Microsoft Access

1. Sexta Clase
Curso: Informática Aplicada.
Prof. Carlos Martínez
Modulo 3: Microsoft Office Access.
Año Lectivo: 2014.

2. Modulo 3: Microsoft Access.
• Es una aplicación que sirve para crear, cargar, consultar y
actualizar una base de datos.
• Se accede al programa de la siguiente forma:
1. Hacer clic en el botón Inicio.
2. Luego en “Todos los programas”.
3. Seleccionar “Microsoft Office.
4. Y por ultimo seleccionar “Microsoft Office Access 2010”.

3. La primera pantalla que nos muestra
Microsoft Office Access es:

4. Base de Datos:
• Se puede definir una base de datos como un conjunto de
tablas relacionadas entre ellas y que sirven para almacenar
datos persistentes de manera que se pueda acceder y
actualizar a la información que contienen de forma eficaz y
rápida.

5. La diferencia de Access y Excel
es:
• Tras la definición puede haber una confusión ya que se
mencionan las tablas e inmediatamente nos lleva a pensar que
se logra guardar datos en tablas a través de Excel.
• La diferencia es que estas tablas que creamos como base de
datos tienen alguna características que nos permiten guardar,
actualizar y consultar los datos.
• Otra cualidad es que en una base de datos se pueden guardar
datos de computadoras, esto quiere decir que podríamos
guardar imágenes, sonidos o cualquier elemento multimedia.

6. Diseño de la base de datos:
• Antes de crear la base de datos en Access hay que diseñarla.
• Una base de datos en Access reconoce una tabla por el
nombre de sus partes. Cada columna recibe el nombre de
campo y cada fila el nombre de registro. Es decir que el campo
me indica la naturaleza del dato a guardar en esa columna y
las filas son un conjunto de datos que me brindan
información.
Código Nombre Apellido Ciudad
001 Juan Pérez Salta
002 Esteban Sánchez Jujuy
003 Miriam Hernández Salta
004 Daniel Toro Salta
005 José Pérez Jujuy

7. Clave Primaria o Principal.
• Se llama Clave Primaria a un campo o a una combinación de
campos que identifica de forma única a cada fila de una tabla.
Una clave primaria comprende de esta manera una columna o
conjunto de columnas. No puede haber dos filas en una tabla
que tengan la misma clave primaria.
• Una clave primaria debe identificar a todas las posibles filas de
una tabla y no únicamente a las filas que se encuentran en un
momento determinado. Ejemplos de claves primarias
son DNI (asociado a una persona) o ISBN (asociado a un libro).

8. Ejemplos prácticos:
• Puede darse el caso de que se desee guardar la información
referida a los datos personales de una persona, su domicilio y
las características de su trabajo. En ese caso podría querer
almacenar esos datos en dos tablas de manera que no se
complique la lectura de la información en una sola tabla.
DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad
12121212 Gustavo Castillo 25 Varón Argentino
34616288 Juan Pérez 26 Varón Chileno
35456789 Pedro Sánchez 32 Varón Argentino
Nombre Apellido Organización Puesto Turno
Gustavo Castillo Municipalidad Placero Mañana
Juan Pérez Hostería Cocinero Noche
Pedro Sánchez Emp. Constructora Albañil Completo

9. Problemas:
• Existe muchos datos repetidos.
• Existe la posibilidad de que más de una persona tenga el
mismo apellido y nombre.
Solución:
• La forma de solucionar estos problemas es establecer una
relación entre tablas.
• Para lograr esto, todas las tablas tienen que tener una clave
primaria y hay que hacer referencia a esa clave primaria en un
campo de la tabla con la que guarda relación. Este campo
recibe el nombre de clave foránea y una tabla puede tener
más de una clave foránea.

10. Veamos como nos queda
organizado…
DNI Nombre Apellido Edad Sexo Nacionalidad Trabajo
12121212 Gustavo Castillo 25 Varón 001 0001
34616288 Juan Pérez 26 Varón 002 0002
35456789 Pedro Sánchez 32 Varón 003 0003
Código Organización Puesto Turno
0001 Municipalidad Placero Mañana
0002 Hostería Cocinero Noche
0003 Emp. Constructora Albañil Completo
Código País Provincia Departamento Localidad
001 Argentina Salta San Martin Oran
002 Chileno Santiago Santiago Villa Nueva
003 Argentina Jujuy Perico Perico

11. Base de datos relacionales
• Este tipo de bases de datos se llama así ya que las tablas que
la forman están relacionadas entre ellas de manera que se
simplifique la búsqueda, la actualización y la organización de
la base de datos.

13. Actividad de Integración.
• En esta ocasión nos encontraremos en este pequeño espacio
para debatir, intervenir y discutir. Veremos el siguiente vídeo
acerca de las Redes Sociales un tema muy importante para
debatir que influye en nuestras vidas, en lo laboral, en el
trabajo, etc...
1. ¿Qué redes sociales usan?
2. ¿Para que la usan?
3. ¿Con que frecuencia?
4. ¿Que ventajas nos brindan?
5. Y un comentario general que son las redes sociales, que
impacto creen que tienen en las personas...