2. Se denomina que el estudio de los documentos contemporáneos ha sido
prácticamente olvidado por los diplomatistas. Esto quiero decir que se
pretende iniciar el camino que conduzca a un estudio diplomático de los
documentos administrativos contemporáneos, empezando por los utilizados
más corrientemente, por la Administración Pública.
Se le llama ley al documento a aquella cosa mueble susceptible de ser
incorporada directamente a un expediente -con foliatura o paginación- y que
acredita, mediante escritura o cualquier otro signo -fotografía, dibujo- una
idea, un pensamiento o una realización humana, o incluso una situación o
aspecto de la naturaleza.
¿Qué son los documentos administrativos?
3. El documento administrativo es, a su vez,
cualquier documento producido por un órgano de
la Administración Pública, por lo que no pueden
considerarse como tales, a pesar de que sean
incorporados a los expedientes, documentos
redactados por particulares y dirigidos a órganos
de la Administración Pública, tales como
instancias y recursos.
Entonces lo que quiere decir es que los
documentos administrativos son el resultado de la
actividad administrativa es decir que se llevan a
cabo los órganos de la Administración en el
ejercicio de las funciones y competencias que se
les encomiendan las normas.
4. Los documentos administrativos sirven como medio de comunicación de los actos de la
Administración.
Dicha comunicación es tanto interna entre las unidades que componen la organización
administrativa como externa de la Administración con los ciudadanos y con otras organizaciones.
Los documentos aseguran la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su
soporte material, se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
Importancia
5. -Producen efectos frente a tercero en la propia
organización administrativa.
-Son emitidos por un órgano administrativo: su emisor
es siempre uno de los órganos que integran la
organización de una administración pública.
-Validez; deben cumplir una serie de requisitos
formales y sustantivos
Características:
6. Entre las tareas del personal administrativo
figuran gestionar, organizar, confeccionar,
tramitar todo tipo de comunicaciones tanto
externas como internas que implican a los
usuarios y a otros profesionales de la
organización y que forman parte del día a día,
lo que hace muy recomendable tener buen
conocimiento de todos ellos.
Conclusión:
8. Un memorando es un documento práctico y escrito
profesionalmente que puede variar en su extensión
dependiendo de los requerimientos de la entidad.
Este documento proporciona un análisis concreto, el cual
brinda recomendaciones a un lector en particular sobre una
situación o tema específico.
Un memorando bien escrito enfoca su atención a las posibles
recomendaciones/alternativas de solución del problema
abordado. Debe estar bien organizado, claramente escrito y
conciso, con una conexión lógica entre la información de los
antecedentes, las pruebas y las conclusiones.
¿Qué es un memorando?
9. Un memorándum es un mensaje escrito que se usa
para comunicar algo de manera interna en una
empresa; se trata de un anuncio breve que sirve
para recordar una actividad o un tema en
específico a los empleados. Normalmente está
dirigido a muchas personas y representa intereses
personales de la compañía.
Importancia:
10. En líneas generales, un memorándum se caracteriza por lo siguiente:
-Es una comunicación escrita y de tinte formal, por lo que suele estar impresa en un papel con
distintivos, o a lo sumo contar con un encabezamiento oficial.
-Suele ser breve, al grano (sin rodeos), y comunicar un requerimiento, notificar una decisión o
instruir una orden a quien lo recibe.
-Normalmente es emitido por una instancia oficial y está dirigido a sus subordinados o agentes
adscritos, o a las personas que pudieran estar interesadas en la información que contiene.
-Suelen estar serializados o numerados, y una vez emitidos suelen archivarse copias de este
como parte de la historia burocrática de la organización.
-No suelen recibir ningún tipo de respuesta, ni esperarla. Son comunicaciones
unidireccionales.
Características:
11. El memorando de política se puede organizar de varias maneras, sin embargo, en esta sección
se brindan pautas generales que debe contener dicho documento.
-Título y autoría
1. El título debe ser corto, concreto y llamativo, además debe dar cuenta del contenido del
documento.
2. El encabezado contiene el nombre o los nombres de la persona o grupo de la autoría. De
igual forma, incluye a quién va dirigido.
