TRABAJO COMPLETO DE ACCESS

Sistema de
Gestión de la
Calidad
Regional Distrito Capital
Centro de Gestión Administrativa
ESTRUCTURAS CURRICULARES ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
COORDINACION DE ASISTENCIA Y GESTION ADMINISTRATIVA
TECNOLOGO EN GESTION DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS
MODULO DE FORMACIÓN: Aplicar tecnologías de la información.
Fecha: Abril 14 del
2012
Versión:100
Giovany Esteban Alvarez Triana
2012

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CREACIÒN DE UNA BASE DE DATOS
1. ABRIR ACCESS
2. CREAR BASE DE DATOS EN BLANCO
3. BASE DE DATOS EN BLANCO

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4. NUEVA BASE DE DATOS
5. VISTA DE DISEÑO

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6. GUARDAR TABLA
7. ASIGNAR: NOMBRE DEL CAMPO, TIPO DE DATO, DESCRIPCIÓN Y GUARDAR

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RELACIONES
1. IR A LA BARRA DE HERRAMIENTAS, HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS, A LA OPCION
RELACIONES
2. AGREGAR TABLAS

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3. MODIFICACIÓN DE RELACIONES Y TIPO DE RELACIÓN.
4. RELACIONAR TABLAS CON UN CAMPO EN COMUN

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5. DILIGENCIAR TABLAS
CONSULTAS SENCILLAS
1 BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR
2. DISEÑO DE CONSULTA

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3. AGREGAR Y MOSTRAR TABLA
4. ARRASTRAR DATOS A LA PARTE INFERIOR DE LA HOJA

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CONSULTAS CON CRITERIO
1. ARRASTRAS CAMPOS A LA PARTE UNFERIOR DE LA HOJA
2. INGRESAR CRITERIO PARA UN CAMPO

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FORMULARIOS
1. EN LA BARRA DE HERAMIENTAS VAMOS A CREAR Y DAMOS CLIC EN DISEÑO DE
FORMULARIO
2. AL DAR CLIC EN DISEÑO DE FORMULARIO AUTOMATICAMENTE SALE LA SIGUIENTE
VENTAN

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3. PARA MAXIMIZAR O MINIMIZAR LA HOJA ARRASTRAMOS EL BODE DE LA
CUADRICULA AL TAMAÑO QUE DESEEMOS COMO MUESTRA LA IMAGEN
4. AGRAGAR ETIQUETAS

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5. VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS DISEÑO Y DAMOS CLIC AGREGAR CAMPOS
EXISTENTES, A CONTINUACION NOS APARECERA UNA TABLA AL LADO DERECHO.
6. AGREGAMOS LOS CAMPOS SELECCIONANDOLOS Y ARRASTRANDOLOS HASTA LA
HOJA CUADRCULADA DEL FORMULARIO Y LO MODIFICAMOS AL TAMAÑO QUERAMOS

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7. FUNCIONAMIENTO DE FORMULARIOS

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CREACION DE SUB-FORMULARIOS
NOTA: para la creación de subformularios se necesita haber creado las relaciones entre
als tablas UNO A VARIOS en la base de datos
1. FORMA 1 A REALIZAR UN SUBFORMULARIO
1.1 SELECCIÓN DE FORMULARIO
1.2 BRIR DESDE VISTA DE DISEÑO

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1.3 SE ABRIO VISTA DE DISEÑO
1.4 SE ARRASTRA EL FORMULARIO DESDE LA COLUMNA IZQUIERDA “TODOS LOS
OBJETOS DE ACCESS” AL FORMULARIO PRINICPAL PARA QUE ESTE SE CONVUERTA EN
UN SUBFORMULARIO. (VISTA DE DISEÑO)

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1.5 SUB-FORMULARIO CREADO EN VISTA FORMULARIO
2. SUB-FORMULARIO 2 FORMA
2.1 VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR EN LA OPCION MAS FORMULARIOS,
Y CLIC EN ASISTENTE PARA FORMULARIO

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2.2 APARECE AUTOMATICAMENET ALA VENTANA ASISTENETE PARA FORMULARIOS
DONDE SE ENCUENTRAN LOS CAMPOS DISPONIBLES Y LOS QUE SE VAN A SELLECIIONAR
PARA INCLUIRLOS EN EL FORMULARIO.
2.3 ESCOGEMOS TODAS LAS TABLAS DE LA BASE DE DATOS Y AGREGAMOS TODOS LOS
CAMPOS DISPONIBLES, PERO SOLO UN Id CODIGO DE TODAS LAS TABLAS CON LA
OPCION >>

