Der Vortrag von OPTIMAL SYSTEMS auf dem Compliance-Forum in Frankfurt zeigt was ECM-Software leisten kann in Bezug auf Compliance: revisionssichere Archivierung, vorgansbezogenes Wiederfinden von Informationen, Einhalten von Alles über IT-Compliance http://ow.ly/5tRtN

1. Enterprise Content Management Wertbeiträge zur Compliance 3. Compliance-Forum, Köln, 18. Mai 2011

3. E-Mail-Management

4. Vertragsmanagement

5. Personalakte

6. Was ECM außerdem noch leistetWas außerdem wichtig ist Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

7. Die OPTIMAL SYSTEMS Gruppe Firmengründung: 1991 Geschäftsform: GmbH Hauptsitz: Berlin Mitarbeiter: 255 Umsatz (2010): 24,6 Mio. € Installationen: 1200 Partner: > 30 Unternehmen der OS-Gruppe: Berlin, Konstanz, Hannover, Bielefeld, München, Stuttgart, Wien (Österreich) Standorte europäischer Partner: Österreich, Schweiz, Polen, Lettland, Ungarn Berlin Hannover Bielefeld Stuttgart München Konstanz Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

8. Ausgewählte Kunden ISO 9000:2001 konform DOMEA-zertifiziert ECM-Zertifizierungen ZTG Archivzertifikat GMP-konform Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

10. 3x Platz 1 bei der Qualität der Kundenbeziehungen

11. Beste Bewertungen in den Bereichen Performance und Ergonomie

12. Beste Gesamtplatzierung 2008, 2009 und 2010!Kundenzufriedenheit 2008 Kundenzufriedenheit 2009 Kundenzufriedenheit 2010 Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

14. E-Mail-Management

15. Vertragsmanagement

16. Personalakte

17. Was ECM außerdem noch leistetWas außerdem wichtig ist Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

18. Kann man Compliance kaufen? Zum Beispiel: BMF Referat IV A 4: „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

20. Lassen Sie sich im Zweifel von Anwälten oder Wirtschaftsprüfern beraten.Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

21. Was ECM nicht kann… Compliance „out-of-the-box“ gewährleisten Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

22. Aber es gibt typische Anforderungen Revisionssicher archivieren (sicher, unveränderlich, vollständig, ordnungsgemäß, verlustfrei) Vorgangsbezogen zeitnah wiederfinden Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten Zugriffsmöglichkeiten gesetzeskonform gestalten Dokumente auf Basis aktueller freigegebener Vorlagen erstellen Prozesse anforderungsgemäß strukturieren und durchsetzen Alle Arbeitsschritte automatisch dokumentieren Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

23. Anforderung Alle relevanten Informationen und Dokumente sollen vorgangsbezogen in Akten („Records“) abgelegt werden. Dokumente gehören ggf. zu mehreren Vorgängen und müssen entsprechend in mehreren Akten abgelegt werden. Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung der Akten und ihrer Inhalte: Erstellung, Bearbeitung, endgültige Löschung Umsetzung Aktenstrukturen nach Kundenwunsch Akten, Dokumente und andere Objekte tragen Attribute wie z.B. Statusinformationen. Zuordnung zu mehreren Akten gleichzeitig. Keine Kopie! Dokument ist immer aktuell. Letzlich nur möglich, wenn die ECM-Software Akten als eigene Objekte kennt, keine „virtuelle Sicht“! Qualifiziertes Records Management ist die Basis Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

25. Ordner befinden sichin Aktenschränken.

26. Ordner werden unterteilt mit Hilfe von Registern (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc.)

27. Nach den Daten auf dem „Ordnerrücken“ - den „Indexfeldern“ - können Sie suchen.Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

28. Strukturierte Ablage und Recherche im ECM Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln Aufbau und Struktur Schränke Ablagestruktur und Datenmasken sind frei konfigurierbar! Firma C Firma F Firma H Firma A Firma B Firma D Firma E Firma G Mandant B Mandant A Ordner Entwicklung Partner E-Mail Register Dokumente/ Informationen Vertrieb Support Angebot

