El documento describe la importancia de la documentación de los sistemas de información. Explica que la documentación proporciona entendimiento del sistema a los usuarios y mantenedores, permite auditorías del sistema, y enseña a los usuarios a interactuar con el sistema. Además, la documentación es esencial para el mantenimiento y soporte del sistema, y elimina riesgos de dependencia en individuos específicos. Finalmente, la documentación debe ser estandarizada dentro de una organización para facilitar la comunicación y reducir costos.

1. Documentación de los Sistemas de
Información
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

2. Company
Contenido
Estandarización de la Documentación
Tipos de Documentación de los SI
Importancia de la Documentación de los SI
Documentación de los SI
Contenido de los Manuales de Usuarios
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

3. Company
Documentación
La documentación es un
conjunto de elementos
registrados sobre
cualquier soporte que
permita instruir o informar
acerca de algo, en
función de las
necesidades específicas
de aquellos que la
utilizan.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

4. Company
Documentación de los SI
Es el conjunto de
información que nos dice
qué hacen los sistemas,
cómo lo hacen y para quién
lo hacen.
La documentación consiste
en material que explica las
características técnicas y la
operación de un sistema.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

5. Company
Importancia de la documentación en los SI
Es esencial para
proporcionar entendimiento
de un sistema a quien lo
vaya a usar para
mantenerlo, para permitir
auditoria del sistema y para
enseñar a los usuarios
como interactuar con el
sistema y a los operandos
como hacerlo funcionar.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

6. Company
Importancia de la documentación en los SI
•Constituye el respaldo
formal de la información
•Es el elemento integrador que
permite la apreciación unitaria
y conjunta del sistema.
•Facilita el conocimiento,
interpretación, comprensión y
divulgación del sistema.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

7. Company
Importancia de la documentación en los SI
•Constituye un elemento imprescindible para el control
interno en general y del sistema en particular; provee los
antecedentes que permiten conocer como se ha diseñado
el sistema y como debería estar operando, o sea facilita el
parámetro de referencia contra el cual se analizará y/o
enjuiciará su comportamiento real.
•Sirve de base para auditar
los sistemas de información.
•Elimina los riesgos de dependencia
con respecto a determinados individuos
que conocen el sistema.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

8. Company
Importancia de la documentación en los SI
•Es un elemento fundamental para la
adecuada capacitación de los usuarios del
sistema y facilita la comunicación con los
mismos.
•Provee antecedentes esenciales, concretos
y permanentes para evaluar eventuales
modificaciones a sistemas en su
funcionamiento y/o para decidir la sustitución
de los mismos.
•Constituye el único medio idóneo de consulta general
para poder tomar conocimiento actualizado de los
sistemas en funcionamiento en la organización.
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9. Company
Importancia de la documentación en los SI
•Aumenta la seguridad y
eficiencia en el
mantenimiento de los
sistemas y reduce su costo.
•Para obtener resultados prácticos, la
documentación vigente debe mantener su utilidad en
el tiempo y no solo en un momento determinado. No
se concibe un sistema que no esté documentado.
•Resulta imprescindible como
elemento de juicio para la
evaluación de sistemas
stándars o programas producto
susceptible de ser adquiridos.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

10. Company
Tipos de documentación de los SI
•La de programas, que
explica la lógica de un
programa e incluye
descripciones,
diagramas de flujo,
listados de programas
y otros documentos.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

11. Company
Tipos de documentación de los SI
•Para usuarios, en forma general
explica la naturaleza y
capacidades del sistema y cómo
usarlo.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

12. Company
Contenido de los Manuales de Usuarios
Políticas y normas referentes al desarrollo del sistema,
su implantación, operación y mantenimiento:
1. Procedimientos
para instalar el
sistema de
información.
3. Procedimientos para
mantener el sistema
de información.
2. Procedimientos
para operar el
sistema de
información.
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13. Company
Contenido de los Manuales de Usuarios
1. Portada: Nombre del documento y quién lo elaboro.
2. Introducción: Describe el uso del documento, para qué sirve y de
qué trata.
3. Análisis y requerimientos del sistema: Qué se necesita para
poder instalarlo y usarlo. (Requerimientos técnicos y
habilidades).
4. Explicación del funcionamiento: Mapa de navegación y
descripción de las pantallas bien explicadas. Se explican todas
las opciones que puede desarrollar el usuario del sistema.
5. Preguntas frecuentes (Opcional).
6. Glosario.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

14. Company
Estandarización de la Documentación
Significa que los símbolos
convencionales se usan en todos
los diagramas de flujo para
prescribir el sistema y que en la
documentación se usen formas
estandarizadas.
Aún cuando las normas de
documentación varían de una
instalación a otra, es esencial que
dentro de una organización, se
utilice un solo método. El uso de
procedimientos y documentación
estandarizada proporciona la base
de una comunicación clara y rápida,
adiestramiento menos costoso del
personal de sistemas, reducción de
costos de almacenamiento, y otros.
Facilitadora: Ing. Karina Hernández

15. Company
Estandarización de la Documentación
•Debe ser escrito de tal
manera, que cualquier
persona pueda entenderlo
con la menor dificultad
posible.
•Es recomendable, detallar
todos aquellos pasos que
se llevan a cabo para usar
el programa.
ConsideracionesConsideraciones
GeneralesGenerales
•Especificar los alcances y
las limitaciones que tiene
el programa.
•Imaginarse que las
personas que lo van a leer
no tienen el mas mínimo
conocimiento sobre
computadores.
•Usar una narrativa breve
y clara.
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16. Facilitadora: Ing. Karina Hernández