 13. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 13 Figura 1. EXCEL: Inquire -> Comparar archivos. Para ejemplificar esta funcionalidad, se utilizan los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, cuya estructura de hojas de cálculo es la misma en ambos, únicamente lo que cambia son los datos correspondientes a cada año. Para poder llevar a cabo este proceso, ambos archivos deben estar abiertos. Sobre uno de los archivos, en la pestaña de Inquire se selecciona la funcionalidad Comparar archivos y aparecerá un menú que permite elegir los libros de Excel que se desean comparar, tal y como se muestra en la Figura 1. En este caso se escogen los archivos “Contabilidad 2012.xlsx” y “Contabilidad 2013.xlsx”, se pulsa sobre la casilla Comparar y aparece una pantalla nueva tal y como se presenta en la Figura 2. Figura 2. EXCEL: Inquire -> Pantalla de comparación de archivos. En la parte superior de la Figura 2 aparecen las hojas de cálculo de cada uno de los archivos a comparar. En la parte inferior aparecen representados por código de colores y a modo de resumen las diferencias encontradas agrupadas por tipos de datos seleccionados y en dos tipos de formatos: tabla y gráfico. Ejemplo de limpieza de formato de celda La opción de Limpiar exceso de formato de celda permite eliminar el exceso de formato de aquellas celdas que no están en uso y con ello se consigue disminuir enormemente el tamaño del archivo y mejorará la velocidad de Excel para archivos muy pesados. Para limpiar el exceso de formato de celda hay que acceder al menú Inquire -> Limpiar exceso de formato de celda. A continuación aparecerá la pantalla que se muestra en la Figura 3 en la que se puede seleccionar entre Todas las hojas u Hoja activa. Figura 3. EXCEL: Inquire -> Limpiar el exceso de formato de celda. Una vez seleccionada la opción deseada, se hacen efectivos los cambios y se finaliza el proceso de limpieza de formato de celda. Ejemplo de administración de contraseñas Si se utiliza Inquire para analizar o comparar archivos que están protegidos con clave, se necesita agregarlas a la lista de contraseñas de Inquire para que se pueda abrir el
  14. 14. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 14 archivo del libro correspondiente. Para incluir estas contraseñas, se debe acceder al menú Contraseñas de libro de Inquire. Las claves se guardan en el equipo y están cifradas. A continuación se muestra un ejemplo en el que se comparan dos libros que están protegidos, “Contabilidad 2012_P” y “Contabilidad 2013_P”, cada uno con una contraseña diferente. Si se intentara realizar la comparación de los archivos anteriores (omitiendo esta opción), desde el archivo “Contabilidad 2013_P.xlsx”, el programa intentaría abrir el otro fichero con el que se calculan las diferencias: “Contabilidad 2012_P.xlsx”. Al no conocer su contraseña, el programa devolvería el mensaje de error que se muestra en la Figura 4, y a continuación, solicitaría la contraseña del archivo, como se refleja en la Figura 5. Figura 4. EXCEL: Inquire: Mensaje de error por desconocimiento de la contraseña del libro. Figura 5. EXCEL: Inquire: Mensaje solicitando contraseña del libro. Para poder realizar la comparación de estos libros es necesario conocer las contraseñas de cada uno de ellos, por lo que almacenarlas mediante la opción de Inquire: Contraseñas de libro es una opción que permite que el proceso de autenticación como administradores de los archivos se simplifique, ya que no es necesario introducir las contraseñas correspondientes cada vez que se quiere realizar un análisis comparativo de archivos, como se muestra a continuación. Figura 6. EXCEL: Inquire: -> Administrador de Contraseñas. Para almacenar las contraseñas de los archivos, se accede al menú que se encuentra en la parte superior de la pantalla de Excel Inquire -> Contraseñas de libro y se pulsa la casilla de Agregar…. A continuación aparece una ventana para introducir la contraseña con la que están protegidos cada uno de los archivos y una descripción. Este proceso debe hacerse para todos los archivos que se quieren comparar, en este caso únicamente se ha realizado dos veces, para los ficheros de contabilidad de los años 2012 y 2013, pero si se tuvieran más archivos de contabilidad referentes a otros años y se desearan comparar por parejas, habría que realizar este proceso con todos ellos. Una vez completados los datos, se hacen efectivos los cambios y ya se podrían realizar las comparaciones deseadas sin tener que introducir las contraseñas cada vez que se realiza una comparación nueva, tal y como se
  15. 15. May 30th, 2015 Published by: Chemai64 Created using Zinepal. Go online to create your own eBooks in PDF, ePub, Kindle and Mobipocket formats. 15 ha indicado en el apartado de Comparación de archivos. Con este post finalizan las entregas realizadas acerca del complemento Inquire. Desde Windows Técnico se sugiere la suscripción al canal RSS de Windows Técnico para estar al día de las novedades concernientes a noticias de seguridad y/o productos Microsoft.

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