7 Gestor de Base de Datos.pptx

4. FUNDAMENTOS
DE BASE DE DATOS
4.1. Estructura
4.2. Formularios y
Consultas
4.3. Informes en BD

4.1. ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS
4.1.1. CONCEPTO, TABLAS, TIPOS DE DATOS
Concepto de Base de datos (BD)
Es una serie de datos organizados y relacionados entre sí, los cuales
son recolectados y almacenados con ayuda de herramientas
especializadas para ser explotadas por quienes las usan
A estas herramientas se les denomina DBMS por sus siglas en inglés:
Database Management Systems o Sistemas de Gestión de Bases de
Datos, que nos permiten realizar la creación, el almacenamiento
ordenado y la rápida recuperación de la información.

Para la creación de las bases de datos se usan diferentes métodos y
paradigmas, cada uno con sus ventajas y dificultades, para decidir
cuál aplicar se toma en cuenta: la cantidad de información, su costo,
su capacidad de respuesta de consulta y almacenamiento incluso si
cuentan con soporte.
Esto se conoce como modelos de base de datos y permiten el diseño y
la implementación de algoritmos y otros mecanismos lógicos de gestión,
según sea el caso específico.

Las Tablas
Las tablas son objetos fundamentales de una base de datos porque
en ellas es donde se conserva toda la información o los datos.
Las bases de datos, son un conjunto de tablas relacionadas entre sí.
Cada tabla almacena datos de un tema concreto, por ejemplo la tabla
empleados.
En las tablas los datos se organizan en un formato de filas y columnas
similar a una hoja de cálculo. Las tablas están formadas por registros
(filas) y por campos (columnas), los datos que se almacenan en cada
campo son el valor del campo.
1. Valor del campo
rectángulo celeste
El valor que contiene cada
campo de la tabla.
2. Campo
rectángulo rojo
contiene datos sobre un
aspecto del asunto de la
tabla
3. Registro
rectángulo verde
es un dato completo de la
tabla, contiene todos los
campos, como una fila de
la hoja de cálculo

TABLA Y SUS PARTES

Tipos de Datos
Una de las características de los campos, además de su nombre, es el
tipo de dato que va a guardar. Esto define el tipo de valores que se
permitirá almacenar, la forma de guardarlos y el espacio requerido.
Si bien cada DBMS tiene sus propios tipos de datos, se puede clasificar
en los siguientes:
• Número
• Texto
• Fecha
• Booleanos o lógicos
• Otros
Números
Entero
Reales
Texto
Longitud
fija
Longitud
variable
Fecha
Fecha
Hora
Lógico
0 / 1
Otros
Imágenes
Posiciones
geográficas

CREAR BASE DE DATOS Y TABLA
OpenOffice Base
Al abrir Base, el asistente inicia con la gestión de la
base de datos.
Existen 2 opciones
• Crear una nueva base de datos
• Abrir una base de datos existentes
Y la opción de conectarse a una base de datos
existente en un servidor
Escogemos Crear nueva base de datos y damos
clic en el botón siguiente

¿Quiere que el asistente registre la base de datos?,
se debe escoger
• No registrar la base de datos
En la opción ¿Qué hacer después de guardar el
archivo de base de datos? Debemos escoger.
• Abrir la base de datos para su edición.
Crear tablas mediante el asistente para tablas debe
quedar desactivado
luego escogemos Finalizar
Ya queda creada la Base de datos
OpenOffice Base

Luego debemos guardar el archivo que representa a
esa base de datos.
Escribimos el nombre con el que le queremos guardar
a la base de datos cuya extensión es .odb
Y le damos clic en guardar.
Tenemos creada y guardada la base de datos.
OpenOffice Base

A continuación automáticamente se nos abre la ventana de
creación de tablas.
1. Escogemos la opción Crear tabla en modo diseño
1. Y enseguida se abre la pantalla de diseño de tablas
En nombre de campo ingresamos los campos de la tabla
y en Tipo de campo escogemos los tipos de datos
Vamos a ingresar el nombre de campo IdCliente que
contiene el código único del cliente y en tipo de campo
escogemos Entero [INTEGER] y abajo en las propiedades
de campo, en Valor automático escogemos SI
OpenOffice Base

