Presentacion acerca de cómo preparar minutas, actar, normas parlamentarias, sugerencias, modelos, redaccion, etc.

1. Yamireliz Hernández
Rosa E. Morillo
Jannette Treviño Ramos
Profesora Brunilda Nieves
Aplicaciones Integradas

2. El motivo de esta presentación es capacitar al estudiante en la toma y
redacción de minutas y actas, ya que serán parte de sus tareas en el mundo
laboral. Es necesario tener conocimiento pleno del proceso que conlleva
crear dichos documentos. Los mismos son de carácter legal, por tanto,
como secretario(a) de actas serán responsables de conocer las reglas
parlamentarias y guardar la seguridad y confidencialidad de los mismos.
2

3. Mostrar las herramientas necesarias previo a una reunión.
Capacitar al estudiante para la toma de minutas de forma minuciosa.
Instruir al estudiante en los procesos parlamentarios de la toma de
minutas y la redacción de actas de forma correcta, profesional, y
confidencial.
Mostrar las partes de una minuta y de una acta con el fin de lograr
una redacción apropiada y profesional.
3

4. MINUTA – Es el récord de todas las acciones de una organización, se considera como
“el acta del día”.
Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
MINUTA – Es “el registro taquigráfico”, la toma verbatim de las acciones y la
discusión que ocurre durante una reunión.
Dr. Reece R. Bothwell
ACTA – Es un resumen de las acciones tomadas e incluye los acuerdos establecidos
en la reunión por los miembros del organismo.
Dr. Reece R. Bothwell
4

5. A menos que el acta valla a publicarse, ésta debe contener un registro de lo que
se hizo en la reunión y NO de lo que dijeron los miembros.
Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
Sirve de base para extraer la
información que aparecerá
en el acta
Es un resumen de los
sucesos ocurridos en la
reunión.
5

6. El(la) asistente administrativo o el secretario(a) de actas es el
encargado para tomarla.
Si el asistente que va a tomar la minuta no participó en la reunión anterior, debe
leer no sólo el acta anterior sino también el material distribuido para la reunión
y así estar preparado para ella.
6

7. • La agenda
• La hoja de asistencia
• La hoja para mociones
• El acta anterior
• El libro de actas
• Libros de consulta sobre
procedimientos parlamentarios
• Informes que van a distribuirse
• Copia de la constitución
• Reglamento de la organización
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8. 1. Leer toda la información
relacionada con el tema antes de
comenzar la reunión.
2. Preparar una hoja de asistencia.
3. Prepara un diagrama que señale el
lugar donde se sentará cada
participante.
4. Separar una libreta para tomar
minutas solamente.
5. Preparar una hoja guía para la
minuta que incluya los puntos de
discusión de la agenda.
6. Numerar las notas que se tomen en
la reunión.
7. Tomar notas minuciosas que le
permitan preparar un acta que
incluya todos los detalles
necesarios.
8

9. 8. Utilizar una laptop en lugar de una
libreta para tomar la minuta.
9. Grabar la reunión.
10. Anotar las mociones si se presentan,
quién las presenta y quién las
secunda.
11. Anotar los nombres de las personas
que se nominan para un cargo,
método de votación y resultados.
12. Resumir los informes que se
presentan, quién los presenta y
acción tomada.
13. Anotar en palabras exactas las
resoluciones, quién presenta, quién
secunda y decisión tomada.
14. Marcar con un símbolo visible
aquellos asuntos que requieren
acción una vez terminada la reunión.
15. Conocer las reglas parlamentarias.
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10. Son las reglas formales de conducta que gobiernan la celebración de reuniones
y el trámite de asuntos. Parlamento Británico
Un sistema de reglas para la conducción ordenada de los negocios. NAP
Ley parlamentaria según se sigue en cualquier asamblea u organización, junto
con cualquier regla de orden que el cuerpo pueda haber adoptado.
Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
NAP - National Association of Parliamentarians
10

11. 11

12. •Agenda
•Asamblea
•Comisión o Comités
•Delegado
•Enmienda
•Ex officio
•Juntas
•Mallete
•Mayoría
•Mesa o Presidencia
•Moción
•Parlamentarista
•Quórum
•Reglamento
•Reunión
- Ordinarias
- Extraordinarias
•Sesión
•Votación
•Votación secreta
- Electrónica
- Por correo
- Por papeleta
- Por poder
•Votación abierta
- Levantando la mano
- De pie
- Consentimiento general
12

