1. eFactory Software ERP en la Nube
https://efactoryerp.com/
Como hacer la Facturación
Mensual en Lotes en Colegios
con eFactory ERP

2. Introducción del Proceso
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Mensualmente es requerido por las diferentes unidades educativas
(Colegios, Universidades, Institutos de Educación, etc.) la generación
De las mensualidades que deben cancelar o pagar los representantes
De los alumnos en el sistema de administración de la institución,
eFactory ERP dispone de una serie de funcionalidades que permiten
La rápida y funcional generación de miles de documentos de facturas
Que se deberán cobrar posteriormente.
Adicionalmente eFactory ERP dispone de un portal para los
representantes (padres de los alumnos) mediante el cual ellos mismos
Pueden reportar el pago de esas facturas pendientes directamente en
La administración de la unidad educativa reduciendo los tiempos y
El trabajo doble al no tener que volver a registrar en el sistema el
Pago hecho por el representante.
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3. Resumen de Pasos de la transacción
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1. Crear a cada representante como un cliente
2. Crear a los alumnos (representados) como contactos del cliente
3. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante
4. Una Vez al Mes ejecutar el complemento de Facturación en Lotes
5. Enviar las facturas vía correo electrónico en Cuentas por cobrar
6. Hacer Seguimientos de la Cobranza
7. Fin
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4. Crear a cada representante como un cliente
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1. Acceda al sistema eFactory
2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Haga clic en la sección de “Actualizaciones”
4. Haga clic en la opción de “Clientes”
5. Utilice la funcionalidad de “Buscar” para validar que no exista
6. Haga clic en el botón de “Duplicar” o “Agregar” para ingresar los
nuevos datos del cliente (representante)
7. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción
8. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.

5. Crear a cada representante como un cliente
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6. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante
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1. Acceda al sistema eFactory
2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Haga clic en la sección de “Operaciones”
4. Haga clic en la opción de “Formas Libres de Ventas”
5. Haga clic en el botón de “Duplicar” o “Agregar” para ingresar los
nuevos datos de la mensualidad a facturar todos los meses.
Cada articulo corresponderá a la mensualidad de un Alumno.
6. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción
7. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.

7. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante
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8. Facturar las Mensualidades en lotes
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1. Acceda al sistema eFactory
2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Haga clic en la sección de “Operaciones”
4. Haga clic en la opción de “Facturas”
5. Haga clic en la pestaña “Avanzados”
6. Haga clic en la opción de “Complementos”
7. Haga clic en el complemento “Facturación en Lotes FSV”
8. Ingrese los parámetros solicitados por el formulario
9. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción
10.Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.

9. Facturar las Mensualidades en lotes
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10. Enviar las Facturas vía correo electrónico a los Representantes
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1. Acceda al sistema eFactory
2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Haga clic en la sección de “Operaciones”
4. Haga clic en la opción de “Cuentas por Cobrar”
5. Haga clic en la pestaña “Avanzados”
6. Haga clic en la opción de “Complementos”
7. Haga clic en el complemento “Enviar Cuentas por Cobrar por Correo”
8. Ingrese los parámetros solicitados por el formulario
9. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción
10.Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.

11. Enviar las Facturas vía correo electrónico a los Representantes
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12. Hacer Seguimientos de la Cobranza
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1. Acceda al sistema eFactory
2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar
3. Haga clic en la sección de “Operaciones”
4. Haga clic en la opción de “Cuentas por Cobrar”
5. Haga clic en la pestaña “Avanzados”
6. Haga clic en la opción de “Métricas”
7. Haga clic en la Métrica “Cuentas por Cobrar”
8. Ingrese los filtros que sean necesarios
9. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.

13. Hacer Seguimientos de la Cobranza
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14. Observaciones y Recomendaciones
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1. La creación de cualquier registro es recomendable hacerla con la opción
de duplicar registro (Pestaña avanzado  Opción Duplicar)
2. Se recomienda usar la métrica de cuentas por cobrar para hacer seguimiento
del vencimiento de las cuentas por cobrar a los representantes.
Esta misma herramienta permite enviar mensajes de cobranza vía correo
Electrónico y mensajes de texto (SMS).
3. Recuerde permitir las ventanas emergentes para la dirección del sitio web
Donde esta el sistema ERP eFactory.
4. Recuerde utilizar los navegadores Google Chrome o Firefox
5. Recuerde que eFactory ERP da pleno soporte a todos los comprobantes
Electrónicos de la entidad fiscal de su país.
6. Solicite el link del reporte de pago para sus clientes a su soportista o implantador
de las soluciones de eFactory ERP.
7. La ayuda online de eFactory la puede acceder haciendo clic aquí.

15. eFactory ERP para Facturación Electrónica en la Nube
www.efactoryerp.com eFactory Software ERP en la Nube

16. eFactory ERP para Facturación Electrónica en la Nube
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• Se recomienda usar como navegador web: Firefox, Google Chrome o Safari
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17. Ayuda en linea y Soporte Técnico/Funcional
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18. Información de Contacto
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