Vamos ingresando
cada uno de los
nombres y tipos de
datos de cada campo
de la tabla.
OpenOffice Base

Para seleccionar la clave primaria, damos clic a la izquierda del campo IdCliente se abre
un submenú en el que escogemos Clave principal
OpenOffice Base

Hemos creado de esta manera la tabla de Clientes, queda guardar la tabla dando clic en
guardar
OpenOffice Base

Recuerde, una base de datos es un conjunto de tablas
relacionadas entre sí, la manera de relacionarlas es
incluir campos que las “identifiquen de manera única”
en cada tabla.
Estos campos se denominan clave principal o llave de
una tabla.
Cuando la clave contiene valores que lo relacionan con
los valores de la clave principal de otra tabla, estos
campos se denominan “clave externa o foránea”
De esta manera cada clave principal de una tabla se
relaciona con la clave foránea de otra y relaciona entre
sí a las tablas
4.1.2 TIPOS DE CLAVE

4.1.2. TIPOS DE CLAVES
Existen tres tipos de claves principales que se pueden
crear
1. Auto Numérico (Automático)
Este tipo de clave hace que el campo no se pueda
modificar y además que automáticamente
introduzca un valor secuencial al agregar cada
registro
2. Simple
Cualquier campo definido por el usuario por
ejemplo: Cédula de identidad
3. Múltiple
Varios campos definidos por el usuario por
ejemplo: Código de cliente y Cédula de identidad
La clave principal permite
que el usuario no tenga
datos duplicados en los
campos que conforman la
referida clave, posibilitando
la identificación única de
cada registro.
Índice
Es un campo o combinación de campos que facilitan la búsqueda
de información dentro de una BD. Guarda parejas de elementos:
el elemento que se desea indexar y su posición en la base de
datos.

4.1.2. TIPOS DE CLAVES
Índice
Es un campo o combinación de campos que facilitan la búsqueda de información dentro de una BD. Guarda
parejas de elementos: el elemento que se desea indexar y su posición en la base de datos

En una base de datos las relaciones permiten evitar datos redundantes.
La integridad referencial significa que una fila de una tabla siempre tendrá una fila coincidente
en la otra tabla, según lo determinado por el valor de sus campos compartidos.
La integridad de referencia entre las tablas se asegura que la información de una tabla coincide con la
información de las otras tablas relacionadas.
Por ejemplo: cada estudiante debe estar matriculado en las clases (materias) que le corresponden, no se
puede agregar la matrícula (tabla matrículas) de un estudiante a la base de datos cuya Clase no exista en
el catálogo de Clases (tabla Clases).
4.1.3. RELACIÓN ENTRE TABLAS
INTEGRIDAD DE REFERENCIA

Tras crear una tabla para cada tema en la base de
datos, es preciso proporcionar un medio para recopilar
de nuevo esa información cuando sea necesario. Para
ello, se colocan campos comunes en las tablas que
estén relacionadas y se definen las relaciones entre las
tablas, con esto se forzará la integridad de referencias
entre las tablas
Aprovechando estas relaciones se pueden crear
consultas, formularios e informes.

Los campos de las tablas deben coordinarse de
modo que muestren información acerca del
mismo pedido. Esta coordinación se lleva a cabo
mediante las relaciones de las tablas. Una
relación de tabla hace coincidir los datos de los
campos clave (a menudo un campo con el
mismo nombre en ambas tablas).
En la mayoría de los casos, estos campos
coincidentes son la clave principal de una tabla,
que proporciona un identificador único para cada
registro, y una clave externa de la otra tabla.

Ejemplo:
Una tabla de Estudiantes con todos
los datos del estudiante incluso las
materias en las que está
matriculado, pero esto causaría
que el código del estudiante se
repita en la tabla con cada materia
que él toma, esto significa que
debe subdividir la tabla de
estudiantes en matrícula y materias
para permitir que se almacenen
todas las materias.

