1. CONOCIENDO Y ELABORANDO DIFERENTES DOCUMENTOS
Profesora: María Concepción Ojeda Martínez
Especialidad Servicios Administrativos
A.- El Aviso.- Es una comunicación pública o nota breve, ágil, directa, respetuosa y cordial,
concisa y clara que tienen información diversa sobre el desarrollo de las actividades, su
redacción debe limitarse a dar los datos esenciales de una institución (cobranza, charlas,
acuerdos, etc.) que hay que dar a conocer simultáneamente a varios destinatarios. Es sinónimo
de noticia, Comunicado, alcance, anuncio, citación, etc.
Partes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Membrete o razón social,
Lugar y fecha,
Destinatario/a(s)
Texto (Motivo o cuerpo),
Antefirma,
Remitente (posfirma)
Ejemplo:
IE “AFULL”
Chiclayo
Chiclayo, octubre 11, 2010.
Sr. Padre de familia: ……………………………………………………….
Muy a nuestro pesar, le recordamos que la pensión de enseñanza de su menor hijo:
…………………………….., correspondiente al pte. Mes, no ha sido pagada hasta la fecha, por
lo que agradeceré a Ud. tenga bien regularizar esta situación lo antes posible.
Atentamente,
Prof. Israel Zúñiga Cárdenas
Director
Estructura del aviso:
……………………
……………
……
___, ______________
Señor(a)(ita): ………………………………….
_____________________________________
_____________________________________
______________________
………………….,
_______________
_ _/ _ _
Tarea: Redacte 3 avisos por los siguientes motivos: 1) Charlas educativas para
padres/madres y apoderados, 2) Acuerdos comité de aula para confraternidad navideña, 3)
Difusión del festival de Villancicos.
B.- La Citación.- Es un documento breve de carácter interno, por el que cita o llama
formalmente a una persona o a varias a asistir a un acto dispuesto por la autoridad. Sirve para
toda clase de reuniones Se usa en la administración pública y privada (original, copia y cargo
los firma el citado o interesado), firma autoridad o secretario/a. Hay dos clases Individual y
colectiva.
Partes:
1. Nombre del documento o código,
2. Destinatario(individual) (o nómina colectiva)
3. Texto,
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2. 4. Lugar y fecha,
5. Firma y posfirma del que cita y sello
6. Pie de página.
Membrete y con copia, son complementarias.
Ejemplo:
Municipalidad provincial
Chiclayo
Citación
Señor: (a, ita, es) Ing. José Alonso Vargas Ojeda,
Regidor MPCH.
Por disposición del alcalde, cito a usted a sesión ordinaria del Concejo Municipal,
a realizarse en día martes 26 del pte. a las 16 h, en el local acostumbrado, para tratar
la siguiente agenda:
1. Aprobación presupuesto general 2011,
2. Aprobación informe de gestión 2010.
Chiclayo, octubre 22, 2010.
Abog. Johana Quiroz Tello
Secretaria General
JQT/sec.
Estructura de la citación:
Citación individual
Citación colectiva
Citación
Señor(a)(ita): ………………………………….
_____________________________________
_____________________________________
______________________
Agenda:
1.- _______________________
2.- _______________________
Citación
……………………………………………………
……………………………..
Día
: _____________________
Hora
: _____________________
Local
: _____________________
Agenda: 1.- ________________________
2.- ________________________
Miembros:
1. …….……………
…….………………..
2. …….……………
…….………………..
3. …….……………
…….………………..
4. …….……………
…….………………..
…………………………………...
___, ______________
___, ______________
_____________
_ _/ _ _
_____________
_ _/ _ _
Tarea: Redacte 3 citaciones por los siguientes motivos: 1) Reunión de trabajo en la dirección
de la IE citación colectiva, para profesores, 2) Para los miembros del comité de aula a fin de
organizar confraternidad navideña, 3) Reunión padres y madres de familia, para confraternidad.
C.- Acta.- Es o son Documento(s) públicos, que reseña o contiene el testimonio de las
acciones más importantes, lo acordado o tratado en una sesión a asamblea, este se levanta en
el libro de actas legalizado o en papel suelto. Se redactan por propia iniciativa o en
cumplimiento de disposiciones establecidas. Por seguridad, las personas que firman las actas,
deben completar los espacios en blanco con guiones o rayas, con el fin de prevenir cualquier
acción dolosa de algún dato o texto posteriormente. Hay dos clases: Actas de trabajo y Actas
de sesión.