13. 13

14. • Facilita el pase de lista
• Se archiva junto al acta como
evidencia
• Es preferible para reuniones de pocos
miembros
• En asambleas de muchos miembros
se coloca, en un área visible, una hoja
para que todos la firmen
14

15. 15

16. 16

17. Modelo guía para una
hoja de minuta y para
preparar el acta a partir
de ella.
El modelo depende del
formato que se use en
cada organización.
17

18. La moción la presenta un
miembro del cuerpo en una
reunión y es una propuesta
formal oral o escrita para
que la asamblea tome acción
sobre algún proyecto idea o
resolución.
18

19. El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un
documento legal. Como tal, deben ser protegidas contra alteraciones
indebidas.
El acta se somete para aprobación en la siguiente reunión. Una vez aprobada,
se incorpora en el libro de actas.
El custodio del libro de actas es el secretario(a) y debe guardarlo bajo llave.
Para casos muy confidenciales, sólo se permite la lectura de una copia del
acta, no se pueden duplicar ni repartir copias de la agenda de la misma.
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20. 1. Transcribir el acta
2. Usar un tono impersonal
3. Preparar un borrador del acta
4. Seguir el formato que la empresa
acostumbra utilizar
5. Sangrar las mociones y
resoluciones
6. Usar espacio sencillo al escribir el
acta y doble espacio entre párrafo
7. Escribir con letra inicial
mayúscula los nombres comunes
8. Identificar el título de algún
documento que se mencione en la
moción
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21. 9. Verificar la ortografía de nombres
propios en el acta
10. Escribir las cantidades de dinero
en el acta
11. Duplicar la copia final del acta
12. Enviar los documentos
distribuidos en la reunión
13. Redactar la narración o
descripción de lo discutido en la
reunión en tiempo pasado
14. Escribir la anotación “Aprobada”
15. Anotar en el calendario del
ejecutivo cualquier asunto
pendiente
16. Redactar cualquier documento
relacionado como: acuerdos,
certificaciones, resoluciones o
peticiones a otro organismo
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22. Las correcciones en el acta se hacen a
mano, en el original que va a
archivarse y preferiblemente con tinta
roja; no se borra la información que
aparece en ella ni se rehace el acta.
22

23. Procedimiento
 Tachar con una raya la información que se va a corregir.
 Insertar las correcciones en el acta.
 Escribir en el margen derecho las correcciones, las iniciales del secretario
y la fecha en que se llevo a cabo la reunión.
23

24. Procedimiento
 Cuando los cambios son extensos, se deben tachar todas las líneas que se
corrijan y mecanografiar las correcciones en otra hoja.
 El secretario de actas y el presidente deben firmar las hojas de
correcciones.
 El acta de la reunión en la cual se corrige un acta anterior indicará
solamente que el acta de la reunión anterior fue corregida.
24

25. Al preparar el libro de acta debe considerar lo siguiente:
• Puede utilizarse un libro con páginas numeradas
• Puede utilizarse papel numerado para actas
• Se recomienda que las actas se numeren si es papel en blanco
• Las actas deben archivarse por año natural o fiscal
• Se recomienda hacer un libro de actas por año
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26. • Se utiliza el memorando para comunicar información relacionada con
reuniones de comités u otros cuerpos.
• Se usa para informar acuerdos tomados, asuntos pendientes y otros
temas.
• Su propósito es mantener el ritmo de trabajo en lo que el secretario
prepara el acta.
• En ningún momento este memorando sustituye el acta.
26

27. 27

28. Dependerán del tipo de encuadernación
1
encuadernado
izquierda
1.50 1
1
1
sin
1 encuadernar 1
1
1.50
1 1
encuadernado
superior
1
28

29. • Nombre del organismo
• Fecha
• Hora
• Lugar
• Clase de reunión
- Ordinaria
- Extraordinaria
• Nombre de los asistentes y el cargo
29

30. 1”
Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo
2
ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA
2-4
La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del
Bufete de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las
7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime
Samuel Vázquez. Todos los miembros del Comité estuvieron presentes.
30

31. 1”
Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo
2
ACTA NÚMERO 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA
2
Fecha : 30 de julio de 2015
2
Hora : 7:00 p.m.
2
Lugar : Salón de Conferencias
2
Presidente : Jaime Samuel Vázquez
2
Secretario : Enrique Álvarez
2
Presentes : Todos los miembros
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32. • Contiene el resumen de los acuerdos tomados.
• Puede escribirse a espacio sencillo o a doble espacios con párrafo
sangrado.
• Debe tener un párrafo diferente para cada asunto.
• Un párrafo para la acción tomada sobre el acta anterior, si se leyó, si se
aprobó, si se corrigió y las correcciones hechas.
• Un párrafo incluye las mociones presentadas y los acuerdos.
32

