Manual para utilizaciones de primeras funciones de Excel 2007 como: bordes de tabla, cambiar nombre a las hojas, alineación de texto, validación de datos, formato condicional, función "contar.si", sumar entre hojas y formato de números.

1. MANUAL 1
PRIMERAS HERRAMIENTAS

2.  ABRIR EXCEL
 BORDES DE TABLA
 CAMBIAR NOMBRE A UNA HOJA
 ALINEACIÓN DEL TEXTO
 Forma 1
 Forma 2
 VALIDACIÓN DE DATOS
 FORMATO CONDICIONAL
 FUNCIÓN “CONTAR.SI”
 SUMAR ENTRE HOJAS
 FORMATO DE NUMEROS: DECIMAL A ENTERO
 Forma 1
 Forma 2

3. Para iniciar Excel:
Inicio  Todos los
programas  Microsoft
Office  Microsoft Office
Excel 2007

4. Para añadirle bordes a celdas específicas, seleccionamos todas las celdas
a las que le aplicaremos los bordes.
Ya seleccionadas las celdas, en la
pestaña “Inicio” seleccionamos
“Bordes” y nos desplegará un
menú, en este presionamos “Todos
los bordes”; el formato de bordes
se ha aplicado a las celdas
seleccionadas.

5. Las hojas son las que se muestran por defecto en la parte inferior
izquierda de la ventana de Excel.
Para cambiarles de nombre,
hacemos clic derecho sobre la
hoja o pestaña de hoja a la cual
cambiaremos de nombre. Y
seleccionamos “Cambiar nombre”.
Ahora procedemos a escribir el
nombre y presionamos “Enter ”

6. Para alinear algún texto, seleccionamos todas las celdas de los textos a
aplicar el formato.
Ahora hacemos clic derecho sobre la
selección, y en el menú
seleccionamos “Formato de
celdas…”.
Nos desplegará la siguiente
ventana.

7. Ahora en la casilla grados escribimos “45” o podemos seleccionar en la
imagen “Texto” la alineación del texto. Presionamos “Aceptar”.
El texto se ha alineado a 45º. Y de
igual forma podemos elegir otra
alineación de texto.

8. Seleccionamos todas las celdas de los textos a aplicar el formato.
En la pestaña “Inicio”, presionamos
el botón “Orientación” y en el menú
que desplegará seleccionar “Ángulo
ascendente”.
Y de igual forma se aplicará el formato de orientación
al texto seleccionado.

9. Para realizar una validación de datos o rango de números que aceptarán
determinadas celdas, seleccionamos las celdas a aplicar el formato.
En la pestaña “Datos”, ingresamos a la opción “Validación de datos”, y
seleccionamos “Validación de datos…”.
pestaña

10. Nos desplegará la siguiente ventana
“Validación de datos”.
Ahora en la opción “Permitir:”
seleccionamos “Número entero”.
Nos activará otras dos casillas. En la
casilla “Mínimo” ingresamos “0” y
en “Máximo” ingresamos “100”.
Estos valores representan el rango
de números aceptados en las casillas
seleccionadas.

11. Ahora en la siguiente pestaña “Mensaje
de error”, en el espacio “Mensaje de
error:” escribiremos el error a mostrar
en caso de no respetar el rango de
números establecidos anteriormente.
Presionamos “Aceptar”.
El formato de validación ya ha
sido aplicado.
Ahora ingresamos un dato
fuera del rango y mostrará el
error escrito.

12. Para aplicar el formato condicional, seleccionamos las celdas a aplicar el
formato.
En la pestaña “Inicio”, ingresamos a la opción “Formato condicional”.
pestaña

13. En el menú que desplegará la
opción, ingresamos a “Nueva
regla..”.
En la siguiente ventana, hacer clic en la segunda opción “Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan”. Y cambiará a la interfaz que
observamos en la imagen.

14. Ingresamos, en este caso el primer rango o condición a cumplir que serían
en la primera casilla “0” y en la segunda casilla “59”.
En las opciones de abajo
colocaremos el rango de
números a cumplir.
Ahora en el botón “Formato…” le
asignaremos una característica que se le
aplicará al texto de la celda al cumplirse la
condición. Clic sobre el botón y nos
desplegará la ventana “Formato de celdas”.

