conceptualizacion de ACCES Trabajo realizado por maria jose guzman estrada

1. Resumen Analítico Acces
Maria Jose Guzmán Estrada
Marzo de 2017
Liceo Departamental
Santiago de Cali

2. Tabla de Contenidos
Capítulo 1 Introducción e información general .................................................................. 1
¿Que esAcces? ............................................................Error! Bookmark not defined..2
Capitulo 2 Conceptualizacion............................................................................................. 2
Formularios .................................................................Error! Bookmark not defined..1
Bases de datos. ........................................................Error! Bookmark not defined..2
Indices y relaciones.................................................Error! Bookmark not defined..3
Tablas......................................................................Error! Bookmark not defined..4
Informes. .................................................................Error! Bookmark not defined..5
Consultas.................................................................Error! Bookmark not defined..6
Campos y tipos........................................................Error! Bookmark not defined..7
Clave principal. .......................................................Error! Bookmark not defined..8

3. Capítulo 1
Introducción e información general
¿Qué es Acces?
Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y
manipulación de bases de datos.
Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener
información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es
persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que
el usuario decida eliminarla.

4. Capítulo 2
Conceptualización
Formularios 2.1
Formularios
Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interacción con el
usuario.
En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una
o más tablas.
El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con el sistema de
base de datos.
Microsoft Access incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más
habituales.

5. Bases de datos 2.2
Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de
información de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fácilmente.
A continuación te presentamos una guía que te explicará el concepto y características de
las bases de datos.
Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de
información.
El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento
de la información como los mecanismos para el manejo de la misma.

6. Índices y relaciones 2.3
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los
datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en
muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A
continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para
recopilar de nuevo la información desglosada (esto se realiza colocando campos comunes
en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente,
primero deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación,
especificar dichas relaciones en la base de datos de Access.
Tipos de relaciones de tabla:
1. Una relación uno a varios
2. Una relación de varios a varios
3. Una relación uno a uno
Una relación uno a varios:
Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y
una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier número de pedidos. Por lo tanto,
para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados
muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y
la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

7. Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la
clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como un campo o campos
adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo,
agregaría un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le
denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número de identificador del
cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.
Una relación de varios a varios:
Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido
puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en
muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios
registros en la tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede
haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se denomina relación de
varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido
puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios
a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la
relación.
Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo
denominada tabla de unión, que divide la relación de varios a varios en dos relaciones
uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera.
Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por
ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relación varios a varios que se

8. define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de
pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en
muchos pedidos.
Una relación uno a uno:
En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro
coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relación no es común porque,
muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla.
Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar
parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar información que sólo se
aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas
tablas deben compartir un campo común.

9. Tablas 2.4
Es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento.
Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas
son campos y las filas son registros.
En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad,
sexo, DNI, etc.
Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento
específico.
En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varón, DNI=24.344.233, etc. Un
punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser único en la tabla
correspondiente.
Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a través de todos los
registros de la tabla; este campo se denomina clave principal.
En el ejemplo mostrado podría ser el DNI.
La definición de las tablas es el eje sobre el cual giran los demás elementos de Microsoft
Access.
Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas
que los manipulan.
Puede decirse que las tablas constituyen los datos en sí y que los demás elementos de
Access son los programas que los manipulan.

10. Informes 2.5
Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser
impresos.
Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que queramos para
poder ser distribuidos.
En nuestro caso vamos a sacar un informe con todos los discos de Prince, el número de
copias vendidas y el dinero total que su venta ha generado.
Para hacer esto, seleccionamos la pestaña de “Informes” en el menú principal y pulsamos
“Nuevo”.
En la siguiente ventana seleccionamos el “Asistente para informes” y buscamos la
consulta creada en el apartado anterior como origen de los datos a aparecer en el informe.
En la siguiente ventana seleccionamos los campos de la consulta que nos interese mostrar
(en este caso todo).
Las siguientes ventanas de diálogo se refieren a la forma de agrupar dichos campos y si
queremos escoger algún criterio de ordenación de los datos (usar los valores por defecto
para estas ventanas pulsando “Siguiente”).
En las siguientes ventanas elegimos la distribución en la pantalla de los campos
(elegiremos “tabular”), el estilo
(El que uno quiera) y el nombre con el que queremos llamar a la consulta.

11. Consultas 2.6
Una consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados
pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas).
Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” a partir de la información
extraída de las tablas de la base de datos.
En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratasen de tablas,
pero ello no implica que la información radique en las consultas ya que el único elemento
que contiene realmente la información del sistema son las tablas.
En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar
sólo lo que cumpla con el criterio.

12. Campos y tipos 2.7
Un campo es el nombre de la unidad de información. Cada entrada en una base de datos
puede tener múltiples campos de diversos tipos. Por ejemplo, un campo de texto llamado
'color favorito', que permite escribirlo, o un menú llamado 'población' que permita
escoger de un listado de poblaciones posibles. La combinación de campos diversos nos
permitirá recabar toda la información que consideremos relevante sobre los ítems que
constituyen la base de datos.
Tipos de campos:
Alfanuméricos: Contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres)
Numéricos: Existen de varios tipos, principalmente, enteros (sin decimales) y reales
(con decimales).
Booleanos: Poseen dos formas: Verdadero y falso (Sí o No)
Fechas: Almacenan fechas facilitando posteriormente su explotación. Almacenar
fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días entre
una fecha y otra...

13. Memos: Son campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el
inconveniente de no poder ser indexados (veremos más adelante lo que esto quiere decir).
Autoincrementables: Son campos numéricos enteros que incrementan en una unidad su
valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta más que evidente: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

14. Clave principal 2.8
Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a
Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de
datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en
función del tema.
A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access
cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para
asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma
significativa.
Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en
otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo,
un campo Id. De cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla
Pedidos.
En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa.
Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.
Si va a mover los datos existentes en una base de datos, puede haber un campo que puede
usar como clave principal.
A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de identificación o
un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, es
posible que tenga un número de ID en una tabla. El campo ID es la clave principal.

15. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, lo que ayuda a acelera las
consultas y otras operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un
valor en el campo de clave principal y, a continuación, que siempre es único.
Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access automáticamente crea una
clave principal y asigna un nombre de campo de "ID" y el tipo de datos auto numeración.
El campo está oculto en la vista Hoja de datos de forma predeterminada, pero puede ver
el campo si cambia a la vista Diseño.

16. Video de Acces y sus elementos
https://www.youtube.com/watch?v=l702Vc8G3pE

17. Trabajo realizado por:
María Jose Guzmán Estrada
Fuentes de información:
mailto:http://www.lalila.org/tutoriales/tutorial_Access97.pdf