2. Propiedades de los campos
2
Dentro de cada tabla, además del tipo de
datos, podremos definir una serie de propiedades
para cada campo.
Nos centraremos en la solapa “General” en la que se
definen las propiedades del campo activo.
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3. Propiedades de los campos
Tamaño del campo 3
Formato
Lugares decimales
Máscara de entrada
Título
Valor predeterminado
Regla de validación
Texto de validación
Requerido
Permitir longitud cero
Indexado
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4. Propiedades de los campos
4
Tamaño del campo
Determina el número de caracteres que puede contener un
campo. El valor por omisión es 50.
EJEMPLO: en un campo que contenga un teléfono no tiene
sentido asignarle un tamaño mayor de 11 cifras.
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5. Propiedades de los campos
5
Formato
Permite mostrar las fechas y los números con un formato
determinado.
EJEMPLO: fecha corta, fecha larga, etc.
Los formatos predefinidos relacionados con números, con
monedas y con fechas y horas dependen de la configuración
regional del panel de control de Windows.
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6. Propiedades de los campos
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Lugares decimales
Determina el número de decimales en los campos numérico o
de moneda.
EJEMPLO: ahora para el Euro necesitamos dos
decimales, algo que no ocurría con la peseta.
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7. Propiedades de los campos
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Máscara de entrada
Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a
un formato determinado.
Sólo funciona con tipos de datos texto o fecha.
EJEMPLOS:
Podríamos poner 27/09/1969 ó 27-sep-69
Código postal: sólo cinco números (no letras)
Ejemplo: 00000 para obligar a que sean números.
• Ver pág.60 Guía Práctica Anaya
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8. Propiedades de los campos
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Máscara de entrada
Nota:
si se crea una máscara de entrada para un
campo de una tabla, esa máscara se utilizará
también en todas las consultas, formularios e
informes que usen la tabla. Por tanto, si se
desea usar la máscara sólo para ingresar datos a
través del formulario, se puede crear la máscara
para el control del formulario y no para el
campo de la tabla.
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9. Propiedades de los campos
9
Máscara de entrada y Formato:
Recuerda la diferencia entre la propiedad formato y la
propiedad máscara de entrada. La primera sirve para mostrar
los datos, y la segunda para introducirlos.
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10. Propiedades de los campos
10
Título
Sustituye al nombre del campo que actualmente aparece en la
vista diseño a la hora de crear formularios e informes.
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11. Propiedades de los campos
11
Valor predeterminado
Es el valor que tomará el campo por omisión cada vez que se
agregue un nuevo registro a la tabla.
EJEMPLO: si estamos en un campo “Ciudad” en el que el 90% de
los registros pertenecen a Murcia, podríamos agregar la palabra
“Murcia” a la propiedad Valor Predeterminado para ahorrarnos la
escritura de la palabra muchas veces.
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12. Propiedades de los campos
12
Regla de validación
Determina las condiciones que debe cumplir el dato que se
pretende introducir en el campo para ser aceptado.
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13. Propiedades de los campos
13
Texto de validación
Establece el texto del mensaje que aparecerá si el dato que se
pretende introducir no cumple la anterior regla de validación.
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14. Propiedades de los campos
14
Requerido
Indica si es obligatorio o no introducir un dato en el campo.
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15. Propiedades de los campos
15
Permitir longitud cero
Permite que se guarden cadenas de longitud cero en un campo
texto o memo.
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16. Propiedades de los campos
16
Indexado
Determina si el campo será un índice de la tabla o no (para
acelerar las búsquedas).
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17. Propiedades de los campos
17
NOTA:
como es lógico, no todas las propiedades aparecen en todos los
tipos de campos. Ejemplo: no tiene sentido usar la propiedad
“números decimales” en un campo de tipo texto.
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18. Propiedades de los campos
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Ejercicio:
Copia la tabla “pedidosfinal” del archivo database1.mdb
como “pedidosfinal2” (sólo la estructura) y para el
campo fecha-venta asigna las siguientes propiedades:
Formato: fecha mediana
Máscara de entrada: fecha corta
Título: Fecha de la venta
Valor predeterminado: dejar en blanco
Regla de validación: >=#01/01/1900# Y <=Fecha()
Texto de validación: la fecha no es correcta
Requerido:Sí
Indexado:Sí con duplicados
Inventa datos para crear dos nuevos registros – Inserta la fecha
mal para ver que se activa el texto de validación
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19. Índices
19
Con los índices lo que conseguimos es que Access
encuentra más rápidamente un dato dentro de un
campo.
Al decirle a un campo que sea indexado, Access
construye internamente un índice para él. Es como
el índice de un libro.
Cuando sepamos que vamos a buscar datos muy a
menudo por un campo crearemos un índice para
él. Por ejemplo, para un campo apellidos.
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20. Índices
20
La propiedad indexado admite tres valores:
No no crea índice para el campo
Sí, con duplicados crea un índice en el que se admiten
duplicados (Ejemplo: un nombre de ciudad, porque se
puede repetir)
Sí, sin duplicados crea un índice para el que no se
admiten valores duplicados (Ejemplo: un campo DNI).
Todas las claves primarias tienen un índice de este tipo sin
duplicados.
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21. Índices
Access crea por omisión 21 índices en orden
los
ascendente (de la A a la Z y del 0 al 9)
Si queremos que el índice sea descendente habrá
que especificarlo en la columna Orden del cuadro
de diálogo Índices. (Se accede a él a través de VerÍndices)
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22. Índices
Para el índice hay tres características:
22
Principal: esta característica es propia de la clave
principal de cada tabla. Sólo puede haber una.
Única: indica si el índice permitirá valores duplicados
o no.
Ignorar nulos: permite excluir del índice los registros
cuyo valor sea nulo (si seleccionamos No). Si se elige Sí,
entonces admitirá valores nulos.
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23. Índices
Los índices pueden ser simples o compuestos:
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Los simples ya están vistos.
Los compuestos estarán formados por varios campos.
Por ejemplo: los apellidos y el nombre (dos campos en
este caso)
EJEMPLO:
Dentro del cuadro de índices habrá que crear una nueva entrada
(al final), asignando un nombre al índice y eligiendo el campo.
Después en la siguiente fila dejamos en blanco la entrada de
nombre del índice y elegimos el siguiente campo de la tabla para
crear el índice compuesto.
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24. Índices
Ejercicios: 24
Para la tabla “pedidosfinal2” vamos a crear un índice
compuesto:
Para la tabla “almacenb” crearemos el índice “nproducto”
formado por el campo “nombre-producto”.
Accedemos al cuadro de índices y creamos una nueva entrada
llamada “destino-vendedor” que estará compuesto de los
campos “destinatario” y “vendedor”. Cierra el índice y la tabla.
Para la tabla “otrosclientes” crearemos el índice “ncliente” que
estará compuesto por los campos “nombre-cliente” y “apellidos”
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25. Índices
25
Eliminación de índices:
Es tan sencillo como entrar al cuadro de diálogo de los
índices y eliminar la fila en la que está dicho índice
(botón derecho del ratón y eliminar filas).
Borrad todos los índices creados en el apartado
anterior. Deberán quedar las tablas tan sólo con los
índices correspondientes a las claves primarias de cada
una de las tablas.
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