33. • El párrafo de cierre incluye la hora de finalizada la reunión y los
detalles de la siguiente reunión.
• Estos párrafos se pueden destacar con un título al margen izquierdo o
derecho según los títulos que aparecen en la agenda.
• Este título puede escribirse todo con mayúscula o con letra inicial
mayúscula y subrayado.
• Antes y después de cada título se dan dos espacios.
33

34. 1”
COMITÉ ORGANIZADOR
SEMANA DELASISTENTE ADMINISTRATIVO
BUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL
4
ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA
2
ASISTENCIA
La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del Bufete
de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las 7:00 p.m., en el Salón de
Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros del
Comité estuvieron presentes.
34

35. 1”
COMITÉ ORGANIZADOR
SEMANA DELASISTENTE ADMINISTRATIVO
BUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL
4
ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA
2
La reunión del Comité Organizador de la Semana del ASISTENCIA
Asistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel y
Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las
7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión
el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros
del Comité estuvieron presentes.
35

36. 1
Acta número 3
Reunión ordinaria del Comité de Premios
Página 2
28 de marzo de 2015
2-4
Acta número 3 2 28 de marzo de 2015
Reunión ordinaria
del Comité de Premios
2-4
36

37. • La firma del secretario se escribe a 4 espacios y desde el centro.
• Se escribe el título después del nombre, separado por una coma o
debajo del nombre a espacio sencillo.
Sometido por
4
Aníbal Pérez
Secretario de Actas
37

38. • Algunas entidades incluyen la firma del presidente por formalidad.
• Se escribe la firma del presidente al margen izquierdo y la del
secretario en la misma línea pero desde el centro.
Sometido por
4
Angelina Nieves Aníbal Pérez
Presidenta Secretario de Actas
38

39. Se escriben a dos espacios debajo de la última línea del documento.
INICIALES
FA/asd
Fa/asd
FA-ASD
Fa:ASD
AM:FA:asd
firma, redácta, mecanografía
CODIFICACIÓN
c:empresascorrespordenmat.doc
c: unidad disco duro
empresas: nombre del directorio
corresp: nombre de carpeta
ordenmat: nombre del documento
doc: clasificación del documento
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40. • La fecha en que se preparó el documento.
• A dos espacios de las iniciales de referencia y la codificación de
archivo o después de la anotación de Anexo.
• La agenda, los informes y documentos distribuidos en la
reunión, forman parte de los anexos.
• Se escribe a dos espacios debajo de la línea de referencia,
40

41. 41

42. 42

43. • Prepárese antes de la reunión, lea el acta y los documentos de la
reunión anterior.
• Tenga todo lo necesario: hoja de asistencia, la agenda, hoja de minuta,
hojas de mociones, hoja de actas, libro de actas, bolígrafo rojo y negro
o azul, grabadora, laptop, etc.
• Revise la sala de reuniones, verifique que todo esté en su lugar.
• Conozca el puesto que ocupará cada miembro, su nombre y cargo.
• Uso correcto de la etiqueta y protocolo de la empresa.

44. • Tome notas de lo que se hiso y no de lo que dijeron.
• Use un tono impersonal: no puede añadir adjetivos, opiniones,
comentarios ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos.
• Tome nota de toda la información revísela, corrija y luego escriba en el
libro de actas.
• Redactar cualquier documento relacionado: certificados, resoluciones.
• Sea responsable del libro de actas, se guarda bajo llave.

45. Una vez concluida esta presentación se espera que el estudiante ejerza con
destreza y confianza la toma de minutas y pueda redactar las actas de forma
profesional y competitiva.
El estudiante podrá prepararse previo a la reunión y tendrá los
conocimientos sobre la redacción tipográfica de dichos documentos.
Ahora conoce las reglas parlamentarias y podrá ejercer como secretario(a)
de actas, mostrando la responsabilidad que conlleva el cargo y guardando la
confidencialidad de los documentos de su empresa.

46. Maldonado Ruiz, Amelia y Conchita Delgado. Manual de Referencia Para
la Oficina Moderna. México: McGraw-Hill Interamericana, Editores,
S.A. de C.V., 2004. Cáp.8, págs. 85-98
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47. 47