1. DISEÑO DE ARCHIVOS
CLAUDIA TOVAR
VIVIANA MORENO
CLAUDIA NARVÁEZ
ANDRES DIMATE
OSCAR MORENO
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

2. DISEÑO DE ARCHIVOS
CLAUDIA TOVAR
VIVIANA MORENO
CLAUDIA NARVÁEZ
ANDRES DIMATE
OSCAR IBARRA
TUTOR
JORGE MARIO ZULUAGA OCAMPO
INGENIERO DE SISTEMAS
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

3. CONTENIDO
 Introducción.
 Objetivo.
 Terminología Básica de Archivos.
 Diagrama de estructura de datos.
 Tipos de Archivo
 Métodos de Organización de Archivos
 Cinta Magnética
 Discos Magnéticos.
 Conclusiones
 Cibergrafia

4. INTRODUCCION
Los archivos son el corazón de muchos sistemas de información. Dentro de los
sistemas de información un factor importante que contribuye con la preservación
de la información son los archivos. Un archivo contiene grupos de registros que
nos proporcionan información para el diseño, administración y toma de decisiones
en una organización, los archivos nos sirven para almacenar datos de un periodo
indefinido, o temporal con un propósito especifico.
En esta actividad profundizaremos acerca del tema de los archivos, su tipología,
los métodos para acceder a ellos, entre otros, puesto que nosotros como futuros
profesionales de la información, somos los encargados de vigilar y estar atentos
para que se lleve a cabo un servicio de calidad hacia nuestros usuarios, por tal
razón es importante aprender a organizar, almacenar y recuperar los datos en los
sistemas de información.

5. OBJETIVOS
Objetivos generales: Realizar una investigación grupal en la cual podamos
ampliar los conceptos relacionados con tipos de archivos, métodos de
organización de archivos y conceptos relacionados con diseño de sistemas de
forma que entreguemos mapas conceptuales que resuman o ilustren de la mejor
forma la información investigada desarrollando habilidades cognitivas y prácticas
en el análisis y diseño de sistemas.
Objetivos Específicos:
 Identificar los diversos tipos de archivo conociendo su clasificación y definición.
 Determinar los diferentes métodos de organización de archivos y su importancia
dentro de las diversas instituciones.
 Trabajar en grupo de forma en que se compartan ideas y se realice el proyecto de
forma en que se genere un aprendizaje significativo y de calidad.

6. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
DATO
tenemos que un dato es la unidad mínima que
compone cualquier información.
Con esto en mente podemos decir que los
DATOS son la información que damos a la
computadora para realizar un proceso. Por
ejemplo, los nombres y las direcciones de
amigos, pueden integrar una agenda que
manejada en un archivo informatizado
facilitará la búsqueda de datos y la emisión de
listados.

7. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
Por otro lado, los datos se pueden clasificar en:
Dato analógico: Es la representación de cualquier tipo de información mediante
una señal eléctrica de cualquier intensidad. Los datos analógicos pueden
transmitirse a través de las líneas telefónicas convencionales. La mayoría de los
datos se capturan en sensores como termómetro, barómetros, etc.
Dato digital o binario: Es la representación de cualquier tipo de información
mediante una serie de unos y ceros (bits: dígitos binarios) que se manifiestan en
la computadora por la presencia o la ausencia de señal eléctrica respectivamente.
Los sistemas informáticos convierten los datos analógicos en binarios para
procesarlos.

8. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
INFORMACION
Se considera como un conjunto organizado de
datos que tienen un significado específico más
allá de cada uno de éstos de manera
independiente.
Por ejemplo: los números 2, 0, 0 y 7 son datos;
pero 2007 es una información. Como regla
básica se debe recordar que la computadora
emplea datos y las personas emplean
información, esta es la diferencia entre
información y datos; de hecho el procesamiento
de datos da como resultado: información.

9. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
ARCHIVO
Es un conjunto organizado de información de datos que
se almacenan en algún medio al que la computadora
puede acceder.
Los archivos pueden ser programas, hojas de cálculo,
documentos, presentaciones electrónicas, etc.
Los nombres de los archivos se forman de dos partes: la
primera es el nombre del archivo, que actualmente no
tiene restricción en el número de caracteres, después se
debe colocar un punto y finalmente vienen 3 o 4
caracteres que indican la extensión. El tamaño de los
archivos se mide en kilobytes, megabytes y gigabytes.

10. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
INFORMATICA
La informática es la ciencia que se dedica al procesamiento
automático de datos o información por medio de computadoras para
una aplicación específica.
Para procesar información necesitamos almacenarla, organizarla y
transmitirla, por esa razón intervienen varias tecnologías pero sus
principales pilares son la computación y la comunicación.
La computación es la ciencia que se encarga del estudio de la
capacidad de procesamiento (velocidad, almacenamiento, etc.) que
tiene la computadora y la informática es la ciencia que se encarga de
la aplicación de la computación(en la educación, la industria, etc.) a
cualquier área del conocimiento.

11. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
SISTEMA
Un sistema es una reunión o conjunto de elementos
integrados en un todo que interactúan entre sí para lograr
un objetivo determinado.
Un sistema ejecuta una tarea que sería imposible de
realizar por cualquiera de sus partes de manera
individual; por ejemplo, el sistema respiratorio realiza
una tarea que sería imposible para la nariz solamente o
para los pulmones. ¡Se necesita de todos los órganos del
sistema respiratorio para sobrevivir! Igual sucede con la
computadora, no es posible que un dispositivo de entrada
pueda hacer las funciones de una computadora.

12. TERMINOLOGIA BASICA DE ARCHIVO
COMPUTADORA
Una computadora es una máquina electrónica usada para procesar
información. La computadora hace un trabajo más que calcular números o
imprimir. Hay dos partes básicas que forman una computadora: el hardware
y el software. Y existen las:
Analógicas: este tipo de
computadoras realiza
cálculos a partir de los datos
obtenidos mediante sensores
externos logrando resultados
también analógicos
Digitales: Son computadoras que
trabajan con valores numéricos,
específicamente 1 y 0, realizando
operaciones y cálculos cuyos
resultados se expresan en
combinaciones de éstos. La ventaja es
su facilidad de cambiar las
instrucciones o programas y su
velocidad de procesamiento.

13. DIAGRAMA DE ESTRUCTURAS DE DATOS
Es el esquema por el cual se realiza
una descripción para la realización de
una base de datos con cada uno de sus
componentes que la entidad desee.
Este modelo se basa en
representaciones entre registros por
medio de ligas, existen relaciones en
lasque participan solo dos entidades
(binarias) y relaciones en las que
participan más de dos entidades
(generales) ya sea con o sin atributo
descriptivo en la relación.

14. TIPOS DE ARCHIVO
En el ámbito de la informática
se define como archivo a un
conjunto de datos organizados
que, una vez almacenados, se
pueden utilizar a través de las
distintas aplicaciones.
Típicamente, en los sistemas de información pueden encontrarse varios
tipos de archivos…

15. TIPOS DE ARCHIVO
Se divide en…

16. TIPOS DE ARCHIVO
Constantes: formados por registros con campos
fijos y campos de baja frecuencia de variación
en el tiempo
De situación: contienen información actualizada
en cada momento.
Históricos: contienen información almacenada a
lo largo del tiempo de archivos que han sufrido
cambios de actualización o acumulado datos de
variación periódica en el tiempo

17. TIPOS DE ARCHIVO
Archivo de Maniobra o (Archivos Temporales): Son
archivos especiales que contienen una réplica,
subconjuntos temporales o formas alternativas de
organización de archivos maestros o de transacciones.
Este tipo de archivos de trabajo normalmente se crean y
son utilizados por el programa informático apropiado y
luego se destruyen. Además no se emplean en contextos
de bases de datos. Estos archivos tienen una vida
limitada, se utilizan como auxiliares de los anteriores,
habitualmente se borran al terminar el programa.
Archivos de Movimiento: Son registros especiales de
actualizaciones de otros archivos, en especial archivos
maestros y de transacciones. Se utilizan en conjunto
con los archivos de datos no activos para recuperar
datos "perdidos". Sus registros son de tres tipos: alta,
bajas y modificaciones.

18. TIPOS DE ARCHIVO
Archivos de Transacciones: Este es un archivo temporal, que
tiene dos propósitos: acumular datos acerca de los eventos en el
momento que ocurran y el actualizar los archivos maestros para
reflejar el resultado de las transacciones actuales. El archivo de
transacciones contiene el mismo tipo de registro que el archivo
maestro, la cantidad de registro dependerá de los registros a
utilizar, difieren únicamente en el campo que se usará como
código para indicar el tipo de actualización del registro.
Muchos de los archivos maestros contienen registro de longitud
variable y guardan información sobre los eventos que afectan a
la organización y sobre los cuales se calculan datos, por
ejemplo: registros contables, facturas, pagos, pedidos de
clientes, etc.

