Gestión secretarías

1. PERFIL
SECRETARIAL

2. QUE ES EL SECRETARIADO
Es una función esencial en cualquier tiempo de actividad
empresarial. La secretaria contribuye al eficaz
funcionamiento de una empresa mediante su trabajo discreto
ordenado y metódico. En la metodología tradicional se
denomina secretaria a la personal que escribe correspondencia
extiende las actas de las reuniones, resuelve asuntos de
tramite y custodia de los documentos de una oficina.
El concepto de secretaria ha cambiado notablemente ahora
paso a ser la asistente perfecta de su jefe hasta el punto de ser
la mano derecha del jefe.

3.  El Trabajo administrativo que deba realizar cada secretaria
puede ser muy diferente entre una y otra a tenor del campo de
actividad de la empresa en que este encuadrada, ya que cada
sector tiene sus propias características.
 También tienen incidencia la forma jurídica de la empresa no es
lo mismo una Empresa del estado que una empresa familiar o
privada. Las funciones que cumple es de organizar y simplificar
el trabajo y el de coordinar las comunicaciones de la empresa.
 La secretaria actual se ha convertido también en la imagen de su
jefe y de la empresa misma . No debe olvidar nunca que mantener
unas buenas relaciones como los proveedores y clientes
contribuirá a dar una imagen positiva de la empresa.
LAS RESPONSABILIDADES LABORALES

4.  Alta tolerancia al estrés y la presión
Cambian de opinión cada 5 minutos
Tienen pataletas y rabietas
 No ser arrogante
Muchas secretarias se creen que son reinas y que tienen esclavos a su disposición.
Tratan muy mal a sus compañeros de trabajo e incluso a los proveedores
 Tener autoridad y firmeza
 Te encargaras de manejar la agenda y muchos asuntos de tu jefe. Tienes que ser capaz
de transmitir a los demás autoridad y firmeza porque eres la mano derecha de tu jefe.
Espero que no seas de las que:
• se muere de miedo al entrar en el despacho de un directivo y tartamudees cuando hables
con él
 Eso sí, debes ser cordial, amable y educada (al igual que con el resto de compañeros de
la empresa, clientes y proveedores)
 Te recomiendo que hagas algún curso de liderazgo y dirección de equipos, te va a
ayudar más que uno de técnicas de archivo o de taquigrafía.

5. Habilidades de comunicación
No, me refiero a que sepas redactar emails, discursos y
presentaciones sin faltas de ortografía ni errores
gramaticales en español, inglés o en el idioma que sea.
Tampoco a que respondas al teléfono educadamente. Esto se
da por supuesto.
Debes tener la habilidad de saber decir las cosas con tacto,
de forma clara y evitando malos entendidos y malos rollos.
Muchas veces te tocará mediar en momentos conflictivos y
rebajar tensiones.

6.  Alta capacidad de negociación
No solo tendrás que ceder de vez en cuando con tus compañeros para
conseguir algo, también tendrás que negociar con personas de fuera de
la empresa:
Ser muy proactiva, con iniciativa y autónoma
Tu jefe es un tipo ocupado. Te ha contratado para optimizar su tiempo
y para que tomes decisiones del día a día por él.
No puedes estar entrando en su despacho e interrumpiéndole cada 2×3
para preguntarle:
• que prefiere ventanilla o pasillo en un avión
• qué comida pedir en un catering
• qué restaurante reservar para una comida de negocios o a qué hora

7.  Saber priorizar y planificar
Organizar su agenda y saber cuándo una reunión o llamada es
importante o no, e incluso decidir tu solita si asiste o no, o si hace la
llamada ahora o dentro de 3 días.
Monitorizar sus tareas pendientes y encargarte de que las cumpla en el
plazo que le han fijado sus jefes (presidente, accionistas, etc)
Debes aprender las diferencias entre importante, urgente y prioritario.
Solo así podrás organizar y administrar las horas de trabajo de tu jefe.

8.  Ser organizada
Trabaja de forma sistemática te ayudará a tener todo bajo control:
Mantén actualizadas las bases de datos y las hojas Excel que utilizas para
preparar informes, presentaciones, gastos, etc.
 Disponibilidad horaria?
Por otro lado, si tienes todo automatizado, cuando te soliciten algo
tardarás medio segundo en realizar lo que te han pedido: click + actualizar
datos + guardar + imprimir. Te ahorrarás muchas horas de trabajo 🙂

9.  Ser muy discreta y reservada
Por tus manos pasa mucha información sensible y delicada.
Desde emails con condiciones de negociaciones con otras empresas,
informes financieros o decisiones del comité de dirección o de la junta de
accionistas.
Es posible que veas el listado de los sueldos de toda la empresa o incluso
que descubras que van a despedir a alguien.
Secretaria viene de secreto. Nunca desveles nada porque tu jefe perderá la
confianza en ti. Se sentirá traicionado y es posible que acabes de patitas
en la calle.

10.  Excelente presencia
No se refiere a que seas alta, guapa y delgada. No se necesita ser modelo
para ser secretaria.
Tu eres la primera persona que ve la gente que llega a la oficina para
reunirse con tu jefe. Bueno, miento, la primera es recepción. Representas la
imagen corporativa y a tu jefe.
Dependiendo del sector al que se dedique tu empresa y de cómo vaya
vestido tu jefe, así deberás elegir la ropa que te pones para ir a trabajar:
Debes ser elegante en tu forma de dirigirte a los demás. Los buenos
modales sociales y los empresariales son imprescindibles a la hora de tener
una excelente presencia.