TIPOS DE RELACIONES DE TABLAS
1) Relación uno a varios
2) Relación varios a varios
3) Relación uno a uno
Esta clase de relación ocurre cuando una fila
de la primera tabla puede estar
relacionada con muchas filas de la
segunda tabla y una fila de la segunda
tabla puede estar relacionada con
muchas filas de la primera. Un ejemplo de
este tipo lo tenemos en la relación entre la
tabla Películas y la tabla Interpretes
•Este tipo se da cuando una fila de la primera tabla
puede estar relacionada con muchas filas de la
segunda tabla, pero una fila de la segunda sólo
está relacionada con una de la primera. Ejemplo:
Es decir, si consideramos que una película sólo puede
tener un único género, éste sería el tipo de relación
que existe entre la tabla Género y la tabla Películas;
pero este Género puede tener varias Películas.
Este tipo de relación sucede cuando una fila de la
primera tabla sólo puede estar relacionada con
una fila de la segunda y una fila de la segunda
tabla sólo puede estar relacionada con una de la
primera. Ejemplo: Una tabla con países y otra con
jefes de gobierno.

TIPOS DE RELACIONES DE TABLAS

4.1.3. RELACIONES DE TABLAS EN OPEN OFFICE

Para este tipo de relaciones la solución siempre
es crear una nueva columna en la tabla del
lado del muchos, es decir, debemos crear una
nueva columna en la tabla cuyas filas sólo
pueden estar relacionadas con una fila de la otra
tabla, de manera que el valor de ese campo me
indique sin lugar a dudas con qué fila está
relacionada de la otra tabla.
Por tanto, la columna debe ser del mismo tipo
de dato que la columna que sea clave primaria
en la otra tabla y los valores que podrá contener
será cualquiera de los valores que tome la clave
primaria en dicha tabla
Base -Establecer relaciones uno a muchos en
OpenOffice Base,2.0.x. (open-office.es)

En una relación varios a varios entre
dos tablas A y B, un registro de la
tabla A
puede tener más de un registro
coincidente en la tabla B, y un
registro de la tabla B también
puede tener más de un registro
coincidente en la tabla A. No
obstante, es necesario crear una
tercera tabla C, para generar
dos relaciones uno a varios
hacia esta tabla.
Esta relación no es común porque la mayor parte de las veces la información relacionada de este modo se
almacena en la misma tabla

4.1.4 ADMINISTRACIÓN DE TABLAS
PROPIEDADES DE TABLA Y CAMPO
Propiedades de tabla
Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus
características o su comportamiento
Las propiedades de tabla son atributos de una tabla que afectan a la apariencia o al
comportamiento de la tabla como un todo.
Una propiedad de campo se aplica a un campo determinado en una tabla y define una de las
características del campo o un aspecto del comportamiento del campo
El tipo de datos es una propiedad de campo,
El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo
Se debe establecer el tipo de datos de un campo al crear el campo
Propiedades del campo

TAREA 2
Entrega 11 de febrero 23h59

4.2 FORMULARIOS Y CONSULTAS
4.2.1 CREACIÓN DE FORMULARIOS CON ASISTENTE Y
VISTA DISEÑO
Los formularios hacen que sea más fácil ver u
obtener los datos que se buscan en una Base de
Datos.
El diseño de los formularios es importante, dado
que son objetos con los que los usuarios agregan,
editan o visualizan los datos almacenados en la
base de datos
Al crear un formulario se puede definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; se puede usar campos
de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las
consultas

4.2.1 CREACIÓN DE FORMULARIOS CON ASISTENTE Y
VISTA DISEÑO
Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio.
Formulario a partir de una tabla o consulta existente:
• Crear un formulario en blanco.
• Crear un formulario dividido.
• Crear un formulario que muestre varios registros.
• Crear un formulario que contenga un subformulario.
• Crear un formulario de navegación.