-Introducción
1. Comience con un breve resumen acerca del problema de política que se está abordando.
De igual forma, proporcione información contextual relevante y exponga los asuntos que
contiene el documento.
2. Brinde una justificación para abordar el problema: ¿por qué requiere de atención?
3. Esboce las recomendaciones/alternativas propuestas. Para finalizar la introducción, cierre
con dos oraciones que resuman los puntos claves de su argumento.
Estructura:
12. -Metodología
1. Puede utilizar o referenciar documentos académicos, documentos oficiales o fuentes
periodísticas como evidencia del problema que decidió abordar. Recuerde que esto no
pretende ser una revisión exhaustiva de la literatura, solo elija fuentes que apoyen de
manera persuasiva las recomendaciones/alternativas brindadas. Esto le ayudará a sentar
las bases para explicar por qué las acciones deben ser tomadas.
-Análisis del problema
1. Explique detalladamente cómo fue abordado el problema y persuada a sus lectores de la
importancia de sus análisis. De igual forma, argumente cómo su análisis contribuye a la
política actual.
2. Asegúrese que su análisis sea exhaustivo y tiene en cuenta todos los factores que pueden
influir en el problema y las recomendaciones/alternativas brindadas.
15. En este sentido, la carta comercial es el mejor instrumento del
márketing directo para promover y obtener la respuesta
personal del consumidor.
Por ello su uso está supeditado a la extensión del público
objetivo que se pretende alcanzar. El estilo general de la carta
depende de la relación entre las partes interesadas.
¿Qué es la carta comercial?
16. La carta comercial sirve como medio de comunicación
entre dos empresas comerciales o bien una empresa con
un particular.
En general se indica también el asunto de la carta, para
que el destinatario sepa directamente de qué se trata. El
cuerpo de la carta es la parte más importante.
Importancia
17. -Es una carta formal, es decir, presenta un vocabulario formal y
serio.
-Pueden ser presentadas de forma impresa o digital, enviadas
por correo o por el medio que hayas acordado con el
destinatario.
-Sus motivos pueden ser por: entregas, invitaciones,
promociones, lista de precios, pedidos, créditos, alianzas,
solicitud de una reunión, enviar catálogos, entre otros.
-Están dirigidas, principalmente, a: clientes, empresas o
proveedores. Pueden ser cartas cortas o largas, solo si es
necesario.
Características:
18. -Título
Igual que sucede en la inserción, el título de la carta, situado en la parte superior del papel y con una tipografía
sobresaliente, tiene como objetivo captar la atención del futuro comprador. Se trata de una frase breve y
atractiva. El título no debe superar las diez o doce palabras y al mismo tiempo debe expresar todo aquello que
el lector necesita conocer. El receptor debe sentir curiosidad por lo que se dice a continuación sólo leyendo el
título, ya que, en él, de manera concisa y sugerente, se contiene la oferta.
-Membrete En el membrete se recogen los datos del anunciante y sirve tanto para identificar al emisor como
para transmitir confianza y credibilidad al lector, ya que éste, a través de la razón social y la dirección, otorga
existencia real al anunciante. En el 80 % de los casos, el primer contacto del lector con la carta se realiza a
través del membrete, que suele ser el empleado normalmente por la empresa
-Fecha
La fecha no sirve tanto para situar temporalmente la carta como para proporcionarle verosimilitud. Por ello su
expresión debe atenerse a la forma estándar, que en castellano es: Sevilla, 10 de marzo de 1953. El uso de un
guarismo para indicar el mes puede inducir a confusión, ya que el orden varía de un país a otro.
Estructura:
19. -Saludo
El saludo representa el primer contacto directo con el receptor, por ello es tan importante su personalización.
Desde el punto de vista de la percepción y la inducción, resulta respectivamente más atractivo y eficaz la
inclusión del nombre del receptor en las fórmulas de salutación. Y si antes esta individualización demoraba y
encarecía el envío, hoy, gracias a la informática, es rápido y barato. El saludo debe estar impreso en el mismo
cuerpo que el resto del texto, ya que, dada su brevedad y su justificación a la izquierda, puede convertirse en
un título.