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2.4 DAR CLIC EN SIGUIENTE Y EN LA OPCION FORMULARIO CON SUBFORMULARIO Y
DAMOS CLIC EN SIGUIENTE
2.5 ACONTINUACION NOS APARECERE COMO QUEREMOS LA DISTRIBUCION DEL
SUBFORMULARIO, SI TABULAR U HOJA DE DATOS. Y DAR CLIC EN SIGUIENTE

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2.6 ESCOGEMOS EL ESTILO QUE DESEEMOS APLICAR A NUESTRO SUBFORMULARIO Y LE
DAMOS CLIC EN SIGUIENTE
2.7 NOS APARECE LAS OPCIONES PARA LOS NOMBRES DE LOS TITULOS FORMULARIO Y
SUBFORMULARIO QUE APARECERAN AUTOMATICAMENTE Y ELEGIMOS LA OPCION DE
ABRIR EL FORMULARIO PARA VER O INTRODUCIR LA FORMACION, LUEGO FINALIZAR

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2.7 DESPUES AUTOMATICAMENTE OBSERVAREMOS EL FORMULARIO Y
SUBFORMULARIO EN VISTA DE FORMULARIO.
CREACION DE UN BOTON
1. EN LA BARRA DE HERRAMIENTAS DISEÑO SE SELECCIONA LA OPCION DE BOTON Y LA
ARRASTRA DONDE DESEE UBICARLO.

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2. AL INSERTAR EL BOTON AUTOMATICAMENTE APARECERA LA VENTANA DE ASISTENTE
DE BOTONES DE COMANDO, DESPUES EN CATEGORIAS DAMOS CLIC EN
OPERACIONES CON FORMULARIOS Y LUEGO VAMOS AL LADO EN ACCIONES Y
SELECCIONAMOS CERRAR FORMULARIO.
3. DAMOS CLIC EN SIGUIENTE Y ESCOJEMOS UNA IMAGEN AL BOTON Y DAMOS
SIGUIENTE

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4. VOLVEMOS A DAR CLIC EN SIGUIENTE Y FINALIZAR
5. POR ULTIMO APARECERA EL BOTON DE ACCION

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6. ASIGNAR NOMBRE AL BOTON
6.1 LUEGO VAMOS A LA BARAR DE HERRAMIENTAS, DISEÑO Y CLIC EN ETIQUETA
6.2 LUEGO SE INSERTA AL LADO DEL BOTON DE ACCION Y SE INGRESA EL NOMBRE DE LA
ETIQUETA

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EJECUTAR BOTONES
1. CERRAMOS LA VISTA DE DISEÑO Y LA ABRIMOS DESDE VISTA DE FORMULARIO. Y
DAMOS CLIC EN EL BOTON DE ACCION “CERRAR”
FORMULARIO MENU
VAMOS A LA BARRA DE HERRAMIENTAS CREAR SELECCIONAMOS LA OPCION DISEÑO DE
FORMULARIO.

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2. AUTOMATICAMENTE AL DAR CLIC APARECERA UNA HOJA DE FORMULARIO EN
BLANCO
3. SELECCIONAMOS LA OPCION ETIQUETA Y SE INSERTA AL FORMULARIO EN
BLANCO Y SE LE ASIGNA UN NOMBRE.

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4. SE INSERTA LAS ETIQUETAS Y BOTONES DE ACCION PARA LOS FORMULARIOS Y
CONSUTAS QUE HAY EN LA BASE DE DATOS (VISTA DE DISEÑO)
5. VISTA DE FORMULARIO

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6. SE LE ASIGAN UN NOMBRE AL FORMULARIO Y DAMOS CLIC EN ACEPTAR
PANEL DE CONTROL
1. EN EL MENÚ HERRAMIENTAS DE BASES DE DATOS VAMOS A ADMINISTRADOR DE
PANEL DE CONTROL

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2. SI MICROSOF ACCES PREGUNTA SI DESEA CREAR UN PANEL DE CONTROL ELEJA SI
3. APARECERE AUTOMATICAMENTE UNA VENTANA DE ADMINISTRADOR DE PANEL DE
CONTROL Y AGA CLIC EN LA OPCION NUEVA

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4. SE ESCRIBE EL NOMBRE DEL NUEVO PANEL DE CONTROL Y ACONTINUACION ELEJA
ACEPTAR
AUTOMATICAMENRE APARACECERA NUEVAMENTE LA VENTANA DE ADMINISTRADOR
DE PANEL DE CONTROL

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5. ELEGIMOS EL PANEL DE CONTROL REALIZADO Y DAMOS CLIC EN LA OPCION
PREDETERMINAD
6. LUEGO SELECCIONAMOS EL PANEL DE CONTROL PRINCIPAL Y DAMOS CLIC EN
ELIMINAR, Y OPCION SI