15. Observamos que en “Vista previa:” el formato del texto cambió. Este será
el formato que se aplicará en caso de cumplirse la condición asignada.
Luego presionamos “Aceptar”.
Le aplicamos “Negrita al texto”
y seleccionamos un color en este
caso “Rojo”. Presionamos
“Aceptar”.
Nota: Para agregar más
condiciones, repetimos
todos los pasos anteriores
asignándole a cada una
un formato de celdas
distinto como el color.

16. Esta es nuestra primera fórmula para contar caracteres y/o rangos
específicos de datos. Para ello nos ubicamos en la celda en la cual
deseamos que nos muestre los resultados del conteo de datos.
Ahora en la celda seleccionada introducimos la siguiente función:
=CONTAR.SI(C2:C35,"<60") .
Luego presionamos “Enter ”.
función
Rango a
evaluar
Condición a
cumplir

17. Automáticamente al presionar “Enter ” se ejecuta la función. Esta
función en nuestra planilla nos calculó las notas menores a 60 que
corresponderían a los alumnos reprobados.
Si necesitamos que la función se ejecute en las celdas siguientes,
ubicamos el cursor en la parte inferior derecha de la celda (1) y cambiará
el puntero a esta forma “+”, mantenemos sostenido el clic y desplazamos
el puntero hasta las celdas en las que necesitaremos la función (2) y
dejamos de mantener el clic y la función se aplicó a las celdas
seleccionadas.
1
2

18. Para sumar entre hojas, primero nos ubicamos en la celda de la hoja en
la cual aparecerá la suma de todas las otras hojas del archivo. En este
caso la hoja se llamará “Nota_Final”.
En dicha celda iniciamos escribiendo el signo”=“ ya que toda función en
Excel inicia con dicho signo. Y después de este abrimos paréntesis “(“.

19. Ahora abrimos la hoja o pestaña del primer dato a sumar, sería “I
Bimestre” en este caso (1). Al abrir la hoja vemos que automáticamente
en la formula –que también se muestra en la barra superior de formulas-
se ha agregado la referencia a esta hoja (2).
Ahora teniendo ya la referencia, seleccionamos la celda del primer dato a
sumar(1). Y observamos que la referencia de la celda que sería “C2”
también se ha agregado a la fórmula(2).
1
2
1 2

20. Ahora agregamos el signo de suma “+”.
Y procedemos a ingresar a la siguiente hoja en donde se encuentra nuestro
segundo dato a sumar. Y observamos de nuevo en la formula que se ha
agregado la referencia a la hoja seleccionada.
Y de nuevo procedemos a seleccionar la celda del siguiente valor y
también automáticamente se agregará a la formula.
Y así continuamos hasta completar los datos de todas las hojas a sumar.

21. Habiendo ya completado la selección de los datos, nos quedará de la
siguiente forma:
Cerramos paréntesis; pero no sólo necesitamos sumar los datos, también
promediarlos en los cuatro bimestres en este caso, para ello escribimos el
signo diagonal “/” y los dividimos dentro de 4, que corresponde a la
cantidad de bimestres, quedando de la siguiente manera:
Ahora presionamos “Enter ” y automáticamente se aplicará la función de
suma y promedio del resultado de la suma en la celda trabajada con la
función.

22. Para convertir números decimales a enteros, tomaremos como base el
resultado del promedio anterior.
Posicionados en la celda con el número decimal, en la pestaña “Inicio”
presionamos la opción “Disminuir decimales” hasta que se aproxime el
número a un entero.
Número
aproximado

23. Para convertir números decimales a enteros, tomaremos como base el
resultado del promedio anterior.
Ahora presionamos clic derecho y nos desplegará el menú de opciones,
seleccionamos “Formato de celdas…”. Y mostrará la ventana “Formato de
celdas”.

24. En esta ventana, seleccionamos la opción “Número” en el área de
“Categoría:”. Y nos mostrará el formato actual para números.
En la opción “Posiciones decimales”, por defecto posee “1”. Ahora
escribimos “0”. Y de esta manera nos eliminará los decimales y aproximará
a números enteros. Presionamos “Enter ”.
Número
aproximado

25. CONTINUARÁ…