Partes generales de las actas:
1. Título, que tipifica el acta (según el motivo),
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3. 2. Introducción (lugar, día, mes, año y hora de inicio en letras, nombres de los
asistentes y cargos, saludo del que preside)
3. Verifica Quórum, asistencia y lectura de la agenda
4. Texto (cuerpo) desarrollo de la agenda, informes, pedidos, orden del día)
5. Cierre del acta (anota, la hora del término, reiterando, día, mes y año)
6. Aprobación del acta (lectura, observaciones y firma de los que intervienen.
7. Pie de página (el que actúa de secretario/a)
Ejemplo:
Acta Nº 020
En la ciudad de Chiclayo, siendo las 16.30 h del día veintiuno de octubre del dos mil diez, se
reunieron los miembros de la Asociación de padres de familia de la IE “Santa Magdalena
Sofía”, bajo la presidencia de la sra. Rosalinda Martínez, con asistencia de los señores (se
coloca el nombre y apellido delos asistentes), actuando como secretaria la sra. Juliana
Huamán Marcial
Contando el quórum reglamentario, la sra. Presidenta, dio el saludo y abrió la sesión: leía el
acta anterior fue aprobada por unanimidad (o se observa)
En seguida la secretaria dio lectura a la correspondencia dirigida a esta entidad y recibidos
por secretaria de la IE y en forma directa por la Apafa, etc.
INFORMES:
El sr. Juan Pérez, Informó acerca del proyecto de construcción de la Administración de la IE.
El señor tesorero hizo uso de la palabra para, manifestar que hasta la fecha se vienen
utilizando el 80% del presupuesto destinado para dicha obra.
PEDIDOS:
Se hicieron los siguientes pedidos: El sr. Marino Cruz Venegas, pidió que se amplié el
presupuesto de la obra a fin de que se ejecute la instalación del agua y desagüe en forma
correcta y permanente.
Finalmente, el pedido de la sra. Sara Rentería Estrella, fue ampliamente debatido y luego de
ello, paso a orden del día, quedando establecida la cuota de asociación para el 2011, en S/.
50,00 (cincuenta y 00/100 nuevos soles).
CIERRE DEL ACTA.
No habiendo más asuntos que tratar, la sra. Presidenta, levantó la sesión, siendo las
diecinueve horas con treinta minutos del día, mes y año arriba indicados (21-10-10).
Firman las personas autorizadas.
1.- Actas de trabajo.- Se redactan en el mismo lugar, en la misma fecha y hora de los
acontecimientos y se elaboran para dejar constancia de actos o hechos de interés, ocurridos en
cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral, una vez
redactadas, son leídas y firmadas inmediatamente por el funcionario que presidió el acto, el/la
secretario/a y las personas interesadas que han intervenido, si se niega a firmar, se hará
constar la negativa en la parte final del documento en presencia de los demás ejemplo:
Evaluación a postulantes, de promoción interna, visitas de inspección o supervisión, decomiso
de mercadería, conciliación, transferir, inventariar, entregar o recibir obras, al resolver diversos
problemas o conflictos.
Partes de las actas de trabajo: 1. Título,
2. Texto,
3. Firma y posfirma de los que intervienen en el hecho que
consta,
4. Con copia,
5. Pie de página,
Complementarias: membrete, código, anexos.
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4. Algunas entidades, empresas o instituciones elaboran sus propios formatos o modelos, para
ser llenados con los hechos que ocurren
2.- Actas de Sesión.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos más
importantes que han sucedido en la sesión de un órgano deliberante (Grupo de personas que
tienen la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con
sus atribuciones o funciones). Se denomina sesión a la reunión formal de un grupo de
personas que se convoca o cita, instala y funciona, teniendo en cuenta determinadas leyes,
estatutos o normas establecidas en cada entidad, sea pública o privada. Las sesiones deben
constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones privadas son
legalizados por el Notario o el Juez (localidades donde no hay notario) En las II.PP.