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7. HAGA CLIC EN EL NUEVO PANEL DE CONTROL Y ACONTINUACION ELEJA MODIFICAR,
LUEGO HAGA CLIC EN NUEVO
8. ESCRIBA EL TEXTO PARA EL PRIMER ELEMENTO DEL PANEL DE CONTROL EN EL CUADRO DE TEXTO Y
ACONTINUACION HAGA CLIC EN EL CUADRO COMANDO Y SELECIONE LA OPCION “ABRIR EN
FORMULARIO EN MODO EDICION” Y SELECCIONAMOS EN FORMULARIO, EL FORMULARIO QUE
DESEEMOS ABRIR Y ACEPTAR.

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9. REPITA LOS PASOS ANTERIORES NUEVAMENTE HASTA QUE HAYA AGREGADO
TODOS LOS ELEMNTOS DEL PANEL DE CONTROL. CUANDO HAYA TERMINADO DE
CREAR EL PANEL DE CONTROL ELEJA CERRAR.
10. AUTOMATICAMENTE DESPUES DE HABER DADO CLIC EN CERRAR APARECERA EL
PANEL DE CONTROL PREDETERMINADO NUEVAMENTE Y DAREMOS CLIC EN CERRAR.

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11. ABRIMOS EL PANEL DE CONTROL AL LADO IZQUIERO QUE APARECERA EN VISTA
FORMULARIO
CIFRAR CONTRASEÑA
ABRIMOS EL PROGRAMA DE ACCESS NORMALMENTE Y DAMOS CLIC EN EL MENU
ARCHIVO Y CLIC EN LA OPCION ABRIR

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AL DAR CLIC AUTOMATICAMENTE NOS APARECERA UN RECUADRO PARA BUSCAR LA
BASE DE DATOS.
BUSCAMOS NUESTRA BASE DE DATOS Y DAMOS CLIC EN LA OPCION DESPLEGABLE DE
ABRIR Y ESCOJEMOS LA QUE DICE ABRIR EN MODO EXCLUSIVO

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AL ABRIR EN MODO EXCLUSIVO NOS APARECERA AUTOMATICAMENTE NUESTRA BASE
DE DATOS
DAMOS CLIC EN EL MENU ARCHIVO Y ELEGIMOS LA OPCION INFORMACION, DANDO
CLIC EN CIFRAR CON CONTRASEÑA

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AUTOMATICAMENTE NOS APARECERA UN RECUADRO PARA ESTABLECER LA
CONTRASEÑA EN NUESTRA BASE DE DATOS.AL DILIGENCIAR LOS CAMPOS DEL
RECUADRO DAMOS CLIC EN ACEPTAR Y CERRAMOS ACCESS
ABRIR NUESTRA BASE DE DATOS APARACERA UN RECUADRO CON EL FIN DE SOLICITAR
LA CONTRASEÑA PARA ACCEDER A LA BASE DE DATOS.

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INFORMES
TENEMOS NUESTRA BASE DE DATOS EN ACCESS
VAMOS A LA BARRA CREAR Y DAMOS CLIC EN DISEÑO DE INFORME

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AL DAR CLIC EN DISEÑO DE INFORME NOS APARECERA AUTOMATICAMENTE LA
CUADRICULA CON ENCABEZADO DE PAGINA, DETALLE Y PIE DE PAGINA
DESPUES NOS DIRIGIMOS EN AGREGAR CAMPOS EXISTENTES Y DAMOS CLIC EN ESTE

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AL DAR CLIC EN AGREGAR CAMPOS EXITENTES NOS PARECERA UN CUADRO LLAMADO
LISTA DE CAMPOS AL LADO DERECHO DE LA PANTALLA, AL SALIR ESTE CUADRO APRECE
MOSTRAR TODAS LA TABLAS Y DAMOS CLIC EN ESTE.
AL DAR CLIC EN MOSTRAR TODAS LAS TABLAS NOS APARECERAN LAS TABLAS CON LOS
RESPECTIVOS CAMPOS PARA SER AGREGADOS EN EL INFORME, COLOCAREMOS UN
TITULO EN EL ENCABEZADO DE PAGINA, Y EN DETALLE PASAREMOS

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Fecha: Abril 14 del
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COMO PODEMOS VIZUALIZAR EN LA BARRA DE TODOS LOS OBJETOS DE ACCION AL
LADO IZQUIERDO DE LA PANTALLA EL INFORME.
OBJETO OLE
ESCOJEMOS UNA TABLA DESDE VISTA DE DISEÑO Y COLOCAMOS EN NOMBRE DEL
CAMPO “IMAGEN” Y EN TIPO DE DATOS ESCOJEMOS OBJETO OLE

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CERRAMOS Y GUARDAMOS LOS CAMBIOS Y CREAMOS UN FORMULARIO, LE
AGREGAREMOS LOS CAMPOS PRINCIPALMENTE EL QUE CONTENGA EL OBJETO OLE Y LE
AÑADIMOS COLOR OPCIONALMENTE.
CERRAMOS Y GUARDAMOS LOS CAMBIOS EFECTUADOS. ABRIMOS NUEVAMENTE EL
FORMULARIO PERO EN VISTA FORMULARIO.