29. Beispiel: E-Mail-Management Aufbewahrungspflichten u. a. aus Handels- und Steuerrecht, in den USA auch Zivilrecht (Stichwort eDiscovery) Es ist im Eigeninteresse des Unternehmens, wichtige E-Mails verfügbar zu halten – z. B. für den Fall von Rechtsstreitigkeiten Wichtig ist aber nicht das Archivieren, sondern das Wiederfinden! Das bedeutet: Alle relevanten E-Mails unabhängig vom Mitarbeiter vorgangsbezogen ablegen! Verschiedene client- und serverseitige Lösungen – je nach Anforderung Nicht vergessen: Regelungen zur privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz treffen! Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

31. Nutzung aktueller freigegebener Vorlagen (automatische Übernahme von Daten in Dokumente)

33. Fristenmanagement für die Einhaltung von Leistungsfristen und Kündigungsterminen

34. Unternehmensweiter Überblick über Verträge

35. Schnelle Verfügbarkeit von Verträgen und relevanten Informationen

37. Revisionssichere Archivierung aller Dokumente

38. Schnelles Auffinden archivierter Verträge und Vorgänge durch zahlreiche RecherchemöglichkeitenCompliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

39. Anforderung Archivierung Eingangspost Archivierung von Ausgangsbelegen Aufbewahrungspflichten - aber auch Löschpflichten aus dem Datenschutz! Zugang nur für berechtigte Personen Personalabteilung Vorgesetzte Zugriff der Mitarbeiter, z. B. über Self-Service-Portal Umsetzung Scanstrecke, Texterkennung („OCR“) Schnittstelle zum jeweiligen System „DocumentLifecycle Management“ Differenzierte Zugriffsrechtesteuerung Portaltechnologie/-schnittstelle Beispiel: Elektronische Personalakte Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

40. Ist das auch Ihre Erfahrung? Jede Aktivität (außerhalb des Kernprozesses) steht unter dem Druck, ihren Wertbeitrag für das Unternehmen nachzuweisen. IT Personal … Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

42. Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit von Arbeitsprozessen

43. Dauer von Arbeitsprozessen

44. Betreuung Ihrer Kunden

45. Qualität von Arbeitsergebnissen

46. Flexibilität der Verteilung von Arbeit

47. Termingerechte Verrichtung von Arbeitsprozessen

48. Fähigkeit, neue Produkte und Leistungen für Kunden bereitzustellen

49. Kosten für den Archivbetrieb und Verteilung von Dokumenten

50. Kosten durch verpasste Fristen oder fehlende Informationen

51. Gewinnung neuer Kunden

52. Halten bestehender Kunden Quelle: OPTIMAL SYSTEMS Kundenzufriedenheitsbefragung 2010 Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

54. E-Mail-Management

55. Vertragsmanagement

56. Personalakte

57. Was ECM außerdem noch leistetWas außerdem wichtig ist Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

59. Potenziell widersprüchliche Informationsbasis

61. Meist nicht „update-fest“Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

62. Fazit Prüfen Sie immer, welche Vorschriften tatsächlich für Sie gelten. Ziehen Sie ggf. externe Experten hinzu. Binden Sie möglichst früh die zuständigen Behörden ein. Schaffen Sie einfache Lösungen! Nur diese werden auch gelebt. Eine ECM-Suite hilft Ihnen … … Dokumente auf Basis aktueller freigegebener Vorlagen zu erzeugen, revisionssicher zu archivieren – und vorgangsbezogen wiederzufinden, Aufbewahrungs- und Löschfristen einzuhalten, Zugriffsmöglichkeiten gesetzeskonform zu gestalten, Prozesse anforderungsgemäß zu gestalten und durchzusetzen, alle Arbeitsschritte automatisch zu dokumentieren und … … weitere Business- und IT-bezogene Vorteile zu realisieren. Compliance: Wertbeiträge von ECM, Compliance Forum 2011, Köln

63. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit kontakt@optimal-systems.de OPTIMAL SYSTEMS GmbHUnternehmenszentrale Cicerostraße 2610709 BerlinTelefon: +49 30 895708-0