Malgastar recursos apagando fuegos en lugar de prevenirlos. ¿Cómo evitarlo?

1. 08:00.- Llego al trabajo. Entro en el despacho, me quito la americana y me visto la bata. Todavía no
he acabado de introducir el brazo derecho por la manga y ya tengo en la puerta al responsable de la
línea de sierras. Por lo visto los del servicio de limpieza no retiraron los restos del interior de la
carcasa de protección y han detectado, más que contaminación bacteriológica, una rave party de
todo tipo de felices y promiscuos microorganismos con clara vocacioń de patógenos. Allá vamos.
08:30.- Por fin consigo llegar a las sierras tras atender por el camino a la encargada quejándose del
estado de los vestuarios, a un carretillero cuyo problema con un no sé que de la batería que no
conseguí entender y a un operario fuera de sí porque no tenía cubetas en las que depositar los lomos
de atún. Abrimos las carcasas y, efectivamente, hay porquería de la época de la guerra de Cuba.
Llamo a la empresa de limpieza.
08:45.- Consigo hablar con el encargado general, quien me cuenta una historia sobre no sé qué de
que si los de mantenimiento no le aflojan las poleas no pueden limpiar a fondo. Le comento lo del
vestuario y me dice que el personal llega antes de que le toque limpiarlo según el protocolo que les
facilitamos.
09:15.- Llamo al responsable de mantenimiento a mi despacho. Aprovecho la espera para consultar
el correo.
09:30.- Me encuentro con el responsable de mantenimiento. Hablamos de las sierras y me responde
airado que con el personal que tiene no puede dedicarse a atender a los de la limpieza cuando ellos
lo crean conveniente porque cuando limpian las sierras ellos ya están montando los finales de línea
para el día siguiente. Me prometo a mí mismo buscar una solución. Tomo nota en mi aplicación de
tareas y la catalogo como urgente.
10.00.- Llamo al supervisor de la empresa que se encarga de la recogida y almacenamiento de
producto terminado. Le comento lo que me pareció que era un problema de que no estaban dejando
las carretillas cargando al final de la jornada y me responde que ayer había un lío tremendo en la
fábrica, que hubo mucha producción y que acabaron de recoger a las 04:00, por lo cual las baterías
no habían tenido tiempo de cargar. Le pregunto por qué no cambiaron la batería y dejaron la otra
cargando y me argumenta que como aún tenía algo de carga le parecía un desperdicio. Le respondo
que el desperdicio es que una línea no se alimente a tiempo porque tengo al carretillero empleando
más de un cuarto de hora en ir, cambiar la batería y volver. No parece estar de acuerdo aunque, eso
sí, promete investigar el caso concreto y buscar una solución.
10:30.- Empiezo a trabajar. Consulto los informes de producción de ayer y analizo las desviaciones.
A las 11 tenemos reunión de equipo de fábrica y a las 12 tengo que ver al Director General para
informarle.
10:45.- Me llaman de expediciones. Que hoy ya se han encontrado tres faltas de mercancía de
dónde se supone que deberían estar. La empresa que gestiona la logística interna del producto
terminado vuelve a estar en la diana. Vuelvo a llamar.
11.10.- Localizo al supervisor externo. Tengo a seis personas esperando en torno a la mesa de
reuniones. Vuelve a argumentar lo mismo: mucha carga de trabajo, máquinas estorbando...
12:30.- Llego media hora tarde a la reunión con el jefe. Aguanto el chaparrón.
13:15.- Empiezo a planificar la producción de mañana, que ya me la han soclicitado compras,
producción, almacenes y mantenimiento como seis veces cada uno.

2. 14:30.- Encargo un bocadillo a la responsable de la línea de fileteado, que venía a preguntar ya ni sé
lo qué y aprovecho la hora de comida para adelantar algo.
(...)
20:45.- Me vuelvo a casa con una docena de problemas que resolver pero con el día a día encauzado
para que la gente pueda trabajar mañana. Rezo porque sea una noche tranquila.
¿Les suena la historia? Seguro que sí. Un mando intermedio muy capacitado que dedica más de la
mitad de su jornada a resolver un centenar de pequeños y no tan pequeños problemas en lugar de a
optimizar procesos y costes o a mantener el equipo motivado y trabajando de forma productiva. Un
auténtico DERROCHE. Si lo llevamos a euros, padecemos un ataque de ansiedad, como mínimo.
De los de oxígeno y Orfidal intravenoso.
¿Cómo podemos solucionarlo? Internalizar los servicios no es una solución; los problemas serían
los mismos y encima estaríamos dedicando recursos propios a asuntos que no forman parte de
nuestro negocio. ¿Ampliar el contrato con los externalizadores para que doten más recursos aún a
riesgo de una importante subida en las tarifas? ¿Cambiar de proveedores? En cualquier caso, el
problema, lejos de solucionarse, se agrava y nos roba tiempo, dinero y calidad. Nos roba
rentabilidad, ergo, competitividad, ergo, clientes.
Podríamos nombrar un supervisor pero supone incrementar la plantilla, las cotizaciones, los costes
por turnicidad, vacaciones y posibles I.T. No parece rentable y sequiríamos dedicando recursos
propios a tareas que no lo son.
Pero ¿y si contratamos un experto externo con quien podamos consensuar un programa de
supervisión, unos indicadores y un nivel de servicio y asistencia? Sería incorporar un gasto
deducible, mantendríamos el control sobre los servicios y liberaría a nuestro personal de estar
constantemente supervisando al detalle el día a día. Bastaría una breve reunión con este profesional
con la frecuencia que estimemos conveniente para estar al tanto de los problemas y aprobar o
rechazar las soluciones que nos proponga. Mejor, dónde va a parar. A mí se me hace un escenario
más llevadero, rentable, profesional... No sé a ustedes.
Pues el caso es que eso existe, aunque no se conoce demasiado todavía. Les recomiendo que hagan
una búsqueda en Google por "gestion de servicios y cartera de proveedores". Aparecerán
consultorías como Servoconsulting que acumulan una amplia experiencia en este tipo de
prestaciones. Dada su versatilidad, se puede negociar cualquier tipo de compensación económica
aunque, por defecto, cobrarán un tanto fijo por servicio más un importe por cada desplazamiento a
su empresa en función de las diferentes casuísticas. Mira por dónde, en lugar de un coste fijo
tendremos uno variable. Mejor todavía. ¡Ah! Y además se encargarán de preparar sus licitaciones
para la selección de proveedores de servicios, desde el diseño de los mismos y sus KPI hasta la
redacción del SLA, la valoración de los diferentes concurrentes ,etc. Lo que viene siendo un tender
management de toda la vida.
Les animo a probar; no tienen nada que perder.