-Cuerpo del texto
En el cuerpo del texto se presenta la ventaja, se argumenta a su favor y se concluye incitando a la adquisición
del pro- ducto. La carta presenta una superestructura parecida a la de la inserción. En ambas hay un elemento
de atracción (título), un texto que presenta, describe o argumenta (cuerpo) y una parte final que invita a la
compra (cierre).
-Despedida
La despedida guarda una estrecha relación con el saludo y, al igual que éste, debe ser simple y adecuarse al
destinatario.
-Firma
Si el nombre del destinatario introduce un factor personalizador, lo mismo hace, aunque desde la otra
vertiente, la inclusión de la firma, cuya finalidad es identificar al emisor y al mismo tiempo proporcionar
credibilidad y confianza.
20. -Saludo
El saludo representa el primer contacto directo con el receptor, por ello es tan importante su personalización.
Desde el punto de vista de la percepción y la inducción, resulta respectivamente más atractivo y eficaz la
inclusión del nombre del receptor en las fórmulas de salutación. Y si antes esta individualización demoraba y
encarecía el envío, hoy, gracias a la informática, es rápido y barato. El saludo debe estar impreso en el mismo
cuerpo que el resto del texto, ya que, dada su brevedad y su justificación a la izquierda, puede convertirse en
un título.
-Cuerpo del texto
En el cuerpo del texto se presenta la ventaja, se argumenta a su favor y se concluye incitando a la adquisición
del pro- ducto. La carta presenta una superestructura parecida a la de la inserción. En ambas hay un elemento
de atracción (título), un texto que presenta, describe o argumenta (cuerpo) y una parte final que invita a la
compra (cierre).
-Despedida
La despedida guarda una estrecha relación con el saludo y, al igual que éste, debe ser simple y adecuarse al
destinatario.
-Firma
Si el nombre del destinatario introduce un factor personalizador, lo mismo hace, aunque desde la otra
vertiente, la inclusión de la firma, cuya finalidad es identificar al emisor y al mismo tiempo proporcionar
credibilidad y confianza.
23. El oficio es el documento que se utiliza para la comunicación
entre órganos o unidades pertenecientes a diferentes
administraciones públicas, a diferentes entidades o
departamentos y, dentro de éstos, a diferentes órganos
superiores.
La nota interior es el documento que se utiliza para la
comunicación entre órganos o unidades pertenecientes a un
mismo órgano superior o entidad.
¿Qué es el oficio?
24. Su importancia es que tiene el fin de comunicar una
determinada acción administrativa a terceros.
El oficio administrativo se considera la modalidad más
extendida en la actividad cotidiana de las distintas
Administraciones Públicas.
Importancia:
25. 1. Protocolo:
-Referencias: Códigos de letras o números que permiten conocer las referencias de
procedencia o destino. Si el documento se envía por primera vez, la unidad emisora
asignará la referencia, y, cuando sea contestado, la unidad receptora deberá consignar
tanto la referencia del documento a que contesta como la de la contestación.
-Fecha del oficio Anuncio: Expresión sintética del objeto a que se refiera la comunicación.
-Intitulación: nombre, apellidos y cargo de la persona que envía la nota.
-Dirección: nombre, apellidos y cargo de la persona a quien se dirige la nota.
2.Texto:
-Dispositivo y narración: Exposición breve y concisa de todo lo que se desee comunicar.
3.Estatocolo:
-Signos de validación: firma, rúbrica o acreditación
-Intitulación: “Firmado’’, con nombre y apellidos de la persona que firma.
-Dirección: Si se trata de un órgano administrativo, el oficio se dirigirá el cargo que
desempeñe la persona con indicación de la dependencia o unidad, el órgano y el
departamento.
Características:
28. Es un documento escrito en prosa informativa con el
propósito de comunicar.
Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por
el autor tiene como fin poder comunicar un conjunto de
información recogida y previamente analizada según
determinados criterios.
El informe, por tanto, recoge información y hechos verificados
y analizados por su autor. Un informe siempre se encuentra
escrito en prosa informativa.
¿Qué es el informe?
29. Sirve como base para acciones
administrativas después de la
investigación, permite al lector
entender oportunamente lo que el
investigador hizo, porqué lo hizo y los
resultados de sus acciones.
La manera profesional de realizar una
investigación pierde valor si no se
realiza un informe apropiado.