En una base de datos bien diseñada, los datos que se quieren plasmar en un formulario o
informe suelen estar repartidos en varias tablas.
Una consulta se puede extraer información de diversas tablas y ensamblarla para mostrarla
en el formulario o informe.
Una consulta puede servir para :
• Pedir resultados de datos de la base de datos
• Llevar a cabo una acción relativa a los datos o para ambas cosas.
• Obtener una respuesta a una pregunta sencilla, efectuar cálculos, combinar datos de
distintas tablas o agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos.
4.2.2 TIPOS DE CONSULTAS

Dada su enorme versatilidad, existen muchos tipos de consulta y el
tipo que se cree depende de la tarea que quiera realizarse
En general, se tienen dos tipos de consultas:
• De Selección: Para recuperar datos de una tabla o hacer cálculos.
• De Acción: Para agregar, cambiar o eliminar datos. Cada tarea
tiene un tipo específico de consulta de acciones.
Para realizar consultas más complejas se puede usar la opción SQL
(Structured Query Language/Lenguaje de Consulta Estructurado)
ubicada en la esquina inferior izquierda de Access.
4.2.2 TIPOS DE CONSULTAS

4.2.3 CREACIÓN DE CONSULTAS EN VISTA DE
CONSULTAS

TAREA 3
Entrega 22 de febrero 11h59

4.3 INFORMES EN BASE DE DATOS
4.3.1 CREACIÓN DE INFORMES CON ASISTENTE Y
VISTA DISEÑO
Los informes constituyen un modo de ver, formatear y resumir la información contenida en la base de
datos.
Por ejemplo, se puede crear un sencillo informe de números de teléfono de todos los contactos o un
informe del total de ventas en distintas regiones y períodos de tiempo
Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil para presentar la información de la base de
datos con alguno de los siguientes propósitos:
• Mostrar o distribuir un resumen de los datos.
• Archivar instantáneas de los datos.
• Aportar detalles sobre un registro concreto.
• Crear etiquetas

VISTA DISEÑO
Crear un informe mediante el Asistente para informes
Para crear un informe, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar el icono Informes en el margen
izquierdo de la base de datos y en el panel de tareas vemos como única opción Usar el asistente para crear
informe
Pasos del Asistente:
1. Elegir la tabla o la consulta origen de los datos del informe y a continuación selecciona los campos que
quieres mostrar en el informe.
2. Elegir el nombre que tendrá cada uno de los campos como cabecera de columna
3. Agrupar los registros que mostrará el informe a partir de los valores de cualquiera de sus campos
4. Selecciona el criterio de ordenación de campos del informe en función del agrupamiento que hayas
elegido
5. Elegir el aspecto externo del
6. En la opción denominada ¿Qué clase de informe desea crear? debes indicar si el tipo de informe que
estás creando es un informe estático o dinámico: informe

4.3.1 CREACIÓN DE INFORMES CON ASISTENTE Y VISTA DISEÑO
Crear un informe mediante el Asistente para informes

4.3.1 CREACIÓN DE INFORMES CON ASISTENTE Y VISTA DISEÑO
Para abrir un informe en la vista
Diseño
Una vez abierta la base de datos y
seleccionada la opción Informes
en el margen izquierdo del entorno
de OpenOffice Base, haz clic en
Crear un informe en la vista
diseño, donde lo primero que debe
hacer es seleccionar la tabla o
consulta que servirá como origen
de datos del informe

VISTA DISEÑO
La pestaña Diseño de informe

4.3.2 AGRUPAR Y ORDENAR DATOS DE UN INFORME
La información suele ser más fácil de comprender cuando se divide en grupos.
Por ejemplo, un informe en el que se agrupan las ventas por región puede resaltar tendencias
que, de otra manera, pasarían desapercibidas.
En un informe se pueden definir niveles de agrupamiento, lo que permite agrupar los
registros del informe y sacar por cada grupo una cabecera especial o una línea de totales,
también podemos definir un determinad orden para los registros que aparecerán en el
informe.

4.3.2 AGRUPAR Y ORDENAR DATOS DE UN INFORME
Pasos Generales:
1. Elegir los campos que
mostrará el informe
2. Seleccionar las
etiquetas que se va a
realizar
3. Ventana “Agrupación”,
indicar por cual de los
campos se desea
agrupar.

4.3.3 IMPRESIÓN DE UN INFORME
Una vez creado un informe es posible que necesite imprimirlo.
Antes de hacerlo usted debería obtener una vista previa, para
luego poder cambiar la configuración de impresión, como los
márgenes y el número de columnas en una página impresa

TALLER 2
Entrega 3 de marzo 23h59

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