Manejo Base Datos

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Manejo Base Datos

  1. 1. BASES DE DATOSUna base de datos es un “almacén” que nos permiteguardar grandes cantidades de información de forma organizada. EDWARD FABIAN GUATAVITA NUÑEZ CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO 04/04/2011
  2. 2. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  QUE ES UNA BASE DE DATOSEs un conjunto de información o datos que pertenecen al mismo contexto y se encuentranalmacenados se una forma ordenada para su uso. Ejemplo: inventario de productos de unalmacén, una agenda, lista de estudiantes y una biblioteca…etc.En el ambiente informático, esta información se encuentra organizada en tablas, cada unadividida en filas y columnas, solo que en este caso, las filas se conocen como registros y lascomunas en campos.  Tabla: Es en donde se encuentra almacenada la información en forma de registros (filas) y campos (columnas). Cada tabla almacena datos referentes a un tema en común y son la estructura elemental en un sistema administrador de bases de datos.  Campo: Es la parte de la tabla conocida como columna, es donde se encuentra el nombre del tipo de información que ha de ser escrita allí. Ejemplo: nombres, apellidos, edad, código, teléfono etc.  Registro: Es la parte de la tabla conocida como fila, es donde se encuentra los datos referentes a un ente de la tabla (los datos de un empleado, los datos de un producto, una transacción bancaria, etc.) en donde, en cada campo, se ingresa el dato pedido por el mismo.  CARACTERISTICAS  Independencia lógica y física de los datos.  Redundancia mínima.  Acceso concurrente por parte de múltiples usuarios.  Integridad de los datos.  Consultas complejas optimizadas.  Seguridad de acceso y auditoría.  Respaldo y recuperación. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  3. 3. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS Control sobre la redundancia de datos. Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. Esto hace que se desperdicie espacio de almacenamiento, además de provocar la falta de consistencia de datos. Consistencia de datos. Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. Si un dato está almacenado una sola vez, cualquier actualización se debe realizar sólo una vez, y está disponible para todos los usuarios inmediatamente. Compartición de datos. En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. Pero en los sistemas de bases de datos, la base de datos pertenece a la empresa y puede ser compartida por todos los usuarios que estén autorizados. Mantenimiento de estándares. Gracias a la integración es más fácil respetar los estándares necesarios, Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio, pueden ser estándares de documentación, procedimientos de actualización y también reglas de acceso. Mejora en la integridad de datos. La integridad de la base de datos se refiere a la validez y la consistencia de los datos almacenados. Normalmente, la integridad se expresa mediante restricciones o reglas que no se pueden violar. Mejora en la seguridad. La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados. Sin unas buenas medidas de seguridad, la integración de datos en los sistemas de bases de datos hace que éstos sean más vulnerables que en los sistemas de ficheros. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  4. 4. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION Mejora en la accesibilidad a los datos. Muchos SGBD proporcionan lenguajes de consultas o generadores de informes que permiten al usuario hacer cualquier tipo de consulta sobre los datos, sin que sea necesario que un programador escriba una aplicación que realice tal tarea. Aumento de la concurrencia. En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo fichero, es posible que el acceso interfiera entre ellos de modo que se pierda información o se pierda la integridad. DISEÑO DE BASES DE DATOS Determinar el propósito: lo primero que debes hacer para crear una base de datos es pensar en cual va ser el motivo que valga la pena todo el tiempo que vas a invertirle, cual va ser su propósito y que necesidad va a satisfacer, para así, establecer el tipo de información que se requiere y adaptarla según el usuario. Determinar el numero de tablas: sabiendo ya el tema general de la BD (Base de Datos) se deben establecer los diferentes subtemas necesarios para organizar la información, estos subtemas van organizados en tablas, las cuales deben ser bien estructuradas para no cometer el error de repetir datos o de incorporar datos irrelevantes a la información necesaria. Determinar los campos: los campos de cada tabla deben de ser coherentes con el tema de la misma, sin llegar a introducir datos innecesarios y así desperdiciar espacio tontamente. Para determinar que campos son necesarios en la tabla hay que tener en cuenta estos aspectos:  Cada campo debe estar directamente relacionado con el tema de la tabla.  Un campo debe describir aspectos propios de un tema, de lo contrario pertenece a otra tabla.  No debe haber información repetida en dos o más tablas.  No se deben incluir datos calculados.  Incluir todos los datos que sean necesarios. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  5. 5. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  El campo de clave principal no debe contener valores repetidos o nulos.  Determinar relaciones: al haber terminados las distintas tablas con sus campos correspondientes, sigue el proceso de las “relaciones”, en donde los distintos campos de la tabla se relacionan para así poder visualizar los datos de varias tablas a la vez. Esto se hace por medio de la clave principal, que es un campo o conjunto de estos que nos permite identificar de manera única un registro, la cual puede ser relacionada con Otro campo en otra tabla, el cual puede tener o no una clave principal. Ingresar datos: al finalizar los anteriores pasos ya lo único que falta es introducir los datos necesarios para que nuestra BD funcione y cumpla su función inicial. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  6. 6. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  MODELO ENTIDAD RELACIONEste modelo es el más básico en el diseño de las BD, se puede considerar como unborrador, ya que nos permite diseñar la BD antes de empezar a hacerla en el ordenador.Este es un paso esencial en el diseño que no debería ser omitido y al cual podemos hacerreferencias cuando nos encontramos confundidos en el diseño computarizado. En estemodelo las tablas se representan por me dio de rectángulos, los campos de cada una deestas con óvalos y las relaciones con rombos. RELACIONES CAMPOS TABLAS CONECTORES EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  7. 7. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  RELACIONESLas relaciones entre las tablas se pueden definir como:  Relaciones de uno a uno: En este tipo de relación un campo de una tabla solo se puede relacionar con un campo en otra tabla.  Relaciones de uno a muchos: En esta un campo de una tabla se puede relacionar con muchos campos en otra tabla.  Relaciones de muchos a muchos: En este tipo muchos campos de una tabla se pueden relacionar con muchos campos en otra tabla. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  8. 8. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  TABLAS DE DATOSUna tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Unatabla contiene información sobre un tema o asunto particular, como hemos vistoantes, clientes o pedidos.  Clave principal: Es un campo o conjunto de campos que permiten identificar de manera única un registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, valores nulos o en blanco.  TIPOS DE DATOS  Texto: cuando nuestro campo deba almacenar letras y quizás algunos símbolos de puntuación y/o cifras numéricas. Deberán indicar la cantidad de letras.  Numérico: cuando nuestro campo vaya a guardar cantidades numéricas, especialmente si mas adelante necesitaremos realizar operaciones con dichas cantidades.  Lógico: cuando solo hay dos posibilidades: falso-verdadero, si-no.  Fecha: para almacenar fechas/horas. Se utiliza para que las comparaciones y ordenaciones sean correctas.  Memo: campo especial, que permite una longitud ilimitada, pero su acceso es más lento. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  9. 9. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION CONSULTAS Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas: Consultas de selección: son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos. Consultas de acción: Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas. Consultas específicas de SQL: son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Crear una consulta Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear: EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  10. 10. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION ALGUNAS PROPIEDADES DE LAS CONSULTAS Campo: ahí ponemos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar, puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado. Tabla: nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando definamos consultas basadas en varias tablas. Orden: sirve para ordenar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no queremos que aparezca en el resultado. Por ejemplo si queremos que la consulta nos saque todos los alumnos de Valencia, necesitamos el campo Población para seleccionar los alumnos pero no queremos que aparezca la población en el resultado ya que todos son de la misma población. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  11. 11. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y (AND) y O (OR).O: esta fila y las siguientes se utilizan para combinar condiciones.  LOS FORMULARIOSLos formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de unatabla o consulta. En esta unidad veremos cómo crear un formulario, manejarlo para laedición de registros y cambiar su diseño.  Opciones para crear un formulariopara crear un formulario tenemos varías opciones.Podemos acceder a todas ellas desde la pestaña Crear:  Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un formulario. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  12. 12. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario.  Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.  Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario utilizando el asistente.  INFORMESLos informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente paraImprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en elInforme sólo se pueden visualizar o imprimir (no se pueden modificar) y en los informes sePuede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.  Opciones para crear un informePara crear un informe podemos utilizar a sección Informes que encontrarás en la pestañaCrear:  Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar el asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de un informe. EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO
  13. 13. ESPECIALIDAD DE SISTEMAS Y COMPUTACION  Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.  Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.  Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.  MACROSLas Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas comoabrir y cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes,etc. También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecutentareas automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base dedatos, se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca unamacro con ese nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes delanzar cualquier otro. Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobacioneso lanzar procesos antes de que el usuario empiece a trabajar con la base de datos.La configuración por defecto de Access, nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro sila base de datos no se encuentra en una ubicación de confianza, para evitar accionesmalintencionadas. Para ejecutar correctamente las macros de bases de datos queconsideremos fiables, podemos añadir la ubicación de está al Centro de confianza.  Crear macros EDWARD FABAIN GUATAVITA & CARLOS DAVID VILLEGAS TRUJILLO

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