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Como Facturar en lotes en Colegios con eFactory Software ERP en la nube o cloud

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Detalle paso a paso del procedimiento funcional para generar las facturaciones mensuales de los alumnos a los representantes.

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Como Facturar en lotes en Colegios con eFactory Software ERP en la nube o cloud

  1. 1. eFactory Software ERP en la Nube https://efactoryerp.com/ Como hacer la Facturación Mensual en Lotes en Colegios con eFactory ERP
  2. 2. Introducción del Proceso https://efactoryerp.com/ Mensualmente es requerido por las diferentes unidades educativas (Colegios, Universidades, Institutos de Educación, etc.) la generación De las mensualidades que deben cancelar o pagar los representantes De los alumnos en el sistema de administración de la institución, eFactory ERP dispone de una serie de funcionalidades que permiten La rápida y funcional generación de miles de documentos de facturas Que se deberán cobrar posteriormente. Adicionalmente eFactory ERP dispone de un portal para los representantes (padres de los alumnos) mediante el cual ellos mismos Pueden reportar el pago de esas facturas pendientes directamente en La administración de la unidad educativa reduciendo los tiempos y El trabajo doble al no tener que volver a registrar en el sistema el Pago hecho por el representante. eFactory Software ERP en la Nube
  3. 3. Resumen de Pasos de la transacción https://efactoryerp.com/ 1. Crear a cada representante como un cliente 2. Crear a los alumnos (representados) como contactos del cliente 3. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante 4. Una Vez al Mes ejecutar el complemento de Facturación en Lotes 5. Enviar las facturas vía correo electrónico en Cuentas por cobrar 6. Hacer Seguimientos de la Cobranza 7. Fin eFactory Software ERP en la Nube
  4. 4. Crear a cada representante como un cliente https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. Acceda al sistema eFactory 2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 3. Haga clic en la sección de “Actualizaciones” 4. Haga clic en la opción de “Clientes” 5. Utilice la funcionalidad de “Buscar” para validar que no exista 6. Haga clic en el botón de “Duplicar” o “Agregar” para ingresar los nuevos datos del cliente (representante) 7. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción 8. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.
  5. 5. Crear a cada representante como un cliente https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube
  6. 6. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. Acceda al sistema eFactory 2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 3. Haga clic en la sección de “Operaciones” 4. Haga clic en la opción de “Formas Libres de Ventas” 5. Haga clic en el botón de “Duplicar” o “Agregar” para ingresar los nuevos datos de la mensualidad a facturar todos los meses. Cada articulo corresponderá a la mensualidad de un Alumno. 6. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción 7. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.
  7. 7. Crear una Forma Libre de Ventas por cada Representante https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube
  8. 8. Facturar las Mensualidades en lotes https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. Acceda al sistema eFactory 2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 3. Haga clic en la sección de “Operaciones” 4. Haga clic en la opción de “Facturas” 5. Haga clic en la pestaña “Avanzados” 6. Haga clic en la opción de “Complementos” 7. Haga clic en el complemento “Facturación en Lotes FSV” 8. Ingrese los parámetros solicitados por el formulario 9. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción 10.Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.
  9. 9. Facturar las Mensualidades en lotes https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube
  10. 10. Enviar las Facturas vía correo electrónico a los Representantes https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. Acceda al sistema eFactory 2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 3. Haga clic en la sección de “Operaciones” 4. Haga clic en la opción de “Cuentas por Cobrar” 5. Haga clic en la pestaña “Avanzados” 6. Haga clic en la opción de “Complementos” 7. Haga clic en el complemento “Enviar Cuentas por Cobrar por Correo” 8. Ingrese los parámetros solicitados por el formulario 9. Haga clic en el botón “Aceptar” para confirmar la transacción 10.Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.
  11. 11. Enviar las Facturas vía correo electrónico a los Representantes https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube
  12. 12. Hacer Seguimientos de la Cobranza https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. Acceda al sistema eFactory 2. Seleccione el modulo de Ventas y Cuentas por Cobrar 3. Haga clic en la sección de “Operaciones” 4. Haga clic en la opción de “Cuentas por Cobrar” 5. Haga clic en la pestaña “Avanzados” 6. Haga clic en la opción de “Métricas” 7. Haga clic en la Métrica “Cuentas por Cobrar” 8. Ingrese los filtros que sean necesarios 9. Haga clic aquí para ver el procedimiento paso a paso.
  13. 13. Hacer Seguimientos de la Cobranza https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube
  14. 14. Observaciones y Recomendaciones https://efactoryerp.com/ eFactory Software ERP en la Nube 1. La creación de cualquier registro es recomendable hacerla con la opción de duplicar registro (Pestaña avanzado  Opción Duplicar) 2. Se recomienda usar la métrica de cuentas por cobrar para hacer seguimiento del vencimiento de las cuentas por cobrar a los representantes. Esta misma herramienta permite enviar mensajes de cobranza vía correo Electrónico y mensajes de texto (SMS). 3. Recuerde permitir las ventanas emergentes para la dirección del sitio web Donde esta el sistema ERP eFactory. 4. Recuerde utilizar los navegadores Google Chrome o Firefox 5. Recuerde que eFactory ERP da pleno soporte a todos los comprobantes Electrónicos de la entidad fiscal de su país. 6. Solicite el link del reporte de pago para sus clientes a su soportista o implantador de las soluciones de eFactory ERP. 7. La ayuda online de eFactory la puede acceder haciendo clic aquí.
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  18. 18. Información de Contacto https://efactoryerp.com/ ventas@efactoryerp.com administracion@efactoryerp.com soporte@efactoryerp.com eFactory Software ERP en la Nube

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