(instituciones públicas) sus libros de actas son legalizados por su fedatario. Las hojas que se
deterioran o malogran no se arrancan ni se destruyen, solo se anulan. Las actas de sesiones
de trabajo u órganos efímeros se elaboran en papel A4 o en formularios especiales. El acta
debe redactarse directamente en el libro de actas (excepcionalmente se redactan en borrador
para ser pasadas al libro, en un plazo no mayor a 10 días)
El Quórum de las sesiones.- Quórum Palabra latina que se refiere al número necesario de
miembros que deben estar presentes para que se instale y funcione formalmente la sesión. Por
lo general es el 50% de sus miembros más uno. Excepcionalmente puede funcionar con las 2/3
partes, pero es limitadas sus facultades
Adopción de acuerdos.- Se adoptan por votación puede ser mayoría o unánime (pese a que
sea opinión unánime), Voto dirimente, se utiliza cuando hay igualdad de votos o más
propuestas, a fin de romper el empate (presidente de la sesión, vota una vez más)
Hay que conocer sobre: Salvamento del Voto, Reconsideración de acuerdos,
impugnación de acuerdos,
Partes de las actas de Sesión:
1. Título, que tipifica el acta (según el motivo),
2. Introducción
3. Texto,
4. Cierre del acta
5. Firma de los que aprueban el acta
Estaciones o momentos: Se redacta teniendo en cuenta
1. Control de asistencia,
2. Despacho,
3. Informes
4. Lectura de la agenda,
5. Pedidos,
6. Orden del día
7. Tratamiento de pedidos
8. Aprobación del acta (somete a aprobación de los presente el acta, luego de ser leída
en voz alta. Si alguna estación no se cumple, en el desarrollo de la sesión, no se
considera)
Tarea: Redacte 1 Acta por los siguientes motivos: 1) Acta de trabajo por una reunión en la
dirección de la IE asamblea general ordinaria de docentes, conformación de comisiones de
trabajo, 2) Acta de Sesión miembros del comité de aula para organizar confraternidad
navideña.
D.- La Solicitud.- Es un documento que se redacta, con el fin pedir o solicitar a una autoridad
competente algo que está amparado por ley.
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5. Partes:
1. Sumilla
2. Destinatario.
3. Presentación.
4. Cuerpo (considerandos y solicitud.)
5. Conclusión.
6. Fecha.
7. Firma (remitente)
Opcionalmente: membrete y con copia.
Ejemplo:
Solicita: Certificados de estudios (1)
Señor: Jorge Rogelio Torres Zúñiga,
Director IE “Santa Magdalena Sofía”
S.D.:
Yo, Milagros Saavedra López, alumna del quinto grado de EBR, I Turno, sección “F”,
expongo:
Que siendo requisito indispensable presentar los cinco certificados de estudios,
correspondiente a los cinco años cursados en la IE, para postular a la UPRG, solicito a ud., se
sirva ordenar a quien corresponda, se me otorguen dichos certificados, de acuerdo al trámite
correspondiente.
Por lo expuesto:
Pido a ud. Señor director acceda a mi solicitud, por ser de justicia.
Chiclayo, octubre 21, 2010.
Tarea: Redacte 3 solicitudes por los siguientes motivos: 1) Solicita permiso por enfermedad,
2) Solicita certificados de estudios hasta el tercer grado por traslado de matrícula 3) Solicitud
para realizar prácticas profesionales en una institución como estudiante de Servicios
Administrativos.
E.- El Comunicado.- Es una nota, declaración, parte, aviso o documento, ágil, que sirve o se
comunica para conocimiento o información pública.
Partes:
1. Nombre del documento
2. Membrete o razón social,
3. Texto o cuerpo,
4. Posfirma del funcionario o autoridad,
5. Lugar y fecha
Ejemplo:
Comunicado
LA GERENCIA, PERSONAL EJECUTIVO Y TODOS LOS TRABAJADORES DE
…………………………………., cumplen con el profundo pesar de participar el sensible
fallecimiento del que en vida fuera su querido Gerente de producción, Sr. Ing.
…………………………. (Q.E.P.D.)
Acaecido en esta ciudad, el día 18 del presente mes.
Chiclayo, octubre, 2010.
Tarea: Redacte 3 comunicados por los siguientes motivos: 1) Reunión de trabajo en la
dirección de la IE citación colectiva para profesores, 2) Para los miembros del comité de aula
para organizar confraternidad navideña, 3) Realización del festival de Villancicos.
Suerte, los modelos se pueden adaptar de acuerdo a las circunstancias.
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