11. El diseño de los equipos y el mobiliario tiene que ser
ergonómico es decir han de estar concebidos para facilitar
el trabajo los elementos de uso constante o frecuente en su
trabajo: computadora, archivadores, teléfono,
fotocopiadora, etc.
LA FUNCIONALIDAD DE SU ESPACIO
LABORAL

12. Para la secretaria es esencial mantener una buena
presencia. No se olvide que la imagen que ofrece es
lo primero que los demás ven de ella. Por su tipo de
trabajo la secretaria esta permanentemente en
contacto con otras personas. Con unos mínimos
cuidados que dedique a su propia persona y a su
aspecto exterior su imagen será agradable
El baño diario, las uñas bien cuidadas, recortadas y
limpias, el pelo bien arreglado, etc.
CUIDADOS DEL ASPECTO
PERSONAL

13. No se trata de un asunto de glamour o de ropa cara sino de
crear un estilo propio, armónico, que permita potenciar lo
mejor de sí misma, para que se haga visible en el entorno.
Si bien es cierto que lo exterior no es lo más importante, la
imagen personal, de alguna manera, influye en la percepción
que los demás tienen de nosotras.
Además de las habilidades técnicas y de conocimiento, las
organizaciones dan mucha importancia a la forma en que sus
colaboradores se visten, cuidan su apariencia y proyectan
seguridad en sí mismos, con el objetivo de crear una imagen
institucional sólida.

14. Imagen personal
 Imagen : del latín imāgo, es la figura, apariencia,
representación o semejanza de algo. La noción se emplea para
nombrar a la representación visual que se realiza de un objeto a
través de la fotografía, la pintura, el diseño u otras técnicas.

15. La imagen personal es nuestra carta de presentación.
Refleja la manera en que queremos relacionarnos con el
mundo y con los demás.
La regla de oro para transmitir una buena imagen es: “estar
a gusto y seguro con uno mismo”.
Elementos que conforman la Imagen Personal:
El arte de saber ser y estar. Cortesía, comunicación y
protocolo.

16. El Vestuario
Se impone vestir con naturalidad y cierta elegancia. No hay
una norma que exija el uso de un determinado tipo de ropa.
Puede seguir la moda vestirse como guste sin exageraciones.
Lo esencial es que cada pieza del vestuario coordine y encaje
con todo el conjunto. Lo que no cabe en una secretaria son
los vestidos de tipo playero con tirantes y aspecto informal.
Los zapatos son una parte del vestuario y siempre deben
estar limpios, las medias son imprescindibles
independientemente de la temperatura exterior. En los
complementos también debe evitarse los excesos como
collares, anillos, pulseras, etc.

17. Los modales
La manera de caminar, de sentarse, de cruzar las piernas, de sostener el
teléfono, de escribir, de apoyar los codos en la mesa, de digerirse a los
demás, de utilizar unos y otros gestos. Por ejemplo si toma notas en una
hoja suelta de papel, quienes observan tal circunstancia pueden llegar a
la conclusión de que no atribuye demasiada importancia a lo que anota,
debe cuidar esos detalles poniendo un interés máximo. Trata con
educación a todas las personas que se dirijan a ella en calidad de
secretaria sin importar cual es su categoría. Los modales en el teléfono.-
El que el teléfono no la vean no justifica que la secretaria descuide las
formas, debe mantenerse erguida si se inclina sobre la mesa su voz decae,
la voz es importante, es importante la facilidad de palabra con el timbre
y el tono, se debe procurar que la voz sea agradable, no elevando el tono
jamás.

18. Actitudes
En general, todas las personas, pienso, debemos plasmar en nuestra vida
actitudes y aptitudes positivas, todas encaminadas a lograr el éxito a diario y a
futuro.
En especial una profesional de Secretariado, debe perfilar actitudes, referidas a
nuestras acciones, con orden, la puntualidad, la limpieza y Aptitudes como la
empatía, el don de Servicio, la predisposición para aprender y trabajar en equipo.
Otras palabras que se me vienen a la mente son la Ética, la Responsabilidad, la
Honradez, la Seguridad. Sin lugar a duda, es una de las profesiones que más
destrezas y habilidades requiere, no sólo técnicas sino también en el trato con las
personas, pero como nadie puede dar lo que no tiene, debemos cultivar estos
valores primero en nosotras, si queremos generar confianza, debemos tener
confianza en nosotras mismas, pues seremos el reflejo de todo aquello que
alberguemos en nuestro interior.

19. La Postura
Cabeza levantada y mentón paralelo al suelo. - Columna erguida apoyada
en el respaldo - Pies apoyados en el suelo con tobillos en ángulo recto. -
Rodillas en ángulo recto más elevadas que la pelvis. - Brazos apoyados en
el asiento o en la mesa.
Las malas posturas son un enemigo de las secretarias. para evitar dolores
lo mejor es adecuar el lugar de trabajo a las necesidades del cuerpo y
mantener una buena postura al sentarse
En Ergonomía, se entiende por “postura de trabajo” la posición relativa de
los segmentos corporales , si se trabaja de pie o sentado. Las posturas de
trabajo son uno de los factores asociados a los trastornos
musculoesqueléticos, cuya aparición depende de varios aspectos: en primer
lugar de lo forzada que sea la postura, pero también, del tiempo que se
mantenga de modo continuado, de la frecuencia con que ello se haga, o de
la duración de la exposición a posturas similares a lo largo de la jornada.