Integrantes Eje Temático 5: Maria Eugenia Nieto Jenny Alejandra Moreno Sissi Ivette Jalilie Gina del Pilar Chica

1. EJE TEMÁTICO N. 5
DISEÑO DE ARCHIVOS
Grupo 01
GINA DEL PILAR CHICA SUAREZ
JENNY ALEJANDRA MORENO APONTE
MARIA EUGENIA NIETO MEDINA
MARIA ALEJANDRA BARBOSA AGUIRRE
SISSI IVETTE JALILIE PIEDRAHITA
Tutor
JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO
Ingeniero de sistemas
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA CIDBA
2014

2. TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
OBJETIVOS
1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE ARCHIVOS
2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE DATOS
3. TIPOS DE ARCHIVOS
4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
5. CINTA MAGNÉTICA
6. DISCOS MAGNÉTICOS
CONCLUSIONES
WEBGRAFÍA

3. INTRODUCCIÓN
Los diseños de archivo son indispensables para el analista del sistema, ya que le
permite una organización eficiente, coherente, de fácil manejo y mejor acceso a sus
herramientas; por lo tanto, su desarrollo es vital. Como el archivo sirve de testimonio en
una actividad ejecutada, cuando no existe evidencia, su soporte es inexistente, lo que
conlleva a un diseño de archivo poco definido y a entorpecer las funciones de sus
operadores. En consecuencia, la información no llega de manera coherente a cada uno
de los comandos.
De lo mencionado anteriormente, el propósito de esta exposición es dar a conocer la
composición correcta de un diseño de archivo, esto para evitar errores en la cadena del
sistema de información.

4. OBJETIVOS
General:
Dar a conocer el contenido de un diseño de archivos, resaltando su importancia.
Específicos:
Emplear un lenguaje técnico y a la vez, fácil de comprender.
Demostrar su importancia, por medio de las preguntas, que se plantearán en el foro.

5. 1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS
Archivo: Conjunto de información perteneciente a una misma entidad, que se almacena
en un medio de escritura, que permita ser leído o accedido por una computadora. Al
momento de guardarlos, es necesario asignar un nombre y la descripción de la carpeta o
directorio que lo contiene. Su tamaño tiende a variar, según la cantidad de registros
almacenados.
Base De Datos: Colección de archivos, cuyo acceso se realiza por un conjunto de
programas con los datos relacionados. Es por ello que un conjunto de campos forman un
registro, un conjunto de registros forman un archivo y una colección de archivos forman
una base de datos. Dicha definición se puede apreciar en el siguiente diagrama:

6. 1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS

7. 1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS
Campo: Espacio de almacenamiento para un dato en particular. También es la mínima unidad de
información a la que se puede acceder. Los tipos de campos son:
Genérico: Es el conjunto de campos.
Índice o clave: Posee un dato único para una repetición de entidad. Puede servir para la búsqueda
de una entidad específica.
Numérico: Se divide en enteros “sin decimales” y reales “decimales”.
Booleanos: Poseen dos estados: Verdadero “Si” y Falso “No”.
Memos: Campos alfanuméricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente de no poder ser
indexados.
Fecha: Almacenar fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los días
entre una fecha y otra.
Alfanuméricos: Contienen cifras y letras. Presentan una longitud de 255 caracteres.
Autoincrementables: Incrementan en una unidad, su valor para cada registro incorporado. Sirve de
identificador, ya que resultan exclusivos de un registro.

8. 1. TERMINOLOGÍA BÁSICA DE
ARCHIVOS
Dato: Son caracteres que contienen un valor significativo, para transmitir información.
Estos deben estar debidamente procesados, ya que por sí solos no comunican
información significativa.
Registro: Conjunto de campos, que contienen datos provenientes de una entrada.
Representa un objeto único de datos, implícitamente estructurado en una tabla. La
estructura implícita de un registro y el significado de los valores de sus campos, exige
que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, uno en cada columna de
la tabla.

9. 2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS
Consiste en representar un esquema correspondiente a la base de datos de una red,
describen en forma colectiva un componente del sistema y permite mostrar los
requerimientos lógicos, de las estructuras de datos en una aplicación.
Este diagrama es de uso preferido en las bases de datos de Access, ya que existen
relaciones en las que participan dos entidades (binarias) y otras en las que participan
más (generales), ya sea con o sin atributo descriptivo. Su uso es gráfico, lo cual
permite simbolizar las relaciones entre pares de entidades. La imagen que verán a
continuación, describe los elementos que se requieren para elaborar dicho diagrama.

10. 2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
DATOS

11. 2. DIAGRAMA DE ESTRUCTURA DE
Objetivos:
DATOS
Verificar los requerimientos de información
Describir los datos asociados con las entidades
Mostrar la relación entre entidades
Comunicar los requerimientos de datos
Construir un modelo lógico del sistema por medio
de ligas, el cual facilita la comprensión del mismo.