19. TIPOS DE ARCHIVO
Archivos de Transacciones: Este es un
archivo temporal, que tiene dos propósitos:
acumular datos acerca de los eventos en el
momento que ocurran y el actualizar los
archivos maestros para reflejar el resultado
de las transacciones actuales. El archivo de
transacciones contiene el mismo tipo de
registro que el archivo maestro, la cantidad
de registro dependerá de los registros a
utilizar, difieren únicamente en el campo
que se usará como código para indicar el
tipo de actualización del registro.
Muchos de los archivos maestros contienen
registro de longitud variable y guardan
información sobre los eventos que afectan a
la organización y sobre los cuales se
calculan datos, por ejemplo: registros
contables, facturas, pagos, pedidos de
clientes, etc.
Archivos de Tablas (relacionales): Este
tipo de archivos, contienen datos de referencia
utilizados en el procesamiento de
transacciones, actualización de los archivos
maestros o producción de salida. Un ejemplo
es una tabla de tasas de correos usada para
determinar los gastos de envío de un paquete.
Los archivos de tablas conservan el espacio de
almacenamiento y facilitan el mantenimiento
del programa guardando en un archivo datos
que, de otra forma se incluirían en los
programas o en los registros del archivo
maestro. Estos archivos están conformados por
un registro de encabezado y por registros de
datos, el registro de encabezado define la
estructura de la tabla y contiene cualquier otra
información; los registros de datos siguen al
encabezado (en bytes consecutivos) y
contienen el texto real de los campos.

20. TIPOS DE ARCHIVO
Archivos de Reporte: Los archivos de reporte son archivos temporales que se utilizan cuando el
tiempo de impresión no esta disponible para todos los reportes producidos, lo cual sucede con repetición
en el procesamiento sobrepuesto. Cuando se envía la salida a un archivo en lugar de a una impresora se
denomina spooling; estos archivos son muy fáciles porque los usuarios pueden tomar los archivos de
otros sistemas de computo y poder enviarlos a dispositivos de salidas especializados como los
graficadores, unidades de microfilm y microficha o sistemas tipográficos comerciales.
Archivos de Respaldo: los archivos de respaldo son una copia de un archivo maestro, de
transacción o de tablas hecho para garantizar que se dispone de un duplicado si algo le sucede al
original; también se hacen copias de los archivos para el almacenamiento de datos a largo plazo y
generalmente se guardan lejos del centro de computo para garantizar su preservación.
Los archivos se pueden dividir también en dos grandes grupos: los ejecutables y los no
ejecutables o archivos de datos. La diferencia fundamental entre ellos es que los primeros
funcionan por si mismos y los segundos almacenan información para ser utilizada con
ayuda de algún programa

21. METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Se refiere a las diferentes maneras en las que puede ser organizada la
información de los archivos, así como las diferentes maneras en que ésta
puede ser accesada. Dado que hay 2 niveles de visión de los archivos (físico
y lógico), se puede hablar también de 2 aspectos de organización de
archivos: Organización de archivos lógicos y de archivos físicos.
De archivos físicos. Contempla la
administración de archivos desde la
perspectiva física, particularmente la
organización del almacenamiento en
disco a nivel de pistas y sectores. Por
ejemplo indexado
De archivos lógicos.
Contempla la organización
desde el punto de vista
lógico. Por ejemplo,
secuencial, directo, etc.

22. METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
El término organización secuencial implica que lógicamente los
registros del archivo están almacenados consecutivamente; esto
es, en forma adyacente, en el orden en que el usuario final los
percibe. En particular se puede hacer una distinción entre
archivos secuenciales ordenados y archivos secuenciales
desordenados. Una organización de archivo secuencial ordenada
almacena los registros lógicos secuencialmente pero en orden
creciente (o decreciente) de acuerdo con los valores de alguna de
sus claves, mientras que la organización de archivo secuencial no
ordenada almacena los registros lógicos consecutivamente pero
sin un orden específico.
ORGANIZACION SECUENCIAL

23. METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los archivos de acceso directo son archivos con llave,
asocian un registro con un valor llave especifico y un
lugar particular de almacenamiento. Todos los registros
se almacenan bajo la llaves en las direcciones en vez de
por posiciones; si el programa conoce la llave del
registro, puede determinar la dirección de localización y
lo recupera independientemente de los demás registros
del archivo.
La característica atractiva de la organización directa, es
que los registros se recuperan mucho mas rápido que
cuando la búsqueda se hace desde el inicio del archivo.
ORGANIZACIÓN ACCESO DIRECTO

24. METODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
la organización indexada es la forma de
acceder a un registro a través de un
índice, permitiendo que la búsqueda de
un registro sea más fácil, pues toma
menos tiempo que buscar en un archivo
completo de datos. Algunas
características de estos índices es que
contienen únicamente dos datos: una
llave de registro y una de
almacenamiento.
En general existen dos tipos de
organización indexada posibles:
ORGANIZACION INDEXADA
Organización
indexada no
secuencial: donde
existe un registro en el
índice por cada
registro en el archivo
maestro
Organización
secuencial indexada:
en los sistemas de
información es la más
usada, los registros se
almacenan en bloques
con capacidad de una
cantidad específica de
datos.