Importancia:
30. -Claro. Se usa un lenguaje simple y directo para que sea
comprendido por toda la audiencia a la que se dirige.
-Objetivo. Se basa en hechos e información comprobable y
no incluye las opiniones o punto de vista del redactor.
-Estructurado. Responde a ciertos criterios y se expone
siguiendo una estructura narrativa de: introducción,
desarrollo y conclusión.
-Periódico. Suele publicarse según una determinada
cantidad de tiempo.
-Específico. Tiene un objetivo determinado y apunta a una
temática o cuestión a resolver o analizar dentro de un
campo de estudio.
Características:
31. Para la redacción de un informe escrito se puede organizar y plasmar el contenido según la siguiente
estructura:
-Introducción.
Explica brevemente de qué tratará el informe y los objetivos.
-Cuerpo.
Detalla la información principal, en muchos casos con subtítulos y elementos paratextuales, y eventualmente,
los pasos que orientaron la investigación. Plantea los argumentos, los antecedentes y la metodología utilizada.
-Conclusión.
Pone en consideración los resultados más destacados o importantes.
-Bibliografía.
Detalla quiénes aportaron los datos y de qué forma. Se incluye al final del informe. En el caso de los informes
que se exponen oralmente, la bibliografía puede estar a mano del informante, que acudirá a ella cuando
necesite reforzar la validez de las afirmaciones.
Estructura:
34. Es el documento acreditativo de hechos,
circunstancias, juicios o acuerdos.
A su vez se subdividen en actas de órganos
colegiados, actas de infracción y actas procesales
acreditan la realización de trámites y actuaciones
en procedimientos administrativos.
¿Qué es el acta?
35. Es un documento de gran importancia procesal, ya que
en un procedimiento judicial o administrativo es donde
se despliega su eficacia.
Las actas son documentos o escritos que se realizan
para hacer constar hechos; y tienen el valor que les
otorga la ley.
Juega un papel más relevante del que en muchas
ocasiones se considera, pues no solamente se rellena
para cumplir con la legalidad, sino que el acta refleja
tanto las decisiones tomadas, como los problemas y
soluciones alcanzados durante cada reunión.
Importancia:
36. Para la realización de un acta no se conoce una
forma estandarizada de realización.
Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener
todo un horizonte de libertad para ser creativo,
siempre y cuando no incurra en los errores más
comunes que son:
El exceso de detalles o la omisión de puntos
fundamentales, que posteriormente se requieran
para constancias o reclamos.
Características:
37. -Encabezado
En el encabezado se incluirán el lugar, la fecha y los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión
hará de encabezamiento.
-Cuerpo principal Aquí se puede dejar constancia de los temas tratados. En un acta de reunión, cada tema se
asigna a un párrafo. En esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre cada uno de
los temas que se han discutido. Los argumentos en contra de ciertas declaraciones también deben incluirse en
el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían ser importantes para las sesiones de
seguimiento.
-Conclusión
Al final se resumen de nuevo los resultados y las decisiones adoptadas durante la reunión. Si se han distribuido
las tareas, se hará constar el nombre de los responsables de cada una de ellas. Aquí también habrá sitio para
hacer mención sobre lo que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente
reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado.
-Anexo
Los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de presentaciones o documentos con
hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información gráfica en las actas.
Estructura:
39. ● DIJK, T.A. van (l9922R): La ciencia del texto. Barcelona, Paidós.
FLETCHER, J., & GOWING, D. (1990): La comunicación escrita en la
empresa Bilbao, Deusto.
● BOSCH ABARCA, Elena. La carta comercial publicitaria y su
entramado textual. En: Ibérica. Revista de la Asociación Europea de
Lenguas para Fines Específicos, 2001, vol. 3
● VÓGELE, S. (1993): Manual de venta directa por correo. El método del
dialogo. Bilbao, Deusto.
● Trevor, T. (2013). Requisitos y directrices del memorando de políticas,
edición 2012-2013. Denver: Instituto de Estudios de Políticas Públicas.
Universidad de Denver.
●Davis, J. (2004). Guía para redactar memorandos de políticas eficaces.
Massachusetts: Massachusetts Instituto de tecnología.
Referencias
Bibliográficas
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