12. 2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se
observan las relaciones entre entidades:
Las relaciones entre entidades, se
establecen al describir el grado de
estudio, realizado de manera previa
Compuesto por:
Celdas: Representan los campos
en los registros.
Líneas: Dan a conocer enlaces de
los registros.

13. 2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se
observan las relaciones entre entidades:
Los diagramas de
estructuras de datos,
utilizan una notación
básica la cual está
representada por

14. 2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se
observan las relaciones entre entidades:
El uso de los diagramas de estructuras de datos requiere que el analista haga
preguntas acerca de cada entidad:
¿Cuáles son los campos que identifican de manera única la entidad?
¿Qué otros datos describen los atributos de la entidad?
¿Qué medio se empleará, para tener acceso a la información sobre la entidad?
2.1.1. Fases para la construcción de la estructura de datos:
Identificar las entidades dentro del Sistema, teniendo previo conocimiento del
funcionamiento del sistema. Estas entidades pueden ser: objetos reales, personas,
actividades del sistema, objetos abstractos, entre otros.

15. 2.1. Ejemplo de BDD (Base De Datos), donde se
observan las relaciones entre entidades:
Determinar las claves o identificadores de las entidades, es decir, aquellas que
identifiquen a cada entidad.
Establecer las relaciones entre las entidades, describiendo el grado de los mismos,
previo estudio de cada una de las asociaciones de una entidad con las demás
identificadas.
Dibujar el modelado de datos.
Identificar y describir los atributos de cada entidad, teniendo en cuenta todas las
propiedades de cada entidad.
Verificaciones, se realizan sobre el diagrama, eliminando las relaciones redundantes.

16. 3. TIPOS DE ARCHIVOS
Conjunto de registros diseñados en los sistemas de información, estos se pueden
encontrar en los archivos maestros, que contienen los registros de actividades
importantes de una entidad. Se deben mantener exactos y actualizados mediante el
uso de transiciones, para que sean útiles. La mayoría contienen un registro de longitud
fija. Se clasifican en:

17. 3. TIPOS DE ARCHIVOS
3.1. Según su función:
3.1.1. Archivos Permanentes: Sus registros no se alteran o se modifican en pocas
ocasiones a lo largo del tiempo, se dividen en:
Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de
baja frecuencia de variación en el tiempo.
De Situación: Contienen información actualizada.
Históricos: Poseen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos en
constante actualización o bien, acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

18. 3. TIPOS DE ARCHIVOS
3.1.2. Archivos de Movimiento: Aquellos que se utilizan conjuntamente con los
maestros (constantes) y contienen campo similares en sus registros, para procesar
las modificaciones y recuperar datos perdidos.
3.1.3. Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados durante la
ejecución del programa. Este tipo de archivos generalmente son utilizados por
programas informáticos y borrados habitualmente al terminar el mismo.

19. 3. TIPOS DE ARCHIVOS
3.2. Según sus elementos:
Archivo de Entrada: Colección de datos, localizada en un dispositivo de entrada.
Archivo de Salida: Información visualizada por la computadora.
Archivo de Programa: Programa codificado en un lenguaje específico y localizado
o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.
Archivo de Texto: Caracteres recolectados como una unidad, en un dispositivo de
almacenamiento.

20. 3. TIPOS DE ARCHIVOS
3.3. Otros:
Archivos de transacciones: Archivo temporal, que acumula datos de eventos en el
momento en que ocurren.
Archivos de Tablas: Contiene datos de referencia necesarios para el procedimiento de
transacciones, estos conservan el espacio de almacenamiento y facilitan el mantenimiento
del programa guardado en un archivo de datos, que serán incluidos en el registro del
archivo maestro.
Archivos de Reporte: Son utilizados cuando el tiempo de impresión no está disponible
para todos los reportes producidos, siendo útil para los dispositivos de salidas como
graficadores, unidades de microfilm y microficha.
Archivos de Respaldo: Copia de un archivo maestro, transacción o tablas, que soportan
una copia del original en caso de pérdida u otro inconveniente.

21. 4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
La organización de un archivo define la estructura física de los registros o los datos en
un archivo, en el soporte de almacenamiento. En general, se consideran tres
organizaciones fundamentales, las cuales son utilizadas por el SMBD (Sistema
Manejador de Bases de Datos):
4.1. Organización secuencial: Sucesión de registros almacenados consecutivamente
sobre el soporte externo. Para acceder a un registro, es obligatorio pasar por todos los
artículos que le preceden. Los registros se graban consecutivamente cuando el archivo
se crea y se debe acceder consecutivamente cuando se leen dichos registros. Se utiliza
para realizar Backups de la BDD.