25. CINTAS MAGNETICAS
La cinta magnética es un tipo de
medio o soporte de
almacenamiento de datos que se
graba en pistas sobre una banda
plástica con un material
magnetizado, generalmente óxido
de hierro o algún cromato. El tipo
de información que se puede
almacenar en las cintas
magnéticas es variado, como
vídeo, audio y datos.

26. CINTAS MAGNETICAS
Existen diferentes tipos
de cintas, tanto en sus
medidas físicas, como en
su constitución química,
así como diferentes
formatos de grabación,
especializados en el tipo
de información que se
quiere grabar.
Los dispositivos informáticos
de almacenamiento masivo
de datos de cinta magnética
son utilizados principalmente
para respaldo de archivos y
para el proceso de
información de tipo
secuencial, como en la
elaboración de nóminas de
las grandes organizaciones
públicas y privadas.

27. DISCOS MAGNETICOS
Orígenes…
Un disco magnético (flexible o duro) sirve como
soporte de almacenamiento para archivos de
información. Almacena los bytes de estos archivos
en uno o varios sectores de pistas circulares. Desde
la creación de los dispositivos de almacenamiento
de información hasta la actualidad ha habido un
largo proceso de evolución, desde las tarjetas
perforadas, pasando por la cinta perforada, la cinta
magnética, Ferrita, tambor magnético y llegando
finalmente al disco magnético.

28. DISCOS MAGNETICOS
Características generales…
Se considera un dispositivo de
almacenamiento de información magnético
todo aquel que se base en las propiedades
magnéticas de algunos materiales. Los discos
duros son dispositivos de almacenamiento
secundario para registrar información masiva,
programas y datos en ordenadores personales,
microcomputadoras, estaciones de trabajo,
servidores, etc.

29. DISCOS MAGNETICOS
Lectura y grabación…
Tanto en los discos rígidos como en los
flexibles la información se graba en
circunferencias concéntricas, no notándose
visualmente las zonas grabadas. Cada una de
las circunferencias concéntricas grabadas
constituye una pista. Así mismo el disco se
considera dividido en arcos iguales
denominados sectores, de esta forma cada
pista está compuesta de sectores. La lectura y
escritura en la superficie del disco se hace
mediante una cabeza.

30. DISCOS MAGNETICOS
Estructura fisica…
La estructura física de un disco, con sus pistas
y sectores se hallan invisibles en el disco.
Estas pistas, invisibles, se crean durante el
formateo. El formateo consiste en grabar
(escribir) magnéticamente los sucesivos
sectores que componen cada una de las pistas
de un disco o disquete, quedando así ellas
magnetizadas. Un disco magnético está
constituido por una superficie metálica o
plástica recubierta por una capa de una
sustancia magnética.

31. DISCOS MAGNETICOS
Tipos de discos magnéticos…
Disco rígido
Discos flexibles
Discos intercambiables Discos fijos
Discos con tecnología Winchester

32. CONCLUSIONES
• A través de la realización de esta actividad pudimos comprender y conocer mejor los
diferentes tipos de archivos, los cuales son un componente esencial en el almacenamiento
de información para su posterior recuperación y utilización.
• Existen diferentes métodos para la organización de archivos que es importante conocer
para poderlos implementar en el momento en el que lo necesitemos.
• Los métodos de procesamiento de datos van variando al paso del avance de las nuevas
tecnologías de la información, por lo cual nosotros debemos estar en constante
actualización y capacidad de implementarlos y esto sólo se da mediante el conocimiento
de los mismos.
• Nuestro deber como futuros profesionales de la información consiste en velar por
mejorar las prácticas en el servicio que ofrecemos para que los usuarios sean los más
beneficiados y puedan satisfacer sus necesidades de información.

33. RECURSOS DE INFORMACION EN CIENCIA Y
TECNOLOGIA
CIBERGRAFIA
Tipos de archivo. [En línea] [Consultado 2I de ABRIL de 2013] Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_archivos
http://informaticabachiller.wikispaces.com/TERMINOLOGIA+B%C3%81SICA
López, Rodrigo. Organización de archivos secuenciales y relativos. [En línea] [Consultado 8 de mayo de 2013] Disponible en:
http://www.educacioninformatica.com/modules/tutorials/tutoriales/arch_sec_rel/arch_sec_relativos.htm
Mendez Rocha, Evelyn Fabiola. Organización lógica de Archivos. En línea] [Consultado 7 de mayo de 2012] Disponible en:
http://boards4.melodysoft.com/2005AAV0101/re--organizacion-logica-de-archivos-87.html