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BUSCAMOS UNA IMAGEN EN INTERNET Y DAMOS CLIC DERECHO PARA COPIAR EN
NUESTRO FORMULARIO EN VISTA DE FORMULARIO Y LA PEGAMOS EN EL ESPACIO
BLANCO DE OBJETO OLE.
DESPUES BUSCAMOS TODAS LA IMÁGENES Y UNA A UNA VAMOS AGREGARLAS A LOS
DEMAS REGISTROS DE IMAGEN OLE EN EL FORMULARIO.

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Fecha: Abril 14 del
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CONTROLES ACTIVEX
ESCOJEMOS UN FORMULARIO Y LO VISUALIZAMOS EN VISTA DE DISEÑO Y EN LA BARRA
DISEÑO DESPLAGAMOS LAS OPCIONES DE CONTROLES Y ESCOJEMOS LA QUE DICE
CONTROLES ACTIVEX
AL DAR CLIC EN CONTROLES ACTIVEX NOS APARECERA UN CAUDRO LLAMADO
INSERTAR CONTROL ACTIVEX

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Fecha: Abril 14 del
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Versión:100
2012
ESCOJEMOS UN CONTROL ACTIVEX Y DAMOS CLIC EN ACEPTAR PARA EFECTUAR EL
PROCESO.
DESPUES DE HABERLO ASIGNADO GUARDAMOS LOS CAMBIOS Y ABRIMOS DESDE VISTA
DE FORMULARIO PARA PROBAR LOS CONTROLES ACTIVEX

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Fecha: Abril 14 del
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Versión:100
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MOSTRAR FORMULARIO PRINCIPAL
EN LA BARRA DE ARCHIVO DAMOS CLIC EN OPCIONES
AL DAR CLIC EN OPCIONES AUTOMATICAMENTE NOS ABRIRA UN NUEVO CUADRO DE
OPCIONES DE ACCESS, Y COMO OPCION ESCOJEMOS LA VASE DE DATOS ACTUAL

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Fecha: Abril 14 del
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Versión:100
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Y EN OPCIONES DE LA BASE ACTUAL DAMOS CLIC EN LA OPCION DESPLEGABLE DE
“MOSTRAR FORMULARIO” Y ESCOJEMOS EL FORMULARIO QUE DESAMOS QUE SEA EL
PRINCIPAL PARA CUANDO ABRAMOS LA BASE DE DATOS EN ACCESS.
CERRAMOS ACCESS Y ABRIMOS NUEVAMENTE LA BASE DE DATOS Y CUANDO ESTA SE
ABRA SE VISUALIZARA EL FORMULARIO ESCOJIDO COMO VISTA PRINCIPAL

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Fecha: Abril 14 del
2012
Versión:100
2012
FORMULAS EN ACCESS
ESCOJEMOS UNA CONSULTA Y LA VISUALIZAMOS POR MEDIO DE LA VISTA DISEÑO
EN CONFIGURACION DE CONSULTAS SELECCIONAMOS LA OPCION DE GENERADOR

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Fecha: Abril 14 del
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AL DAR CLIC EN GENERADOR AUOTMATICAMENTE NOS APARECERA UN CUADRO DE
GENRADOR DE EXPRESIONES, EN EL ELEMENTOS DE EXPRESION BUSCAMOS LA OPCION
DESPLEGABLE DE TABLAS Y EN CATEGORIAS DE EXPRESION AGREGAMOS LOS CAMPOS
A LA FORMULA
APARECERA LA FORMULA REALIZADA PARA LOS DATOS ESCOJIDOS EN O:

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Fecha: Abril 14 del
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Versión:100
2012
GUARDAMOS CAMBIOS Y CERRAMOS LA CONSULTA. AL ABRIR LA TABLA EN DONDE SE
ENCUENTRAN LOS CAMPOS QUE SE ESCOJIERON PARA LA FORMULA, SE ONSERVARA EL
RESULTADO DE LA FORMULA PROPUESTA.

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