22. 4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
4.2. Organización directa o aleatoria (Random): Un archivo está organizado en
modo directo, cuando el orden físico no se corresponde con el orden lógico. Los
datos se sitúan en el archivo y se accede directa o aleatoriamente mediante su
posición, es decir, el lugar relativo que ocupan.
4.2.1. Requisitos:
Almacenado en un soporte fácil de direccionar.
Los registros deben contener un campo específico denominado clave que
identifica cada registro de modo único; es decir, dos registros distintos no
pueden tener un mismo valor de clave.
Existencia de una correspondencia entre los posibles valores de la clave y las
direcciones disponibles sobre el soporte.

23. 4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
4.2.2. Ventajas:
Leer y escribir registros en cualquier orden y posición.
Acceder de manera ágil a la información que contienen.
4.3. Organización secuencial indexada (Indexed): Se le puede comparar con un
diccionario, ya que sus registros son las entradas y las claves son las palabras definidas
por estas. Cada archivo secuencialmente-indexado consta de un archivo índice y un
archivo de datos. Dicha organización es utilizada por el SMBD, para almacenar datos en
la BDD.
4.3.1. Requisitos:
El tipo de sus registros contiene un campo clave identificador.

24. 4. MÉTODOS DE ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Los registros están situados en un soporte sencillo de coordinar, por el orden de los
valores indicados por la clave.
El índice debe contener la clave del último registro y la dirección de acceso al primer
registro del bloque.
4.3.2. Ventajas:
Acceso rápido
El sistema de gestión de archivos se encarga de relacionar la posición de cada registro
con su contenido mediante la tabla de índices.

25. 5. CINTA MAGNÉTICA
La cinta magnética es un soporte flexible de almacenamiento o medio utilizado para
guardar información, esta se graba en pistas sobre una banda plástica donde se
deposita una fina película magnética, generalmente óxido de hierro, Cr, Fe-Co, Co-Ni.
Es posible almacenar información variada como vídeo, audio y datos. Se caracteriza
por ser un dispositivo de almacenamiento de tipo secuencial, lo cual juega en su
contra, ya que no soportan el acceso aleatorio a los datos. Para ello, la unidad de
lectura ha de buscar en la cinta, hasta hallar la información específica. Presenta menor
rapidez de acceso que los discos, por tanto a mayor capacidad de almacenamiento,
mayor longitud de la cinta y tiempo de acceso.

26. 5. CINTA MAGNÉTICA
5.1. Funciones:
Almacena datos de forma compacta y que en cualquier momento puede ser requerida.
Realizar con frecuencia, un respaldo de seguridad o backup, de los datos almacenados en
discos magnéticos.
Procesa archivos que se trabajan de forma secuencial. Intercambia datos en grandes
cantidades mediante cintas, siendo un método económico y funcional.
Transporta, distribuye y carga programas extensos de software.

27. 6. DISCOS MAGNÉTICOS
Está constituido por una superficie metálica (hard disks) o plástica (floppy disks),
recubierta por una capa de un material magnetizable.
Los datos se almacenan cambiando el sentido, del campo magnético en
dicha sustancia y una cabeza de lectura y grabación por cada superficie de disco
(actualmente los discos duros vienen en paquetes de varios platos).
Esta cabeza está conformada por un electroimán que puede inducir un campo
magnético o detectar el sentido del cambio magnético. La cabeza se mueve
radialmente, mientras que el disco gira en un sentido. La información se almacena en
pistas concéntricas, que se dividen en sectores y finalmente en bloques.

28. 6. DISCOS MAGNÉTICOS
6.1. Tipos de discos magnéticos:
Discos flexibles
Discos intercambiables
Discos fijos
Paquetes de discos
Discos cartucho
Discos con tecnología Winchester: Es un disco de tamaño pequeño con gran precisión
y almacenamiento. Se encuentra instalado en su unidad, de manera permanente.

29. CONCLUSIONES
Durante la realización de este eje temático, se determinó que el diseño de
archivos, es relevante para nuestro desempeño como estudiantes CIDBA, ya que
se sabe de antemano los pro y contra de los mismos.
Además, es importante dominar dicho tema, debido a la demanda de TIC’s en las
entidades privadas y gubernamentales, las cuales están en la búsqueda
constante de salvaguardar la información digital.

30. WEBGRAFÍA
http://mundoinformatico321.blogspot.com/2013/01/diseno-de-archivo-y-bases-de-datos.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Dise%C3%B1o-De-Archivos/1111109.html
http://www.buenastareas.com/ensayos/Campos-Datos-y-Registros/24343329.html
http://sena-informacionsena.blogspot.com/2009/02/definicion-de-camporegistroarchivobase.html
http://the-peers.blogspot.com/2012/03/campo-registro-y-archivos.html
http://datateca.unad.edu.co/contenidos/301309/Exe-
Modulo/MDS301309/leccin_no_21__diagrama_de_estructura_de_datos.html
http://fcasua.contad.unam.mx/apuntes/interiores/docs/98/3/informatica3.pdf
http://www.ecured.cu/index.php/Cintas_magnéticas
http://www.ecured.cu/index.php/Discos_magnéticos
http://www.monografias.com/trabajos7/arch/arch.shtml#V