Sutter Industries S.p.A. es la multinacional italiana que produce y vende productos para limpieza e higiene de entornos domésticos y profesionales durante más de 5 generaciones. El Grupo necesitaba resolver problemas de eficiencia y efectividad en el ciclo pasivo y automatizar el proceso para la codificación de nuevos Productos Terminados, hasta el primero administrado por una hoja de cálculo de Excel que reunía las solicitudes de unos diez usuarios.

1. Nuestro caso de éxito

2. La Empresa
Sutter Industries S.p.A. es la multinacional italiana que
produce y comercializa productos de limpieza e higiene de
ambientes domésticos y profesionales por mas de 5
generaciones.
La sede y la unidad de producción se encuentran en Italia,
en Borghetto Borbera, en la provincia de Alessandria.
La empresa está estructurada en dos unidades de negocio:
Consumidor, reconocido con la marca Emulsio y
Profesional, que está dirigido al sector de la limpieza
profesional a través de una amplia red de distribuidores en
Europa y otros paíces del mundo.

3. La Empresa
200 empleados
150 años de historia e innovación
7 certificaciones de negocio y de productos

4. La Necesidad
Iniciar rápidamentos la plataforma documental.
Recuperar los documentos ya almacenados en la solución anterior,
creando perfiles de búsqueda completos para optimizar el trabajo.
Resolver problemas de eficiencia y de eficacia en el ciclo pasivo.
Automatizar el proceso de codificación de nuevos productos
terminados, hasta ahora administrados por una hoja de cálculo de
Excel que reunía las solicitudes de aproximadamente diez usuarios.

5. La Solución
Sutter Group se ha enfrentado a una selección de software para examinar
plataformas alternativas de Gestión de Documentos y Procesos en comparación
con la utilizada históricamente, con el fin de adquirir un producto «dúctil» que
se pueda personalizar fácilmente para obtener una mayor flexibilidad y
autonomía en la administración de la plataforma.
Después de la fase de selección y análisis, la elección recayó en la plataforma
ARXivar Information & Process Management.

6. La Solución
El proyecto para comenzar y reemplazar la solución preexistente se realizó
en menos de días de asistencia directa.
La recuperación de los documentos archivados en el sistema
de documentos preexistentes se realizó a través de una
exportación en formato CSV y la posterior importación a ARXivar
utilizando Spool Recognition.
Archivación de todos los documentos del ciclo pasivo ( remitos,
facturas) a través de la técnica de código de barra, es decir, la
publicación en el documento que se adquirirá de una etiqueta
formada o preformada de acuerdo con reglas compartidas para
permitir el escaneado masivo no tripulado de documentos

7. La Solución
Para la Codificación de Nuevos Productos Terminados, se ha desarrollado un flujo de
trabajo que hace circular la solicitud para completar los campos en formularios divididos
por función.
Al final del flujo de trabajo, todos los formularios completados, se «recomponen» en un
documento único que se archiva y envía para ser utilizado para la entrada de datos en el
ERP de la compañía.

8. Los Beneficios
▪ Autonomía total en la gestión e
implementación de la plataforma.
▪ Simplificación del proceso de archivación
de los DDT y de las Facturas de Proveedores.
▪ Además, la gestión del proceso de
Codificación de Producto Terminado
desarrollado con ARXivar ha permitido
simplificar, controlar y optimizar el trabajo
de los usuarios involucrados y agilizar los
tiempos.
▪ Los usuarios erxpresaron satisfacción por la
simplicidad de uso del producto, en su
flexibilidad para integrarse con el sistema de
información.
.

9. La palabra del cliente
«En el último año hemos integrado la gestión documental de
ARXivar con el nuevo ERP, aprovechando al máximo la sinergia
entre los dos sistemas para todas las empresas administradas»
«Dado que la plataforma ARXivar ha cumplido con las expectativas
de la compañía, planeamos usarla para extender el flujo de
trabajo a algunos procesos comerciales críticos que requieren la
integración entre documentos en papel y datos de administración
estructurados.»
Giannino Massone – CIO Gruppo Sutter